Quy trình phân tích BCTC là quy trình từ lúc bắt tay vào công việc chuẩn bị phân tích cho đến khi có sản phẩm cuối cùng là bản báo cáo phân tích. Công việc phân tích một khi đã được xây dựng thành một quy trình chuẩn sẽ hỗ trợ đắc lực cho nhà phân tích trong việc lập báo cáo phân tích. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mỗi đơn vị, quy trình phân tích BCTC có thể được xây dựng theo các bước như sau:
86
Sơ đồ 3.1: Quy trình phân tích BCTC
Bước 1.1: Phòng Kế toán HO cung cấp BCTC định kỳ
Phòng Kế toán HO lập BCTC (Theo Quyết định 16/2007/QĐ-NHNN ngày 18/4/2007 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam) trước ngày 10 hàng tháng, sau đó
TRÁCH NHIỆM QUY TRÌNH THỰC HIỆN THAM CHIẾU
Phòng Kế Toán 1.1
Các đơn vị có liên
quan trong Ngân hàng 1.2
Bộ phận giám sát tài chính tổng hợp và chi nhánh 1.3 1.4 Giám đốc tài chính 1.5 Tổng giám đốc
Xử lý số liệu, tạo các bảng biểu phân tích, tính toán chỉ tiêu phân tích Cung cấp BCTC định kỳ
Thu thập thông tin có liên quan từ các đơn vị Gửi báo cáo Phân tích BCTC Gửi báo cáo
87
gửi báo cáo cho Bộ phận giám sát tài chính tổng hợp và chi nhánh (bao gồm BCTC hệ thống và các chi nhánh). BCTC bao gồm:
- Bảng cân đối tài sản (hệ thống và từng chi nhánh)
- Báo cáo thu nhập chi phí (hệ thống và từng chi nhánh)
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (hệ thống và theo quý, 6 tháng đầu năm và năm)
- Bản thuyết minh BCTC (hệ thống và theo quý, 6 tháng đầu năm và năm) Phòng Kế toán HO chịu trách nhiệm về tính chính xác và kịp thời của thông tin trên BCTC.
Bước 1.2: Thu thập thông tin liên quan từ các đơn vị liên quan
Ngoài các số liệu BCTC do phòng Kế toán HO cung cấp, để có được một báo cáo phân tích toàn diện, Quy trình phân tích phải quy định rõ trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc cung cấp số liệu, thông tin tới Phòng tài chính.
- Phòng nghiên cứu phát triển: Có trách nhiệm thu thập, tổng hợp và cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính tiền tệ thế giới, Việt Nam....
- Khối Quản trị rủi ro: có trách nhiệm cung cấp các số liệu chi tiết về dư nợ theo ngành nghề, nhóm nợ, khu vực, thành phần kinh tế…
- Khối Nguồn vốn và kinh doanh tiền tệ: cung cấp các số liệu chi tiết về huy động vốn, báo cáo rủi ro lãi suất, rủi ro tỷ giá... từ Khối Nguồn vốn và kinh doanh tiền tệ
- Ban đầu tư: Cung cấp số liệu về hoạt động ủy thác, đầu tư, góp vốn - Khối Tổ chức nhân sự: Cung cấp số liệu nhân sự
- Phòng Kế hoạch tổng hợp: Cung cấp các số liệu kế hoạch
- Các BCTC của NHTM khác, các báo cáo phân tích của các chuyên gia hay NHTM khác...
Bộ phận phân tích liên hệ trực tiếp đầu mối nhận báo cáo từ các Khối, phòng ban có liên quan để công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu được tập trung và nhanh chóng. Việc thu thập thông tin cũng phụ thuộc vào thời hạn lập báo cáo của các phòng ban. Trong trường hợp MB triển khai xong dự án báo cáo quản trị, các thông tin chi tiết về dư nợ, huy động vốn, đầu tư... sẽ được tổng hợp trên hệ thống báo cáo của phần mềm mới, Bộ phận phân tích sẽ lấy thông tin trực tiếp trên phần mềm.
88
Tuy nhiên, với những thông tin không thể lấy trực tiếp từ hệ thống thì Phòng Tài chính cần sớm hoàn thiện văn bản, mẫu biểu đề nghị các đơn vị liên quan cung cấp thông tin chính xác, đúng thời hạn để tiến độ của việc phân tích báo cáo tài chính luôn được đảm bảo
Bước 1.3 Xử lý số liệu, tạo các bảng biểu phân tích, tính toán chỉ tiêu phân tích và thực hiện phân tích
Trên cơ sở thông tin đã thu thập được, Bộ phận giám sát tài chính tổng hợp và chi nhánh tiến hành lập các bảng biểu phân tích, tính toán các chỉ tiêu phân tích theo mẫu đã lập sẵn. Hiện tại, công việc này chiếm khá nhiều thời gian của nhà phân tích do MB chưa có công cụ phần mềm thiết lập các báo cáo phân tích và đang làm thủ công. Vì vậy, MB cần thực công nghệ hóa việc tính toán các chỉ tiêu phân tích theo mẫu để tăng tính chính xác, thống nhất các chỉ tiêu và thời gian phân tích sẽ được giảm thiểu.
Đây là bước công việc chiếm đa số thời gian của nhà phân tích. Trong quá trình phân tích, nếu có một số vấn đề chưa cụ thể hoặc chưa rõ ràng, bộ phận giám sát tài chính tổng hợp và chi nhánh có thể xác minh lại với đầu mối liên quan để làm rõ. Bộ phận phân tích đưa ra các đánh giá, nhận xét về tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Bên cạnh đó, Bộ phận giám sát tài chính tổng hợp và chi nhánh cũng cần tham khảo báo cáo các ngân hàng liên quan, phân tích sơ lược số liệu để từ đó đưa ra những kiến nghị nhằm tham mưu cho ban lãnh đạo đề xuất các chiến lược kinh doanh phù hợp, hiệu quả.
Bước 1.4 Sau khi phân tích, Bộ phận giám sát tài chính tổng hợp và chi nhánh gửi bản báo cáo phân tích cho Giám đốc tài chính phê duyệt.
Bước 1.5 Sau khi có phê duyệt của Giám đốc tài chính bản báo cáo phân tích sẽ được gửi lên cho Tổng giám đốc, Ban kiểm soát, Hội đồng quản trị thông qua Phòng Kế hoạch tổng hợp.