Thực hiện sắp xếp đổi mới doanh nghiệp, điều chỉnh cơ cấu sản xuất, sửa đổi bổ sung các quy chế, quy định theo hướng phân cấp đảm bảo quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm trong sản xuất kinh doanh và khai thác mỏ của đơn vị và pháp luật nhà nước. Lành mạnh hóa tài chính của doanh nghiệp, đổi mới nâng cao hiệu quả hoạt động của trong các lĩnh vực chuyên sâu để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ.
Mục tiêu của giải pháp là hoàn thiện cơ cấu tổ chức, đào tạo phát triển nguồn nhân lực, thu hút và sử dụng nhân tài nhằm mục đích nâng cao năng lực quản lý dự
án đầu tư tại Công ty.
- Tác giả đề xuất biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý như sau: (1) Thay đổi phương án tổ chức nhân sự của Phòng Đầu tư, xây dựng - Phòng chức năng chính của Công ty hiện nay trong công tác quản lý dự án đầu tư. Việc sắp xếp lạiđược thể hiện qua mô hình (Hình 3.2):
Hình 3.2: Mô hình tổ chức lại Phòng Đầu tư, Xây dựng
Mô hình này có ưu điểm như sau:
Có bộ phận chuyên nghiệp, có quyền hạn - trách nhiệm rõ ràng để theo dõi, hướng dẫn, giải quyết các công việc - các khó khăn vướng mắc của công tác quản lý dự án đầu tư một cách nhanh chóng, nhằm rút ngắn thời gian thực hiện dự án đầu tư, xây dựng.
(2) Thành lập Phòng Thẩm định các dự án đầu tư (gọi tắt là Phòng Thẩm định) để chuyên môn hóa và cũng đề cao trách nhiệm trong công tác thẩm định các dự án đầu tư của Công ty. Phân chia thành ba tổ: Tổ Dự án mỏ - tuyển và Tổ Dự án Môi trường, xây dựng, đồng thời cơ cấu riêng Tổ đấu thầu (do đặc thù của công tác đấu thầu cần có kiến thức và kinh nghiệm riêng).
Mô hình tổ chức này có các ưu điểm như sau:
Có bộ phận chuyên nghiệp cho công việc, cần có bộ máy riêng và người điều hành riêng để có điều kiện thẩm định dự án được chính xác, chuyên nghiệp cao, làm tăng hiệu quả đầu tư.
Bộ phận chuyên nghiệp có quyền hạn - trách nhiệm rõ ràng để theo dõi, hướng dẫn, giải quyết các công việc - các khó khăn vướng mắc của công tác quản lý dự án đầu tư một cách nhanh chóng, nhằm rút ngắn thời gian thực hiện dự án đầu tư xây dựng.
Mô hình này khắc phục được nhược điểm trước đây của công tác thẩm định là: Nhiệm vụ thẩm định là nhiệm vụ của tất cả các phòng, các phòng đều cho ý kiến khi Phòng Kế hoạch và Đầu tư đề nghị góp ý bằng văn bản, như vậy các ý kiến đều chung chung, không có một người hoặc một phòng đứng ra chuyên trách thực hiện nhiệm vụ này.
Từ trước đến nay, vẫn có người giải quyết công việc thẩm định dự án đầu tư nhưng hai bộ phận làm việc đều chậm. Do đó, việc chia Tổ Dự án không làm cồng kềnh bộ máy, nhân viên được chia đôi cho 02 tổ.
(3) Thành lập Tổ khảo sát, thí nghiệm đảm bảo năng lực, trang thiết bị phù hợp hiện đại đảm bảo kết quả khảo sát, kết quả thí nghiệm chính xác phục vụ các bước lập dự án, thiết kế.
Hình 3.4: Mô hình tổ chức Tổ khảo sát, thí nghiệm
Quy mô của tổ khảo sát, thí nghiệm:
Tổ khảo sát gồm có tổ trưởng và cá tổ phó phụ trách, quản lý các đội khảo sát, quy mô mỗi đội khoảng từ 7-10 cán bộ bao gồm các chuyên gia và kỹ sư trình độ chuyên môn cao chuyên ngành khảo sát xây dựng, khai khoáng. Ngoài ra gồm cả đội ngũ công nhân lành nghề có năng lực chuyên môn cao để thực hiện các công
tác khảo sát xây dựng, khảo sát khai khoáng, mỏ.
Trang thiết bị bao gồm cả phòng thí nghiệm đạt chuẩn nhằm nâng cao hiệu quả, đáp ứng thời gian xử lý kết quả khảo sát.
(4) Đối với các dự án quy mô lớn, Công ty thành lập Ban quản lý dự án là sự kết hợp của các phòng chuyên môn có bộ phận chuyên quản dự án từ đầu đến kết thúc dự án.
Ban quản lý dự án khi được kết hợp nhân sự của các phòng chuyên môn sẽ đảm bảo được tính chuyên môn hóa cao, giúp cho việc theo dõi và rút ngắn tiến độ thực hiện, thuận tiện trong việc xử lý các công việc trong quá trình thực hiện.
Trưởng ban Dự án phải là người có kinh nghiệm, có khả năng quản lý, có kiến thức chuyên môn sauu, rộng và am hiểu các quy định pháp luật.
Đội ngũ cán bộ lập kế hoạch có trình độ chuyên môn cao, các cán bộ lập kế hoạch cho dự án phải có phương pháp khoa học, nắm bắt được các mục tiêu chung của dự án để xác định một cách chính xác toàn bộ những công việc phải tiến hành đồng thời đảm bảo được tính dễ hiểu, dễ nắm bắt cho các cán bộ của phòng khác tạo thuận lợi cho công tác quản lý sau này.
Bộ phận giám sát nắm bắt được công nghệ, quy trình vận hành, quy trình thực hiện và chế độ chính sách pháp luậtmột cách cụ thể để có thể xử lý các tình huống trong quá trình thực hiện dự án.
Cán bộ làm công tác quản lý chi phí, phân bổ nguồn vốn một cách hợp lý theo từng giai đoạn của công trình, cung cấp đầy đủ các thiết bị cần thiết để họ có thể cập nhật được thông tin về tỷ giá, về chế độ chính sách pháp luật.