a. Tìm hiểu về kiểm sốt nội bộ
Trước khi bắt đầu kiểm tốn doanh thu bán hàng và nợ phải thu khách hàng, KTV tiến hành đánh giá hệ thống KSNB của đơn vị được kiểm tốn. Mục tiêu chủ yếu của cơng việc này là để hiểu rõ về cơng tác kiểm sốt của đơn vị đối với chu trình bán hàng – thu tiền, đồng thời xác định mức độ rủi ro kiểm sốt đối với hai khoản mục doanh thu bán hàng và nợ phải thu khách hàng. Trên cơ sở tìm hiểu về KSNB, KTV sẽ xác định phạm vi kiểm tốn và thiết kế, triển khai các thử nghiệm cơ bản thích hợp.
Để tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB đối với doanh thu bán hàng và nợ phải thu khách hàng, KTV tiến hành thu thập các tài liệu, sổ sách cần cho việc xem xét các quy định về thủ tục và chế độ chính sách kế tốn áp dụng để hạch tốn doanh thu và nợ phải thu, các quy định về ghi nhận doanh thu, quy định về lập và mức lập dự phịng nợ phải thu khĩ địi…; thực hiện kiểm tra chứng từ, sổ sách đã hồn tất; quan sát trình tự sốt xét hĩa đơn, chứng từ; xem xét sự tách biệt giữa các chức năng trong khâu bán hàng, gửi hàng, lập hố đơn; cĩ sự phân cơng, phân nhiệm rõ ràng giữa các cá nhân, bộ phận cũng như sự phê duyệt và ủy quyền của những người cĩ thẩm quyền. …
Sau đĩ, việc đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng được các KTV Khang Việt thực hiện bằng cách quan sát và phỏng vấn nhân viên kế tốn cũng như những người cĩ liên quan trực tiếp đến quy trình luân chuyển chứng từ của cơng ty. Kết quả thu được sẽ được mơ tả trên bảng câu hỏi.
b. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm sốt
Thơng qua những đánh giá và tìm hiểu về hệ thống KSNB của đơn vị được kiểm tốn, KTV tiến hành đánh giá những rủi ro về gian lận và sai sĩt trọng yếu (nếu cĩ) đối với từng khoản mục. Nếu rủi ro kiểm sốt ở mức độ cao thì KTV thực hiện các thử nghiệm cơ bản, ngược lại, nếu rủi ro kiểm sốt ở mức độ thấp thì họ sẽ tiến hành các thử nghiệm kiểm sốt.
c. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt
Đối với khách hàng cũ và thường xuyên, để tiết kiệm thời gian, KTV bỏ qua, khơng thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt để kiểm tra độ tin cậy của hệ thống KSNB tại đơn vị mà đi ngay vào tiến hành các thử nghiệm cơ bản. Vì KTV tin tưởng vào sự đánh giá về hệ thống KSNB từ hồ sơ kiểm tốn những năm trước. Nếu đơn vị cĩ một vài thay đỏi trong bộ máy quản lý cũng sẽ khơng ảnh hưởng nhiều đến hệ thống KSNB.
Đối với khách hàng mới, các thử nghiệm kiểm sốt được thực hiện cho khoản mục doanh thu bán hàng và nợ phải thu khách hàng tại KVAC gồm:
Một là, kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng. Trong đĩ, KTV chọn mẫu trong các hĩa đơn phát hành trong kỳ để đối chiếu tính chính xác giữa các chứng từ, hĩa đơn; kiểm tra việc xét duyệt bán chịu, xem xét số tổng cộng của hàng hĩa trước khi được gửi đi; và kiểm tra việc ghi chép các nghiệp vụ bán hàng trên sổ sách kế tốn.
Hai là, chọn mẫu đối chiếu giữa chứng từ chuyển hàng với những hĩa đơn liên quan để đảm bảo hĩa đơn đã được lập đầy đủ cho những hàng hĩa được gửi đi.
Ba là, xem xét sự xét duyệt và ghi chép về hàng bán bị trả lại, hay bị hư hỏng.
d. Đánh giá lại rủi ro kiểm sốt và thiết kế các thử nghiệm cơ bản
Kết quả của các thử nghiệm kiểm sốt trên sẽ giúp KTV nhận diện được tương đối đầy đủ điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống KSNB tại đơn vị, đồng thời giúp KTV biết được mức rủi ro kiểm sốt thực tế cĩ giống như mức đánh giá sơ bộ ban đầu hay khơng. Nếu rủi ro kiểm sốt cao hơn đánh giá ban đầu thì KTV tăng cường các thử nghiệm cơ bản hoặc mở rộng phạm vi kiểm tốn.
2.1.1.2.2. Thực hiện các thử nghiệm cơ bản
Thủ tục chung:
Bắt đầu kiểm tốn, KTV thu thập tất cả sổ sách liên quan đến phần hành kiểm tốn cũng như các chính sách, chế độ của Nhà nước và của doanh nghiệp để tiến hành kiểm tra, đảm bảo các nguyên tắc kế tốn áp dụng nhất quán với năm trước và phù hợp với quy định của chuẩn mực và chế độ kế tốn hiện hành. Sau đĩ, lập bảng số liệu tổng hợp cĩ so sánh với số năm trước; đối chiếu các số liệu trên bảng số liệu tổng hợp với bảng cân đối số phát sinh và giấy tờ làm việc của kiểm tốn năm trước (nếu cĩ).
Thủ tục phân tích:
Tại KVAC, các thủ tục phân tích đối với doanh thu bán hàng bao gồm:
Thủ tục 1:
KTV lấy số liệu thu thập được từ các tài liệu, sổ sách liên quan do khách hàng cung cấp, tiến hành so sánh doanh thu bán hàng và doanh thu hàng bán bị trả lại, tỷ lệ các khoản mục giảm trừ doanh thu trên tổng doanh thu giữa năm nay và năm trước, rồi thu thập giải trình cho những biến động bất thường
Thủ tục 2:
Từ số liệu của sổ chi tiết tài khoản doanh thu theo loại hình, KTV thực hiện phân tích sự biến động của tổng doanh thu, doanh thu theo từng loại hoạt động giữa năm nay với năm trước, kết hợp thu thập giải trình cho những biến động bất thường.
Thử nghiệm chi tiết:
Từ kết quả thu được ở các thủ tục phân tích trên, KTV đi sâu kiểm tra chi tiết trên khoản mục doanh thu bán hàng với những thử nghiệm sau:
Thử nghiệm 1:
KTV lập một bảng tổng hợp doanh thu theo khách hàng, nhĩm hàng hĩa, dịch vụ đã cung cấp theo các tháng trong năm, sau đĩ đối chiếu với sổ cái.
Thử nghiệm 2:
Đầu tiên, KTV đối chiếu doanh thu theo từng khách hàng hoặc từng tháng, hoặc từng loại dịch vụ với các tài liệu độc lập khác như: Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng của phịng bán hàng, phịng xuất khẩu,… về số lượng, giá trị, sau đĩ phát hiện và giải thích những chênh lệch lớn (nếu cĩ).
Tiếp đến, KTV đối chiếu doanh thu hạch tốn với doanh thu theo tờ khai GTGT trong năm.
Thử nghiệm 3:
KTV chọn mẫu các khoản doanh thu ghi nhận trong năm và kiểm tra hồ sơ bán hàng liên quan. Riêng đối với doanh thu bằng ngoại tệ, KTV chú ý kiểm tra tính hợp lý của tỷ giá áp dụng để quy đổi.
Thử nghiệm 4:
Thơng qua kiểm tra chi tiết hồ sơ đối với các khoản giảm trừ doanh thu lớn trong năm, KTV kiểm tra và đảm bảo sự tuân thủ các quy định bán hàng cũng như luật thuế của doanh nghiệp.
Thử nghiệm 5: Kiểm tra tính đúng kỳ của doanh thu
Để kiểm tra tính đúng kỳ của doanh thu, đầu tiên, KTV sẽ kiểm tra hĩa đơn bán hàng, vận đơn, phiếu xuất kho, hợp đồng của các lơ hàng được bán trước 3 ngày và sau 3 ngày kể từ ngày khĩa sổ kế tốn để đảm bảo doanh thu đã được ghi chép đúng kỳ.
Tiếp theo, KTV tiến hành kiểm tra tính hợp lý của các lơ hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán phát sinh sau ngày khĩa sổ kế tốn, đồng thời đánh giá sự ảnh hưởng đến khoản doanh thu đã ghi nhận trong năm.
Cuối cùng, nhằm đảm bảo mục tiêu trình bày và cơng bố, KTV kiểm tra sự trình bày doanh thu trên BCTC.
b. Đối với kiểm tốn nợ phải thu khách hàng
Thủ tục chung:
Tương tự như khoản mục doanh thu bán hàng, bắt đầu kiểm tốn nợ phải thu khách hàng, KTV thu thập tất cả sổ sách liên quan đến phần hành kiểm tốn cũng như các chính sách, chế độ của Nhà nước và của doanh nghiệp để tiến hành kiểm tra, đảm bảo các nguyên tắc kế tốn áp dụng nhất quán với năm trước và phù hợp với quy định của chuẩn mực và chế độ kế tốn hiện hành. Sau đĩ, lập bảng số liệu tổng hợp cĩ so sánh với số năm trước; đối chiếu các số liệu trên bảng số liệu tổng hợp với bảng cân đối số phát sinh và giấy tờ làm việc của kiểm tốn năm trước (nếu cĩ).
Thủ tục phân tích:
Nợ phải thu khách hàng là khoản mục cĩ ảnh hưởng lớn đến BCTC của doanh nghiệp, là cơ sở để phân tích và đánh giá tình hình tài chính của đơn vị, nên đây là tài khoản chứa đựng nhiều rủi ro, sai phạm. Chính vì vậy, KTV phải thu thập nhiều bằng chứng cho khoản mục này.
Các thủ tục phân tích được áp dụng cho phần hành kiểm tốn nợ phải thu khách hàng gồm:
Thủ tục 1:
KTV tiến hành so sánh số dư phải thu KH bao gồm cả số dư dự phịng năm nay với năm trước, kết hợp với phân tích biến động của doanh thu thuần và dự phịng phải thu khĩ địi giữa hai năm.
Thủ tục này giúp KTV ghi nhận những biến động trong thu hồi nợ và khả năng cĩ sai lệch trong số liệu nợ phải thu khách hàng.
Thủ tục 2:
KTV tính và so sánh hệ số quay vịng các khoản phải thu và số ngày thu tiền bình quân năm nay với năm trước để đánh giá tính hợp lý của số dư nợ cuối năm cũng như khả năng lập dự phịng (nếu cĩ).
Thủ tục 3:
KTV dựa vào tình hình theo dõi tuổi nợ của đơn vị, tiến hành phân tích tuổi nợ của một số khoản nợ cĩ giá trị lớn, rồi so sánh với tuổi nợ trung bình các khách hàng của doanh nghiệp, với thời hạn thanh tốn, sau đĩ giải thích những biến động bất thường.
Thử nghiệm chi tiết:
Dưới đây là những thử nghiệm chi tiết được áp dụng cho phần hành kiểm tốn nợ phải thu khách hàng tại cơng ty Khang Việt:
Thử nghiệm 1:
Trước tiên, KTV thu thập bảng kê chi tiết số dư cuối kỳ các khoản phải thu theo từng khách hàng, rồi đối chiếu tổng số phải thu với bảng CĐKT và so sánh với năm trước.
Sau đĩ, KTV đọc lướt qua bảng kê chi tiết để xem xét liệu cĩ khoản mục nào bất thường về số dư lớn, các bên liên quan, nợ quá hạn, nợ khơng cĩ khả năng thu hồi, các khoản nợ phải thu khơng phải là phải thu từ KH…
Thử nghiệm 2: Gửi thƣ xác nhận và thủ tục thay thế
Ở thử nghiệm này, KTV tiến hành lập và gửi thư xác nhận số dư nợ phải thu cho các đối tượng cần xác nhận nợ. Sau đĩ, lập bảng tổng hợp theo dõi thư xác nhận và đối chiếu số được xác nhận với số liệu trên sổ chi tiết, đồng thời xác định nguyên nhân chênh lệch (nếu cĩ).
Nếu thư xác nhận khơng được hồi đáp, KTV gửi lần thứ hai.
Trong trường hợp thư vẫn khơng được trả lời, KTV thực hiện các thủ tục thay thế như: kiểm tra các khoản thanh tốn phát sinh sau ngày kết thúc năm hoặc kiểm tra chứng từ chứng minh tính hiện hữu của nghiệp vụ bán hàng (hợp đồng, hĩa đơn, phiếu giao hàng,…) trong năm.
Thử nghiệm 3:
KTV sẽ đọc lướt sổ cái để phát hiện những nghiệp vụ bất thường về giá trị, tài khoản đối ứng, hoặc về bản chất nghiệp vụ. Nếu cần thiết, họ cĩ thể kiểm tra đến chứng từ gốc.
Thử nghiệm 4: Kiểm tra các khoản dự phịng nợ khĩ địi và chi phí dự phịng
Để kiểm tra các khoản dự phịng khĩ địi và chi phí dự phịng, KTV thực hiện thực hiện những cơng việc sau:
Kiểm tra các chứng từ cĩ liên quan tới các khoản phải thu đã lập dự phịng, đánh giá tính hợp lý của việc ước tính, tính tốn và ghi nhận.
Xem xét bảng phân tích tuổi nợ, thảo luận với khách hàng về khả năng thu hồi nợ và dự phịng nợ khĩ địi.
Kiểm tra độ tin cậy của bảng phân tích tuổi nợ bằng cách: Đối chiếu tổng của bảng phân tích tuổi nợ với bảng CĐKT; đối chiếu các mẫu hĩa đơn đã chọn về giá trị, ngày hết hạn, ngày hĩa đơn được ghi trên bảng phân tích.
Xem xét các khoản dự phịng bổ sung cĩ thể phải lập, đối chiếu với câu trả lời của bên thứ ba (khách hàng, luật sư,…).
Đảm bảo đã xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày khĩa sổ kế tốn, cĩ liên hệ và cĩ thể ảnh hưởng tới nợ phải thu khách hàng.
Thử nghiệm 5:
Nhằm đảm bảo mục tiêu ghi chép chính xác, KTV kiểm tra việc hạch tốn đúng kỳ của các khoản phải thu kết hợp với tính đúng kỳ của doanh thu, hoặc kiểm tra các khoản thu tiền sau ngày kết thúc năm tài chính.
Thử nghiệm 6: Xác nhận các khoản phải thu, trả tiền trƣớc
KTV thu thập danh sách các khoản KH trả tiền trước, đối chiếu với sổ cái, kiểm tra chứng từ, đánh giá tính hợp lý của các số dư KH trả trước lớn qua việc xem xét lý do trả trước, mức độ hồn thành giao dịch tại ngày khĩa sổ kế tốn.
Thử nghiệm 7:
KTV kiểm tra, xử lý chênh lệch tỷ giá của các khoản phải thu, các khoản KH trả trước cĩ gốc ngoại tệ tại thời điểm cuối năm.
Thử nghiệm 8:
Nhằm đảm bảo mục tiêu trình bày và cơng bố, KTV thực hiện kiểm tra việc trình bày các khoản phải thu khách hàng và dự phịng (nếu cĩ) trên BCTC.
2.1.1.3. Hồn thành kiểm tốn