(Nguồn: tác giả)
Thứ nhất, hoàn thiện văn bản về các vấn đề được quyết định trong cuộc họp
Nghị quyết cuộc họp; Biên bản;
Các loại tài liệu khác;
Thứ hai, ban hành các văn bản cần thiết trên cơ sở quyết định của cuộc họp
Các văn bản chính thức; Thông báo về cuộc họp;
Thứ ba, các cơng việc mang tính chất nghiệp vụ văn phịng
Sau khi các cuộc họp và hội nghị kết thúc những người được giao trách nhiệm phải thực hiện một số công việc sau đây:
Tiến hành thu thập các tài liệu liên quan để lập hồ sơ cuộc họp.
Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp lại bàn ghế và hoàn trả trang thiết bị cho các bộ phận chức năng.
Thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan đến các chi phí cho cuộc họp. Khi thu thập cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn chứng từ và thực hiện các thủ tục theo yêu cầu của chun mơn Kế tốn - Tài vụ
Biên tập và soạn thảo một số thư từ văn bản theo yêu cầu của người lãnh đạo trên tinh thần những nội dung đã được trao đổi thảo luận và nhất trí trog cuộc họp. Hồn thiện văn bản Ban hành văn bản Thực hiện các cơng việc mang tính chất nghiệp vụ văn phịng
1.2.2. Quy trình tổ chức sự kiện
Dựa trên việc tìm hiểu các tài liệu giáo trình, website có liên quan đến tổ chức sự kiện tác giả nhận thấy mỗi nhà nghiên cứu đều đưa ra một quy trình TCSK riêng. Tuy nhiên, tiếp cận dưới góc độ quản trị văn phịng quy trình TCSK cần phải cụ thể và chi tiết, vì vậy tác giả đồng quan điểm với TS. Vương Thị Kim Thanh trong cuốn “Giáo trình Quản trị hành chính văn phịng”. Quy trình tổ chức sự kiện được xây dựng qua các công việc sau:
Những công việc trƣớc sự kiện