(Nguồn: tác giả)
- Đón tiếp đại biểu
Ban tổ chức cuộc họp phải bố trí người đón hoặc có bảng hướng dẫn đại biểu từ cổng cơ quan đến phòng họp tránh nhầm lẫn và mất thời gian tìm kiếm nơi họp; hướng dẫn nơi để xe ơtơ, xe đạp, xe máy.
Nơi đón tiếp, đăng ký đại biểu đặt tại nơi thuận tiện bố trí đủ lực lượng đón tiếp tránh ùn tắc trong giờ cao điểm. Người đón tiếp cần chuẩn bị sẵn một bản danh sách có ghi rõ họ và tên đại biểu (hoặc để đại biểu tự ghi) và cột lấy
Đón tiếp đại biểu Điều hành cuộc họp Ghi biên bản
chữ ký của người đến dự nếu cần. Người đón tiếp đại biểu phải thơng báo đầy đủ chính xác, kịp thời danh sách đại biểu cho người dẫn chương trình cuộc họp và thơng báo đại biểu bổ sung cho người có tránh nhiệm kịp thời.
- Điều hành cuộc họp
Các loại cuộc họp khác nhau thường có chương trình nghị sự khác nhau và phương pháp, kỹ năng điều hành chủ tọa, tham gia của bộ phận tham mưu, giúp việc khách nhau. Một cuộc họp thơng thường diễn ra theo trình tự sau:
Trước khi vào cuộc họp, đại diện ban tổ chức hoặc ngườ được giao nhiệm vụ dẫn chương trình cuộc họp phải làm thủ tục ổn định tổ chức, mời đại biểu vào phòng họp, ổn định chỗ ngồi và tiến hành tổ chức thực hiện các nghi thức cần thiết.
Giới thiệu các đại biểu, các thành phần dự họp. Khi giới thiệu đại biểu phải đảm bảo tính thứ bậc, giới thiệu khách trước chủ nhà sau.
Sau nghi thức mở đầu cuộc họp, Chủ tọa đọc lời khai mạc cuộc họp, nêu được mục đích chính, những mục tiêu mà cuộc họp hướng tới, các nội dung nhiệm vụ cụ thể cuộc họp sẽ tiến hành. Chủ tọa cần nói rõ cách thức làm việc trong cuộc họp và duy trì phát triển liên tục, logic cuộc họp.
Khi điều hành cuộc họp, Chủ tọa cần hết sức tránh tình trạng đọc văn bản đã in sẵn (thường là các bản báo cáo), mà nên gửi trước cho đại biểu.
Trình bày báo cáo tham luận. Các báo cáo và tham luận cần được phân loại và sắp xếp sao cho hợp lý trong chương trình họp có tính liên hồn và tạo tính thống nhất của chủ đề cuộc họp.
Tiến hành thảo luận những vấn đề đặt ra. Thảo luận là một nội dung quan trọng trong hầu hết các cuộc họp. Việc tiến hành phát biểu và thảo luận cần được ngắn gọn, có chuẩn bị trước mỗi người phát biểu nên trong khoảng thời gian tối đa từ 10-15 phút.
- Ghi biên bản
sót ý kiến. Biên bản cần ghi đầy đủ các thông tin như: thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, địa điểm tiến hành cuộc họp, thành phần tham dự và khách mời, số đại biểu có mặt và vắng mặt, chủ tịch đồn và thư ký đoàn, nội dung và diễn biến cuộc họp, các ý kiến thỏa luận. Đồng thời, phải ghi đầy đủ chính xác các kết luận của cuộc họp, quá trình và kết quả bầu cử (nếu có), cuối biên bản phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký.
Kết thúc cuộc họp