Tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại văn phòng sở nội vụ tỉnh khánh hòa

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÕNG SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÕA Khóa luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên Khóa Lớp : QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG : THS ĐẶNG VĂN PHONG : MA THỊ VÂN KIỀU : 1805QTVA029 : 2018 – 2022 : 1805QTVA HÀ NỘI - 2022 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan, khóa luận sản phẩm thực tuân thủ đầy đủ nguyên tắc, kết cấu khóa luận tốt nghiệp Các kết số liệu nghiên cứu trình bày khóa luận trung thực, có nguồn gốc rõ ràng khơng bịa đặt thơng tin để trích dẫn Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng q trình thực khóa luận Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2022 Sinh viên Ma Thị Vân Kiều LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận “Tổ chức họp kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa” tơi xin bày tỏ lòng biết ơn đến giảng viên Khoa Quản trị văn phịng tồn thể giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho tảng kiến thức, kỹ cần thiết để hoàn thiện khóa luận Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới ThS Đặng Văn Phong – giảng viên hướng dẫn dạy, quan tâm cho lời động viên học kinh nghiệm hữu ích cơng tác tổ chức họp, kiện để tơi hồn thành khóa luận Tơi xin chúc q thầy cơ, q quan mạnh khỏe thành công công việc sống Mặc dù, cố gằng trình độ chun mơn cịn hạn chế q trình nghiên cứu cá nhân tơi cịn gặp nhiều khó khăn khơng tránh khỏi sai sót Vì vậy, tơi mong nhận ý kiến đóng góp phản hồi từ phía thầy, để khóa luận tơi hồn thiện Tơi xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2022 Sinh viên Ma Thị Vân Kiều DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Tên đầy đủ UBND Uỷ ban nhân dân SNV Sở Nội vụ TCSK Tổ chức kiện TNHH Trách nhiệm hữu hạn DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Sơ đồ quy trình chuẩn bị trước họp 17 Sơ đồ 1.2 Sơ đồ quy trình tiến hành họp 20 Sơ đồ 1.3 Sơ đồ quy trình kết thúc họp 22 Sơ đồ 1.4 Sơ đồ quy trình giải vấn đề sau họp 23 Sơ đồ 1.5 Sơ đồ quy trình cơng việc trước kiện 24 Sơ đồ 1.6 Sơ đồ quy trình cơng việc kiện 27 Sơ đồ 1.7 Quy trình cơng việc sau kiện 28 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ quy trình tổ chức họp Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 42 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ quy trình tổ chức kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 49 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 33 Hình 2.2 Địa điểm hội trường A Trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh Khánh Hòa - 46 đường Trần phú, phường Lộc Thọ, Thành Phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa 44 Hình 2.3 Chuẩn bị tài liệu họp “Tổng kết công tác cải cách hành tỉnh Khánh Hịa năm 2021, phương hướng nhiệm vụ 2022” ngày 10 tháng năm 2022 46 Hình 2.4 Bảng dự tốn chi phí tổ chức Hội nghị tổng kết cơng tác thi đua, khen thưởng năm 2021 phát động phong trào thi đua năm 2022 50 Hình 2.5 Tea Break Hội nghị tổng kết công tác thi đua, khen thưởng năm 2021 phát động phong trào thi đua năm 2022 Uỷ ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa 54 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Số lượng tổ chức họp, kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2019 - tháng 3/2022 37 Bảng 2.2 Bảng tổng hợp sở vật chất trang thiết bị phòng họp Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa năm 2022 38 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1 Biểu đồ đánh giá mức độ đại sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tổ chức họp Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2019 - 2022 39 Biểu đồ 2.2 Biểu đồ cấu nguồn nhân lực theo trình độ Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 59 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Bố cục đề tài nghiên cứu 10 PHẦN NỘI DUNG 11 CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN CỦA VĂN PHÕNG 11 1.1 Một số khái niệm 11 1.1.1 Khái niệm văn phòng 11 1.1.2 Khái niệm “họp”, “sự kiện” 12 1.1.3 Khái niệm “Tổ chức họp” 14 1.1.4 Khái niệm “Tổ chức kiện” 15 1.2 Quy trình tổ chức họp kiện văn phòng 16 1.2.1 Quy trình tổ chức họp 16 1.2.2 Quy trình tổ chức kiện 24 1.3 Ý nghĩa hoạt động tổ chức họp kiện 29 1.3.1 Ý nghĩa tổ chức họp 29 1.3.2 Ý nghĩa tổ chức kiện 30 Tiểu kết chƣơng 31 CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÕNG SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÕA 32 2.1 Tổng quan Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 32 2.1.1 Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 32 2.1.2.Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 33 2.2 Tình hình tổ chức họp kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 36 2.2.1 Thực trạng số lượng họp kiện tiêu biểu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 36 2.2.2 Khái quát sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tổ chức họp kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 38 2.2.3 Vai trò Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa tổ chức họp kiện Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa 40 2.2.4 Quy trình tổ chức họp kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 41 2.3 So sánh tổ chức họp với tổ chức kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 55 2.4 Đánh giá tình hình thực tổ chức họp kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 57 2.4.1 Ưu điểm 57 2.4.2 Hạn chế 60 2.4.3 Nguyên nhân 61 Tiểu kết chƣơng 62 CHƢƠNG MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP, SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÕNG SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÕA 63 3.1 Định hƣớng phát triển tổ chức họp, kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh hòa giai đoạn 63 3.1.1 Đẩy mạnh giảm số lượng tổ chức họp, kiện 63 3.1.2 Phát triển nguồn nhân lực 64 3.1.3 Chú trọng đầu tư sở vật chất, trang thiết bị 64 3.2 Một số khuyến nghị nâng cao chất lƣợng tổ chức họp, kiện văn phòng sở nội vụ tỉnh Khánh Hòa 65 3.2.1 Hoàn thiện thể chế, quy định công tác tổ chức họp kiện 65 3.2.2 Nâng cao nhận thức lãnh đạo Sở tổ chức họp, kiện 65 3.2.3 Xây dựng đội ngũ công chức tổ chức họp, kiện chuyên nghiệp 66 3.2.4 Hiện đại hố văn phịng đặc biệt tổ chức họp, kiện 67 Tiểu kết chƣơng 68 KẾT LUẬN 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 DANH MỤC PHỤ LỤC 72 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong bối cảnh xu tồn cầu hóa tổ chức họp kiện giữ vị trí đặc biệt quan trọng phát triển bền vững quan, doanh nghiệp Tại quan nhà nước tổ chức họp kiện xem phương thức làm việc hành thơng qua họp, kiện người đứng đầu tập thể lãnh đạo thực quản lý, điều hành giải nhiệm vụ công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật điều lệ tổ chức Bên cạnh tổ chức họp kiện trực tiếp truyền thống, hình thức tổ chức dạng trực tuyến tiến hành qua mạng internet sử dụng công cụ hỗ trợ cơng nghệ đồng có chức họp hiệu Skype, Zoom, Google Meet,…ngày áp dụng phổ biến Đặc biệt, kể từ năm 2019 đứng trước tình hình chung giới phải chịu ảnh hưởng dịch bệnh Covid - 19 hầu hết họp kiện quan đa phần tổ chức thực hình thức trực tuyến để đảm bảo an tồn công tác quản lý giải công việc quan Việc tổ chức họp kiện cần thiết nhiên ngày cần phải tiến hành cách có hiệu quả, tránh tình trạng tổ chức nhiều mang nặng tính hình thức Trên website Văn phịng Chính phủ viết “Giảm số lượng, nâng cao chất lượng họp” tác giả Hồng Anh có đề cập “Theo báo cáo, hàng năm bộ, ngành, địa phương xây dựng kế hoạch, tổ chức từ vài trăm đến gần 2.000 họp, hội nghị quan, đơn vị khác mời tham dự giao động từ 1.000 đến khoảng 2.500 họp, có lãnh đạo ngày phải tham dự từ 2- họp” Bài viết “Khủng hoảng họp” báo Tiền phong số ngày 08 tháng năm 2017 tác giả Huy Thịnh, có viết: “Có tình trạng gần phần lớn thời gian làm việc nhiều cán lãnh đạo dành cho việc họp, dự hội nghị Có PHỤ LỤC 01 Quyết định số 3626/QĐ-UBND ngày 22 tháng 10 năm 2021 việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 73 74 75 76 PHỤ LỤC 02 Quyết định số 193/ QĐ-SNV ngày 29 tháng năm 2021 việc ban hành Quy chế làm việc Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 77 78 79 80 PHỤ LỤC 03 Một số hình ảnh họp, kiện Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2019-2022 Hình Hội nghị học tập, quán triệt Nghị 09-NQ/TW ngày 28/01/2022 Bộ Chính trị xây dựng, phát triển tỉnh Khánh Hòa đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045 Chương trình hành động số 30CTr/TU ngày 23/02/2022 Tỉnh ủy Khánh Hòa thực Nghị số 09-NQ/TW, ngày 28/01/2022 Bộ Chính trị cho đảng viên, công chức, viên chức người lao động thuộc Sở (Nguồn: Văn phịng Sở) 81 Hình Sự kiện chào mừng lễ kỷ niệm ngày Quốc tế phụ nữ 8/3; Quốc tế hạnh phúc 20/3 Thành lập Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng ngày 26/2-27/2-2022 (Nguồn: tác giả chụp) 82 PHỤ LỤC 04 Một số hình ảnh sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức họp, kiện Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa Hình Máy chiếu khơng gian phịng hội trường Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa (Nguồn: Văn phịng Sở) Hình Loa hội trường Hình Âm ly (Nguồn: tác giả) (Nguồn: tác giả) 83 PHỤ LỤC 05 Bảng câu hỏi khảo sát đánh giá chung công tác tổ chức họp, kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT Kính chào Q Anh/Chị Tơi Ma Thị Vân Kiều, sinh viên Khoa Quản trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hiện thực đề tài “Tổ chức họp kiện Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa” Kính mong Q anh/chị vui lịng dành thời gian để trả lời câu hỏi cách đánh dấu vào thích hợp Trong khảo sát khơng có quan điểm hay sai mà có câu trả lời phù hợp với thân Quý Anh/Chị Mỗi phát biểu có câu trả lời Người thực xin cam kết đảm bảo tính riêng tư Quý Anh/Chị Quý Anh/Chị tham gia vào nghiên cứu Tất quan điểm Quý Anh/Chị có giá trị cho nghiên cứu Rất mong cộng tác chân thành Quý Anh/Chị Xin chân thành cảm ơn Quý Anh/chị nhiều I THƠNG TIN CHUNG Tơi xin cam kết giữ bí mật thơng tin cá nhân Anh/Chị Mong Anh/Chị vui lịng trả lời số thơng tin cá nhân nhƣ sau: Câu Giới tính Anh/Chị ữ Câu Độ tuổi Anh/Chị ới 18 tuổi 18 tuổi – 30tuổi 31 tuổi – 40 tuổi 41 tuổi – 50 tuổi ổi II NỘI DUNG 84 Anh (chị) đánh giá mức độ đại sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức họp kiện ất đại ện đại ờng ất cũ Anh (chị) đánh giá sở vật chất Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa đáp ứng đƣợc yêu cầu phục vụ cho công tác tổ chức họp, kiện ứng ứng Anh (chị) đánh giá hiệu áp dụng quy trình tổ chức họp, kiện vào thực tiễn ệu cao ạt ạt Anh (chị) đánh giá tính chun nghiệp cơng tác tổ chức kiện Chuyên nghiệp ếu chuyên nghiệp Trình độ học vấn Anh/ Chị (dành riêng cho công chức Văn phòng Sở) ến sĩ ạc sĩ nhân Anh (chị) đánh giá tính tiết kiệm cơng tác dự trù kinh phí tổ chức họp, kiện 85 ất đảm bảo ảm bảo ảm bảo Anh (chị) đánh giá việc tổ chức họp, kiện trực tuyến bối cảnh dịch bệnh Covid-19 ợp, hiệu ợp ợp 86 Phụ lục 06 Kết khảo sát đánh giá chung công tác tổ chức họp, kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Thực trạng công tác tổ chức họp, kiện Tỷ lệ % Đánh giá Đánh giá công chức văn phịng phịng ban chun mơn Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Đánh giá Đánh giá Đánh giá Mức độ đại sở vật chất, Rất đại Hiện đại 20 % Bình thường trang thiết bị 70% 10% Cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu Đáp ứng 90% Chưa đáp ứng tổ chức họp, kiện 10% Hiệu áp dụng quy trình tổ chức Hiệu cao Đạt 20% Không đạt họp, kiện vào thực tiễn 80% 0% Tính chuyên nghiệp công tác Chuyên nghiệp Thiếu chuyên tổ chức kiện 10% nghiệp 90% Trình độ học vấn công chức Văn Tiến sĩ 0% Thạc sĩ 40% Cử nhân phòng Sở 60% Rất cũ 0% Cũ 0% Tính tiết kiệm cơng tác dự trù kinh phí tổ chức họp, kiện Sự phù hợp việc tổ chức họp, kiện trực tuyến bối cảnh dịch bệnh Covid-19 Rất đảm bảo 70% Phù hơp, hiệu 95% Đánh giá Đảm bảo 25% Phù hợp 5% Chưa đảm bảo 5% Không phù hợp 0% (Nguồn: tác giả) 87 ... CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÕNG SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÕA 32 2.1 Tổng quan Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 32 2.1.1 Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. .. trạng tổ chức họp kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Đánh giá ưu điểm, hạn chế tổ chức họp kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Căn ưu điểm, hạn chế tổ chức họp kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh. .. họp kiện Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa 40 2.2.4 Quy trình tổ chức họp kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 41 2.3 So sánh tổ chức họp với tổ chức kiện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa