(TIỂU LUẬN) HOÀN THIỆN NGHIỆP vụ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN tại CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN vận tải TRƯƠNG GIA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI HỌ VÀ TÊN SINH VIÊN: PHAN THỊ KIM NGÂN MÃ SỐ SV: 1921005967 LỚP: CLC_19DTM07 ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI TRƯƠNG GIA BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH: Tháng4/Năm2022 0 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI HỌ VÀ TÊN SINH VIÊN: PHAN THỊ KIM NGÂN MÃ SỐ SV: 1921005967 LỚP: CLC_19DTM07 ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI TRƯƠNG GIA CHUYÊN NGÀNH: KINH DOANH QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ĐỒN NAM HẢI TP HỒ CHÍ MINH: THÁNG 4/ NĂM 2022 0 LỜI CAM ĐOAN “Tôi cam đoan báo cáo thực hành nghề nghiệp kết nghiên cứu, tìm hiểu riêng tơi, thực hướng dẫn khoa học Ths Nguyễn Thị Huyền, đảm bảo tính trung thực nội dung báo cáo Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm lời cam đoan này” 0 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Họ tên sinh viên: Phan Thị Kim Ngân Lớp: CLC_19DTM07 Khóa: 19 Khoa: Thương mại Trường: Đại học Tài Chính – Marketing Trong thời gian: từ 1/3/2022 đến 1/4/2022 Tại: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Giao Nhận Vận Tải Trương Gia Địa chỉ: Đường số 4, Phường Hiệp Bình Phước, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh Sau q trình thực tập đơn vị sinh viên, đơn vị có số nhận xét đánh sau: Về ý thức tổ chức kĩ luật Về tinh học tập Về quan hệ, lối sống Các nhận xét khác TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2022 Xác nhận đơn vị thực tập (Kí tên, ghi rõ học tên đóng dấu) 0 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên sinh viên: Phan Thị Kim Ngân Lớp: CLC_19DTM07 Khóa: 19 Khoa: Thương mại Trường: Đại học Tài Chính – Marketing Trong thời gian: từ 1/3/2022 đến 1/4/2022 Tại: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Giao Nhận Vận Tải Trương Gia Địa chỉ: Đường số 4, Phường Hiệp Bình Phước, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh Sau trình thực tập đơn vị, giáo viên hướng dẫn có đánh giá: Thực báo cáo thực tập: Đánh giá chung sau thực tập: TP Hồ Chí Minh, ngày tháng Giáo viên hướng dẫn (Kí ghi rõ họ tên) 0 năm 2022 LỜI MỞ ĐẦU Cùng với xu tồn cầu hóa kinh doanh quốc tế phát triển mạnh mẽ, hoạt động thương mại quốc tế ngày trở nên đa dạng, phong phú Trong xu kinh tế thị trường tạo cho doanh nghiệp nhiều hội khơng thách thức, khó khăn Để tồn phát triển đòi hỏi doanh nghiệp phải khơng ngừng đổi mới, hồn thiện cơng cụ quản lý kinh tế, nâng cao phương pháp kinh doanh để mở rộng sản xuất, thu lợi nhuận cao, tạo vị Lý chọn đề tài Với việc đẩy mạnh hoạt động ngoại thương kinh tế thị trường Việt Nam hoạt động xuất nhập diễn ngày phong phú đa dạng Các doanh nghiệp sản xuất ngày mong muốn đẩy mạnh xuất hàng hóa nước ngồi, đồng thời lượng hàng nhập khơng thua ngun liệu hay thành phẩm nước không đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng nước xuất thị trường nước Tuy nhiên số doanh nghiệp khơng có khả nghiệp vụ xuất nhập chưa vững tìm đến cơng ty dịch vụ giao nhận để thực thay mình, cầu tăng cung sẻ tăng Gắn liền với phát triển mối quan hệ thương mại quốc tế đời phát triển mạnh mẽ công ty cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải ngoại thương Vì việc cơng ty giao nhận đời vô cần thiết để giúp cho kinh tế ngoại thương Việt Nam ngày bạn bè quốc tế biết đến Mặc dù gia nhập ngành Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trương Gia bước hoàn thiện cố hoạt động kinh doanh, chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ Tuy nhiên, để vươn cao xa tình hình cạnh tranh gay gắt nay, Công ty cần phải có giải pháp thực tế, linh hoạt nhạy bén Câu hỏi đặt : quy trình giao nhận vận tải hàng hóa ngoại thương Cơng ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trương Gia thời gian qua sao? Có điểm mạnh, điểm yếu gì? Giải pháp để hồn thiện quy trình hoạt động giao nhận hàng nhập nguyên container thời gian tới? Xuất phát từ yêu cầu đó, thời gian thực tập Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trương Gia em định chọn đề tài “Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập nguyên 0 container đường biển Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trương Gia” Đề tài tập trung vào giải pháp hồn thiện quy trình hoạt động giao nhận hàng nhập nguyên container (FCL) Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trương Gia Đưa nhìn khách quan điểm mạnh điểm yếu cơng ty để đóng góp ý kiến cách đưa giải pháp, kiến nghị nâng cao hiệu quy trình hoạt động giúp cơng ty ngày phát triển vững mạnh đạt kết kinh doanh cao Mục tiêu nghiên cứu: Tìm hiểu chuyên sâu, phân tích cơng việc phải làm nhập hàng nguyên container công ty Đồng thời đánh giá điểm mạnh, điểm yếu thực trạng thực giao nhận quý công ty Đề xuất kiến nghị, mong muốn góp phần nâng cao cơng tác thực giao nhận hàng nhập công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu:  Đối tượng nghiên cứu: Quy trình khai báo hải quan điện tử hàng hóa xuất chỗ cơng ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Giao Nhận Vận Tải Trương Gia Phạm vi nghiên cứu:  - Về mặt thời gian: Tại em bổ trợ nhiều kiến thức cịn thiếu sót, tìm hiểu vấn đề xung quanh nghiệp vụ giao nhận hàng nhập nguyên container từ năm 2019 đến định hướng phát triển đến năm 2023 công ty - Về mặt không gian: Nghiên cứu thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng nhập nguyên container công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Giao Nhận Vận Tải Trương Gia Bố cục: Ngoài lời mở đầu kết luận, báo cáo Thực hành nghề nghiệp gồm có: Chương 1: Giới thiệu tổng quan Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trương Gia Chương 2: Quy trình hoạt động giao nhận hàng nhập nguyên container đường biển Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trương Gia 0 Chương 3: Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập nguyên Container đường biển Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trương Gia 0 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN GIAO NHẬN VẬN TẢI TRƯƠNG GIA .13 1.1 Lịch sử hình thành phát triển .13 1.2 Chức năng, nhiệm vụ lĩnh vực hoạt động Công ty 13 1.2.1 Chức 13 1.2.2 Nhiệm vụ 13 1.3 Lĩnh vực hoạt động, sứ mệnh, tầm nhìn cơng ty 13 1.4 Cơ cấu tổ chức Công ty .15 1.4.1 Sơ đồ tổ chức nhận công ty: 15 1.4.2 Chức phòng ban: 15 1.5 Tình hình kết hoạt động kinh doanh từ 2018 đến T6/2020 17 1.6 Định hướng phát triển công ty thời gian tới .20 CHƯƠNG 2: HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI TRƯƠNG GIA .21 2.1 Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng nhập nguyên container đường biển công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trương Gia 21 2.2 Diễn giải sơ đồ nghiệp vụ 22 2.3 Đánh giá quy trình thực nghiệp vụ 27 2.3.1 Điểm mạnh 27 2.3.2 Điểm yếu 28 CHƯƠNG 3: HỒN THIỆN QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TRƯƠNG GIA 29 3.1 Tóm tắt mục tiêu phương hướng phát triển công ty 29 3.1.1 Mục tiêu .29 3.1.2 Phương hướng phát triển chung 29 3.2 Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập đường biển 29 3.2.1 Nhân lực 29 0 3.2.2 Mở rộng quy mô công ty 31 3.2.3 Cải tiến cở sở hạ tầng 31 3.2.4 Thâm nhập mở rộng thị trường .31 3.2.5 Tối thiểu hóa chi phí 32 KẾT LUẬN CHUNG 10 0 CHƯƠNG 2: HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI TRƯƠNG GIA 1.7 Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng nhập nguyên container đường biển công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trương Gia Nh ận mail ch ứng t ( pre-alent) ( Công ty seẽ nh ận ch ứng t t Khách hàng) ki ểm tra kyẽ nội dung chứng (2) Lầấy lệnh hãng tàu (3) Khai báo hải quan điện tử (4) Nh ận kếất qu ảphần luôầng nộp thuếấ (4.2) thuế (4.2) Luôầng vàng (kiểm tra thuếấ ) Luôầng vàng (kiểm tra (4.1) Luôầng xanh ( thông quan) Đăng ký mở tờ khai hải quan Kiểm hóa Lầấy container giao hàng cho khách Trả container rơẽng lầấy cược container ( nếấu có) L ưu hơầ sơ gom trả bct cho khách Hình 2.3: Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng nhập nguyên container đường biển Công ty Trương Gia 21 0 1.8 Diễn giải sơ đồ nghiệp vụ Hoàn thành việc đàm phán, thương lượng giá cả, trách nhiệm hai bên, thời gian thực phương thức toán Cuối cùng, hai bên ký kết hợp đồng dịch vụ Bước 1: Nhận mail chứng từ (pre-alert) (Công ty nhận chứng từ từ Khách hàng) kiểm tra kỹ nội dung chứng từ Sau chốt lô hàng với khách hàng (K/H), nhân viên kinh doanh (Sale) chuyển file in chứng từ chuyển cho nhân viên giao nhận (OPS) để kiểm tra thông tin Trong số trường hợp, khách hàng gửi chứng từ mà không gửi file mềm Nhân viên kinh doanh nhân viên giao nhận tạo hồ sơ (Jobfile) cho lô hàng Kiểm tra kĩ thông tin chứng từ: bước khơng khó, hữu ích cho bước sau quy trình làm hàng nhập forwarder - Sales Contract (Hợp đồng mua bán): Kiểm tra số, ngày hợp đồng, phương thức tốn, điều kiện giao hàng, thơng tin hàng hóa… - Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Kiểm tra số, ngày invoice, điều kiện giao hàng, đơn giá, trị giá… - Packing list (Chi tiết đóng gói): Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số kiện, cách đóng gói - Bill of Lading (Vận đơn): Kiểm tra số, ngày nơi phát hành, tên tàu, số chuyến, số cont, chì, trọng lượng … Lưu ý xem có B/L gốc khơng, hy surrender / telex released - Arrival notice (Giấy báo hàng đến) - C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ), có: cần kiểm tra kỹ có CO ưu đãi đặc biệt mẫu D, E có liên quan trực tiếp đến ưu đãi thuế - Giấy giới thiệu công ty chủ hàng (thường gửi sau, hồ sơ giấy) Kiểm tra chéo số liệu chứng từ, chẳng hạn: đơn giá Hợp đồng Invoice, lượng hàng Hợp đồng, Packing List, B/L Hồ sơ chưa đầy đủ hợp lệ nếu: chứng từ không đầy đủ, thiếu thông tin chứng từ, thông tin chứng từ không khớp Nếu hồ sơ đủ số lượng chứng từ, đủ thông tin cần thiết (để lên tờ khai hải quan), thông tin chứng từ khớp nhau, chứng từ coi đầy đủ hợp lệ 22 0 Nếu chứng từ thiếu chưa hợp lệ, nhân viên giao nhận báo nhân viên kinh doanh đề nghị khách hàng bổ sung chỉnh sửa đến đầy đủ Lưu ý: bước cần thực sớm, sau nhận file chứng từ, không chờ đến lúc lên tờ khai kiểm tra Như khách hàng biết có thời gian để kịp bổ sung chỉnh sửa Tra cứu mã HS: Với khách hàng mới, loại hàng mới, cần tìm hiểu kĩ lưỡng thơng tin tên hàng, cơng dụng, tính chất, chất liệu, loại hàng (đề nghị khách hàng cung cấp tờ khai trước đây, tra cứu mạng ) Mục đích để xác định mã HS mơ tả hàng hóa xác Với khách hàng truyền thống, cần kiểm tra lại mã HS xem phù hợp không Làm biên giao hàng để sau giao cho nhà xe (2 bản), kẹp vào Jobfile  Bước 2: Lấy lệnh hãng tàu / Forwarder (FWD) Ứng tiền làm hàng: Gọi điện gởi mail trước cho hãng tàu để hỏi phí lấy lệnh, tiền cược cont, lô hàng đủ điều kiện phát lệnh chưa Nếu bên vận tải biển FWD cầm giấy giới thiệu giấy báo hàng đến, bill gốc (nếu có) lên lấy D/O, đóng tiền mặt chuyển khoản chuyển khoản làm bước  Bước 3: Khai báo hải quan điện tử Khai báo hải quan phần mềm khai hải quan, sau kiểm tra chứng từ xong nhập liệu vào hệ thống ECUS5 VINACCS Kiểm tra lại tờ khai phần mềm để đảm bảo nội dung xác: * Lưu ý: tiêu chí khơng phép sửa tờ khai (Cần kiểm tra cẩn thận) - Tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã nước - Mã loại hình, quan hải quan, phân loại cá nhân/tổ chức, mã phận xử lý tờ khai, mã hiệu phương thức vận chuyển, số ngày B/L, số cont, chì, ngày hàng đến, tên tàu, số chuyến, địa điểm dỡ hàng, địa điểm xếp hàng, số lượng kiện, trọng lượng hàng, mã địa điểm lưu kho, số lượng Container - Số ngày Invoice, phương thức toán, điều kiện giao hàng, phân loại hình thức hóa đơn, mã phân loại giá hóa đơn, mã đồng tiền hóa đơn, tổng trị giá hóa đơn, mã phân loại khai trị giá, phí vận chuyển bảo hiểm (nếu có), người nộp thuế, mã xác định thời hạn nộp thuế, phân loại đính kèm (đối với hàng FCL) 23 0 - Đối với hàng có C/O phải nhập số ngày C/O vào phần ghi tờ khai Nhập danh sách hàng: tên hàng, HS code, xuất xứ, lượng, đơn vị tính, đơn giá hóa đơn, mã biểu thuế nhập khẩu, mã biểu thuế VAT - Sau nhập kiểm tra liệu đầy đủ bấm ghi để lưu thơng tin Tự tính số thuế phải nộp file excel, gồm thuế nhập khẩu, VAT Nếu khớp kết (hoặc sai số nhỏ, 100 đồng) thực bước tiếp theo, chưa khớp kiểm tra lại tờ khai thuế đơn giá, trị giá, điều chỉnh liệu cần thiết Phụ trách phận giao nhận khác kiểm tra (độc lập) lại toàn tờ khai để đảm bảo nội dung tờ khai xác Khi thấy thơng tin chưa rõ ràng đầy đủ u cầu người khai giải thích rõ ràng Nếu thấy ổn hồn tất việc kiểm tra Trường hợp người chưa trí báo cáo cấp để hướng dẫn xử lý Sau người (người khai người kiểm tra) thấy nội dung tờ khai chuẩn chỉnh chuyển sang bước tiếp - Gửi tờ khai in thử cho khách hàng kiểm tra xác nhận Bổ sung, chỉnh sửa tờ khai theo yêu cầu khách hàng, thấy yêu cầu hợp lý Trong trường hợp thấy yêu cầu khách hàng chưa hợp lý, chẳng hạn mã HS không xác để mức thuế suất thấp, nhân viên giao nhận cần giải thích rõ phương án, để khách hàng định  Bước 4: Nhận kết phân luồng nộp thuế Truyền tờ khai nhận kết phân luồng từ hệ thống Tùy theo tờ khai phân luồng mà tiến hành bước tiếp theo: - Luồng xanh: chờ khách hàng nộp thuế để thông quan lấy hàng - Luồng vàng: in tờ khai kẹp chứng từ nộp cho hải quan kiểm tra hồ sơ Nhân viên làm trường phải đọc hồ sơ, trao đổi với người lên tờ khai để nắm thông tin lô hàng, để chủ động giải thích hải quan hỏi - Luồng đỏ: Hải quan vừa kiểm tra hồ sơ vừa kiểm tra thực tế hàng hóa Cần hiểu rõ lô hàng, hỏi khách hàng xem hàng hóa thực tế có chuẩn chỉnh khơng, có nhãn mác đầy đủ khơng, quy cách đóng gói đơn vị, đặc điểm, tính chất, cơng dụng… nào, để có phương án kiểm hóa thích hợp Khi kiểm hóa, lưu ý mang theo số dụng cụ cần thiết như: seal (chì niêm phong), dao rạch giấy, băng dính - Nộp thuế nhập VAT - Sau có kết phần luồng, gửi khách hàng file tờ khai để nộp thuế Lưu ý: email, phải hướng dẫn khách hàng thông tin nộp thuế 24 0 - Cơ quan quản lý thu - Số tờ khai kho bạc - Tên kho bạc Lưu ý: khách hàng ghi 11 chữ số tờ khai giấy nộp thuế Trường hợp khách hàng nhờ cơng ty bạn nộp thuế giúp, đề nghị họ chuyển tiền, nộp thuế giúp họ Điền thông tin vào giấy nộp thuế, kiểm tra cẩn thận tất thông tin trước nộp cho ngân hàng/kho bạc Trước ký nhận giấy nộp thuế gốc từ ngân hàng, kiểm tra lần thông tin để đảm bảo tính xác Nộp thuế (nộp xong chờ vài phút check xem thuế vào hay chưa để xử lí, Link check https://www.customs.gov.vn/SitePages/TraCuuNopThue.aspx) nhập mã số thuế số tờ khai để kiểm tra  Bước 5: Đăng kí mở tờ khai hải quan Chuẩn bị hồ sơ hải quan bao gồm: - Tờ khai hải quan điện tử: (in từ phần mềm) - Commercial Invoice: có chữ ký Giám đốc đóng dấu doanh nghiệp - Packing List: có chữ ký Giám đốc đóng dấu doanh nghiệp - Vận đơn: có chữ ký Giám đốc đóng dấu doanh nghiệp - Giấy đăng kí kiểm tra chuyên ngành: gốc (nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành) - C/O: gốc (nếu có) - Ngồi cần chuẩn bị sẵn chứng từ khác: + Cầm hồ sơ đến bàn hải quan phân công để phân công cán kiểm tra hồ sơ + Nộp hồ sơ tới Hải quan phân công kiểm tra hồ sơ + Hải quan tiếp nhận kiểm tra chứng từ: + Nếu hồ sơ đầy đủ chuẩn chỉnh, hải quan đồng ý cho hàng thông quan đem bảo quản 25 0 + Nếu hồ sơ cần bổ sung chỉnh sửa cần thêm thơng tin người làm trường liên hệ văn phòng để trợ giúp, văn phòng cập nhật hồ sơ lên hệ hệ thống thơng quan điện tử V5 + Nếu văn phịng khơng có người trợ giúp phải trực tiếp quay văn phòng thực (rất ngại trường hợp này) - Hải quan trả lại: tờ khai hải quan điện tử thông quan, cho phép đưa hàng kho bảo quản Bạn lấy phản hồi từ phần mềm in tờ khai từ máy tính - Nộp khoản phí cần thiết: lệ phí tờ khai  Bước 6: Kiểm hóa (luồng vàng, luồng đỏ) Sau tờ khai mở tờ khai lô hàng phân luồng hàng luồng đỏ nên phải tiến hành làm kiểm hóa Các bước làm kiểm hóa cụ thể sau: - In EDO hãng tàu đóng dấu doanh nghiệp lên EDO để in phiếu cắt seal đăng ký hạ cont xuống tầng để chuẩn bị kiểm hóa - Khi biết tên cơng chức Hải quan thực kiểm hóa lơ hàng đến hẹn, nhân viên giao nhận đến bãi kiểm hóa tìm cont, liên lạc với cán kiểm hóa xuống bãi, gọi nhân viên cắt seal mở cửa cont (có chứng kiến cơng chức Hải quan ), lấy hàng khỏi cont theo mức định Khi Hải quan kiểm tra mức quy định mà thấy hàng hóa thơng tin, số lượng, chất lượng khai báo kết thúc kiểm tra, không mức độ kiểm tra tăng lên Kết thúc kiểm tra, hải quan thông quan tờ khai hệ thống Doanh nghiệp chủ động tra thông quan qua web tra mã vạch "https://pus.customs.gov.vn" lên hệ thống ECUS5 VNACCS để lấy tờ khai thông quan  Bước 7: Lấy container giao hàng cho khách Hàng Cảng SPITC, theo lệnh hãng tàu dùng lệnh EDO photo, mail photo, tờ khai thông quan tờ khai mã vạch để lấy cont hạ rỗng theo quy định Vì vậy, nhà xe cho xe vào cảng chở hàng đến địa điểm giao hàng mà cơng ty khách u cầu, trình biên giao hàng cho chủ hàng kí tên, lúc có hai mà chủ xe giữ lại để trình lại nhân viên giao nhận, gửi cho chủ hàng  Bước 8: Trả lại container rỗng lấy cược cont (nếu có) Tài xế mang container trả địa điểm mà hãng tàu quy định EDO mail hạ rỗng, điều độ Depot xác nhận tình trạng container vào phiếu hạ rỗng 26 0 Tài xế tiến hành giao phiếu hạ rỗng để nhân viên giao nhận tiến hành tới hãng tàu, lấy lại tiền cược Những giấy tờ xuất trình để lấy tiền cược: - Phiếu thu tiền cược container - Phiếu hạ container rỗng - Giấy giới thiệu  Bước 9: Gom hồ sơ trả chứng từ cho khách Sau hồn tất cơng việc giao nhận trên, nhân viên giao nhận phải báo cáo kết thực thương vụ tốn tồn chi phí tạm ứng với phận kế tốn Cơng ty Nội dung bảng tốn sở để cơng ty tốn lại với chủ hàng Cơng ty gửi cho chủ hàng bảng toán (Debit Note) với hóa đơn, biên lai… làm chứng từ tốn Trong vòng 15 ngày kể từ ngày gửi chủ hàng khơng có khiếu nại coi chấp thuận bảng tốn cho cơng ty theo thỏa thuận hợp đồng Nếu có tổn thất xảy ra, công ty TNHH Trương Gia lập văn ghi nhận tổn thất, biên giám định Thay mặt khách hàng liên hệ với người chuyên chở công ty bảo hiểm để giải khiếu nại có liên quan đến hàng hóa * Lưu ý: Trả kết kiểm tra chuyên ngành (nếu có) - kết thúc quy trình làm hàng nhập dịch vụ giao nhận hàng hóa đường biển: Trong số trường hợp, hàng cần kiểm tra chuyên ngành (ví dụ: kiểm dịch, đăng kiểm, an toàn thực phẩm ) tạm giải phóng kho riêng bảo quản Khi đó, nhân viên trường theo dõi tiến độ hoàn thành giấy kiểm tra chất lượng, lưu ý hạn nộp (trong vịng 30 ngày) Sau có giấy kiểm tra chất lượng, nộp cho hải quan để thông quan tờ khai gửi tờ khai thông quan cho khách hàng 1.9 Đánh giá quy trình thực nghiệp vụ 1.9.1 Điểm mạnh Đầu tiên, Công ty thực quy trình nhập hàng nguyên Container đường biển theo yêu cầu nhà nước nói chung quy định Tổng Cục Hải Quan nói riêng Cơng ty xây dựng quy trình nhập hàng hóa hợp lý, đầy đủ việc hướng dẫn thực thể chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu Các khâu quy trình phân chia rõ ràng, hợp lý, có tính khoa học hiệu cao Gói dịch vụ cơng ty thực bao gồm tất khâu hoạt động xuất nhập đáp ứng nhu cầu khác khách hàng Khi xảy thay đổi, bổ sung quy trình giao nhận, công ty cập nhật kịp thời tới đội ngũ nhân viên 27 0 Đội ngũ nhân viên trẻ trung, động, giàu kinh nghiệm nhiệt tình công việc Đội ngũ lãnh đạo nhân viên cơng ty có tinh thần đồn kết tốt, sẵn sàng hỗ trợ lẫn công việc để mang lại dịch vụ tốt cho khách hàng Nhờ hàng hóa giao nhận cách nhanh tiết kiệm nhiều chi phí, giúp cho cơng ty có khả cạnh tranh với cơng ty giao nhận khác,… Cơng ty TNHH Trương Gia có nhiều sách đãi ngộ nhân viên, ln tạo nhiều điều kiện để nhân viên tích lũy kinh nghiệm, tham gia lớp bồi dưỡng nâng cao kiến thức giúp cho nhân viên ngày nhạy bén giải công việc Hiện công ty mở rộng quan hệ với công ty dịch vụ kho vận, hãng tàu nước quốc tế, điều giúp cơng ty xếp hồn thiện cơng việc mà khách hàng u cầu cách tốt Và sở để cơng ty dần hồn thiện quy trình giao nhận hàng nhập Nhân viên công ty đa phần đến từ trường đại học, cao đẳng danh tiếng với kiến thức chuyên ngành nắm tương đối vững, kỹ mềm tốt, từ phát huy mạnh công ty cách hiệu góp phần nâng cao suất hoạt động công ty chất lượng dịch vụ Văn phịng cơng ty trang bị thiết bị máy móc đại như: máy vi tính, máy fax, máy copy, máy scan, máy in, thuận tiện sử dụng kịp thời 1.9.2 Điểm yếu Hiện nay, giao thông lưu thơng thành phố Hồ Chí Minh ln mang lại khó khăn cho nhân viên giao nhận, trường, chi phí gửi xe tốn khơng rủi ro tham gia giao thông đường Đối với giai đoạn thỏa thuận dịch vụ với khách hàng: Cơng ty gặp khó khăn việc liên hệ thỏa thuận giá dịch vụ với khách hàng Bên cạnh đó, cơng ty chưa có đủ xe vận tải nên đơi nhập lơ hàng nhiều container bình thường phải liên hệ với bên thứ ba để vận chuyển hàng kho cho khách gia hạn thêm thời gian bãi cont từ giá dịch vụ tăng so với số công ty khác Cơng ty khó khăn thương lượng giá với khách hàng Đối với giai đoạn nhận kiểm tra chứng từ: Gặp khó khăn việc nhận kiểm tra chứng từ: Khách hàng giao thiếu chứng từ không kịp thời bổ sung chứng từ cần thiết, dẫn đến việc nhân viên chậm trễ kiểm tra chứng từ công việc liên quan đến chứng từ Bên cạnh việc chứng từ sai sót, khơng với u cầu thiếu chữ ký, thiếu mộc Nhân viên chứng từ phải liên hệ lại với khách hàng chờ phản hồi từ khách nên kéo dài thời gian làm hàng cho khách, chậm tiến độ làm hàng thêm nhiều chi phí Mỗi bước phận khác thực nên có vấn đề phát sinh, phải liên hệ, chờ phận khác giải dẫn đến thời gian chờ đợi Có sai sót nhỏ dẫn đến hậu lớn nhân viên Cơng ty áp mã thuế hay tính 28 0 sai giá thuế, điều làm chậm tiến độ trình giao nhận hàng, nghiêm trọng khách hàng nhận Nhiều chi phí phát sinh tăng cao q trình giao nhận hàng hóa, để tiến hành thơng quan hàng nhập khẩu, thường có chi phí phát sinh để q trình thơng quan tiến hành nhanh Những chi phí cơng ty chịu toán với khách hàng cộng thêm vào phí dịch vụ, nhiên khách hàng thân thuộc họ biết rõ, cịn khách hàng cơng ty phải phân tích rõ ràng Dẫn đến việc toán diễn chậm trễ, ảnh hưởng đến doanh thu công ty 29 0 CHƯƠNG 3: HỒN THIỆN QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH TRƯƠNG GIA 1.10 Tóm tắt mục tiêu phương hướng phát triển công ty 1.10.1 Mục tiêu Với vai trị cơng ty Logistics, Trương Gia đề mục tiêu phương hướng tương lai: • Càng ngày mở rộng thị trường hướng tới cơng ty tồn quốc ngồi nước • Duy trì mối quan hệ với đối tác • Nâng cao hiệu hoạt động phương hướng phát triển hoạt động giao nhận vận tải 1.10.2 Phương hướng phát triển chung Trong thời gian tới công ty đưa số phương hướng để phát triển hoạt động giao nhận, vận tải: • Đào tạo đội ngũ nhân viên chứng từ chuyên nghiệp • Khai thác triệt để lực nhân viên • Tìm kiếm thêm nguồn khách hàng tiềm cơng ty xuất nhập • Tiếp hồn thiện quy trình làm chứng từ hải quan nhanh chóng xác 1.11 Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập đường biển 1.11.1 Nhân lực  Tuyển dụng bổ sung nguồn nhân lực Tuyển chọn nhân viên nghiệp vụ chun mơn để dễ dàng thích nghi với môi trường làm việc Hạn chế tuyển chọn nhân viên trái ngành để tránh thời gian chi phí đào tạo nghiệp vụ - Phối hợp chức phịng ban nhằm xác định thơng tin cách xác hiệu - Nhân viên giao nhận đòi hỏi phải trau dồi ý thức trách nhiệm hàng hóa Trong trường hợp phải làm tốt nhiệm vụ mình, trường hợp nằm phạm vi trách nhiệm có sai sót nghiệp vụ, có nguy tổn thất hàng hóa phải có biện pháp kịp thời để ngăn chặn Điều làm khách hàng đánh giá cao trách nhiệm làm việc công ty 30 0 - Tạo hội đào tạo, làm việc môi trường động mức lương tương xứng với nhân viên, điều nhằm thu hút nhân tài vào làm việc cho công ty - Công ty cần thường xuyên tổ chức khóa học nghiệp vụ ngoại thương, toán quốc tế, giao tiếp với khách hàng, đào tạo thêm pháp luật cho nhân viên kinh doanh - Tạo điều kiện cho nhân viên nắm bắt kịp thời sách , cải cách luật pháp liên quan đến hoạt động ngành, thủ tục Hải quan, hàng hóa cấm xuất nhập khẩu, quy định giao nhận, vận tải hàng nội địa  Đào tạo, nâng cao phát triển trình độ tay nghề cho nhân viên - Đào tạo lúc bắt đầu nhận việc: Nhân viên vào làm việc chưa nắm cơng việc cụ thể mà phải thực Do đó, việc áp dụng đào tạo kèm cặp, hướng dẫn chỗ phù hợp Cách thức tổ chức đơn giản q trình thực cơng việc nhân viên quan sát, ghi nhớ, học tập thực công việc theo cách mà người hướng dẫn bảo Đối với công việc giao nhận thường nhân viên phải làm việc với nhiều hồ sơ xuất nhập khẩu, quy trình thủ tục hải quan khác nên việc dẫn cách cặn kẽ cụ thể cách khai hồ sơ quy trình thủ tục hải quan giúp cho nhân viên nhanh chóng tiếp cận cách thức làm việc phải thực cơng việc sau - Đào tạo nhân viên làm việc: Hình thức đào tạo vừa làm vừa học, công ty nhân viên luân chuyển qua nhiều chức danh, phận công việc khác khoảng thời gian để nhằm hiểu biết tổng quát công việc nhân viên khâu trước sau nên họ có điều kiện tạo nhiều thuận lợi cho nhân viên khâu trước sau hồn thành cơng việc cách tốt Ngược lại nhân viên khâu trước, sau hiểu công việc nhân viên khâu khác tạo nên phối hợp nhịp nhàng ăn ý nhân viên, gắn kết công việc nhân viên trở thành chuỗi mắc xích hỗ trợ tích cực cho nhằm mang lại giá trị cao cho khách hàng, làm tăng khả cạnh tranh công ty Mặt khác, việc tạo nhóm làm việc luân chuyển cách hợp lý giúp cho nhân viên tránh tình trạng đơn điệu, nhàm chán công việc Đồng thời phương pháp giúp cho công ty tránh tình trạng người có q nhiều cơng việc để làm, người lại khơng có việc dễ gây nên lãng phí nguồn nhân lực Nó 31 0 cịn giúp cho cơng ty chủ động việc bố trí nhân viên thay có nghỉ việc nhân viên khác 1.11.2 Mở rộng quy mô công ty Hiện Cơng ty có kế hoạch mở rộng mơ hình kinh doanh, đầu tư thêm kho bãi, xe tải vận chuyển hàng kho khách, tàu hàng container, tàu hàng rời, dịch vụ môi giới tàu hàng rời, đầu tư cảng sơng Tìm kiếm thêm đối tác mới, cần có đội ngũ chun tìm hiểu chăm sóc khách hàng để tạo khác biệt cạnh tranh với đối thủ ngành Cần có thêm nhiều buổi huấn luyện vào cuối tuần, thơng qua trau dồi thêm trình độ chun mơn đội ngũ nhân viên, khuyến khích thi đua phịng ban thơng qua doanh số đạt được, tăng mức thưởng hàng năm 1.11.3 Cải tiến cở sở hạ tầng Để đáp ứng nhu cầu khách hàng để chủ động việc thực hợp đồng giao nhận cơng ty cần đầu tư vào đội xe Khi cơng ty có đội xe làm tăng doanh thu công ty, tiết kiệm thời gian giảm chi phí đáng kể cho công ty Hiện nay, website Công ty hoạt động chưa hiểu cao Trong Website Công ty cần có thêm thơng tin để hỗ trợ cho khách hàng thông tin liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, tư vấn quy trình xuất nhập Để thực chun mơn hóa nghiệp vụ giao nhận phận xử lý thơng tin phận nghiệp vụ phối hợp nhịp nhàng, điều quan trọng hệ thống thông tin cần tổ chức thống truy xuất thông tin dễ dàng Do cần phải thiết lập hệ thống thông tin quản lý xử lý liệu thống Công ty cần thu thập thông tin liên quan đến Nghị định, Quyết định Nhà nước…sẽ giúp cho cơng ty có bước điều chỉnh tốt đem lại lợi ích cho Cơng ty Cần kiểm tra hệ thống máy tính, hệ thống mạng định kì nhằm phát kịp thời lỗi, hư hỏng để nhanh chóng điều chỉnh, nâng cấp nhằm tránh tình trạng máy bị treo, mạng dẫn đến liệu bị hay làm gián đoạn công việc, ảnh hưởng đến việc thực hợp đồng với khách hàng Các trang thiết bị máy móc phục vụ cơng việc máy in, photo, máy scan,… cần thường xuyên kiểm tra nhằm tránh gặp trục trặc hay hư hỏng làm việc làm gián đoạn công việc ảnh hưởng đến công ty 1.11.4 Thâm nhập mở rộng thị trường Tổ chức việc thu thập thông tin cách khoa học để khai thác hiệu phù hợp với khả Thu thập thơng tin khách hàng khách hàng 32 0 có khả đường biển? Sản lượng hàng tháng bao nhiêu? hay với hãng giao nhận nào? để có đối sách thích hợp, khai thác nguồn hàng cho thời gian tới Sau lên hồ sơ khách hàng cụ thể việc phân loại khách hàng khách hàng tiềm năng, khách hàng theo dõi, khách hàng sử dụng dịch vụ công ty 1.11.5 Tối thiểu hóa chi phí Trong tình hình giá đầu vào gia tăng, tỷ suất lợi nhuận xí doanh nghiệp giảm việc cắt giảm chi phí trở thành vấn đề quan trọng Tiết kiệm phương châm tốt để giảm chi phí Như nêu trên, để cắt giảm chi phí cơng ty cần thiết lập đội xe, thành lập theo chi nhánh… Hiện tại, tình hình chưa có đủ xe riêng Công ty cần thường xuyên cập nhật thông tin để chọn đối tác thích hợp có chất lượng dịch vụ tốt giá thành hợp lý Do chưa thành lập chi nhánh nên nhân viên giao nhận Công ty phải thường xuyên di chuyển quảng đường xa điều tránh khỏi Bởi nhân viên cần lên kế hoạch công việc, thực xác cơng đoạn, tránh đi lại lại nhiều lần nhằm tiết kiệm thời gian, công sức chi phí Tận dụng mối quan hệ có sẵn với hãng tàu hay Hải quan để giảm chi phí khơng cần thiết giúp cho thời gian làm thủ tục cảng hay hảng tàu rút ngắn Những việc chuyển giao giấy tờ, chứng từ, công ty nên thay hệ thống điện tử thay bỏ chi phí thời gian nhân viên cho việc lại để chuyển giao vừa gây thời gian, làm chậm trễ nộp hay lấy giấy tờ, chứng từ Khi gặp trường hợp phát sinh chi phí q trình giao nhận, nên thương lượng với khách hàng trước để tránh việc cơng ty phải chịu chi phí khơng đáng có để kiểm sốt chi phí dễ dàng Kiểm sốt sử dụng tài sản cơng ty cách hợp lý, tránh trường hợp sử dụng lãng phí hay sai mục đích Cơng ty nên chọn hướng chào giá dịch vụ trọn gói để thuận tiện cho khách hàng dễ lựa chọn Thực cam kết ổn định giá linh động thương lượng với khách hàng Để ổn định giá tình hình cạnh tranh khốc liệt, cơng ty nên tìm kiếm nguồn cung cấp dịch vụ vận tải với chi phí thấp đảm bảo chất lượng an tồn , tìm hiểu tham khảo giá dịch vụ giao nhận công ty khác để đưa biểu cước kinh doanh hợp lý Điều chỉnh giá gián tiếp cách cộng thêm dịch vụ tiện ích, miễn phí cho khách hàng Điều thu hút nhiều khách hàng quan tâm Các dịch vụ cộng thêm dịch vụ tư vấn thông tin thị trường, luật pháp quốc tế, dịch vụ cho thuê kho bãi, dịch vụ lý hoạch thuế xuất nhập 33 0 KẾT LUẬN CHUNG Giao nhận hàng hóa đường biển đóng vai trị quan trọng, góp phần thúc đẩy phát triển hoạt động ngoại thương nói riêng kinh tế quốc dân nói chung Với kinh nghiệm hoạt động hạn chế năm qua công ty ln khẳng định uy tín chất lượng dịch vụ ngành giao nhận hàng hóa quốc tế Việt Nam Tuy nhiên ngành dịch vụ có sức cạnh tranh ngày gay gắt nên để đứng vững thị trường cơng ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trương Gia cần nâng cao hiệu quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế Việc nâng cao cần áp dụng đồng loạt, linh hoạt nhiều giải pháp như: Giải pháp tổ chức quản lý, giải pháp nguồn nhân lực giải pháp sở vật chất kỹ thuật Dự báo thời gian tới kinh tế Việt Nam thu hút đầu tư nước nhiều hơn, bến cảng nhộn nhịp tàu bè qua lại, hàng hố thơng thương tăng nhanh chóng Đây hội thách thức công ty làm hoạt động giao nhận vận tải công ty TNHH Trương Gia Với kiến thức kinh nghiệm nhiều hạn chế, Báo cáo thực tập nghề nghiệp em chắn nhiều thiếu sót Em mong bảo, giúp đỡ thầy cơ, q Cơng ty để em có hiểu biết thấu đáo 34 0 PHỤ LỤC 35 0 ... NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI TRƯƠNG GIA 1.7 Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng nhập nguyên container đường biển công ty TNHH Giao Nhận. .. ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trương Gia Chương 2: Quy trình hoạt động giao nhận hàng nhập nguyên container đường biển Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trương Gia 0 Chương 3: Hoàn thiện nghiệp vụ giao. .. triển công ty thời gian tới .20 CHƯƠNG 2: HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI TRƯƠNG GIA .21 2.1 Sơ đồ nghiệp vụ