(LUẬN văn THẠC sĩ) phân tích quy trình giao nhận hàng nhập nguyên container bằng đường biển tại công ty tnhh giao nhận vận tải tn​

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HỒ CHÍ MINH KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP NGUN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI T&N Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG Giảng viên hướng dẫn : ThS NGÔ NGỌC CƯƠNG Sinh viên thực MSSV: 1311142848 : BÙI THỊ HUYỀN HOANH Lớp: 13DQN09 TP Hồ Chí Minh, 2017 download by : skknchat@gmail.com iii LỜI CAM ĐOAN Tôi tên Bùi Thị Huyền Hoanh xin cam đoan số liệu, thông tin sử dụng Khóa luận tốt nghiệp đƣợc thu thập từ nguồn thực tế Công ty T&N, sách báo khoa học chuyên ngành (có trích dẫn đầy đủ theo qui định); Nội dung báo cáo kinh nghiệm thân đƣợc rút từ trình nghiên cứu thực tế Công ty TNHH Giao nhận Vận tải T&N không chép từ nguồn tài liệu, báo cáo khác Nếu sai sót Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm theo qui định Nhà Trƣờng Pháp luật Sinh viên (Ký tên, ghi đầy đủ họ tên) BÙI THỊ HUYỀN HOANH download by : skknchat@gmail.com iv LỜI CẢM ƠN Khóa luận tốt nghiệp việc quan trọng sinh viên trƣớc trƣờng Đây cơng việc ý nghĩa tạo hội cho sinh viên tìm hiểu kiến thức thực tế, giúp cho sinh viên có kinh nghiệm q trình tìm kiếm cơng việc phù hợp sau Đầu tiên, em xin gửi lời cám ơn chân thành đến tồn thể q thầy Khoa Quản trị kinh doanh trƣờng Đại học Công nghệ TPHCM giảng dạy truyền đạt kiến thức cho em suốt thời gian qua Với tận tâm bảo giúp đỡ quý thầy cô em có đƣợc kiến thức kinh nghiệm bổ ích cho thân Đặc biệt, em xin gửi lời cám ơn đến ThS NGÔ NGỌC CƢƠNG giảng viên hƣớng dẫn trực tiếp cho em trình em làm khóa luận tốt nghiệp Cơ dành nhiều thời gian để tận tình hƣớng dẫn em hồn thành khóa luận cách tốt Em xin chân thành cám ơn ban Giám Đốc Công Ty TNHH Giao nhận vận tải T&N quý cô chú, anh chị cơng ty tận tình giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt khóa luận Mặc dù có nhiều cố gắng việc nghiên cứu học tập gần năm trƣờng tháng tìm tịi học hỏi cơng ty, song thời gian có hạn, chƣa hiểu biết hết lĩnh vực kinh doanh xuất nhập nên khóa luận khơng tránh khỏi sai sót Em mong nhận đƣợc góp ý thầy cô giáo quý công ty, để em rút kinh nghiệm hiểu biết quy trình Một lần em xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN BÙI THỊ HUYỀN HOANH download by : skknchat@gmail.com v CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ tên sinh viên: BÙI THỊ HUYỀN HOANH MSSV: 1311142848 Khoá: 2013-2017 Thời gian thực tập: Từ ngày 10/04/2017 đến 10/06/2017 Bộ phận thực tập: Bộ phận nghiệp vụ Tinh thần trách nhiệm với công việc ý thức chấp hành kỷ luật ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Kết thực tập theo đề tài ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Nhận xét chung ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Đơn vị thực tập download by : skknchat@gmail.com vi CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - NHẬN XÉT GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN Họ tên sinh viên: BÙI THỊ HUYỀN HOANH MSSV: 1311142848 Khoá: 2013-2017 Thời gian thực tập: Từ ngày 10/04/2017 đến 10/06/2017 Bộ phận thực tập: Bộ phận nghiệp vụ Nhận xét chung ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Giảng viên hƣớng dẫn ThS Ngô Ngọc Cƣơng download by : skknchat@gmail.com vii Mục lục LỜI MỞ ĐẦU Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƢỜNG BIỂN 1.1 Dịch vụ giao nhận 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Đặc điểm dịch vụ giao nhận hàng hóa 1.1.3 Vai trò dịch vụ giao nhận 1.2 Cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động giao nhận 1.2.1 Nguồn luật quốc tế 1.2.2 Luật Việt Nam 1.2.3 Một số nguyên tắc giao nhận hàng hóa 1.3 Ngƣời giao nhận (Frieght Forwarder) 1.3.1 Khái niệm 1.3.2 Phạm vi dịch vụ cung cấp người giao nhận 1.3.3 Quyền nghĩa vụ người giao nhận 11 1.3.4 Vai trò chức người giao nhận 12 1.4 Các chứng từ 13 1.5 Quy trình giao nhận hàng hóa đƣờng biển theo lý thuyết 16 TÓM TẮT CHƢƠNG 19 Chƣơng 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI T&N 20 2.1 Khái quát chung công ty TNHH Giao nhận vận tải T&N 20 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 20 2.1.2 Chức lĩnh vực hoạt động 20 download by : skknchat@gmail.com viii 2.1.2.1 Chức công ty .20 2.1.2.2 Lĩnh vực hoạt động 21 2.1.3 Cơ cấu tổ chức .21 2.1.3.1 Sơ đồ cấu tổ chức 21 2.1.3.2 Chức phận .22 2.1.4 Tình hình hoạt động cơng ty từ năm 2016 đến năm 2017 23 2.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng nhập ngun container đƣờng biển công ty TNHH Giao nhận vận tải T&N 26 2.2.1 Quy trình giao nhận hàng nhập FCL đường biển công ty Giao nhận vận tải T&N 26 2.2.2 Phân tích quy trình thực nghiệp vụ giao nhận theo theo hợp đồng số 03/ 28 – TW/BD 27 2.2.2.1 Tìm kiếm khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng giao nhận hàng hóa nhập .28 2.2.2.2 Nhận chứng từ từ khách hàng kiểm tra chứng từ 29 2.2.2.3 Khai hải quan điện tử .35 2.2.2.4 Lấy lệnh giao hàng D/O 47 2.2.2.5 Nộp thuế nhập Làm thủ tục hải quan cảng 50 2.2.2.6 Nhận vận chuyển hàng kho khách hàng 54 2.2.2.7 Quyết toán bàn giao hồ sơ 56 2.3 Đánh giá quy trình giao nhận hàng FCL nhập công ty TNHH GNVT T&N .56 2.3.1 Ưu điểm 56 2.3.2 Nhược điểm 57 2.3.3 Nhân tố tác động 60 TÓM TẮT CHƢƠNG .62 Chƣơng 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG FCL NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH GNVT T&N 63 download by : skknchat@gmail.com ix 3.1 Định hƣớng công ty 63 3.2 Giải pháp 64 3.2.1 Giải pháp 1: Xây dựng hợp đồng dịch vụ giao nhận điểu chỉnh giá dịch vụ 64 3.2.2 Giải pháp 2: Hạn chế sai sót q trình nhận kiểm tra chứng từ 65 3.2.3 Giải pháp 3: Hạn chế sai sót khai báo Hải quan điện tử 67 3.2.4 Giải pháp 4: Linh hoạt khâu chuẩn bị tiền toán, giảm khả toán chậm khách hàng 69 3.2.5 Giải pháp 5: Đảm bảo an toàn khâu vận chuyển 71 3.3 Kiến nghị 73 TÓM TẮT CHƢƠNG 76 KẾT LUẬN 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 PHỤ LỤC CHỨNG TỪ 79 download by : skknchat@gmail.com x DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Chữ Từ viết tắt Chú thích A A/N Thơng báo hàng đến B B/L Vận đơn đƣờng biển C CA Chứng nhận kiểm định CFS Nơi thu gom hàng lẻ C/I Hóa đơn thƣơng mại C/O Giấy chứng nhận xuất xứ Cont Container C/Q Giấy chứng nhận chất lƣợng D D/O Lệnh giao hàng E EIR Phiếu xuất cont F FCL Hàng nguyên cont FIATA Liên đoàn Quốc tế Hiệp hội Giao nhận GNVT Giao nhận vận tải GTGT Giá trị gia tăng GVHD Giảng viên hƣớng dẫn HQĐT Hải quan điện tử HQGS Hải quan giám sát G H download by : skknchat@gmail.com xi HS Mã hàng hóa K KGM Kilogam L LCL Hàng lẻ M MTO Ngƣời kinh doanh vận tải đa phƣơng thức P P/L Phiếu đóng gói S Seal Dấu niêm phong T ThS Thạc sĩ THC Chi phí bến bãi TNHH Trách nhiệm hữu hạn TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh TTR Điện chuyển tiền UCP Các quy tắc thực hành thống tín dụng U chứng từ VIFFAS Hiệp hội Giao nhận kho vận Việt Nam VNACCS Hệ thống thông quan hàng hóa tự động X XNK Xuất nhập W WTO Tổ chức thƣơng mại giới   Chênh lệch giá trị V download by : skknchat@gmail.com 65 Cơng ty có bảng giá phù hợp với nhu cầu khách hàng Dự trù kết Tránh đƣợc rủi ro có tranh chấp xảy ra, tạo mối quan hệ tốt với khách hàng Với mức giá phù hợp đƣa cơng ty có nhiều khách hàng lợi nhuận đƣợc tăng cao 3.2.2 Giải pháp 2: Hạn chế sai sót q trình nhận kiểm tra chứng từ Cơ sở đề xuất giải pháp Nhƣ phân tích ta thấy cách kiểm tra chứng từ nhân viên giao nhận thủ công chƣa chuyên nghiệp dễ dẫn đến nhầm lẫn sai sót Nhân viên chứng từ cịn hạn chế kiến thức tiếng anh nên khó khăn việc đọc hiểu xác nội dung chứng từ Việc nhân viên kiểm tra chứng từ không kỹ để xảy sai sót dẫn đến nhiều thời gian phát sinh thêm số chi phí khơng mong muốn cần phải có giải pháp khắc phục kịp thời Mục đích Giảm sai sót kiểm tra chứng từ, nâng cao trình độ chun mơn nhân viên để thực quy trình đƣợc nhanh chóng Tiết kiệm chi phí thời gian chỉnh sửa chứng từ, tạo dựng hài lòng cho khách hàng Nội dung giải pháp Đầu tiên, lên kế hoạch thực bảng phân công công việc cụ thể rõ ràng cho nhân viên Cụ thể phịng hành phân cơng cơng việc vào cuối ngày thông qua mail cá nhân ngƣời, sau tổng hợp việc cần thực cho ngày Nhƣ tránh tình trạng việc ngƣời chồng chéo lên việc ngƣời khác tránh đùn đẩy trách nhiệm cho Ngoài ta phân chứng từ thành loại riêng biệt phân công ngƣời phụ trách loại chứng từ Điều giảm bớt chồng chéo công việc phận, giảm thời gian chuẩn bị kiểm tra chứng từ ngƣời phụ trách loại chứng từ tạo nên download by : skknchat@gmail.com 66 chun mơn hóa, có đƣợc kinh nghiệm việc kiểm tra phát lỗi sai chứng từ Tiếp theo, công ty nên mở lớp huấn luyện cách kiểm tra chứng từ cho nhân viên cách nhanh chóng xác Các buổi huấn luyện nên đƣợc tổ chức vào chiều thứ hàng tuần thứ cơng ty việc, quan nhà nƣớc hạn chế làm việc kéo dài đợt huấn luyện ba tháng Bên cạnh trang bị thêm số thuật ngữ tiếng anh chuyên ngành thông dụng cho nhân viên để nhân viên hiểu rõ nội dung chứng từ Sau cùng, công ty nên đƣa quy định kỷ luật nhân viên làm việc thiếu tập trung dẫn đến sai sót làm việc khen thƣởng nhân viên hoàn thành khóa huấn luyện tốt nhƣ đạt hiệu làm việc cao Việc giúp nhân viên tâm làm việc, có trách nhiệm với cơng việc góp phần nâng cao uy tín chất lƣợng công ty Điều kiện thực Các phịng ban phải tổng hợp cơng việc cần thực ngày cho phịng hành xếp trƣớc 17h ngày để phịng hành phân công công việc cho ngƣời vào ngày Công ty phải thuê đƣợc ngƣời vững chuyên môn nghiệp vụ có nhiều kinh nghiệm để tập huấn cho nhân viên công ty Chúng ta huấn luyện kiểm tra trình độ nhân viên thời gian tháng vào ngày thứ tuần, tổng thời gian dự kiến 12 buổi tập huấn, buổi phải trả chi phí 600.000đ Vậy tổng ngân sách cho việc huấn luyện 12 x 600.000 = 7.200.000đ Để việc huấn luyện đạt hiệu nhân viên phải biết lắng nghe, chịu khó học hỏi Bên cạnh để hạn chế sai sót thực giải pháp phải có hợp tác chặt chẻ công ty khách hàng, việc khách hàng cung cấp đầy đủ chứng từ cho nhân viên giao nhận Các nhân viên phải ký cam kết thực quy định cách nghiêm chỉnh download by : skknchat@gmail.com 67 Dự trù kết Thời gian kiêm tra chuẩn bị chứng từ đƣợc rút ngắn lại, đƣợc thực nhanh hơn, xác nhờ nhân viên đƣợc trang bị kỹ kiến thức Phân chia nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên lô hàng giúp tránh trƣờng hợp nhân viên lấy nhầm chứng từ lơ hàng khác Đảm bảo tính thống mặt nội dung chứng từ lô hàng, đồng thời phát kịp thời sai sót để có cách khắc phục Rút ngắn thời gian thực quy trình, tiết kiệm đƣợc thời gian di chuyển, tiết kiệm phí làm hàng Sau khóa học nhân viên tự tin chuyên môn nhƣ khả xem xét chứng từ tiếng anh Thể chuyên nghiệp nhân viên góp phần nâng cao uy tín danh tiếng cơng ty 3.2.3 Giải pháp 3: Hạn chế sai sót khai báo Hải quan điện tử Cơ sở đề xuất giải pháp Phần mềm khai hải quan điện tử công ty Thái Sơn cung cấp bị lỗi kỹ thuật trình thực lên tờ khai gây số trở ngại cho nhân viên chứng từ Mạng internet hay bị yếu, kết nối làm tốn nhiều thời gian cho việc truyền tờ khai đến quan tiếp nhận tờ khai Nội dung tờ khai doanh nghiệp định nên có điểm thiếu xác trung thực Nhân viên khơng tìm thấy mã hàng hóa nhân viên chứng từ áp mã HS cho mặt hàng, nhƣng thực tế mặt hàng hóa khơng nằm danh mục thuộc nhóm mã HS áp thuế Vì tốt nhiều thời gian cần khắc phục Mục đích Rút ngắn thời gian thực quy trình, giảm thiểu chi phí lại chỉnh sửa chứng từ sai sót hải quan bắt lỗi trả Hạn chế làm phiền đến khách hàng qua lại chỉnh sửa chứng từ nhiều lần download by : skknchat@gmail.com 68 Nội dung giải pháp Đầu tiên, kiểm tra định kỳ kiến thức liên quan đến việc lập tờ khai nhƣ nội dung tờ khai nhân viên chứng từ, tháng kiểm tra lần trƣởng phận nghiệp vụ ngƣời chịu trách nhiệm đánh giá chất lƣợng nhƣ kiến thức nhân viên Tiếp theo T&N nâng cấp toàn hệ thống máy tính cơng ty lắp thêm modem phát wifi để tăng cƣờng tốc độ mạng internet nhƣ tính ổn định hệ thống đƣờng truyền Hơn nữa, phân mềm khai hải quan điện tử công ty phần mềm Thái Sơn cung cấp đƣợc cập nhật phiên thƣờng xuyên, phía Thái Sơn có thơng báo, hay việc bảo dƣỡng phần mềm đƣợc công ty Thái Sơn hỗ trợ kiểm định tháng/1 lần Cuối nhân viên phận chứng từ đƣợc đƣa tập huấn để đƣợc đào tạo kỹ khai báo nhƣ cập nhật thông tin phần mềm khai hải quan quan Hải quan có thay đổi nội dung hay quy trình thực khai điện tử Điều kiện thực Công ty phải chuẩn bị ngân sách cho việc đầu tƣ thay đổi trang thiết bị, kinh phí dự trù cho việc thay đổi khoảng 30.000.000 vnđ Trƣởng phòng nghiệp vụ phải ngƣời am hiểu có kiến thức vững khai hải quan điện tử để giúp nhân viên hoàn thiện kỹ năng, kiến thức xử lý tình phát sinh lên tờ khai Công ty sử dụng phần mềm khai hải quan nhà cung cấp có uy tín nhƣ Thái Sơn, FPT,… Để gặp vấn đề phần mềm bên phía nhà cung cấp cho nhân viên đến công ty để xử lý lỗi Và việc bảo dƣỡng phần mềm hồn tồn miễn phí thời hạn bảo hành phần mềm Nếu hết bảo hành tháng bảo dƣỡng 200.000 vnđ download by : skknchat@gmail.com 69 Các thông tin nâng cấp phần mềm, hay quy định phủ phải đƣợc cập nhật cách sớm để giúp cơng ty hồn thiện khâu khai hải quan điện tử Dự trù kết Bƣớc khai hải quan đƣợc thực dễ dàng nhanh chóng nhờ đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm kiến thức vững chắc, rút ngắn đƣợc thời gian, tiết kiệm chi phí dịch vụ lại cho cơng ty, hạn chế trƣờng hợp sai sót thƣờng xảy Tờ khai đƣợc kiểm tra cách kỹ hơn, nhân viên không thời gian cho việc chỉnh sửa tờ khai Tránh đƣợc tình trạng áp mã HS nhầm, áp sai mã kéo theo nhiều hệ lụy: Truyền sửa tờ khai, nộp bổ sung xin hoàn thế, … chạy chạy lại để làm thủ tục sửa, dẫn đến thông quan chậm trễ… Cơng ty có phƣơng án dự phịng trƣờng hợp xấu xảy ra, giúp cho nhân viên không bị lúng túng giải tính Hồn thiện tốt khâu lên tờ khai HQĐT, cơng ty tự tin trình độ chun mơn, phát triển dịch vụ khai thuê hải quan 3.2.4 Giải pháp 4: Linh hoạt khâu chuẩn bị tiền toán, giảm khả toán chậm khách hàng Cơ sở đề xuất Đa số khách hàng quen cơng ty thƣờng chậm việc tốn dẫn đến rủi ro thuộc công ty gây ảnh hƣởng đến khả xoay vốn công ty Việc chuẩn bị tiền làm hàng không tốt gây thời gian làm chậm trình làm hàng, tốn nhiều chi phí lại nhiều lần Vì phải có biện pháp khắc phục để quy trình làm hàng nhanh gọn chuyên nghiệp Mục đích Rút ngắn thời gian quy trình, thu hồi tiền dịch vụ nhanh để phục vụ hoạt động khác công ty mà giữ đƣợc quan hệ tốt với khách hàng Tạo nên tính chun nghiệp cho cơng ty hạn chế tổn thất không mong muốn từ việc nhân viên giao nhận phải mang nhiều tiền mặt làm hàng download by : skknchat@gmail.com 70 Nội dung giải pháp T&N nên mở thêm tài khoản toán ngân hàng nƣớc ngân hàng nƣớc ngồi có Việt Nam nhƣ: ACB, Vietcombank, Viettinbank, Citibank, HSBC, Công ty nên dự trữ khoản tiền mặt định công ty, để giải nhanh số vấn đề toán cấp bách Các nhân viên thực lô hàng đƣợc cấp tài khoản để thuận tiện cho việc toán giao dịch hãng tàu, ngân hàng hay cảng T&N thỏa thuận với khách hàng khoản toán tiền mặt khoản đƣợc toán chuyển khoản Công ty nên thông báo cho khách hàng việc tốn tiền đƣợc cơng ty thu khoảng tuần sau T&N hoàn tất thủ tục hoàn thành việc bàn giao hàng hóa cho khách hàng Cơng ty TNHH GNVT T&N yêu cầu khách hàng ứng trƣớc 50% số tiền phí dịch vụ trƣớc giao hàng Viết cơng văn địi nợ khách hàng trả chậm, cho khách hàng trả đợt hết số nợ Điều kiện thực giải pháp Các điều kiện tốn cơng ty phải bàn bạc kỹ lƣỡng với khách hàng Nhân viên phận kinh doanh phải khôn khéo thuyết phục đƣợc khách hàng chấp nhận điều khoản tốn mà cơng ty đặt Phải đƣợc đào tạo kỹ thƣ tín giao dịch để viết cơng văn địi nợ mà khơng gây khó chịu ảnh hƣởng xấu đến mối quan hệ với khách hàng Các ngân hàng mà T&N mở tài khoản phải ngân hàng lớn có uy tín Ngân sách tiền mặt cơng ty chuẩn bị sẵn khoảng 400.000.000 vnđ Nhân viên giao nhận phải phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán Khi khách hàng toán tiền mặt, lơ hàng có giá trị lớn phải có download by : skknchat@gmail.com 71 nhân viên T&N đến công ty khách hàng để nhận tiền nhằm tạo an toàn tránh rủi ro Dự trù kết thực giải pháp Việc toán đƣợc tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian để thực tiếp khâu khác quy trình giao nhận Tiết kiệm đƣợc chi phí lại, tránh đƣợc nhiều sai sót liên quan đến tiền bạc, nhƣ đảm bảo uy tín cho việc tốn chi phí lại với khách hàng Tăng tính chuyên nghiệp cho dịch vụ công ty 3.2.5 Giải pháp 5: Đảm bảo an toàn khâu vận chuyển Cơ sở đề xuất giải pháp Cơng ty chƣa có đội xe vận tải nên thuê dịch vụ vận chuyển cơng ty vận tải Chính cơng ty phụ thuộc nhiều vào công ty Vì cơng ty vận tải chịu trách nhiệm vận chuyển nên T&N khó nắm bắt đƣợc tình trạng hàng hóa tình phát sinh q trình vận chuyển Mục đích Tiết kiệm thời gian chi phí giao hàng, tránh phụ thuộc vào cơng ty vận tải, chủ động theo dõi tình trạng hàng hóa q trình vận chuyển đến nơi khách hàng quy định, tạo hình ảnh chun nghiệp lịng khách hàng Nội dung giải pháp Trƣớc hết, công ty T&N cử nhân viên theo giám sát tình hình hàng hóa từ cảng đến kho riêng khách hàng cho lơ hàng cụ thể Nếu có vấn đề hƣ hỏng hay cố phát sinh báo trực tiếp cho công ty để đƣa cách khắc phục Công ty TNHH GNVT T&N cần phải hợp tác với cơng ty cho th xe uy tín đồng thời phải ký kết hợp đồng cụ thể để có thiệt hại khơng ảnh hƣởng đến bên cơng ty TNHH GNVT T&N download by : skknchat@gmail.com 72 Công ty TNHH GNVT T&N với đơn hàng tƣơng đối nhiều nên việc đầu tƣ đội xe vận tải riêng công ty để phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa cho khách hàng cần thiết Vì cơng ty thành lập hạn chế vốn, bên cạnh đơn hàng cơng ty đa số hàng lẻ nên T&N mua xe vận tải nhỏ phù hợp Điều kiện thực Công ty T&N cần chọn hãng xe có uy tín nhƣ SNP Tân Cảng, Tuấn Hiệp, Nguyễn Long… Công ty cần lên ngân sách cho việc đầu tƣ mua xe tải với chi phí khoảng 1.500.000.000 vnđ Các nhân viên vận tải giao nhận kết hợp chặt chẽ để đảm bảo tình trạng hàng hóa tốt phải biết rõ tính chất, đặc điểm hàng hóa để việc xếp hàng xe đƣợc hợp lý an toàn Dự trù kết Khâu vận chuyển đƣợc chuẩn bị cách kỹ lƣỡng có thể, với đội xe riêng cơng ty hàng hóa đƣợc giao cho khách hàng thời gian sớm nhất, điều khơng đem lại lợi ích cho cơng ty mà cịn cho phía khách hàng, đảm bảo cho q trình kinh doanh sản xuất họ, tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho cơng ty, có mối quan hệ tốt với khách hàng, từ uy tín cơng ty thị trƣờng giao nhận đƣợc nâng cao Bên cạnh đó, công ty tạo dựng đƣợc mối quan hệ tốt với hãng vận tải, giúp công ty đảm bảo thuê đƣợc xe vận tải thời gian địa điểm theo khách hàng yêu cầu hoàn thành tốt q trình giao nhận Có thể chi phí bỏ để thực giải pháp cao, nhƣng đổi lại uy tín, chất lƣợng hiệu cao, lâu dài mang lại kết kinh doanh tốt, nâng tầm thƣơng hiệu T&N thị trƣờng, điều mà T&N ln cố gắng phấn đấu để đạt đƣợc download by : skknchat@gmail.com 73 3.3 Kiến nghị Kiến nghi 1: Yếu tố thời gian yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chiến lược cạnh tranh công ty việc giành khách hàng Muốn rút ngắn đƣợc thời gian điều trƣớc tiên phải có phối hợp chặt chẽ phịng ban cơng ty Để làm đƣợc điều phận kinh doanh, phận kho vận, phận giao nhận phải thƣờng xuyên liên lạc trao đổi thông tin cho qua hệ thống mạng điện thoại, hệ thống mạng vi tính nội bộ,… Các phịng ban cần thƣờng xuyên tổ chức họp chung nhằm rút kinh nghiệm vấn đề phát sinh, thảo luận đƣa hƣớng giải khắc phục hiệu Các phịng ban có liên quan phải ln phối hợp với để đảm bảo hồn thành nhiệm vụ mình, nhiệm vụ chung tồn cơng ty cách tốt Cụ thể: Bộ phận giao nhận: phải nhanh chóng tiến hành làm thủ tục nhận hàng nhận đƣợc phiếu yêu cầu từ phận kinh doanh, nhằm tránh tình trạng tồn đọng cơng việc, nhân viên giao nhận cần thu thập đầy đủ thông tin lô hàng trƣớc làm thủ tục nhận hàng Đồng thời thƣờng xuyên liên lạc với phận kinh doanh công ty để thông báo tiến độ công việc nhƣ vƣớng mắc phát sinh, chủ động liên lạc với phận kho vận để giao hàng vào kho cho khách hàng Bộ phận kinh doanh phận kho vận: cần hỗ trợ tích cực cho phận giao nhận có hàng hóa cần nhận, phận kinh doanh phải thông báo sớm, làm phiếu yêu cầu kèm theo đầy đủ chứng từ liên quan đến lơ hàng gởi cho phịng giao nhận Bộ phận kho vận phải chuẩn bị, xếp phƣơng tiện vận tải nhận hàng kết hợp với nhân viên giao nhận đƣa hàng kho cho khách hàng cách nhanh an toàn Để tránh tình trạng thiếu phƣơng tiện vận tải chuyên chở hàng cao điểm công ty cần trang bị xe vận tải riêng, hạn chế phải thuê xe bên để tiết kiệm chi phí Ngồi cần ý đến khâu thơng quan cho hàng hóa (nhất hàng nhập khẩu) khâu nhiều thời gian Do để tiến hành thơng quan cho hàng download by : skknchat@gmail.com 74 hóa đƣợc nhanh chóng địi hỏi nhân viên giao nhận cần chuẩn bị hồ sơ hải quan cho đầy đủ, hợp lệ xuất trình theo quy định, đồng thời cần nắm vững qui trình, thủ tục nhận hàng bãi, cảng chứa hàng nhƣ qui định hành có liên quan Kiến nghị 2: Chi phí yếu tố quan trọng tạo nên thành công cho doanh nghiệp Do vậy, bên cạnh việc giao hàng cho khách hàng cách nhanh chóng phải thực điều với chi phí thấp Để giảm chi phí nhƣ đề cập cần chuẩn bị chứng từ cho thật xác Điều việc tránh đƣợc tiêu cực hải quan cịn khắc phục đƣợc tình trạng bị phạt áp mã hàng hóa sai Ngồi cần ý đến chi phí vận tải chiếm phần tƣơng đối lớn lơ hàng Do đó, để giảm chi phí vận tải trƣớc hết đội ngũ nhân viên giao nhận trang bị vững nghiệp vụ mà phải am hiểu công việc liên quan đến giao nhận Kiến nghị 3: Nâng cao dịch vụ khách hàng Tìm kiếm khách hàng công việc quan trọng nhƣng để trì mối quan hệ hợp tác lâu dài tạo nên phát triển bền vững, bên cạnh cạnh tranh gay gắt giá cả, chất lƣợng sản phẩm dịch vụ địi hỏi cơng ty cần phải đẩy mạnh dịch vụ chăm sóc khách hàng nữa, thƣờng xuyên điện thoại, gửi email cho khách hàng để tìm hiểu nhu cầu tới họ, báo bảng giá nhất, vào dịp lễ Tết gọi điện chúc mừng, tặng quà, đƣa chƣơng trình khuyến kỷ niệm ngày thành lập công ty hay dịp đặc biệt khác nhằm tạo dựng, trì mối quan hệ thân thuộc, lâu dài với khách hàng Phải linh động, biết cách ứng xử, giải thích với khách hàng khó khăn khách quan cản trở tiến độ công việc, thời gian công tác, lịch cách làm việc Hải quan để khách hàng hiểu, tránh phàn nàn sau Ngoài ra, thị trƣờng giao nhận vận tải ngày cạnh tranh cao, doanh nghiệp khác đà phát triển, T&N phải ngày hoàn thiện để nâng cao chất lƣợng dịch vụ, mở rộng quy mô công ty, mở rộng thị download by : skknchat@gmail.com 75 phần, nâng cao sức cạnh tranh để không bị lấn át doanh nghiệp ngành, để làm đƣợc điều cần phải tăng cƣờng công tác marketing, đƣa dịch vụ công ty quảng bá rộng rãi thị trƣờng, khách hàng tiềm Không ngừng nâng cao chất lƣợng dịch vụ, mở rộng, kết nối thêm mối làm ăn với hãng tàu Chúng ta tin làm tốt cơng việc khơng lâu sau cơng ty vƣơn lên phát triển mạnh mẽ nữa, bỏ xa nhiều đối thủ Kiến nghị 4: Tạo động lực làm việc cho nhân viên Công ty nên quan tâm đến đời sống vật chất tinh thần cán cơng nhân viên Vì nhân tố quan trọng tác động đến thái độ làm việc tích cực giữ đƣợc mối quan hệ thân thiết Tạo môi trƣờng làm việc thật thoải mái, không áp lực với việc đƣa sách khen thƣởng khuyến khích để tạo động lực cho nhân viên nổ lực hết mình, phấn đấu hồn thành tốt cơng việc ý định gắn bó lâu dài với cơng ty Theo tìm hiểu nhân viên cơng ty tốt nghiệp từ trƣờng đại học, cao đẳng danh tiếng nƣớc, nhiều kinh nghiệm công ty cần tận dụng tốt nguồn nhân lực công ty để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh Cụ thể tạo điều kiện nhiều cho cán công nhân viên đƣợc học tập nghiên cứu thông qua đợt thực tập ngắn hạn trung hạn nƣớc ngồi nhằm nâng cao trình độ ngoại ngữ, nghiệp vụ chuyên môn kỹ ngoại thƣơng Kiến nghị 5: Ưu tiên nguồn vốn để bổ sung, nâng cao sở vật chất công ty Đầu tƣ thêm trang thiệt bị đại cho văn phòng làm việc nhƣ máy photocopy, máy fax, máy scan số thiết bị đại khác hỗ trợ cho công việc Ƣu tiên, chuẩn bị nguồn vốn cho việc mua phƣơng tiện vận tải, kho bãi phấn đấu hoàn thành mục tiêu đặt vào năm 2020 có phƣơng tiện vận tải riêng, kho bãi chứa hàng riêng, tiết kiệm chi phí rút ngắn thời gian phải thuê phƣơng tiện ngoài, giành chủ động cơng việc, rút ngắn thời gian hồn thành tiến độ giao nhận, nhờ tăng lợi nhuận cho công ty Xây dựng hệ thống đại lý cảng nƣớc để giao nhận hàng tận nơi, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp download by : skknchat@gmail.com 76 TÓM TẮT CHƢƠNG Trên giải pháp mà thân em trình nghiên cứu quy trình giao nhận hàng nhập nguyên container đƣờng biển công ty TNHH GNVT T&N đề xuất để góp phần hồn thiện quy trình giao nhận Các giải pháp đƣợc đƣa tập trung vào hoàn thiện nâng cao hiểu quy trình giao nhận Nhìn chung, giao nhận lĩnh vực nghiêng mảng dịch vụ Do đó, yêu cầu đặt hoạt động giao nhận cẩn thận, khéo léo, tinh thần trách nhiệm cao tính hiệu Quy trình giao nhận đƣợc phía công ty xây dựng dựa vào thực tế công việc, khó thay đổi đƣợc Vậy nên địi hỏi nhân viên làm việc phải xác, cẩn thận có ý thức trách nhiệm cao Nhƣ hiệu quả, hiệu suất cơng việc cao Bên cạnh hỗ trợ quan chức năng, đặt biệt quan hải quan – quan có quan hệ trực tiếp với việc xuất nhập hàng hóa download by : skknchat@gmail.com 77 KẾT LUẬN Trƣớc cạnh tranh gay gắt chế thị trƣờng doanh nghiệp kinh doanh nói chung đơn vị hoạt động logistics nói riêng cần phải nỗ lực cố gắng để sớm thích nghi với chế mới, công ty TNHH GNVT T&N doanh nghiệp non trẻ nhƣng cố gắng thích nghi với chế đạt đƣợc hiệu cao hoạt động kinh doanh Cho đến nay, hoạt động kinh doanh công ty ổn định phát triển bƣớc, uy tín quan hệ kinh tế công ty hiệu kinh doanh ngày cao Điều thể lực tinh thần trách nhiệm đội ngũ cán nhân viên gắn bó đồn kết Lý thuyết tảng để sâu vào thực tế nhƣng sâu vào thực tế ta lại thấy kiến thức thực tế thật sâu rộng mênh mơng Vì vậy, q trình thực tập công ty em học hỏi đƣợc nhiều kinh nghiệm quý báu, em hiểu rõ điều đƣợc học, hình dung hoạt động giao nhận vận tải quốc tế nhận thấy rằng: so với lý thuyết, thực tế có nhiều cải cách đổi cho phù hợp tiện lợi cho hải quan ngƣời giao nhận Trong khóa luận tốt nghiệp em cố gắng đề cập tới vấn đề quy trình giao nhận hàng nhập kiến thức đƣợc tích lũy trƣờng kinh nghiệm thực tế từ q trình thực tập cơng ty Tuy nhiên kiến thức kinh nghiệm hạn chế nên viết khơng tránh khỏi sai sót, em mong đƣợc đóng góp ý kiến bảo thầy để khóa luận đƣợc hoàn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn hƣớng dẫn tận tình Ngơ Ngọc Cƣơng cô chú, anh chị Công ty TNHH Vận tải Giao nhận T&N giúp em hồn thành khóa luận download by : skknchat@gmail.com 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO Lý Văn Diệu, Nguyễn Việt Tuấn (2013) Giáo trình nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, NXB Kinh tế TP Hồ Chí Minh Phạm Mạnh Hiền (2012), Nghiệp vụ giao nhận vận tải bảo hiểm ngoại thương, NXB Lao động – Xã hội Võ Thanh Thu (2011), Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu, NXB Tổng hợp TP Hồ Chí Minh download by : skknchat@gmail.com 79 PHỤ LỤC CHỨNG TỪ STT DANH MỤC A Hợp đồng (Sales Contract) B Hóa đơn thƣơng mại (Commercial Invoice) C Vận đơn đƣờng biển (Bill of Lading) D Phiếu đóng gói (Packing List) E Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Orgin) F Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) G Tờ khai hải quan H Lệnh giao hàng (Delivery Order) I Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan download by : skknchat@gmail.com ... cơng ty từ năm 2016 đến năm 2017 23 2.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng nhập nguyên container đƣờng biển công ty TNHH Giao nhận vận tải T&N 26 2.2.1 Quy trình giao nhận hàng nhập FCL đường. .. 2: Phân tích quy trình giao nhận hàng nhập nguyên container đƣờng biển công ty TNHH Giao nhận vận tải T&N Chƣơng 3: Một số giải pháp kiến nghị nâng cao hiệu quy trình giao nhận công ty TNHH Giao. .. viên công ty download by : skknchat@gmail.com 26 2.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng nhập ngun container đƣờng biển công ty TNHH Giao nhận vận tải T&N 2.2.1 Quy trình giao nhận hàng nhập FCL đường