2.1.2 .Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
2.2. Tình hình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nộ
2.2.3. Vai trò của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa trong tổ chức
các cuộc họp và sự kiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa là bộ phận tham mưu, tổng hợp, đảm bảo công tác hậu cần trong cơ quan. Tổ chức các cuộc họp và sự kiện là một trong những chức năng, nhiệm vụ hết sức quan trọng của văn phòng. Cụ thể, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa phải thực hiện các công việc sau:
- Thực hiện công tác chuẩn bị trước cuộc họp:
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa được giao nhiệm vụ lập kế hoạch, chương trình tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm, quý, tháng, tuần cho cơ quan. Tham mưu cho lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa trong việc xác định nội dung và xây dựng chương trình nghị sự cho các cuộc họp, sự kiện.
Dự toán kinh phí tổ chức cuộc họp và sự kiện.
Soạn và gửi giấy mời đến các cá nhân và đơn vị có liên quan.
Tiến hành vệ sinh, lau dọn phòng họp cơ sở vật chất, kĩ thuật, trang thiết bị, âm thanh ánh sáng. Chuẩn bị tài liệu cuộc họp, sự kiện. Trang trí hội trường, kí kết các hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện, hội họp đối với những cuộc họp, sự kiện quan trọng, quy mô tổ chức lớn.
Kết hợp việc đôn đốc với việc theo dõi giám sát chặt chẽ các cá nhân, tổ chức thực hiện nhiệm vụ công việc được giao nhằm đề phòng những trường hợp xấu phát sinh ảnh hưởng tới kết quả chất lượng các cuộc họp, sự kiện…
- Công tác tiến hành:
Tổ chức công tác lễ tân đón tiếp đại biểu, khách mời.
Phân phát văn kiện, tài liệu, in ấn, bổ sung tài liệu khi cần thiết,…