- Trỏch nhiệm soỏt xột đối với cỏc khoản thanh toỏn
b) Về tài khoản kế toỏn
3.4.5. Hoàn thiện về hệ thống bỏo cỏo tài chớnh.
Bỏo cỏo tài chớnh của dự ỏn trỡnh bày một cỏch tổng quỏt cho toàn dự ỏn, đảm bảo cung cấp đầy đủ thụng tin, trung thực và kịp thời về diễn biến và thực trạng tài chớnh của dự ỏn. Mọi bỏo cỏo tài chớnh (cho Chớnh phủ, cho Nhà tài trợ, cho cỏc mục đớch khỏc…) đều được lập trờn cơ sở một hệ thống số liệu, tài liệu kế toỏn cập nhật đầy đủ, chớnh xỏc và thống nhất. Việc lập bỏo cỏo tài chớnh phảI căn cứ vào số liệu sau khi khoỏ sổ kế toỏn.
Hiện tại ở cỏc PPMU và CPMU hầu như chỉ chỳ trọng đến cỏc bỏo cỏo tài chớnh phảI nộp theo mẫu cho cỏc cơ quan quản lý và nhà tài trợ, chưa thực sự chỳ trọng đến cỏc bỏo cỏo nội bộ. Để đảm bảo cung cấp nhanh cỏc thụng tin về tiến độ giải ngõn từng hoạt động của dự ỏn và đưa ra cỏc phõn tớch, cỏc biện phỏp thỳc đẩy kịp thời cỏc hoạt động của dự ỏn thỡ kế toỏn dự ỏn cần phảI đưa ra hai luồng bỏo cỏo, cú thể gọi là cỏc bỏo cỏo tài chớnh và cỏc bỏo cỏo nội bộ.
Cỏc bỏo cỏo tài chớnh: là những bỏo cỏo cung cấp thụng tin ra bờn ngoài dự ỏn. Những bỏo cỏo này phải được lập theo những nguyờn tắc kế toỏn được chấp nhận chung cũng như cỏc nguyờn tắc đề cập trong chuẩn mực kế toỏn Việt Nam. Kế toỏn trưởng dự ỏn cần xỏc định rừ số lượng cỏc BCTC phải lập, gửi cho cỏc cơ quan cú liờn quan, nhà tài trợ cũng như cỏc bỏo cỏo phục vụ cho việc quản lý nội bộ của dự ỏn. Thống nhất nội dung, mẫu biểu, phương phỏp lập theo quy định của chế độ kế toỏn hiện hành. Và đặc biệt nờn cú biện phỏp để cỏc đơn vị cấp dưới lập và gửi đỳng hạn bỏo cỏo tiến độ thực hiện hàng thỏng và bỏo cỏo tài chớnh theo quy định hiện hành về quyết toỏn vốn hành chớnh sự nghiệp, trỏnh làm ảnh hưởng đến việc tổng hợp BCTC chung toàn dự ỏn. Định kỳ phõn tớch bỏo cỏo tài chớnh, đề xuất cỏc biện phỏp tăng cường quản lý hoạt động thực hiện dự ỏn. Cỏc biện phỏp đưa ra nhằm đảm bảo thời hạn nộp bỏo cỏo tài chớnh của PPMU: Chuẩn bị đến thời hạn nộp bỏo cỏo tài chớnh, CPMU cần cú văn bản gửi cho cỏc PPMU nhằm đụn đốc việc chuẩn bị bỏo cỏo tài chớnh để nộp đỳng hạn, cỏc kế toỏn CPMU được phõn cụng theo dừi và quản lý cỏc PPMU cũng cần phải thường xuyờn trao đổi với kế toỏn của PPMU để đụn đốc và hướng dẫn PPMU hoàn thành bỏo cỏo tài chớnh đỳng hạn. Đối với cỏc PPMU thường xuyờn nộp bỏo cỏo tài chớnh chậm bờn cạnh việc nhắc nhở bằng văn bản, CPMU cần phải xem xột và tỡm hiểu cỏc nguyờn nhõn dẫn đến tỡnh trạng chậm nộp bỏo cỏo, tăng cường năng lực cho kế toỏn tại PPMU hoặc cú cỏc hỗ trợ cần thiết nhằm đảm bảo cỏc bỏo cỏo tài chớnh được chuẩn bị và hoàn thành đỳng thời hạn. Đối với cỏc trường hợp đó hỗ trợ, tăng cường năng lực và gửi cụng văn đụn đốc nhưng PPMU vẫn khụng hoàn thành bỏo cỏo đỳng thời hạn thỡ cần cú cỏc chế tài
như ngừng chuyển lương cho cỏc cỏn bộ hưởng lương từ WB cho đến khi PPMU gửi bỏo cỏo về CPMU hoặc cỏc chế tài khỏc.
Bỏo cỏo nội bộ: là những bỏo cỏo cung cấp thụng tin phục vụ theo yờu cầu quản lý, điều hành của dự ỏn. Khụng phải cụng khai thụng tin ra bờn ngoài dự ỏn. Do vậy dự ỏn phải xõy dựng cỏc mẫu bỏo cỏo, cỏc chỉ tiờu, phương phỏp ghi chộp và tớnh toỏn phự hợp với yờu cầu cung cấp thụng tin trong dự ỏn, thời hạn gửi cỏc bỏo cỏo này tới lónh đạo (thụng thường là hàng thỏng vào ngày 5 của thỏng tiếp theo sẽ đệ trỡnh bỏo cỏo của thỏng trước). Hệ thống bỏo cỏo này mang tớnh hướng dẫn, giỳp cho lónh đạo dự ỏn nhận biết được tỡnh hỡnh và tiến độ giải ngõn cỏc hoạt động theo kế hoạch hàng năm đó được phờ duyệt, từ đú cú những quyết định quản lý đỳng đắn và hiệu quả.
Để bỏo cỏo này cú hiệu quả thỡ CPMU cần cú hướng dẫn thống nhất đối với 20 PPMU. Cỏc chỉ tiờu trong bỏo cỏo phải được thống nhất trong tớnh toỏn về nội dung và phương phỏp, cỏch ghi chộp. Kết cấu và số lượng bỏo cỏo nội bộ cần được chuẩn hoỏ và bổ sung cho phự hợp với hoạt động của dự ỏn.
Theo đặc trưng của dự ỏn, mẫu biểu bỏo cỏo nội bộ gồm: mẫu bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện cỏc hợp đồng (xin xem Bảng số 3.1, Phụ lục) và mẫu bỏo cỏo tiến độ thực hiện cỏc hoạt động thuộc 8 chương trỡnh (xin xem Bảng số 3.2, Phụ
lục).
+ Bỏo cỏo tiến độ thực hiện cỏc hoạt động thuộc 8 chương trỡnh hành động: ỏp dụng tại 20 PPMU của dự ỏn. Căn cứ để lập bỏo cỏo là cỏc là cỏc Hợp đồng dịch vụ đó được ký kết giữa dự ỏn với cỏc đơn vị cung cấp dịch vụ, cỏc hoạt động đó và đang triển khai, tỡnh hỡnh giảI ngõn của cỏc hoạt động và cỏc chỳ thớch đặc biệt. Bỏo cỏo nhằm mục đớch cung cấp đầy đủ cỏc thụng tin về diễn biến cỏc hoạt động giải ngõn của cấu phần thực hiện dự ỏn cho cỏc lónh đạo dự ỏn.
+ Bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện cỏc hợp đồng.
Bỏo cỏo này căn cứ trờn cỏc Hợp đồng đó ký kết và cỏc lần thanh toỏn cho Hợp đồng, thanh lý hợp đồng. Mục đớch của bỏo cỏo là theo dừi tiến độ thanh
toỏn giữa thực tế thực hiện và cỏc điều khoản đó ký kết trong hợp đồng nhằm đưa ra cỏc khuyến nghị, cỏc văn bản đụn đốc cỏc bộ phận khỏc hoặc cỏc cỏ nhõn đơn vị đối tỏc của Hợp đồng thực hiện đỳng cỏc điều khoản đó quy định trong Hợp đồng.