2.1.2 .Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
2.2. Tình hình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nộ
2.2.4. Quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nộ
cuộc họp, sự kiện. Chuẩn bị các phương án giải quyết sự cố có thể xảy ra.
Ghi biên bản cuộc họp, sự kiện.
- Sau khi kết thúc cuộc họp, sự kiện:
Thu nhập hồ sơ, tài liệu hoàn thiện các văn bản cuộc họp Thông qua nghị quyết hoặc quyết định (nếu có)
Tặng quà, chiêu đãi và tiễn khách. Thu dọn hội trường. Thanh quyết tốn các chi phí, rút kinh nghiệm.
2.2.4. Quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa vụ tỉnh Khánh Hòa
2.2.4.1. Quy trình tổ chức các cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Dựa trên Quyết định số 193/QĐ-SNV ngày 29 tháng 6 năm 2021 về việc ban hành Quy chế làm việc của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa và kết hợp thực hiện phỏng vấn lãnh đạo, cơng chức Văn phịng tác giả khái quát quy trình tổ chức cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ quy trình tổ chức các cuộc họp tại Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa
(Nguồn: tác giả)
Cơng tác trước khi tổ chức cuộc họp - Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp
Căn cứ vào chương trình cơng tác hàng năm, hàng tháng của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa cũng như yêu cầu giải quyết cơng việc của phía lãnh đạo bộ phận cán bộ, cơng chức Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa chịu trách nhiệm cơng tác lập kế hoạch chuẩn bị các nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó.
- Xác định nhiệm vụ và mục đích của cuộc họp
Kết hợp với công tác lập kế hoạch, Chánh Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa cùng một số cơng chức Văn phịng Sở tiến hành công tác tham
Trước cuộc họp Tiến hành cuộc họp - Xây dựng kế hoạch - Xác định nhiệm vụ, mục đích cuộc họp - Dự trù kinh phí - Chuẩn bị tổ chức cuộc họp: + Xác định số lượng, thành phận tham dự;
+ Thời gian tiến hành;
+ Địa điểm trang thiết bị phòng họp;
+ Chuẩn bị chương trình nghị sự;
+ Văn bản mời họp;
+ Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ cuộc họp;
Sau khi cuộc họp kết thúc - Đón tiếp đại biểu; - Điều hành cuộc họp; - Ghi biên bản; - Bế mạc cuộc họp; - Thu thập các tài liệu, lập hồ sơ của cuộc họp;
- Thanh quyết tốn chi phí;
- Rút kinh
mưu cho lãnh đạo về việc xác định nhiệm vụ và mục đích của cuộc họp.
Xuất phát từ nhiệm vụ và mục đích của cuộc họp Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa tiếp tục xác định rõ các yếu tố cần thiết trong cuộc họp như: tên loại cuộc họp. Nội dung, thành phần tham dự cuộc họp. Địa điểm và thời gian tổ chức,…
- Chuẩn bị tổ chức các cuộc họp
Xác định số lượng và thành phần tham dự cuộc họp: tùy theo tính chất,
nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp lãnh đạo Sở và bộ phận Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa ln cân nhắc kỹ và quyết định số lượng, thành phần tham dự cuộc họp là bao nhiêu người cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả. Văn phòng Sở tiến hành lập danh sách khách mời cụ thể và trình lên Ban lãnh đạo phê duyệt. Căn cứ vào đó cơng chức được phân công nhiệm vụ sẽ soạn, in và gửi giấy mời hoặc giấy triệu tập đến các cá nhân đơn vị có tên trong danh sách đã được cấp có thẩm quyền duyệt.
Thời gian tiến hành cuộc họp: thời gian tổ chức cuộc họp đều được
thông báo trước. Thông thường, đối với một số cuộc họp phổ biến tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa đều được quy định thời gian như sau:
Các cuộc họp tham mưu, tư vấn diễn ra không quá một ngày;
Họp tổng kết công tác năm của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa khơng q một ngày;
Họp chuyên môn từ một buổi đến một ngày làm việc; Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ một đến hai ngày;
Các loại cuộc họp khác thì tùy theo tính chất và nội dung cuộc họp để bố trí thời gian tiến hành tổ chức hợp lý.
Địa điểm, trang thiết bị phòng họp: nếu là cuộc họp ít người điểm tổ
chức là tại phòng họp hoặc hội trường. Ngược lại, với các cuộc họp diễn ra quy mô lớn, số lượng tham dự đơng đảo Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa sẽ có phương án thuê địa điểm tổ chức phù hợp. Thông thường, tổ chức
các cuộc họp lớn đại diện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa sẽ liên hệ và ký hợp đồng thuê địa điểm tổ chức với Ban quản lý hội trường Trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh Khánh Hịa.
Hình 2.2. Địa điểm hội trường A Trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh Khánh Hòa - 46 đường Trần phú, phường Lộc Thọ, Thành Phố Nha Trang, tỉnh
Khánh Hòa
(Nguồn: tác giả) Các trang thiết bị như hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu được tiến hành kiểm tra trước khi cuộc họp bắt đầu đề phòng các sự cố như mất nguồn điện hay hỏng hệ thống âm thanh từ loa, míc,…
Chuẩn bị chương trình nghị sự: chương trình nghị sự là bản mơ tả trình
tự và những nội dung chính sẽ được thảo luận và cung cấp thông tin cần thiết giúp cho việc tổ chức cuộc họp. Nói cách khác, chương trình nghị sự đề cập đến danh sách các chủ đề cần được nêu ra trong cuộc họp.
Tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa chương trình nghị sự được xây dựng thơng qua việc thảo luận bàn bạc lấy ý kiến của Ban lãnh đạo Sở, Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng và các cơng chức chun viên. Sau đó sẽ giao cho một người phụ trách soạn thảo hoàn thiện nội dung của chương trình nghị sự.
Thứ tự các nội dung công việc diễn ra trong cuộc họp; Tên và nội dung công việc;
Thời giam thực hiện; Người thực hiện
Chuẩn bị văn bản mời họp: dựa theo sự chỉ đạo của Giám đốc Sở, Văn
phịng xây dựng giấy mời, cơng văn mời theo đúng số lượng thành phần tham dự cuộc họp. Tùy thuộc vào tính chất và nội dung cuộc họp, Chánh Văn phịng Sở đề xuất trình Ban lãnh đạo Sở hình thức giấy mời và quy cách mời.
Văn bản mời họp gồm các nội dung sau: tên cơ quan đơn vị mời họp, họ tên chức vụ người được mời tham dự họp, nội dung họp, thời gian, địa điểm, thành phần họp, địa chỉ liên hệ hồ đáp khi nhận được giấy mời; họ và tên, chức vụ, chữ ký của có thẩm quyền mời.
Dự trù kinh phí tổ chức cuộc họp: căn cứ vào tính chất và nội dung cuộc
họp, trước khi tiến hành tổ chức đặc biệt là các cuộc họp lớn quan trọng Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa sẽ phối hợp với bộ phận kế tốn lên một bản dự trù kinh phí tổ chức cuộc họp.
Bản dự trù kinh phí được thống kê cụ thể chi tiết những việc cần chi trả trong q trình tổ chức cuộc họp, các khoản chi phí phục vụ cho công tác tổ chức cuộc họp đều phải được cơng khai, minh bạch. Có hóa đơn thu, chi rõ ràng đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm tối ưu nhất.Việc sử dụng kinh phí tổ chức cuộc họp sẽ được công chức Phan Thị Mai Yên thuộc Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa theo dõi, giám sát.
Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ cuộc họp: trước khi diễn ra cuộc họp một đến
hai ngày Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa sẽ phân cơng cho cơng chức Hồng Thị Lan thực hiện công tác in, chuẩn bị đầy đủ tài liệu, hồ sơ cuộc họp. Bìa đựng tài liệu, báo cáo, đề án, chương trình nghị sự,…các tài liệu này được đóng hay kẹp ghim theo thứ tự được sắp xếp.
Hình 2.3. Chuẩn bị tài liệu cuộc họp “Tổng kết công tác cải cách hành chính tỉnh Khánh Hịa năm 2021, phương hướng nhiệm vụ 2022” ngày 10
tháng 3 năm 2022
(Nguồn: tác giả chụp)
Giai đoạn tiến hành cuộc họp
Vào ngày tổ chức cuộc họp Ban tổ chức và bộ phận Văn phòng phải đến trước thời gian diễn ra tổ chức cuộc họp từ một đến hai giờ đồng hồ nhằm tiến hành công tác kiểm tra các thiết bị hệ thống âm thanh, máy chiếu, tài liệu,..thêm một lần nữa góp phần đảm bảo cho sự thành công của cuộc họp.
- Đón tiếp đại biểu:
Tùy theo quy mơ, tính chất và vị trí của từng đại biểu tham dự cuộc họp mà có những hình thức đón tiếp đại biểu khác nhau. Đối với các cuộc họp nhỏ số lượng dưới năm mười người tham dự việc đón tiếp được diễn ra với từng đại biểu, ban tổ chức hoặc người chủ trì cuộc họp sẽ trực tiếp đón khách mời và đại biểu. Đối với các cuộc họp quy mơ lớn khâu đón tiếp đại biểu được thực hiện chu đáo kỹ lưỡng Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa chủ động thành lập đội lễ tân đón tiếp đại biểu.
Các cuộc họp được tổ chức tại hội trường hoặc địa điểm thuê ngoài Ban tổ chức sẽ chia thành các khu vực cổng đón tiếp khác nhau hoặc có bảng
hướng dẫn đại biểu từ cổng vào đến phòng họp tránh nhầm lẫn mất thời gian. Sau đó tiến hành cơng tác đăng ký đại biểu tổng hợp danh sách đại biểu.
Ngoài ra, đối với các cuộc họp quan trọng có đại biểu tham dự là lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ khâu đón tiếp đại biểu cần chú ý đến việc thắt chặt đảm bảo an ninh trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp.
- Điều hành cuộc họp:
Sau thủ tục đón tiếp đại biểu, đại diện ban tổ chức hoặc người dẫn chương trình sẽ làm cơng tác ổn định tổ chức mời các đại biểu vào phịng họp và ổn định vị trí chỗ ngồi. Đối với các cuộc họp theo nghi thức sẽ tổ chức thực hiện các nghi lễ cần thiết sao cho phù hợp với các quy định và tính chất nội dung cuộc họp.
Tiến hành giới thiệu đại biểu các thành phần dự họp, chủ tịch đoàn, chủ tọa, đoàn thư ký hoặc thư ký cuộc họp. Sau đó, chủ tọa sẽ đọc diễn văn khai mạc cuộc họp thông qua nội dung chương trình, thống nhất cách thức làm việc, mục tiêu nhiệm vụ cuộc họp hướng tới,…việc phát biểu khai mạc cần được tiến hành ngắn gọn, nhấn mạnh được các vấn đề chính.
Các bài báo cáo và tham luận được trình bày trong cuộc họp đều được phân loại sắp xếp hợp lý thống nhất với chủ đề cuộc họp. Có thể kể đến tại cuộc họp tổng kết công tác năm 2021 và triển khai phương hướng, nhiệm vụ năm 2022 của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa, các bài báo cáo được trình bày theo thứ tự sắp xếp sau:
Báo cáo công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa năm 2021 và phương hướng công tác năm 2022;
Báo cáo về công tác thanh tra, kiểm tra năm 2021 và phương hướng nhiệm vụ năm 2022;
Báo cáo về công tác tổ chức biên chế công chức - viên chức năm 2021, phương hướng, nhiệm vụ năm 2022;
nhiệm vụ năm 2022;
Tùy vào tính chất nội dung của mỗi cuộc họp, khi tiến hành thảo luận về những vấn đề đặt ra mỗi người phát biểu trong thời gian tối đa từ mười đến mười lăm phút, nội dung phát biểu có sự chuẩn bị trước trình bày đúng trọng tâm chủ đề tránh gây lãng phí thời gian.
Chánh Văn phịng, các cơng chức Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh hịa được giao nhiệm vụ có trách nhiệm giám sát kiểm tra diễn biến cuộc họp đi theo đúng lịch trình.
- Ghi biên bản:
Biên bản cuộc họp phải được ghi chép đầy đủ, ngắn gọn và trung thực. Sau khi kết thúc cuộc họp ban thư ký có nhiệm vụ hồn chỉnh văn bản, trình lên Chánh Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa xem xét sau đó gửi cho Lãnh đạo Sở để báo cáo.
- Bế mạc cuộc họp:
Đại diện ban tổ chức, chủ tọa, người điều hành cuộc họp sẽ đọc diễn văn bế mạc nhấn mạnh kết quả đạt được từng phần trong quá trình điều hành cuộc họp và đọc lời cảm ơn.
Tổ chức các công việc kết thúc cuộc họp
Sau khi cuộc họp kết thúc, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa phải thực hiện một số cơng việc sau đây:
Thu thập các tài liệu liên quan để lập hồ sơ của cuộc họp
Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn vệ sinh, sắp xếp lại bàn ghế, ngắt kết nối các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng.
Phối hợp với các bộ phận liên quan thanh quyết tốn các khoản chi phí dùng cho cuộc họp. Các hóa đơn, chứng từ phải rõ ràng, minh bạch. Thời hạn quyết toán các khoản chi phí chậm nhất là mười ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp
những ý kiến giải pháp khắc phục những sai sót cịn tồn tại.
2.2.4.2. Quy trình tổ chức sự kiện tại Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Hiện nay, tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa chưa có một văn bản nào quy định chi tiết về quy trình tổ chức sự kiện. Chính vì vậy, căn cứ vào quy chế làm việc của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa và quá trình quan sát thực tế tại cơ quan tác giả khái quát quy trình tổ chức sự kiện tại Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ quy trình tổ chức sự kiện tại Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa
(Nguồn: tác giả)
Tổ chức cơng tác chuẩn bị trƣớc sự kiện
- Xác định mục tiêu sự kiện
Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa nhằm tới những mục tiêu khác nhau. Các mục tiêu của việc tổ chức sự kiện phải được xây dựng rõ ràng, thể hiện rõ bản chất của sự vật hiện tượng, hơn nữa cần xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp với sự kiện.
- Lập kế hoạch sự kiện
Công tác chuẩn bị trước sự kiện Công tác điều hành sự kiện Kết thúc sự kiện - Xác định mục tiêu sự kiện; - Lập kế hoạch sự kiện; - Dự tốn chi phí tổ chức sự kiện; - Chương trình sự kiện - Lập danh sách khách mời; - Gửi thư mời/ thiệp mời; - Chuẩn bị địa điểm;
- Đón tiếp đại biểu - Khai mạc sự kiện - Điều hành diễn biến sự kiện; - Bế mạc sự kiện; -Tiễn khách; - Lập báo cáo, hồ sơ sự kiện; - Thanh quyết tốn chi phí;
Việc lập kế hoạch cần dựa trên chương trình, mục tiêu, các ý tưởng chính của sự kiện. Đồng thời, lập kế hoạch sự kiện phải căn cứ vào khả năng kinh tế và nguồn lực của cơ quan xem xét các yếu tố thời gian, xây dựng các phương án dự phòng yếu tố rủi do sẽ gặp phải.
- Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện (event budget planer)
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa tiến hành dự kiến danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Dưới đây là bản dự tốn chi phí cho sự kiện “Hội nghị tổng kết công tác
thi đua, khen thưởng năm 2021 và phát động phong trào thi đua năm 2022”
của Uỷ ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa được tổ chức ngày 15 tháng 3 năm 2022 do bộ phận Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện.
Hình 2.4. Bảng dự tốn chi phí tổ chức Hội nghị tổng kết cơng tác thi đua, khen thưởng năm 2021 và phát động phong trào thi đua năm 2022
Từ bảng dự tốn trên ta có thể thấy, thực tế các sự kiện tổ chức đều có