(Nguồn: Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phịng, Nhà xuất bản Thống kê)
- Thành lập ban tổ chức sự kiện
Gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chứ và kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp. Mỗi thành viên trong ban tổ chức cần được giao những mảng công việc cụ thể, chi tiết trên những lĩnh vực chuyên biệt. Nhà quản trị tổ chức sự kiện đảm nhiệm chức vụ Trưởng ban, trực tiếp điều hành ra quyết định
- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Kế hoạch hội nghị có thể được lập cho từng tháng, quý hoặc cả năm. Trong bản kế hoạch cần nêu rõ những điểm cơ bản như tên sự kiện, thời gian,
Thành lập ban TCSK Lập kế hoạch TCSK Dự toán ngân sách Xác định mục tiêu, nội dung sự kiện Danh sách khách mời Thiệp mời Xách định thời gian TCSK Xác định địa điểm TCSK Những công việc khác cần chuẩn bị
tổ chức sự kiện, thành phần tham gia sự kiện, địa điểm tổ chức sự kiện, nội dung sự kiện.
Phịng Hành chính hoặc đơn vị được chỉ định khác (trong kế hoạch) chịu trách nhiệm tổ chức triển khai việc thực hiện kế hoạch cho các bộ phận bao gồm các nội dung như sau: chuyển bản kế hoạch cho các bộ phận liên quan, kiểm tra và hỗ trợ quá trình thực hiện của các bộ phận, báo cáo kịp thời cấp trên các trường hợp không giải quyết để xin ý kiến chỉ đạo, phối hợp với cá nhân liên quan để giải quyết các sự cố phát sinh. Trước khi sự kiện diễn ra từ một đến hai ngày. Trưởng ban tổ chức chịu trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ các hạng mục theo kế hoạch, các công việc phải chuẩn bị và giải quyết các phát sinh nếu cần thiết.
- Dự tốn ngân sách
Vai trị của ngân sách: sự kiện dù nhỏ hay lớn cần thu xếp đủ ngân sách; ngân sách sẽ chi phối việc xác định quy mơ, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện; cần xác định trước ngân sách cho tổ chức sự kiện và lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép.
Dự toán sơ bộ ngân sách: phải dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết để đạt được chất lượng của sự kiện. Tùy theo tính chất, quy mơ của từng sự kiện mà danh mục hàng hóa, dịch vụ có khách nhau.
Kế hoạch phân bổ ngân sách: cần được thực hiện ngay khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Ngân sách cần được phân bổ cho các hạng mục công việc chuẩn bị và cho nội dung cho các hoạt động sự kiện.
- Xác định mục tiêu chủ đề, nội dung chương trình sự kiện
Mục tiêu phải có ý nghĩa, phải rõ ràng, có thứ bậc (nếu muốn thực hiện mục tiêu lồng ghép nhưng không nên quá nhiều). Chủ đề, nội dung chương trình cũng tương tự như cách thiết lập chương trình cuộc họp. Tuy nhiên tùy theo sự kiện như hội nghị, hội thảo, lễ khánh thành,..người tổ chức cần nghiên cứu kỹ hơn về nghi thức và thủ tục cho phù hợp khi thiết lập chương trình,
chẳng hạn loại sự kiện nào cần nghi thức chào cờ, loại sự kiện nào cần diễn văn khai mạc trang trọng hay chỉ cần có bài phát biểu ngắn,..
- Danh sách khách mời
Xác định rõ các vấn đề: ai là khách mời mục tiêu. Ai là người lên danh sách khách mời. Làm thế nào để thư mời trình bày đủ nội dung và đến tay khách mời đúng thời gian dự kiến. Đối với trường hợp cần phải đưa đón khách trước và làm thủ tục lưu trú cho khách thì phải cử nhân viên đi đưa đón và hướng dẫn khách các thủ tục và các thông tin khác về điều kiện ăn ở, tham quan, giải trí.
Danh sách khách mời: cần chuẩn bị hai danh sách, danh sách A cho khách mời chính thức, danh sách B cho khách mời dự bị (thay thế cho những người ở danh sách A không tham dự được).
- Thiệp mời
Chú ý các nội dung sau: tên sự kiện, thời gian (ngày giờ khai mạc, bế mạc, chương trình), địa điểm, chỉ dẫn (sơ đồ), nơi đậu xe, trang phục, địa chỉ/ số điện thoại/ email/ số fax hồi âm; nội dung và chương trình sự kiện; thành phần tham dự; những giấy tờ cần thiết mang theo; các yêu cầu khác (tham luận, trang phục...)
Thiệp mời cần phải được gửi kịp thời. Thiệp mời một số sự kiện cần được gửi sớm để đảm bảo cho người tham dự đủ thời gian chuẩn bị cho những việc như sau: xin phép đi dự hội nghị và giáy ủy nhiệm đại diện, nghiên cứu tài liệu được gửi tới, chuẩn bị các tài liệu sẽ trình bày tại sự kiện, chuẩn bị các loại giấy tờ khác.
- Xác định thời gian tổ chức sự kiện
Thời gian trong năm: căn cứ vào loại hình sự kiện, thành phần tham dự và điều kiện của nhà cung cấp.
Thời gian trong ngày: phải căn cứ số lượng, vị trí cự ly của khách từ nơi nghỉ đến nơi diễn ra sự kiện
Thời gian trong tuần: phụ thuộc vào sự kiện và khách tham dự một số lựa chọn thông thường như những cuộc họp, sự kiện đoàn thể, hội nghị, hội thảo thường được tổ chức giữa tuần.
- Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng trong sự thành bại của tổ chức sự kiện. Địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện cần gửi bảng yêu cầu đến nhiều địa điểm khác nhau để chọn nơi đáp ứng các u cầu của mình. Nhiều sự kiện cần khơng gian bố trí và diễn tập như dẫn chương trình, lắp đặt thiết bị, hoạt động của các diễn viên,...Cần lưu ý địa điểm tổ chức sự kiện phải phù hợp với ngân sách. Loại hình sự kiện, khả năng tài chính và cân đối chi phí là yếu tố quyết định địa điểm tổ chức sự kiện.
- Những cơng việc khác cần chuẩn bị
Bố trí sân khấu: sân khấu rộng, hẹp, cao, thấp chịu sự chi phối của khơng gian tổ chức sự kiện và loại hình sự kiện.
Thiết bị: cần chuẩn bị các thiết bị phụ vụ cho sự kiện như loa, míc, hệ thống âm thanh, ánh sáng.
Tổ chức ăn uống trong sự kiện: lựa chọn thức ăn, xác định rõ phạm vi mức độ và mục đích bữa ăn cần phải đạt tới. Tùy theo ngân sách mà xác định hình thức tiệc, cần nắm vững số lượng người tham gia để dự tính được khẩu phần ăn
Những công việc trong sự kiện