Mục tiêu của công tác lựa chọn nhà thầu là đảm bảo tính cạnh tranh, công bằng, công khai, minh bạch để lựa chọn được nhà thầu đủ năng lực, phù hợp với yêu cầu của từng gói thầu và thực hiện được các mục tiêu KTXH của dự án.
Như vậy mục đích của công tác đấu thầu chính là giá thành chất lượng, tiến độ, an ninh, an toàn,… của Dự án, công trình tương lai. Để có được như vậy thì công tác đấu thầu phải được thực hiện một cách bài bản, cụ thể, đảm bảo được những yêu cầu của dự án cũng như thu hút được nhiều nhà thầu tham gia. Đểcó thể như thế, Công ty cần làm tốt trình tự thực hiện đấu thầu qua các bước sau:
(1) Lập kế hoạch đấu thầu:
Công ty có trách nhiệm lập kế hoạch đấu thầuvà được phê duyệt. Để công tác lập và trình duyệt kế hoạch đấu thầu đảm bảo chất lượng tốt, chủ đầu tư phải thực hiện hai việc quan trọng là lập kế hoạch đấu thầu và chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu.
Trong đó nội dung kế hoạch đấu thầu gồm phân chia dự án thành các gói thầu, ước tính giá trị của từng gói thầu và nguồn tài chính, xác định phương thức thực hiện hợp đồng (hợp đồng chọn gói, hợp đồng chìa khóa trao tay, hợp đồng điều chỉnh giá), xác đinh hình thức và phương thức đấu thầu, xác định thời gian tổ chức đấu thầu cho từng gói thầu, trình duyệt kế hoạch đấu thầu.
Chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu bằng cách thành lập tổ chuyên gia hoặc thuê tư vấn. Đồng thời yêu cầu tiêu chuẩn cụ thể đối với các thành viên tổ chuyên gia: Có trình độ chuyên môn liên quan đến gói thầu, am hiểu về nội dung cụ thể của gói thầu, có kinh nghiệm trong công tác quản lý thực tế và am hiểu quy trình đấu thầu.
(2) Sơ tuyển nhà thầu
tuyển thì sẽ bị loại. Bước này đảm bảo để các nhà thầu không có năng lực sẽ không được vào vòng sau.
(3) Chuẩn bị hồ sơ mời thầu
Hồ sơ mời thầu là một trong những yếu tố quan trọng quyết định chất lượng và hiệu quả của đấu thầu. Khi lập hồ sơ mời thầu, Công ty cần phối hợp với các cơ quan, cá nhân có đủ năng lực, trình độ chuyên môn về gói thầu, am hiểu về đấu thầu để đảm bảo chất lượng của hồ sơ mời thầu, tạo thuận lợi cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và chủ đầu tư khi xét thầu.
(4) Xác định tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu
Để có cơ sở lựa chọn các hồ sơ dự thầu, Chủ đầu tư xác định trước những tiêu chuẩn dùng để đánh giá và phương pháp đánh giá tổng hợp khi xét thầu. Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu cần nêu ngay trong hồ sơ mời thầu.
Các tiêu chuẩn đánh giá đối với đấu thầu lựa chọn tư vấn gồm: Tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật, tiêu chuẩn về mặt tài chính, tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp.
Các tiêu chuẩn đánh giá đối với đấu thầu mua sắm hàng hóa gồm: Tiêu chuẩn đánh giá về mặt năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu, tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật để chọn danh sách ngắn, tiêu chuẩn đưa về mặt bằng để xác định đánh giá.
Các tiêu chuẩn đánh giá đối với hồ sơ dự thầu xây lắp gồm: Tiêu chuẩn về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu, tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật chuyên môn của nhà thầu, tiêu chuẩn đưa về mặt bằng để xác định đánh giá.
(5) Mời thầu
Gồm thông báo mời thầu nếu là trường hợp đấu thầu rộng rãi, thư mời thầu nếu là hình thức đấu thầu hạn chế.
(6) Nộp và nhận hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu do nhà thầu lập phải được niêm phong và nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện.
(7) Mở thầu
Việc mở thầu phải được tiến hành công khai theo quy định ngày, giờ và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu
(8) Đánh giá hồ sơ dự thầu và trình duyệt kết quả đấu thầu
Phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu cần được tiến hành trên cơ sở yêu cầu của hồ sơ mời thầu và các tiêu chuẩn đánh giá. Yêu cầu việc đánh giá phải đảm bảo tính
chính xác, tính công bằng, khách quan. (9) Công bố kết quả đấu thầu
Sau khi có quyết định phê duyệt, Chủ đầu tư công bố kết quả đấu thầu cho các nhà thầu tham dự, bao gồm nhà thầu trúng thầu và nhà thầu không trúng thầuvề kết quả đấu thầu.
(10) Thương thảo ký kết hợp đồng với nhà thầu đã thắng thầu
Hai bên sẽ phải thương thảo hoàn thiện hợp đồng để tiến tới ký hợp đồng chính thức. Thương thảo hoàn thiện hợp đồng bao gồm những nội dung nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn tại, chưa hoàn chỉnh về hợp đồng đối với nhà thầu trúng thầu, đặc biệt việc áp giá đối với những sai lệch so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu trên nguyên tắc giá trị hợp đồng không vượt giá trúng thầu được duyệt. Đối với các gói thầu quy mô nhỏ, khi nhận được thông báo trúng thầu, Công ty và nhà thầu có thể ký hợp đồng để triển khai thực hiện.