2.1.2 .Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
3.2. Một số khuyến nghị nâng cao chất lƣợng tổ chức cuộc họp, sự
3.2.4. Hiện đại hoá văn phòng đặc biệt là trong tổ chức cuộc họp, sự
đồng thời cũng là mục tiêu rèn luyện, phấn đấu của công chức Văn phòng Sở.
Triển khai thực hiện tốt nội quy về giờ giấc giúp đội ngũ công chức có tác phong nhanh nhẹn, lề lối làm việc hiệu quả, tránh lãng phí thời gian.
Đội ngũ công chức phụ trách công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện cần tích cực tham gia học tập, tự giác cập nhật kịp thời các văn bản có liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ. Tập trung nghiên cứu để nắm vững nội dung quy định của các văn bản pháp lý liên quan đến tổ chức cuộc họp, sự kiện. Đồng thời, không ngừng học hỏi, rèn luyện thông qua bạn bè, đồng nghiệp và các trang thông tin nhằm nâng cao kiến thức kỹ năng tổ chức cuộc họp, sự kiện chuyên nghiệp.
3.2.4. Hiện đại hoá văn phòng đặc biệt là trong tổ chức cuộc họp, sự kiện kiện
Chú trọng đầu tư vật chất trang thiết bị: Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa cần có kế hoạch tuyên truyền nâng cao ý thức, trách nhiệm của đội ngũ công chức, nguời lao động trong việc sử dụng và giữ gìn tài sản công. Chỉ đạo thực hiện tốt công tác quản lý, khai thác sử dụng có hiệu quả trang thiết bị phục vụ chuyên môn. Thành lập Ban quản lý tài sản có đầy đủ hồ sơ, sổ sách thống kê, kiểm tra tài sản định kỳ trong năm.
Bên cạnh đó, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa cần căn cứ vào nguồn lực tài chính của cơ quan tham mưu cho lãnh đạo Sở đầu tư vật chất trang thiết bị hiện đại góp phần phục vụ tốt cho công tác tổ chức cuộc họp, sư kiện.
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin: Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Khánh Hòa nên tổ chức đào tạo kiến thức tin học cho công chức trong Sở. Đặc biệt, đẩy mạnh áp dụng linh hoạt công nghệ thông tin trong công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện trực tuyến; hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ, chuẩn
hóa các văn bản hành chính tạo điều kiện thuận lợi trong việc chuyển giao thông tin văn bản cuộc họp, sự kiện giữa các đơn vị phòng, ban.
Bên cạnh đó, trang bị đầy đủ các phần mền diệt virut bảo vệ dữ liệu máy tính, củng cố hệ thống bảo mật mạng LAN, bảo mật website của cơ quan, đồng thời thường xuyên cập nhật các thông tin lên trang chủ
Tiểu kết chƣơng 3
Với thực trạng còn nhiều vấn đề cần phải đổi mới, hoàn thiện trong chương ba tác giả trình bày định hướng nâng cao tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa trong giai đoạn hiện nay. Sau đó, đưa ra một số khuyến nghị góp phần nâng cao tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa như: hoàn thiện thể chế, quy định về tổ chức cuộc họp, sự kiện; nâng cao nhận thức của lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa về công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện; xây dựng đội ngũ công chức làm công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện chuyên nghiệp và hiện đại hóa văn phòng đặc biệt là trong tổ chức cuộc họp và sự kiện. Những giải pháp được tôi đưa ra mang tính chất cá nhân, là sơ sở để Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa nghiên cứu, tham khảo áp dụng thực hiện nhằm tăng hiệu quả hoạt động công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện.
KẾT LUẬN
Tổ chức các cuộc họp, sự kiện là một trong những nhiệm vụ cơ bản và quan trọng của Văn phòng. Qua việc nghiên cứu đề tài “Tổ chức các cuộc
họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa” tác giả đã hệ thống
hóa một số khái niệm như: khái niệm họp, khái niệm sự kiện, tổ chức cuộc họp, tổ chức sự kiện. Tiếp đó, đi sâu tìm hiểu rõ vai trò của Văn phòng trong tổ chức cuộc họp, sự kiện; quy trình tổ chức cuộc họp, sự kiện. Đây là những nội dung quan trọng đóng vai trò là cơ sở lý luận cho bài khóa luận tốt nghiệp. Bên cạnh đó, bài khóa luận trình bày tổng quan về Sở Nội vụ và Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Tìm hiểu, phân tích tình hình công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa, từ đó đưa ra những đánh giá chung về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng. Những nội dung trên đóng vai trò là cở thực tiễn cho bài khóa luận.
Với những thực trạng còn nhiều vấn đề cần phải hoàn thiện, khóa luận trình bày nội dung định hướng nâng cao tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa trong giai đoạn hiện nay. Từ đó, đưa ra một số khuyến nghị góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức cuộc họp, sự kiện như hoàn thiện thể chế, quy định về công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện; nâng cao nhận thức của lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa về tổ chức cuộc họp, sự kiện; xây dựng đội ngũ công chức làm công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện chuyên nghiệp và hiện đại hóa văn phòng đặc biệt là tỏng công tác tổ chức cuộc họp và sự kiện.
Như vậy, kết quả nghiên cứu của bài khóa luận là đóng góp bước đầu, làm cơ sở để Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa tìm hiểu, áp dụng thực hiện nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Gunter Buschges (1996), Nhập môn Xã hội học tổ chức dịch từ nguyên bản tiếng Đức (Người dịch: Nguyễn Tuệ Anh và Lê Việt Anh), NXB Thế giới, Hà Nội.
[2]. Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội
[3]. Nguyễn Vũ Hà (2009), Bài giảng Tổ chức sự kiện, Trường Cao đẳng du lịch Hà Nội (Lưu hành nội bộ)
[4]. Hoa Huyền (2020), Cùng bàn luận: Bớt họp mà việc vẫn trôi, Báo điện tử Quân đội nhân dân. Địa chỉ: (https://www.qdnd.vn/cung-ban-luan/bot- hop-ma-viec-van-troi-615193). [Truy cập 02/4/2022]
[5]. Mitokazu Aoki (1993), Nghệ thuật quản lý kiểu Nhật Bản, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia
[6]. Hoàng Phê (2000), Từ điển Tiếng việt, Nhà xuất bản Đà Nẵng, Trung tâm Từ điển học, Hà Nội
[7]. Vũ Thị Phụng (2021), Giáo trình lý luận về quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
[8]. Đồng Thị Thanh Phương (2005), Quản trị hành chánh văn phòng,
Nhà xuất bản Thống kê
[9]. Quyết định số 45/2018/QĐ-CP ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính Nhà nước
[10]. Quyết định số 193/QĐ-SNV ngày 29 tháng 6 năm 2021 về việc ban hành Quy chế làm việc của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
[11]. Văn Tất Thu (2020), Giáo trình Quản tri văn phòng, Nhà xuấ bản Bách khoa Hà Nội
[12]. Vương Hoàng Tuấn (2000), Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng, Nhà xuất bản Trẻ, Hà Nội
[13]. Lê Tân (1997), Từ điển Tiếng việt, Nhà xuất bản Khoa học Xã hội, Hà Nội
[14]. Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng,
Nhà xuất bản Thống kê
[15]. Lê Thị Trang (2018), Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp
tại công ty Cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam, Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội. Địa chỉ:
(http://113.190.240.60:8080/viewer/web/viewer.html?file=http://113.190 .240.60:8080/phamquangquyen/bitstream/123456789/2180/1/KL.460.LeThiT rang%20-1405QTVB059.pdf). [Truy cập 02/4/2022]
[16]. Viện ngôn ngữ (2003), Từ điển Tiếng việt, Nhà xuất bản Đà Nẵng, Trung tâm Từ điển học, Hà Nội
[17]. Nguyễn Như Ý (1999), Đại từ Tiếng việt, Nhà xuất bản Văn hóa và Thông tin, Hà Nội.
[18]. Trang thông tin điện tử Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa. Địa chỉ: (https://snv.khanhhoa.gov.vn/). [Truy cập 02/4/2022]
[19]. Conducting a Meeting. Địa chỉ:
(http://www.skillsyouneed.com/ips/conduct-meeting.html). [Truy cập
26/3/2022]
[20]. Conducting Effective Meetings. Địa chỉ:
(http://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/leadership/group-
DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục 01. Quyết định số 3626/QĐ-UBND ngày 22 tháng 10 năm 2021 về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa;
Phụ lục 02. Quyết định số 193/ QĐ-SNV ngày 29 tháng 6 năm 2021 về việc ban hành Quy chế làm việc của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa;
Phụ lục 03. Một số hình ảnh cuộc họp, sự kiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2019-2022;
Phụ lục 04. Một số hình ảnh về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2019-2022;
Phụ lục 05. Bảng câu hỏi khảo sát đánh giá chung về công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2019-2022;
Phụ lục 06. Kết quả khảo sát đánh giá chung về công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.
PHỤ LỤC 01
Quyết định số 3626/QĐ-UBND ngày 22 tháng 10 năm 2021 về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
PHỤ LỤC 02
Quyết định số 193/ QĐ-SNV ngày 29 tháng 6 năm 2021 về việc ban hành Quy chế làm việc của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
PHỤ LỤC 03
Một số hình ảnh cuộc họp, sự kiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2019-2022
Hình 1. Hội nghị học tập, quán triệt Nghị quyết 09-NQ/TW ngày 28/01/2022 của Bộ Chính trị về xây dựng, phát triển tỉnh Khánh Hòa đến
năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045 và Chương trình hành động số 30- CTr/TU ngày 23/02/2022 của Tỉnh ủy Khánh Hòa về thực hiện Nghị quyết số 09-NQ/TW, ngày 28/01/2022 của Bộ Chính trị cho đảng viên, công chức,
viên chức và người lao động thuộc Sở
Hình 2. Sự kiện chào mừng lễ kỷ niệm ngày Quốc tế phụ nữ 8/3; Quốc tế hạnh phúc 20/3 và Thành lập Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tại
Thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng ngày 26/2-27/2-2022
PHỤ LỤC 04
Một số hình ảnh về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Hình 1. Máy chiếu và không gian phòng hội trường của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
(Nguồn: Văn phòng Sở)
Hình 2. Loa tại hội trường Hình 3. Âm ly
PHỤ LỤC 05
Bảng câu hỏi khảo sát đánh giá chung về công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT
Kính chào Quý Anh/Chị. Tôi là Ma Thị Vân Kiều, sinh viên Khoa Quản trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Hiện nay tôi đang thực hiện đề tài về “Tổ chức cuộc họp sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa”. Kính mong Quý anh/chị vui lòng dành một ít thời gian để trả lời những câu hỏi dưới đây bằng cách đánh dấu vào ô thích hợp.
Trong cuộc khảo sát này không có quan điểm đúng hay sai mà chỉ có câu trả lời phù hợp nhất với bản thân Quý Anh/Chị. Mỗi phát biểu chỉ có duy nhất một câu trả lời. Người thực hiện xin cam kết đảm bảo tính riêng tư Quý Anh/Chị khi Quý Anh/Chị tham gia vào nghiên cứu này. Tất cả các quan điểm của Quý Anh/Chị đều có giá trị cho nghiên cứu của tôi. Rất mong được sự cộng tác chân thành của Quý Anh/Chị. Xin chân thành cảm ơn Quý Anh/chị rất nhiều.
I. THÔNG TIN CHUNG
Tôi xin cam kết giữ bí mật thông tin cá nhân của Anh/Chị.
Mong Anh/Chị vui lòng trả lời một số thông tin cá nhân nhƣ sau: Câu 1. Giới tính của Anh/Chị
ữ
Câu 2. Độ tuổi của Anh/Chị
ới 18 tuổi
ừ 18 tuổi – 30tuổi ừ 31 tuổi – 40 tuổi ừ 41 tuổi – 50 tuổi
ổi
1. Anh (chị) đánh giá thế nào về mức độ hiện đại của cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức cuộc họp sự kiện
ất hiện đại ện đại
ờng ất cũ
2. Anh (chị) đánh giá thế nào về cơ sở vật chất tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa đáp ứng đƣợc yêu cầu phục vụ cho công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện
ứng ứng
3. Anh (chị) đánh giá thế nào về hiệu quả áp dụng quy trình tổ chức cuộc họp, sự kiện vào thực tiễn
ệu quả cao ạt
ạt
4. Anh (chị) đánh giá thế nào về tính chuyên nghiệp trong công tác tổ chức sự kiện
Chuyên nghiệp ếu chuyên nghiệp
5. Trình độ học vấn của Anh/ Chị (dành riêng cho công chức Văn phòng Sở)
ến sĩ ạc sĩ ử nhân
6. Anh (chị) đánh giá thế nào về tính tiết kiệm trong công tác dự trù kinh phí tổ chức cuộc họp, sự kiện
ất đảm bảo ảm bảo
ảm bảo
7. Anh (chị) đánh giá thế nào về việc tổ chức các cuộc họp, sự kiện trực tuyến trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19
ợp, hiệu quả ợp
Phụ lục 06. Kết quả khảo sát đánh giá chung về công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Thực trạng công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện Tỷ lệ %
Đánh giá 1 Đánh giá 2 Đánh giá 3 Đánh giá 4 Đánh giá 5 Đánh giá của công chức văn phòng và các phòng ban chuyên môn trong Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
1. Mức độ hiện đại của cơ sở vật chất, trang thiết bị
Rất hiện đại 70%
Hiện đại 20 % Bình thường 10%
Rất cũ 0% Cũ 0% 2. Cơ sở vật chất đáp ứng được yêu cầu
tổ chức cuộc họp, sự kiện
Đáp ứng 90% Chưa đáp ứng 10% 3. Hiệu quả áp dụng quy trình tổ chức
cuộc họp, sự kiện vào thực tiễn
Hiệu quả cao 80%
Đạt 20% Không đạt 0% 4. Tính chuyên nghiệp trong công tác
tổ chức sự kiện
Chuyên nghiệp 10%
Thiếu chuyên nghiệp 90% 5. Trình độ học vấn của công chức Văn
phòng Sở
Tiến sĩ 0% Thạc sĩ 40% Cử nhân 60% 6. Tính tiết kiệm trong công tác dự trù
kinh phí tổ chức cuộc họp, sự kiện
Rất đảm bảo 70%
Đảm bảo 25% Chưa đảm bảo 5% 7. Sự phù hợp về việc tổ chức các cuộc
họp, sự kiện trực tuyến trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 Phù hơp, hiệu quả 95% Phù hợp 5% Không phù hợp 0% (Nguồn: tác giả)