(Nguồn: tác giả)
- Xác định nhiệm vụ và mục tiêu
Bộ phận được giao nhiệm vụ tổ chức cuộc họp cần xác định rõ ràng, đầy đủ nhiệm vụ và mục tiêu cuộc họp sắp được tổ chức. Mỗi cá nhân được giao nhiệm vụ tổ chức phải nắm rõ ý nghĩa mục tiêu, tính chất và tầm quan trọng của mỗi cuộc họp để từ đó có những biện pháp kế hoạch tổ chức phù hợp.
Căn cứ mục tiêu và nhiệm vụ của mỗi cuộc họp cần cần xác định những yếu tố cơ bản của cuộc họp, cụ thể như: tên cuộc họp, nội dung của cuộc họp, thành phần tham dự cuộc họp, thời gian và địa điểm họp, cơ sở vật chất, kinh phí, người tham gia tổ chức cuộc họp, kế hoạch tổ chức cuộc họp, thủ tục báo cáo trình duyệt kế hoạch họp,..
Bên cạnh đó, mục đích của cuộc họp phải ln rõ ràng ngay từ đầu và người chủ trù cuộc họp cũng như những người tham gia cần phải hiểu rõ, điều này nhằm hạn chế số lượng, nâng cao chất lượng cuộc họp ở cơ quan, tổ chức.
- Lập kế hoạch tổ chức cuộc họp
Những vấn đề có liên quan đến nội dung cuộc họp, công việc yêu cầu cần trao đổi tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước dưới
Xác định nhiệm vụ, mục tiêu Lập kế hoạch Xây dựng chương trình nghị sự Xác định thành phần, số lượng tham dự cuộc họp Chuẩn bị, gưi văn bản mời Xác định thời gian họp Chuẩn bị địa điểm họp Dự trù kinh phí
dạng văn bản người chủ trì và bộ phận tổ chức phải lập kế hoạch tổ chức cuộc họp. Kế hoạch là công cụ quan trọng để thực hiện hóa các mục tiêu của hội họp, để lập kế hoạch cho các cuộc họp cơ quan cần tập trung vào các vấn đề:
Mục tiêu cuộc họp; Cơ sở pháp lý; Đối tượng; Chương trình nghị sự; Các nguồn lực cần có; Người điều hành;
Các vấn đề cần triển khai sau cuộc họp; - Xây dựng chương trình nghị sự
Chương trình nghị sự cuộc họp là bản mơ tả trình tự và những nội dung chính sẽ được thảo luận và cung cấp thơng tin cần thiết giúp cho việc tổ chức cuộc họp, là danh sách những vấn đề cần được nêu ra để thông tin hoặc thảo luận trong cuộc họp.
Đối với các cuộc họp thường kỳ đã trở thành phổ biến thì chương trình thường đơn giản. Tuy nhiên, đối với những cuộc họp có quy mơ lớn và quan trọng thì cơng việc chuẩn bị chương trình thường phức tạp hơn, có các nội dung chi tiết, cụ thể, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng người với từng nội dung theo tiến độ thời gian chặt chẽ. Chương trình nghị sự phải gồm các thông tin sau đây:
Chủ đề chính cuộc họp; Địa điểm họp;
Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; Trình tự vấn đề trình bày (cột số thứ tự); Nội dung thực hiện;
Thời gian thực hiện; Người thực hiện;
- Xác định thành phần và số lượng tham dự cuộc họp
Tuy theo tính chất nội dung, mục đích và yêu cầu của cuộc họp người triệu tập cuộc họp cần cân nhắc kỹ và quyết định thành phần số lượng người tham sự cuộc họp cho phù hợp đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả. Thành phần dự họp gồm khách mời (đại biểu cấp trên, đại diện các đơn vị liên quan, địa biểu chính quyền địa phương, khách mời tham dự, thông tin tuyên truyền,..).
Thành phần triệu tập họp có trách nhiệm và nghĩa vụ phải dự họp. Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là quản lý các bộ phận khơng thể tham dự cuộc họp thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay.
- Chuẩn bị và gửi văn bản mời
Văn bản mời họp được thể hiện với hai hình thức văn bản chính là giấy mời và cơng văn có nội dung mời (hoặc triệu tập).
Các nội dung cơ bản là: tên cơ quan đơn vị mời, chức vụ của người được mời hoặc người đại diện cơ quan, nội dung họp, thời gian họp, địa điểm họp, thành phần họp, địa chỉ liên hệ để hồi đáp khi nhận được giấy mời. Họ và tên, chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền mời. Tuyệt đối tránh tình trạng gửi giấy mời muộn, nhầm địa chỉ hoặc quên không gửi giấy mời.
- Xác định thời gian tiến hành cuộc họp
Xác định thời gian cuộc họp cần căn cứ tính chất, loại hình của cuộc họp và đảm bảo thuận tiện cho người tham dự.
Đồng thời, cơ quan cần xác định thời gian bắt đầu đón tiếp đại biểu, ngày giờ khai mạc cuộc họp thời gian tiến hành, thời gian kết thúc, thời gian đón tiễn đại biểu, thời gian cuộc họp phải được thơng báo trước, đảm bảo có khoảng thời gian cần thiết cho các đại biểu và thành viên dự họp chuẩn bị kế hoạch cá nhân.
- Chuẩn bị địa điểm họp
cần chọn địa điểm họp tiện lợi và phù hợp yêu cầu của từng loại cuộc họp, hội nghị tạo điều kiện thuận lợi cho đa số các đại biểu, đảm bảo các tiêu chuẩn đối với phịng họp. Có các phương án đề phịng sự cố như mất nguồn điện, hỏng hệ thống âm thanh (đặc biệt với phịng đơng người).
Các trang thiết bị cần được đảm bảo và kiểm tra trước khi cuộc họp bắt đầu như: hệ thống âm thanh, hệ thống âm thanh cho phiên dịch nước ngồi (nếu cần), hệ thống phát hình ảnh, máy ghi âm và các phương tiện khác như máy tính, máy in tại chỗ,..
- Chuẩn bị kinh phí cuộc họp
Kinh phí cuộc họp ln là vấn đề quan trọng cần được quan tâm đúng mức ở cả hai khía cạnh. Dự toán càng đầy đủ càng sát với thực tế thì càng đảm bảo cho cuộc họp được tiến hành thuận lợi.
Các cuộc họp thông thường ở cơ quan được lập dự toán hàng năm khi lập dự toán thu, chi của toàn cơ quan.
Tiến hành cuộc họp