- Theo dừi giỏm sỏt.
d, Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sỏch kế toỏn.
Ban quản lý dự ỏn đó nghiờn cứu ỏp dụng chương trỡnh phần mềm kế toỏn Bravo trong việc quản lý tài chớnh, kế toỏn dự ỏn. Phần mềm được thiết kế bao gồm 3 phần: phần 1 - giành cho 20 tỉnh dự ỏn; phần 2 - giành cho CPMU; phần 3 - tổng hợp, phần tổng hợp này gắn liền với hệ thống kế toỏn của CPMU nhằm tổng hợp toàn bộ tỡnh hỡnh tiếp nhận nguồn vốn và chi phớ của toàn dự ỏn.
Phần mềm kế toỏn Bravo được ỏp dụng từ thỏng 10/2006 trờn toàn dự ỏn. Cỏc sổ kế toỏn được thiết kế đảm bảo cỏc nguyờn tắc quy định tại theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chớnh về việc ban hành Chế độ kế toỏn hành chớnh sự nghiệp.
Hệ thống sổ kế toỏn được thiết kế với cỏc tờn sổ tương ứng với hệ thống tài khoản của dự ỏn và bao gồm cỏc sổ tổng hợp và sổ chi tiết (danh mục sổ kế toỏn
sử dụng cho Dự ỏn được nờu tại Bảng 2.5, Phụ lục)
* Sổ kế toỏn tổng hợp
- Sổ Nhật ký chung: Mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh hàng ngày của dự ỏn đều căn cứ vào chứng từ gốc đó kiểm tra hợp lý, đủ thủ tục để phõn loại ghi chộp theo trỡnh tự thời gian và nội dung kinh tế của nghiệp vụ đú, kết hợp với trỡnh tự ghi sổ phõn loại theo theo hệ thống cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trong suốt thỏng để vào sổ kế toỏn chi tiết cho cỏc tài khoản.
- Sổ Cỏi cỏc tài khoản: sổ này dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo từng tài khoản kế toỏn để phục vụ cho việc lập bỏo cỏo tài chớnh dự ỏn. * Cỏc sổ kế toỏn chi tiết: được theo dừi theo từng nguồn vốn: nguồn vốn viện trợ của WB, nguồn ngõn sỏch và nguồn khỏc, hoặc cú thể lọc và in sổ theo cỏc hạng mục chi, cỏc thành phần của dự ỏn, gồm cỏc sổ sau:
- Sổ cỏi tiền mặt: Sổ này phản ỏnh tỡnh hỡnh thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của dự ỏn. Sổ cỏI tiền mặt được theo dừi chi tiết theo từng nguồn vốn. Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là cỏc phiếu thu, phiếu chi đó được thực hiện nhập, xuất quỹ tiền mặt.
- Sổ theo dừi tiền mặt bằng ngoại tệ - Chỉ sử dụng tại CPMU: Sổ này phản ỏnh tỡnh hỡnh thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ (USD).
- Sổ theo dừi tiền gửi Ngõn hàng bằng ngoại tệ (USD) - chỉ sử dụng tại CPMU: Sổ này theo dừi tỡnh hỡnh thu/chi của tài khoản đặc biệt của CPMU.
- Sổ tiền gửi Ngõn hàng bằng VNĐ: Theo dừi thu/chi của cỏc tài khoản VNĐ tại CPMU và cỏc PPMU.
- Sổ chi tiết phải trả người cung cấp: Sổ này dựng để theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn cỏc khoản nợ phải trả của dự ỏn đối với cỏc nhà thầu, cỏc đơn vị cung cấp dịch vụ...Sổ này được theo dừi chi tiết theo từng đối tượng.
- Sổ chi tiết tài khoản tạm ứng: Sổ này dựng để theo dừi cỏc khoản tạm ứng và tỡnh hỡnh thanh toỏn tạm ứng của cỏn bộ dự ỏn về cỏc khoản tạm ứng cụng tỏc phớ, tạm ứng để tổ chức cỏc hội nghị/lớp tập huấn, chi xột thầu… từ cỏc nguồn vốn khỏc nhau của dự ỏn. Sổ này được theo dừi chi tiết cho từng đối tượng tạm ứng.
- Sổ kinh phớ cấp cho cấp dưới- chỉ sử dụng cho CPMU: Sổ này để theo dừi cỏc khoản kinh phớ đó cấp và tỡnh hỡnh sử dụng kinh phớ cho 20 PPMU. Sổ này được theo dừi chi tiết cho từng ban quản lý dự ỏn và được theo dừi quyết toỏn theo từng thành phần, hạng mục chi.
- Sổ theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn với cỏc đơn vị thực hiện: Sổ này để theo dừi tỡnh hỡnh nhận và thanh toỏn kinh phớ thực hiện dự ỏn của cỏc đơn vị thực hiện dự ỏn tuyến trung ương (11 đơn vị đối với CPMU) và cỏc đơn vị thực hiện dự ỏn tại 20 PPMU (cỏc đơn vị hành chớnh sự nghiệp phối hợp thường xuyờn trong việc thực hiện dự ỏn).
- Sổ theo dừi kinh phớ đó quyết toỏn chuyển năm sau: Sổ này sử dụng để theo dừi cỏc khoản kinh phớ cấp bằng hiện vật cho cỏc đơn vị thực hiện, cuối năm đó quyết toỏn kinh phớ nhưng hiện vật chưa sử dụng hết.
- Sổ chi tiết chi thực hiện dự ỏn: Sổ này dựng để tập hợp toàn bộ số đó chi ra cho thực hiện dự ỏn. Cỏc hoạt động chi thuộc thành phần A và thành phần B của dự ỏn.
- Sổ chi tiết chi quản lý dự ỏn: Sổ này dựng để tập hợp toàn bộ số đó chi ra cho cỏc hoạt động quản lý dự ỏn. Cỏc hoạt động chi thuộc thành phần C của dự ỏn.
- Sổ chi tiết chi dự ỏn: Sổ này dựng để tập hợp toàn bộ số chi đó sử dụng cho quản lý và thực hiện dự ỏn và theo mục lục ngõn sỏch.
- Sổ chi tiết nguồn kinh phớ dự ỏn (TK 462): Sổ này dựng để theo dừi từng nguồn kinh phớ hiện cú của dự ỏn và tỡnh hỡnh sử dụng, thanh quyết toỏn cỏc nguồn kinh phớ đú.
(Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn được mụ tả tại Sơ đồ số 2.2, Phụ lục)