Tiến độ thực hiện dự án luôn có ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi hoạt động đầu tư có một đặc trưng là vốn nằm ứđọng trong suốt thời gian thực hiện dự án, vì vậy thời gian thực hiện đầu tư càng kéo dài thì chủ đầu tư càng chịu nhiều rủi ro do chi phí phát sinh, hoặc phải chịu những khoản phạt do không hoàn thành đúng thời gian, mất cơ hội kinh doanh do chậm trễ tiến độ.
Một đặc trưng cơ bản của các dự án đầu tư trong ngành khai thác mỏ là vốn đầu tư thường lớn, thời gian thi công dài nên vốn đầu tư bị nằm ứ đọng trong suốt quá trình thực hiện dự án. Bởi vậy, mục tiêu của việc nâng cao hiệu quả quản lý
tiến độ dự án là hoàn thành đúng tiến độ của dự án theo kế hoạch đã đề ra hoặc giảm thiểu thời gian thực hiện dự án trong phạm vi cho phép.
Quản lý tiến độ thời gian dự án có tầm quan trọng đặc biệt trong quản lý dự án, phải quản lý làm sao cho dự án hoàn thành đúng tiến độ, đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng yêu cầu về chất lượng. Do vậy mà Công ty cần phải quản lý chặt chẽ tiến độ dự án không chỉ trong giai đoạn thi công mà phải trong tất cả các khâucủa dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn nghiệm thu công trình đưa vào sử dụng. Để đảm bảo tiến độ thời gian thực hiện, cần cómột số giải pháp như sau:
- Về mục tiêu: Đầu tư phải nắm rõ được mục tiêu của dự án, gắn mục tiêu của dự án đi cùng toàn bộ những công việc của dự án từ đó lập kế hoạch dự án chi tiết phù hợp với mục tiêu.
- Lập kế hoạch thực hiện dự án: Công ty phối hợp với đơn vị tư vấn lựa chọn kế hoạch dự án có thời gian phù hợp với tiến độ đặt ra nhưng phải đảm bảovề chất lượng và phạm vi chi phí được duyệt. Sử dụng phương pháp phân tích và ước lượng thời gian cho các công việc một cách hợp lý. Các mốc thời gian phải được lập một cách chi tiết và có hệ thống và được các cán bộ quản lý dự án có thể dựa vào đó mà thực hiện các công việc được giao trong nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
- Thực hiện đúng công tác thẩm định trình duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kĩ thuật,... theo đúng thời gian cho phép, tránh tình trạng ứ đọng kéo dài, giảm bớt các khâu trung gian, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tiến độ công trình đưa vào sử dụng.
Công ty không nên chỉ lập ra một kế hoạch và cho tiến hành ngay theo kế hoạch này mà phải cố gắng tìm ra nhiều phương án khác, sắp xếp lại quy trình các công việc từ đó chọn ra phương án tối ưu nhất. Phương án lựa chọn là phương án có thời gian thực hiện ngắn hơn so với các phương án còn lại mà vẫn bảo đảm được chất lượng dự án trong nguồn kinh phí giới hạn. Bên cạnh đó, nên xem xét lại thời gian thực hiện tất cả các công việc của dự án,xem liệu có thể rút ngắn thời gian của công việc nào mà vẫn đảm bảo được yêu cầu chung của dự án không, xem những công đoạn nào không thật sự cần thiết thì có thể bỏ qua hoặc rút ngắn đến mức đối đa thời gian dành cho công việc đó. Việc lập kế hoạch quản lý tiến độ dự án một cách tỉ mỉ, chi tiết sẽ giúp Chủ đầu tư dự án có một cái nhìn sâu sắc, cụ thể về tình hình hoạt động của dự án. Một kế hoạch chi tiết không chỉ giúp cho Công ty giám
sát sát sao tình hình thực hiện từng công việc mà còn giúp phát hiện kịp thời những sai sót phát sinh trong quá trình thực hiện nó. Ngoài ra, kế hoạch nguồn lực cho dự án cũng phải được lập một cách cẩn thận, hợp lý, tránh hiện tượng thiếu nhân công và vốn làm chậm trễ tiến độ thực hiện dự án.
Trước khi dự án đi vào thực hiện, Công ty cũng nên chú ý tới thời gian của việc tiến hành các thủ tục pháp lý như: xin phê duyệt chủ trương đầu tư, xin phê duyệt kiến trúc, xin các thỏa thuận điện, nước,… Các thủ tục pháp lý này tương đối rườm rà, tốn kém nhiều thời gian. Để khắc phục phần nào tình trạng trên, trước khi đi xin, Công ty cần tìm hiểu kỹ các thủ tục pháp lý từ Luật Xây dựng, Luật Đầu tư, Luật Đất đai, Luật Tài nguyên và môi trường.
Dự án gồm một chuỗi các công việc được thực hiện liên tiếp nhưng không phải tất cả các hạng mục công trình đều do một đơn vị thi công thực hiện. Giữa các công đoạn của dự án thường phải mất rất nhiều thời gian bàn giao công việc giữa các đơn vị với nhau, cho nên để dự án hoàn thành đúng tiến độ thì Chủ đầu tư cần phải đẩy nhanh quá trình này, tránh ì ạch kéo dài làm ảnh hưởng đến các công việc tiếp theo. Mặt khác, xem xét bố trí những công việc có thể tiến hành cùng lúc mà không ảnh hưởng đến chất lượng công trình để đẩy nhanh thời gian hoàn thành dự án hoặc bù lại thời gian của những công việc chậm tiến độ.
Ngoài ra, Công ty phải thường xuyên đôn đốc và động viên kịp thời đội ngũ lao động, giúp họ nâng cao ý thức tự giác để làm việc có năng suất đảm bảo tiến độ dự án được hoàn thành đúng kế hoạch đề ra.
Trong giai đoạn thực hiện dự án thường xuyên tổ chức giao ban tiến độ, báo cáo tiến độ theo tuần, tháng, quý,... tăng cường quản lý để giảm bớt áp lực do thiếu cán bộ quản lý tham gia trong quá trình quản lý đầu tư, thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ công việc xây dựng nhật kí thi công, bởi đây là một tài liệu quan trọng, có vai trò cơ bản trong công tác quản lý quá trình thi công khai thác. Ban giám sát phải là đầu mối chính, thường xuyên phối hợp với các cơ quan tư vấn giám sát để đôn đốc thực hiện và kịp thời giải quyết những vướng mắc làm chậm tiến độ thi công, đặc biệt đối với các công tác đền bù giải phóng mặt bằng: đây là công tác khó khăn, phức tạp và muốn giải quyết phải có sự tham gia liên kết từ nhiều phía.
Đối với giai đoạn nghiệm thu, bàn giao công trình: Công ty phải lên kế hoạch nghiệm thu từng hạng mục công trình một cách chi tiết, chặt chẽ, đồng thời thanh toán, cung ứng vốn kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện những công việc tiếp theo.
Thành lập một hệ thống thưởng phạt rõ ràng trong việc đảm bảo thời gian tiến độ dự án, đặc biệt các điều khoản về kinh tế. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của nhà thầu thi công vì vậy sẽ mang tính hiệu lực cao. Cần có biện pháp khuyến khích cũng như quy định mức tiền thưởng trong hợp đồng nếu dự án hoàn thành sớm hơn dự kiến nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, chi phí đồng thời quy định mức tiền phạt đối với những nhà thầu chậm tiến độ hoặc có những biện pháp phạt trực tiếp như từ chối nhà thầu thực hiện phần sau,...
- Tác giả đề xuất sử dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý tiến độ thực hiện Dự án:
Cụ thể trong công tác quản lý tiến độ của Công ty, Công ty cần sử dụng ứng dụng tin học vào công tác quản lý tiến độ, cụ thể sử dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý thời gian thực hiện Dự án. Khi sử dụng phần mềm Microsoft Project chúng ta có thể sắp xếp, lập kế hoạch, chỉnh sửa và quản lý chặt chẽ tất cả các nội dung trong dự án như: Nhân sự, tài chính, thời gian, nguyên liệu, công cụ, dụng cụ, máy móc thiết bị,… Đây là chương trình phần mềm chuyên dụng tiên tiến và thuận tiện nhất trong công tác quản lý và điều khiển tiến độ dự án.
Microsoft Project là chương trình phần mềm tổng hợp có nhiều công dụng khác nhau tùy mục đích sử dụng. Một số khả năng làm việc của phần mềm có thể ứng dụng trực tiếp vào công tác quản lý tiến độ: (1) Tổ chức lập kế hoạch và quản lý tiến độ dự án, (2) Sắp xếp lịch công tác, (3) Xây dựng nguyên liệu đầu vào và chi phí kèm theo, (4) Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng mọi điều kiện thay đổi, (5) Chuẩn bị các báo biểu tổng quan cũng như chi tiết cho từng loại công việc, nguyên liệu, (5) Lập dự trù những thay đổi (6) Xem lại dự án để đối phó với những tình huống ngẫu nhiên, (7) Đánh giá tài chính chung của dự án, (8) Đánh giá tiến độ thời gian và thời gian dự trữ, (9) Xác định đường găng của dự án, (10) Lập các báo biểu sau cùng về kết quả của dự án, (11) In ấn các biểu đồ phục vụ dự án.
Sử dụng phần mềm chúng ta có thể lập các báo cáo chung cũng như các báo cáo cụ thể về những vấn đề cần quan sát như: Tổng quan về tiến độ của dự án, các công tác đang thực hiện, các công việc dở dang, chi phí về các tài nguyên, tình hình tài chính của dự án, tình hình nhân sự đang sử dụng và nhu cầu tương lai. Từ đó ta có thể điều chỉnh, điều tiết các công việc nhằm quản lý tốt tiến độ của cả Dự án một cách chủ động và chính xác.
Để ứng dụng thiết thực và là công cụ hữu ích giúp cho công tác quản lý tiến độ dự án, kể từ thời điểm này, Công ty cử những cán bộ có chuyên mônđi đào tạo tại
các cơ sở tin học, đồng thời thuê chuyên gia hướng dẫn cho cán bộ quản lý dự án học tập và ápdụng một cách hiệu quả.
Dự kiến kết quả đạt được là có thể lập được kế hoạch quản lý thời gian một cách chi tiết và tỉ mỉ để chọn ra một kế hoạch có thời gian thực hiện ngắn nhất phù hợp với khả năng của Ban quản lý dự án nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dự án và ngân sách được duyệt, từ đó có thể đẩy nhanh được tiến độ thực hiện Dự án, tăng hiệu quả đầu tư.