2.1.2 .Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
2.2. Tình hình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nộ
2.2.2. Khái quát cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tổ chức cuộc họp
và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật là những phương tiện cần thiết để cuộc họp và sự kiện được tiến hành thuận lợi, dễ dàng đạt hiệu quả cao. Số lượng, tình trạng sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho tổ chức cuộc họp tại Văn phịng Sở Nội vụ được thể hiện thơng qua bảng dưới đây:
STT
Tên loại cơ sở vật chất, thiết bị kỹ thuật Số lƣợng (cái) Năm mua Tình trạng sử dụng 1 Bàn gỗ 50 2012 Hỏng 01 bàn, cịn lại sử dụng bình thường 2 Ghế gỗ 300 2012 20 cái hỏng, còn lại sử dụng tốt 4
Loa 04 2015 03 cái sử dụng tốt, 01 cái hỏng hiện đang sửa chữa.
5 Âm ly 01 2021 Sử dụng tốt 6 Míc 04 2022 Sử dụng tốt 7 Máy chiếu 01 2019 Sử dụng tốt 8 Màn chiếu máy chiếu 01 2019 Sử dụng tốt 9 Tivi 01 2020 Sử dụng tốt 10 Quạt 6 2017 Sử dụng tốt 11 Điều hòa 2 2021 Sử dụng tốt 12 Bóng đèn 12 2018 Cháy 02 bóng, 10 bóng sử dụng tốt
Bảng 2.2. Bảng tổng hợp cơ sở vật chất trang thiết bị phòng họp tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa năm 2022
Như bảng tổng hợp trên ta có thể thấy bàn, ghế là hai thiết bị được mua sắm cũ nhất vào năm 2012, trong đó hiện tại đã hỏng hai mươi chiếc ghế và một bàn do bị mọt, gãy. Bóng đèn là thiết bị ánh sáng được trang bị từ năm 2018 đến nay đã cháy hai bóng và đang được tiến hành sửa chữa. Âm ly, máy chiếu, tivi, điều hòa,..đều là các thiết bị được mua từ năm 2019, 2020 và 2021 cho nên tình trạng sử dụng rất tốt bảo đảm được hiệu quả khi diễn ra cuộc họp, sự kiện. Míc là thiết bị được đầu tư mua sắm mới nhất vào tháng 03 năm 2022.
Trong quá trình thực tế tại cơ quan, tác giả đã thực hiện khảo sát đối với cơng chức Văn phịng và tồn thể cơng chức tại các phịng chun mơn khác trong Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa về tính hiện đại của cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác tổ chức cuộc họp, sự kiện. Kết quả khảo sát, được thể hiện thông qua biểu đồ sau:
Biểu đồ 2.1. Biểu đồ đánh giá mức độ hiện đại cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tổ chức cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa giai
đoạn 2019 - 2022 (Nguồn: tác giả tổng hợp) 70% 20% 10% 0% 0%
Khi được hỏi về mức độ hiện đại về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tổ chức cuộc họp tại Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa có đến 70% cơng chức trong Văn phịng và các phịng chun mơn khác đánh giá ở mức độ rất hiện đại. 20% công chức trong Sở cho rằng cơ sở vật chất, trang thiết bị đạt mức độ hiện đại. Đồng tình với đánh giá này có 10% cho rằng ở mức bình thường.
Kết quả khảo sát đã phản ánh rất sát với thực tiễn điều này thể hiện rõ cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho tổ chức các cuộc họp, sự kiện luôn được bảo dưỡng, đầu tư hiện đại [Xem chi tiết tại phụ lục 04]. Bên cạnh
những thiết bị đã được cố định tại phòng họp các thiết bị do Văn phòng Sở Nội vụ tổ chức chuẩn bị thêm như máy ghi âm, máy ảnh,…là một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác chuẩn bị cũng như tiến hành cuộc họp được diễn ra theo đúng kế hoạch một cách thuận lợi.
Ngoài ra, đối với những cuộc họp cần thuê hoặc mượn các địa điểm ngồi cơ quan thì bộ phận văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa sẽ chịu trách nhiệm phụ trách việc lựa chọn những địa điểm phù hợp với tính chất, nội dung của cuộc họp tránh gây ra sự lãng phí.
2.2.3. Vai trị của Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa trong tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa là bộ phận tham mưu, tổng hợp, đảm bảo công tác hậu cần trong cơ quan. Tổ chức các cuộc họp và sự kiện là một trong những chức năng, nhiệm vụ hết sức quan trọng của văn phòng. Cụ thể, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa phải thực hiện các công việc sau:
- Thực hiện công tác chuẩn bị trước cuộc họp:
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa được giao nhiệm vụ lập kế hoạch, chương trình tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm, quý, tháng, tuần cho cơ quan. Tham mưu cho lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa trong việc xác định nội dung và xây dựng chương trình nghị sự cho các cuộc họp, sự kiện.
Dự tốn kinh phí tổ chức cuộc họp và sự kiện.
Soạn và gửi giấy mời đến các cá nhân và đơn vị có liên quan.
Tiến hành vệ sinh, lau dọn phòng họp cơ sở vật chất, kĩ thuật, trang thiết bị, âm thanh ánh sáng. Chuẩn bị tài liệu cuộc họp, sự kiện. Trang trí hội trường, kí kết các hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện, hội họp đối với những cuộc họp, sự kiện quan trọng, quy mô tổ chức lớn.
Kết hợp việc đôn đốc với việc theo dõi giám sát chặt chẽ các cá nhân, tổ chức thực hiện nhiệm vụ cơng việc được giao nhằm đề phịng những trường hợp xấu phát sinh ảnh hưởng tới kết quả chất lượng các cuộc họp, sự kiện…
- Công tác tiến hành:
Tổ chức cơng tác lễ tân đón tiếp đại biểu, khách mời.
Phân phát văn kiện, tài liệu, in ấn, bổ sung tài liệu khi cần thiết,…
Lãnh đạo văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa theo dõi bám sát diễn biến cuộc họp, sự kiện. Chuẩn bị các phương án giải quyết sự cố có thể xảy ra.
Ghi biên bản cuộc họp, sự kiện.
- Sau khi kết thúc cuộc họp, sự kiện:
Thu nhập hồ sơ, tài liệu hoàn thiện các văn bản cuộc họp Thơng qua nghị quyết hoặc quyết định (nếu có)
Tặng quà, chiêu đãi và tiễn khách. Thu dọn hội trường. Thanh quyết tốn các chi phí, rút kinh nghiệm.
2.2.4. Quy trình tổ chức các cuộc họp và sự kiện tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa vụ tỉnh Khánh Hịa
2.2.4.1. Quy trình tổ chức các cuộc họp tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
Dựa trên Quyết định số 193/QĐ-SNV ngày 29 tháng 6 năm 2021 về việc ban hành Quy chế làm việc của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa và kết hợp thực hiện phỏng vấn lãnh đạo, cơng chức Văn phịng tác giả khái quát quy trình tổ chức cuộc họp tại Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ quy trình tổ chức các cuộc họp tại Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa
(Nguồn: tác giả)
Công tác trước khi tổ chức cuộc họp - Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp
Căn cứ vào chương trình cơng tác hàng năm, hàng tháng của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa cũng như yêu cầu giải quyết cơng việc của phía lãnh đạo bộ phận cán bộ, cơng chức Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa chịu trách nhiệm công tác lập kế hoạch chuẩn bị các nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó.
- Xác định nhiệm vụ và mục đích của cuộc họp
Kết hợp với công tác lập kế hoạch, Chánh Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa cùng một số cơng chức Văn phịng Sở tiến hành công tác tham
Trước cuộc họp Tiến hành cuộc họp - Xây dựng kế hoạch - Xác định nhiệm vụ, mục đích cuộc họp - Dự trù kinh phí - Chuẩn bị tổ chức cuộc họp: + Xác định số lượng, thành phận tham dự;
+ Thời gian tiến hành;
+ Địa điểm trang thiết bị phòng họp;
+ Chuẩn bị chương trình nghị sự;
+ Văn bản mời họp;
+ Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ cuộc họp;
Sau khi cuộc họp kết thúc - Đón tiếp đại biểu; - Điều hành cuộc họp; - Ghi biên bản; - Bế mạc cuộc họp; - Thu thập các tài liệu, lập hồ sơ của cuộc họp;
- Thanh quyết tốn chi phí;
- Rút kinh
mưu cho lãnh đạo về việc xác định nhiệm vụ và mục đích của cuộc họp.
Xuất phát từ nhiệm vụ và mục đích của cuộc họp Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa tiếp tục xác định rõ các yếu tố cần thiết trong cuộc họp như: tên loại cuộc họp. Nội dung, thành phần tham dự cuộc họp. Địa điểm và thời gian tổ chức,…
- Chuẩn bị tổ chức các cuộc họp
Xác định số lượng và thành phần tham dự cuộc họp: tùy theo tính chất,
nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp lãnh đạo Sở và bộ phận Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa ln cân nhắc kỹ và quyết định số lượng, thành phần tham dự cuộc họp là bao nhiêu người cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả. Văn phòng Sở tiến hành lập danh sách khách mời cụ thể và trình lên Ban lãnh đạo phê duyệt. Căn cứ vào đó cơng chức được phân cơng nhiệm vụ sẽ soạn, in và gửi giấy mời hoặc giấy triệu tập đến các cá nhân đơn vị có tên trong danh sách đã được cấp có thẩm quyền duyệt.
Thời gian tiến hành cuộc họp: thời gian tổ chức cuộc họp đều được
thông báo trước. Thông thường, đối với một số cuộc họp phổ biến tại Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa đều được quy định thời gian như sau:
Các cuộc họp tham mưu, tư vấn diễn ra không quá một ngày;
Họp tổng kết công tác năm của Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa khơng q một ngày;
Họp chuyên môn từ một buổi đến một ngày làm việc; Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ một đến hai ngày;
Các loại cuộc họp khác thì tùy theo tính chất và nội dung cuộc họp để bố trí thời gian tiến hành tổ chức hợp lý.
Địa điểm, trang thiết bị phòng họp: nếu là cuộc họp ít người điểm tổ
chức là tại phòng họp hoặc hội trường. Ngược lại, với các cuộc họp diễn ra quy mô lớn, số lượng tham dự đơng đảo Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa sẽ có phương án thuê địa điểm tổ chức phù hợp. Thông thường, tổ chức
các cuộc họp lớn đại diện Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa sẽ liên hệ và ký hợp đồng thuê địa điểm tổ chức với Ban quản lý hội trường Trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh Khánh Hịa.
Hình 2.2. Địa điểm hội trường A Trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh Khánh Hòa - 46 đường Trần phú, phường Lộc Thọ, Thành Phố Nha Trang, tỉnh
Khánh Hòa
(Nguồn: tác giả) Các trang thiết bị như hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu được tiến hành kiểm tra trước khi cuộc họp bắt đầu đề phòng các sự cố như mất nguồn điện hay hỏng hệ thống âm thanh từ loa, míc,…
Chuẩn bị chương trình nghị sự: chương trình nghị sự là bản mơ tả trình
tự và những nội dung chính sẽ được thảo luận và cung cấp thông tin cần thiết giúp cho việc tổ chức cuộc họp. Nói cách khác, chương trình nghị sự đề cập đến danh sách các chủ đề cần được nêu ra trong cuộc họp.
Tại Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hịa chương trình nghị sự được xây dựng thông qua việc thảo luận bàn bạc lấy ý kiến của Ban lãnh đạo Sở, Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng và các cơng chức chun viên. Sau đó sẽ giao cho một người phụ trách soạn thảo hồn thiện nội dung của chương trình nghị sự.
Thứ tự các nội dung công việc diễn ra trong cuộc họp; Tên và nội dung công việc;
Thời giam thực hiện; Người thực hiện
Chuẩn bị văn bản mời họp: dựa theo sự chỉ đạo của Giám đốc Sở, Văn
phòng xây dựng giấy mời, công văn mời theo đúng số lượng thành phần tham dự cuộc họp. Tùy thuộc vào tính chất và nội dung cuộc họp, Chánh Văn phịng Sở đề xuất trình Ban lãnh đạo Sở hình thức giấy mời và quy cách mời.
Văn bản mời họp gồm các nội dung sau: tên cơ quan đơn vị mời họp, họ tên chức vụ người được mời tham dự họp, nội dung họp, thời gian, địa điểm, thành phần họp, địa chỉ liên hệ hồ đáp khi nhận được giấy mời; họ và tên, chức vụ, chữ ký của có thẩm quyền mời.
Dự trù kinh phí tổ chức cuộc họp: căn cứ vào tính chất và nội dung cuộc
họp, trước khi tiến hành tổ chức đặc biệt là các cuộc họp lớn quan trọng Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa sẽ phối hợp với bộ phận kế toán lên một bản dự trù kinh phí tổ chức cuộc họp.
Bản dự trù kinh phí được thống kê cụ thể chi tiết những việc cần chi trả trong q trình tổ chức cuộc họp, các khoản chi phí phục vụ cho cơng tác tổ chức cuộc họp đều phải được công khai, minh bạch. Có hóa đơn thu, chi rõ ràng đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm tối ưu nhất.Việc sử dụng kinh phí tổ chức cuộc họp sẽ được công chức Phan Thị Mai Yên thuộc Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa theo dõi, giám sát.
Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ cuộc họp: trước khi diễn ra cuộc họp một đến
hai ngày Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa sẽ phân cơng cho cơng chức Hồng Thị Lan thực hiện công tác in, chuẩn bị đầy đủ tài liệu, hồ sơ cuộc họp. Bìa đựng tài liệu, báo cáo, đề án, chương trình nghị sự,…các tài liệu này được đóng hay kẹp ghim theo thứ tự được sắp xếp.
Hình 2.3. Chuẩn bị tài liệu cuộc họp “Tổng kết cơng tác cải cách hành chính tỉnh Khánh Hòa năm 2021, phương hướng nhiệm vụ 2022” ngày 10
tháng 3 năm 2022
(Nguồn: tác giả chụp)
Giai đoạn tiến hành cuộc họp
Vào ngày tổ chức cuộc họp Ban tổ chức và bộ phận Văn phòng phải đến trước thời gian diễn ra tổ chức cuộc họp từ một đến hai giờ đồng hồ nhằm tiến hành công tác kiểm tra các thiết bị hệ thống âm thanh, máy chiếu, tài liệu,..thêm một lần nữa góp phần đảm bảo cho sự thành cơng của cuộc họp.
- Đón tiếp đại biểu:
Tùy theo quy mơ, tính chất và vị trí của từng đại biểu tham dự cuộc họp mà có những hình thức đón tiếp đại biểu khác nhau. Đối với các cuộc họp nhỏ số lượng dưới năm mười người tham dự việc đón tiếp được diễn ra với từng đại biểu, ban tổ chức hoặc người chủ trì cuộc họp sẽ trực tiếp đón khách mời và đại biểu. Đối với các cuộc họp quy mơ lớn khâu đón tiếp đại biểu được thực hiện chu đáo kỹ lưỡng Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa chủ động thành lập đội lễ tân đón tiếp đại biểu.
Các cuộc họp được tổ chức tại hội trường hoặc địa điểm thuê ngoài Ban tổ chức sẽ chia thành các khu vực cổng đón tiếp khác nhau hoặc có bảng
hướng dẫn đại biểu từ cổng vào đến phòng họp tránh nhầm lẫn mất thời gian. Sau đó tiến hành cơng tác đăng ký đại biểu tổng hợp danh sách đại biểu.
Ngoài ra, đối với các cuộc họp quan trọng có đại biểu tham dự là lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ khâu đón tiếp đại biểu cần chú ý đến việc thắt chặt đảm bảo an ninh trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp.
- Điều hành cuộc họp:
Sau thủ tục đón tiếp đại biểu, đại diện ban tổ chức hoặc người dẫn chương trình sẽ làm cơng tác ổn định tổ chức mời các đại biểu vào phòng họp và ổn định vị trí chỗ ngồi. Đối với các cuộc họp theo nghi thức sẽ tổ chức thực hiện các nghi lễ cần thiết sao cho phù hợp với các quy định và tính chất nội dung cuộc họp.
Tiến hành giới thiệu đại biểu các thành phần dự họp, chủ tịch đoàn, chủ tọa, đoàn thư ký hoặc thư ký cuộc họp. Sau đó, chủ tọa sẽ đọc diễn văn khai