Hiện tại do giao dịch phát sinh chủ yếu trong hoạt động KDNT tại Chi nhánh là mua bán giao ngay, các nghiệp vụ khác phát sinh nhỏ lẻ, tỷ trọng thấp vì vậy trong khuôn khổ đề tài, tác giả chỉ đề cập quy trình giao dịch mua bán giao ngay.
Hàng ngày, căn cứ vào trạng thái ngoại hối, vào nhu cầu thanh toán trong ngày, nhân viên giao dịch xác định nhu cầu mua bán trong ngày. Sau khi xác định được nhu cầu mua bán trong ngày, nhân viên giao dịch rà soát theo trạng thái, khối lượng dự kiến mua bán trong ngày với khách hàng và với TSC để đảm bảo đáp ứng nhu cầu mua bán trong ngày. Khách hàng và TSC nếu chấp nhận về giá chào mua, bán và thoả thuận về khối lượng giao dịch, thời hạn, địa điểm chuyển tiền, hai bên nhận lại với nhau bằng FAX và thực hiện chuyển tiền vào thời hạn đã thoả thuận. Đối với giao dịch giao ngay, việc chuyển tiền thường được tiến hành ngay trong ngày làm việc.
Các giao dịch doanh nghiệp thường được tiến hành bằng điện thoại, nếu thoả thuận được tỷ giá, khối lượng, hai bên sẽ ký kết hợp đồng mua bán ngoại tệ và thực hiện chuyển tiền.
Đối với các giao dịch mua/bán ngoại tệ quy trình giao dịch về cơ bản như sau:
Bước 1: Giao dịch với khách hàng.
- Khi khách hàng có nhu cầu bán ngoại tệ:
Lập xác nhận mua bán ngoại tệ hoặc hợp đồng mua bán ngoại tê với khách hàng trong đó ghi rõ nội dung cam kết mua bán ngoại tệ, số tiền ngoại tệ, tỷ giá, ngày giao dịch và ngày giá trị. Xác nhận hoặc hợp đồng mua bán ngoại tệ phải được xác nhận của bộ phận KDNT chuyên trách và trình Giám đốc duyệt.
Khách hàng lập “Lệnh chi” trích ngoại tệ từ tài khoản tiền gửi của khách hàng/nộp tiền mặt. Nội dung ghi rõ bán ngoại tệ cho ngân hàng nhận VND, số ngoại tệ, tỷ giá
- Khi khách hàng có nhu cầu mua ngoại tệ:
Giao dịch viên phải kiểm tra khả năng thanh toán trên tài khoản mua bán ngoại tệ kinh doanh.
Trong trường hợp khách hàng mua ngoại tệ: khách hàng phải xuất trình các chứng từ cần thiết để chứng minh việc mua ngoại tệ là hợp lệ như: hợp đồng nhập khẩu, LC nhập khẩu, giấy báo thanh toán các khoản chi phí ngoại tệ ở nước ngoài, hợp đồng vay vốn của ngân hàng khác….
Nếu đủ điều kiện để bán ngoại tệ cho khách, yêu cầu khách hàng:
Đối với cá nhân: lập giấy đề nghị mua ngoại tệ theo biểu mẫu quy định. Đối với tổ chức: lập giấy đề nghị mua ngoại tệ theo biểu mẫu hoặc hợp đồng mua bán ngoại tệ biểu mẫu.
Khách hàng lập “bảng kê các loại” tiền theo biểu mẫu; lập “ Phiếu thu ” theo biểu mẫu (nếu khách hàng mua ngoại tệ trả VND bằng tiền mặt) hoặc lập “Lệnh chi” trích tiền gửi VND từ tài khoản của khách hàng. Trong nội dung phải ghi rõ “trả tiền để mua ngoại tệ”, số tiền ngoại tệ và tỷ giá.
Bước 2: Nhận và kiểm tra chứng từ.
Trường hợp khách hàng bán ngoại tệ: giao dịch viên nhận và kiểm tra lại toàn bộ chứng từ “bán ngoại tệ cho ngân hàng” của khách hàng, chứng từ phải đảm bảo có đủ đầy đủ điều kiện để ngân hàng mua ngoại tệ. Sau đó giao dịch viên chuyển toàn bộ chứng từ cho thanh toán viên.
Trường hợp khách hàng mua ngoại tệ: giao dịch viên kiểm tra lại toàn bộ chứng từ nếu thấy đầy đủ điều kiện bán ngoại tệ thì thực hiện: chuyển “Giấy đề nghị mua ngoại tệ” cho bộ phận KDNT chuyên trách xác nhận và trình giám đốc duyệt. Thu tiền mặt VND theo bảng kê (nếu khách hàng mua ngoại tệ trả tiền mặt VND). Nếu lượng tiền mặt nhỏ giao dịch viên thuộc bộ phận kế toán giao dịch thực hiện thu; nếu lượng VND lớn thì chuyển sang bộ phận quĩ thu. Khi thu xong tiền mặt, người thu tiền ký chứng từ và đóng dấu “ Đã thu tiền”. Chuyển toàn bộ chứng từ cho thanh toán viên nhập giao dịch vào hệ thống INCAS để thanh toán cho khách.
Bước 3: Nhập giao dịch
Thanh toán viên căn cứ chứng từ do GDV chuyển đến thực hiện kiểm soát lại, nếu hợp lệ thì nhập giao dịch vào hệ thống INCAS
Ký chứng từ và chuyển cho cán bộ kiểm soát và phê duyệt thanh toán.
Bước 4: Kiểm soát và phê duyệt thanh toán
Cán bộ kiểm soát và phê duyệt thanh toán thực hiện kiểm soát các chi tiết của giao dịch, nếu thấy đúng thì thực hiện phê duyệt thanh toán và ký chứng từ nếu sai chuyển trả lại cho giao dịch viên /thanh toán viên sửa lại cho đúng.
Bước 5: In chứng từ và thanh toán
Thanh toán viên in chứng từ và thực hiện thanh toán, liên 1 các chứng từ thanh toán cùng chứng từ gốc lưu hố sơ, liên 2 trả khách hàng.
Bước 6: Chuyển tiền (nếu có)
Trường hợp khách hàng mua ngoại tệ để thanh toán chuyển tiền ra nước ngoài, giao dịch viên tiếp tục liên hệ bộ phận chuyển tiền và làm thủ tục để chuyển tiền ra nước ngoài cho người hưởng.