(Nguồn: Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phịng, Nhà xuất bản Thống kê) Thanh quyết tốn chi phí Gửi thư cảm ơn Hồn thiện biên bản Lập hồ sơ sự kiện
Những công việc cần thiết phải thực hiện sau khi kết thúc sự kiện:
Thanh quyết tốn chi phí: cá nhân, bộ phận phụ trách có nhiệm vụ thanh tốn các khoản tiền sẽ tiến hành thu thập các loại hoá đơn, chứng từ và quyết tốn các khoản chi phí tổ chức sự kiện. Việc thanh quyết toán phải được công khai, minh bạch và rõ ràng.
Gửi thư cảm ơn khách mời: sau khi kết thúc sự kiện Ban tổ chức cần thực hiện việc soạn thảo và gửi thư cảm ơn đại biểu, khách mời tới tham dự sự kiện. Nội dung thư ảm ơn cần được trình bày ngắn gọn, lịch sự thể hiện lịng biết ơn chân thành.
Hồn thiện biên bản: bộ phận thư ký thực hiện hồn chỉnh và thơng qua
biên bản sự kiện, sao gửi các đơn vị liên quan.
Lập hồ sơ sự kiện: tiến hành thu thập các văn bản, tài liệu liên quan như
kế hoạch sự kiện, danh sách khách mời, chương trình nghị sự, dự trù kinh phí,...để lập hồ sơ sự kiện.
1.3. Ý nghĩa của hoạt động tổ chức các cuộc họp và sự kiện
1.3.1. Ý nghĩa của tổ chức các cuộc họp
- Vai trị giải quyết cơng việc
Họp là hình thức trao đổi trực tiếp để giải quyết công việc, các cuộc họp đều hướng tới mục tiêu giải quyết công việc. Thông qua cuộc họp, các thành viên sẽ bàn bạc, thảo luận đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề, thống nhất cách thực hiện. Cơng việc sẽ nhanh chóng được triển khai và giải quyết, đồng thời trong cuộc họp sẽ phân công trách nhiệm cho mỗi thành viên để thành viên đó chủ động thực hiện, giải quyết nhanh chóng, chính xác.
- Vai trị thơng tin và điều hành công việc
Họp được coi là công cụ, phương pháp điều hành công việc của nhà lãnh đạo, giúp các nhà lãnh đạo truyền đạt các thông tin quản lí một cách cơng khai minh bạch thông qua tổ chức các cuộc họp.
Bên cạnh đó, thơng qua các cuộc họp nhà lãnh đạo có thể nắm bắt kịp thời, nhanh chóng, đầy đủ và chính xác các thơng tin phản hồi, ý kiến đóng góp của các đơn vị, bộ phận, nhân viên nhằm nhanh chóng điều hành cơng việc, giải quyết đảm bảo hoạt động của cơ quan. Khi cần nhiều ý kiến đóng góp, lãnh đạo cơ quan tổ chức các cuộc họp để thu nhập ý kiến một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
- Vai trị tổng kết, đánh giá cơng việc
Qua các cuộc họp sơ kết, tổng kết, báo cáo sẽ giúp lãnh đạo cơ quan tổng kết được các cơng việc đã diễn ra, hồn thành những việc chưa làm được, từ đó nhận xét và rút kinh nghiệm đề ra các giải pháp để góp phần nâng cao, cải thiện cơng việc.
Họp giúp lãnh đạo cơ quan sẽ nắm bắt kiểm sốt được tình hình, đánh giá được sự thực hiện trong cơng việc của mỗi cá nhân, từ đó có biện pháp khen thưởng, kỉ luật đối với các cá nhân thực hiện tốt và các cá nhân còn chểnh mảng, khơng hồn tất công việc.
- Giúp phát huy sức mạnh tập thể
Họp là nơi để phát huy quyền làm chủ của con người, để mỗi cá nhân được bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có quyết định đúng đắn.
1.3.2. Ý nghĩa của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là những hoạt động có ý nghĩa rất lớn đối với mỗi cơ quan và tổ chức, cụ thể:
- Tổ chức sự kiện giúp truyền thơng, quảng bá hình ảnh
Sự kiện thường diễn ra nhiều trong năm như các buổi họp hội đồng quản trị, các hội thảo y tế, giáo dục, giao thông vận tải, các buổi tuyên dương công nhân viên, kỷ niệm ngày lễ lớn…Các sự kiện này được tổ chức nhằm mục đích như tăng cường khả năng làm việc, gây dựng hình ảnh cơ quan với tồn thể nhân viên. Ngồi ra, đây cịn là nơi mọi người trao đổi những ý kiến, các ý
tưởng, phương thức kinh doanh, quản lý, các nghiên cứu khoa học…vì vậy tổ chức sự kiện diễn ra khơng chỉ mang lại lợi ích vật chất cho cơ quan mà còn mang lại giá trị vơ hình khác.
- Thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên:
Các cơ quan, tổ chức sự kiện nhằm tạo động lực cho nhân viên, thành viên tích cực làm việc và đóng góp vì quyền lợi của tập thể. Mặt khác, sự kiện còn giúp cán bộ, cơng nhân viên trong cơ quan có thể giao lưu, học hỏi, mở rộng quan hệ trong công việc và cuộc sống, rút ngắn khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa cấp trên và cấp dưới, bộ phận này với bộ phận khác. Bên cạnh đó sẽ góp phần tăng tinh thần đồn kết, đồng lịng nhất trí trong nội, tạo nên một tập thể vững mạnh, cùng nhau góp phần làm cho cơng ty ngày càng phát triển.
- Xây dựng nét văn hóa riêng cho cơ quan, tổ chức:
Thơng qua các hoạt động tổ chức sự kiện như lễ kỷ niện thành lập công ty, kỷ niệm ngày Quốc tế phụ nữ,… sẽ góp phần xây dựng nét văn hóa riêng, nâng cao và thúc đẩy nhân viên giữ gìn phát huy truyền thống văn hóa của cơ quan, tổ chức,...
Tiểu kết chƣơng 1
Trong chương một, tác giả hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức cuộc họp và sự kiện dưới một số khía cạnh như trình bày các khái niệm “Văn
phòng”; khái niệm “Họp”, “Sự kiện”; khái niệm “Tổ chức cuộc họp”, “Tổ
chức sự kiện”. Tìm hiểu, phân tích quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện.
Sau đó tác giả tiếp tục làm rõ cụ thể ý nghĩa của tổ chức cuộc họp và sự kiện. Đây là những nội dung cần thiết để tơi tiến hành phân tích thực trạng tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa chương hai.
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP VÀ SỰ KIỆN TẠI VĂN PHÕNG SỞ NỘI VỤ TỈNH KHÁNH HÕA
2.1. Tổng quan về Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa và Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
2.1.1. Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa
- Lịch sử hình thành:
Được thành lập ngày 28 tháng 9 năm 1976 theo Quyết định số 464/TC- UB của Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Khánh thành lập Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh Phú Khánh. Theo đó, Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Phú Khánh là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân tỉnh, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp, toàn diện của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời là cơ quan chuyên môn cấp dưới của Ban Tổ chức Chính phủ, chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn của Ban Tổ chức Chính phủ.
Đến năm 1988, thi hành Nghị quyết số 34-NQ/TW ngày 02/7/1986 của Bộ Chính trị về kiện tồn tổ chức, nâng cao hiệu lực của bộ máy đáp ứng yêu cầu của nhiệm vụ kinh tế xã hội, Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành Quyết định số 1153/UB ngày 19/7/1988 kiện toàn tổ chức bộ máy Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Phú Khánh.
Ngày 31 tháng 11 năm 2003, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 899/QĐ-CT về việc đổi tên Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Khánh Hòa thành Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
Ngày 28/4/2021 Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 1145/QĐ-UBND về việc kiện toàn cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa; theo đó, về cơ cấu tổ chức có sự thay đổi (Lãnh đạo Sở: có Giám đốc và 03 Phó Giám đốc; các đơn vị thuộc Sở: Phòng Tổ chức, biên chế - Cơng chức, viên chức; Phịng Xây dựng chính quyền và Cơng tác thanh niên; Phịng Cải cách hành chính; Văn phịng; Thanh tra; Phòng Thi đua – Khen thưởng; Phòng Văn thư – Lưu trữ; các cơ quan, đơn vị trực thuộc Sở: Ban Tôn giáo; Trung tâm Lưu trữ lịch sử)
- Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn:
Ngày 22 tháng 10 năm 2021, Uỷ ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Quyết định số 3626/QĐ-UBND về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn của Sở Nội vụ [Xem chi tiết tại phụ lục 01]
- Cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa:
Lãnh đạo Sở
01Giám đốc: Bà Trần Thu Mai
03 Phó Giám: Ơng Văn Ngọc Sen; Ơng Bùi Thế An; Ông Nguyễn Văn Minh.
Các phòng, ban, tổ chức trực thuộc
Văn phòng sở Thanh tra
Phịng Tổ chức, Biên chế - Cơng chức, viên chức Phịng Xây dựng chính quyền và Cơng tác thanh niên Phịng cải cách hành chính
Phịng Thi đua – Khen thưởng Ban Tơn giáo
Phịng Văn thư – Lưu trữ Trung tâm lưu trữ lịch sử