2.1.2 .Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
2.3. So sánh tổ chức cuộc họp với tổ chức sự kiện tại Văn phòng Sở
tin có liên quan, lập báo cáo chi tiết sự kiện và gửi, trình lên ban lãnh đạo.
- Thanh quyết tốn chi phí sự kiện
Cá nhân chuyên viên Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa được giao nhiệm vụ thanh tốn chi phí tổ chức sự kiện sẽ tập hợp đầy đủ các hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ đã sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ,…có liên quan để tiến hành quyết toán các khoản đã chi cho tổ chức sự kiện.
Ngoài ra, thương lượng giải quyết các khoản chi phí chưa thống nhất phát sinh bên ngồi dự tốn ngân sách của sự kiện.
2.3. So sánh tổ chức cuộc họp với tổ chức sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Trên cơ sở khảo cứu thực tiễn tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa tác giả nhận thấy tổ chức cuộc họp và tổ chức sự kiện tồn tại song song những điểm tương đồng và khác biệt. Chính vì vậy, tác giả mạnh dạn chỉ ra những điểm tương đồng, khác biệt đó như sau:
Về điểm tương đồng: cả tổ chức cuộc họp và tổ chức sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa đều có sự liên kết từ một nhóm người, kết hợp với nhau vì một mục đích cụ thể, giải quyết vấn đề hoặc tìm hiểu thực tế.
Mặc dù, nhiều điểm tương đồng nhưng giữa cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa vẫn có những điểm khác biệt rõ rệt. Sự khác biệt đó được thể hiện thơng qua bảng sau:
Tiêu chí Tổ chức cuộc họp Tổ chức sự kiện
Hình thức Các cuộc họp ít trang trọng và giản dị hơn sự kiện. Tổ chức ở quy mơ nhỏ
Sự kiện thường chính thức, trang trọng tổ chức quy mô lớn hơn các cuộc họp.
Kế hoạch Các cuộc họp có thể đột ngột. Và khơng có chương trình nghị sự theo kế hoạch
Sự kiện được lên kế hoạch trước và được tiến hành theo một chương trình.
Mục đích Truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin; tổng kết các hoạt động hoặc tìm kiếm biện pháp giải quyết các vấn đề.
Nhằm truyền tải thông điệp đến người tham dự sự kiện và công chúng; giải quyết công việc, vấn đề thực tiễn.
Thời gian Thời gian tổ chức cuộc họp ngắn hơn sự kiện vì chúng chỉ kéo dài trong một vài giờ.
Sự kiện thời gian tổ chức dài hơn có thể được tổ chức trải dài trong khoảng thời gian từ 3 - 7 ngày tùy theo tính chất, nội dung của mỗi sự kiện.
Người tham dự
Các cuộc họp có số lượng người tham dự ít, có thể là giữa hai người.
Sự kiện có số lượng lớn người tham dự.
Địa điểm Được tổ chức tại phòng họp, hội trường Sở Nội vụ hoặc bất kỳ trong một không gian nhất định.
Sự kiện thường diễn ra tại hội trường trung tâm tổ hội nghị của tỉnh Khánh Hòa và khách sạn hoặc địa điểm ngoài trời.
Nhân sự Yêu cầu có trình độ chun môn, vận dụng linh hoạt các kỹ năng xử lý tình huống vào tổ chức cuộc họp….
Địi hỏi tính chun mơn hóa cao năng động, sáng tạo; tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc phải đồng bộ từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc sự kiện,.. Cơ sở vật
chất
Sử dụng các thiết bị có sẵn tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Được đầu tư, thuê thêm nhiều trang thiết bị hiện đại từ bên ngoài.
Bảng 2.3. Sự khác biệt giữa tổ chức cuộc họp với tổ chức sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa