- Trỏch nhiệm soỏt xột đối với cỏc khoản thanh toỏn
b) Về tài khoản kế toỏn
3.4.2. Hoàn thiện về chứng từ kế toỏn
Kế toỏn dự ỏn phải tuõn thủ cỏc thủ tục về giải ngõn của Nhà trợ, đồng thời, đảm bảo cung cấp đủ thụng tin tài chớnh cho 2 phớa là cỏc cơ quan quản lý của Việt Nam và Nhà tài trợ. Do vậy hệ thống chứng từ của dự ỏn hết sức quan trọng, nú là khõu hạch toỏn ban đầu và cú ảnh hưởng lớn tới tớnh trung thực kịp thời của bỏo cỏo tài chớnh.
Hệ thống chứng từ phải đỏp ứng đủ cỏc quy định về chế độ hoỏ đơn chứng từ của Bộ Tài chính: cú đầy đủ chứng từ đi kốm chứng minh cho tớnh hợp lý, hợp lệ của cỏc chi tiờu; cỏc chứng từ được kiểm duyệt chặt chẽ nhằm trỏnh cỏc sai sút về ngày thỏng, ký duyệt, và cỏc lỗi số học, cỏc lỗi ghi chộp nội dung chứng từ…
Thực tế trong cỏc dự ỏn khõu xử lý cỏc chứng từ sau khi tiếp nhận thường khụng được thực hiện tốt, vớ dụ khi tiếp nhận một bộ hồ sơ quyết toỏn của một đơn vị thực hiện tổ chức một hội nghị hội thảo, do cú nhiều lỗi của phớa đơn vị thực hiện và sự thiếu thận trọng trong quỏ trỡnh xử lý thụng tin của cỏc kế toỏn khi làm việc đó dẫn đến tỡnh trạng hồ sơ cứ đẩy đi đẩy về nhiều lần giữa 2 bờn mà khụng thực hiện được quyết toỏn. Trong quỏ trỡnh đú hai bờn toàn làm việc bằng miệng trờn hiện trạng cỏc chứng từ mà khụng cú biờn bản ghi lại và như vậy dẫn đến tỡnh trạng khi thực hiện kiểm toỏn thỡ thấy rằng hồ sơ đú được thực hiện quyết toỏn rất chậm, cú thể đến 6, 7 thỏng sau khi đó kết thỳc hoạt động mà khụng cú bất kỳ một văn bản nào đi kốm để giải thớch sự chậm trễ này. Điều đú cần được cải thiện, khi tiếp nhận cỏc chứng từ, cỏc kế toỏn viờn cần nhanh chúng xử lý chứng từ và cần soỏt xột kỹ lưỡng để trỏnh tỡnh trạng xem qua loa và mỗi lần đề nghị bổ sung một số thứ khỏc nhau, gõy phiền hà cho đối tỏc làm việc, trong quỏ trỡnh làm việc cần cú cỏc cụng văn hoặc cỏc văn bản ghi lại cỏc vấn đề dẫn đến sự chậm trễ trong quyết toỏn để lưu vào hồ sơ quyết toỏn nhằm đảm bảo tớnh khỏch quan và minh bạch.
Sau khi đó soỏt sột kỹ ở khõu đầu vào và chứng từ được tiếp nhận thỡ cỏc kế toỏn viờn cần xử lý tốt chứng từ: phõn loại chứng từ để lập cỏc chứng từ trung gian, đỏnh mó hiệu trờn cỏc chứng từ và làm cỏc thủ tục phỏp lý đối với cỏc chứng từ tiếp nhận để đảm bảo rằng cỏc chứng từ tiếp nhận được xử lý nhanh chúng kịp thời, khoa học. Tại dự ỏn Phũng chống HIV/IDS ở Việt Nam thỡ khõu này rất quan trọng, bởi dự ỏn thực hiện kế toỏn trờn mỏy tớnh bằng phần mềm và để cú được bỏo cỏo tài chớnh theo nhiều trường dữ liệu lựa chọn đỏp ứng được đủ cỏc yờu cầu của cỏc bờn thỡ dự ỏn phải xõy dựng một hệ thống mó hoỏ để đỏnh mó trờn cỏc chứng từ kế toỏn nhằm đảm bảo tớnh chớnh xỏc khi cập nhật chứng từ trờn phần mềm và dễ dàng kiểm tra khi cập nhật chứng từ cú sự nhầm lẫn.
Do đặc trưng của dự ỏn là phảI sử dụng cỏc chứng từ rất nhiều lần để phục vụ cho cụng tỏc làm đơn rỳt vốn bổ sung nờn việc luõn chuyển và lưu giữ
chứng từ kế toỏn ở Ban quản lý dự ỏn Trung ương cần phải cú một quy trỡnh khoa học. Đảm bảo cho việc luõn chuyển chứng từ kế toỏn nhanh và phự hợp, cần cú hướng dẫn về việc sử dụng cỏc chứng từ gốc kốm theo khi thanh toỏn, cần xỏc định rừ chức trỏch, nhiệm vụ của cỏc bộ phận cú liờn quan trong dự ỏn, nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toỏn khụng cần thiết. Đặc biệt là những chứng từ phỏt sinh tại cỏc PPMU, cỏc đơn vị thực hiện gửi lờn thanh toỏn tại CPMU.
Đối với cỏc PPMU:
Cỏc chứng từ gốc được lưu giữ tại PPMU để phục vụ cho cụng tỏc kiểm tra, thanh tra, kiểm toỏn sau này, tuy nhiờn để thực hiện cỏc thủ tục giải ngõn từ CPMU tới PPMU, ngoài cỏc tài liệu chứng từ đang sử dụng như:
+ Bảng kờ tổng hợp chi phớ
+ Bảng kờ chi tiết chi phớ kốm theo xỏc nhận của KBNN tỉnh (đối với cỏc khoản chi phục vụ cho quản lý, ngoại trừ tiền lương)
+ Bảng tớnh lương, bảo hiểm, thuế
+ Sao kờ Ngõn hàng tại thời điểm lập cỏc bỏo cỏo chi tiờu
+ Biờn bản kiểm kờ tiền mặt tại thời điểm lập cỏc bỏo cỏo chi tiờu Thỡ PPMU cần bổ sung cỏc tài liệu, chứng từ sau đõy:
+ Đối với cỏc khoản tiền lương cần cú cỏc sao y bản chớnh cỏc đối chiếu tỡnh hỡnh nộp bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm, chứng từ kờ khai và nộp thuế với cỏc cơ quan thuế. Bổ sung thờm chứng từ này nhằm kiểm soỏt chặt chẽ tớnh chấp hành cỏc quy định về cỏc khoản bắt buộc phải nộp cho người lao động theo quy định của dự ỏn tại cỏc PPMU, trong trường hợp phỏt hiện cỏc sai sút hoặc sự chậm trễ thỡ cú cỏc hướng dẫn hoặc đụn đốc kịp thời, trỏnh tỡnh trạng đến khi đi kiểm tra mới phỏt hiện ra sai sút, chậm trễ.
+ Bảng kờ cỏc khoản tạm ứng tại thời điểm lập bỏo cỏo chi tiờu. Bổ sung thờm chứng từ này nhằm kiểm soỏt chặt chẽ cỏc khoản tạm ứng và cú biện phỏp ngăn chặn kịp thời cỏc rủi ro cú thể gặp phải trong giải ngõn.
+ Cỏc xỏc nhận số dư tài khoản tại Ngõn hàng tại thời điểm lập bỏo chi tiờu kốm theo sao kờ cỏc chi tiờu của Ngõn hàng và PPMU cựng xỏc nhận thay cho sao kờ Ngõn hàng tại thời điểm lập bỏo cỏo chi tiờu. Thay thế và bổ sung chứng từ này nhằm mục đớch hạn chế tối thiểu rủi ro về gian lận và đảm bảo điều kiện khỏch quan, thủ tục phỏp lý.
Đối với cỏc đơn vị thực hiện:
Cỏc đơn vị thực hiện của CPMU thường cú cỏc khoản chi như tổ chức hội nghị, tập huấn, tiền lương, cỏc chi hoạt động thường xuyờn. Theo quy định của chế độ hiện hành thỡ cỏc chứng từ gốc của cỏc chi tiờu tại cỏc đơn vị này phải được chuyển về CPMU để lưu giữ, tuy nhiờn do đặc trưng của Dự ỏn nờn ngay từ khõu thiết kế dự ỏn, đó xõy dựng quy định riờng về quản lý và lưu giữ chứng từ này (chứng từ được lưu giữ tại đơn vị thực hiện) và được quy định tại Thụng tư liờn tịch số 88/2005/TTLT-BTC-BYT ban hành ngày 11/10/2005 giữa Bộ Tài chớnh và Bộ Y tế. Tuy nhiờn để thực hiện giải ngõn cỏc chi tiờu trờn thỡ hàng thỏng (đối với cỏc hoạt động thường xuyờn, tiền lương) hay theo vụ việc (đối với cỏc hội nghị, tập huấn), cỏc đơn vị thực hiện vẫn phải gửi cỏc chứng từ sau đõy để làm cơ sở cho CPMU xem xột và giải ngõn:
+ Bảng kờ tổng hợp chi tiờu kốm theo cỏc chứng từ copy + Bảng tớnh lương, bảo hiểm, thuế
+ Sao kờ Ngõn hàng tại thời điểm lập cỏc bỏo cỏo chi tiờu
+ Đề nghị tạm ứng kốm theo chương trỡnh, kế hoạch được phờ duyệt (đối với cỏc tạm ứng để tổ chức tập huấn, hội nghị)
+ Đề nghị quyết toỏn và chuyển tiền kốm theo cỏc chứng từ copy (đối với cỏc hội nghị, tập huấn đó tổ chức song.
Ngoài cỏc tài liệu, chứng từ trờn, cỏc đơn vị thực hiện cần bổ sung thờm cỏc chứng từ sau đõy:
+ Giấy mời đại biểu tham dự cỏc hội nghị, tập huấn
+ Cỏc bỏo giỏ của cỏc đơn vị trong quỏ trỡnh thương thảo và lựa chọn cỏc dịch vụ cung cấp cho hội nghị, tập huấn.
+ Cỏc tài liệu phỏt trong hội nghị, tập huấn + Biờn bản hội nghị.
Bờn cạnh việc bổ sung nhằm hoàn thiện cỏc tài liệu được cung cấp từ cỏc PPMU và cỏc đơn vị thực hiện thỡ việc hướng dẫn cụ thể cỏc chứng từ kế toỏn cần thiết và đầy đủ trong từng trường hợp là rất cần thiết đối với cỏc PPMU. Ngoài việc phải tuõn theo đầy đủ cỏc tiờu chớ của một chứng từ hợp phỏp, hợp lý, hợp lệ thỡ do đặc trưng của dự ỏn nờn việc lưu giữ kốm theo cỏc căn cứ để lựa chọn xõy dựng chi phớ cho một hoạt động và cỏc tài liệu chứng minh cho cỏc chi tiờu cũng hết sức quan trọng. CPMU phải cú cỏc văn bản hướng dẫn PPMU đối với cỏc tỡnh huống này.