không ít khó khăn trong việc quản lý dự án.
Bộ máy hiện tại đã làm cơ bản tốt công tácquản lý các dự án. Các phòng ban chuyên môn của Công ty là những phòng độc lập về quản lý chuyên ngành, cụ thể: công tác kế hoạch, công tác kỹ thuật, công tác vật tư, công tác đấu thầu và công tác đền bù giải phóng mặt bằng,... Toàn bộ những phòng ban này trong quá trình hoạt động của mình tuân theo những quy định quản lý chuyên ngành của nhà nước. Trong các phòng ban chuyên môn có sự quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau, cùng tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án.
Hội đồng quản trị Công ty đã làm tốt công tác chỉ đạo, tổ chức phối hợp tốt, mặt khác Công ty đã xử lý kịp thời các vướng mắc phát sinh, kịp thời hoàn thành dự án và khai thác sản xuất kinh doanh. Một số các dự án đều thực hiện theo đúng đúng thiết kế, giá trị thực hiện thấp hơn tổng mức đầu tư được duyệt. Các công trình khi thực hiện xong được đưa vào sử dụng và phát huy hiệu quả.
2.4.2. Những tồn tại, hạn chế, nguyên nhân trong công tác quản lý dự án đầu tư đầu tư
Trong những năm qua công tác quản lý dự án đầu tư khai thác than của Công ty Cổ phần than Hà Tu - Vinacomin đã đạt được những kết quả đáng khích lệ, những kết quả đạt được sẽ thúc đẩy sự phát triển của Công ty trong thời gian tới. Tuy nhiên, bên cạnh những thành quả đạt được thì thực tế cho thấy các dự án đầu tư củaCông ty chưa thực sự đạt được thành công cao như mong đợi. Công tác quản lý dự án khai thác than của Công ty, các dự án nhằm nâng cao năng suất, phục vụ sản xuất qua phân tích thực trạng đã bộc lộ nhiều tồn tại làm giảm hiệu quả dự án đầu tư, ở đây tác giả xin nêu một số tồn tại cơ bản nhất.
- Tồn tại trong công tác tư vấn lập dự án đầu tư
Hồ sơ thiết kế, tổng mức đầu tưở một số công trình chất lượng còn thấp, chưa đưa ra nhiều phương án để lựa chọn, chưa tuân thủ theo tiêu chuẩn, quy phạm (có một số công trình tư vấn làm theo yêu cầu của chủ đầu tư, nâng quy mô càng lớn càng tốt), số liệu điều tra, khảo sát chưa chính xác. Trong thiết kế thường tính thiên về an toàn quá lớn, trong tính toán dự toán áp dụng đơn giá, định mức và các chế độ tài chính chưa chính xác hoặc sót khối lượng công việc.
và hình thành nên ý tưởng của dự án. Sau khi ý tưởng dự án được xác định, việc thăm dò thị trưởng vẫn tiếp tục cần thiết để xem xét tính khả thi của dự án đó. Có rất nhiều các yếu tố bên ngoài tác động đến dự án như: điều kiện tự nhiên, môi trường, giá cả, tỉ giá, thị hiếu khách hàng,... tất cả các yếu tố đó đều có thể ảnh hưởng tới tính khả thi cũng như sự thành công của dự án. Nhưng việc thăm dò thị trường, khảo sát địa chất tại chính nơi đặt dự án chưa được quan tâm đầu tư, nhiệu dự án hình thành đưa vào hoạt động nhưng sản phẩm khai thác đưa ra thị trường có giá thấp hơn kỳ vọng do chất lượng kém, hoặcnhu cầu thị trường không cao.
Chất lượng một dự án phụ thuộc vào rất nhiều vào trình độ của tư vấn lập dự án đầu tư, theo quy định về đấu thầu phải xem xét nhiều nhà tư vấn để chọn một tư vấn có năng lực nhất. Nhưng do năng lực của các đơn vị tư vấn lấp dự án còn thấp dẫn đến thiết kế cơ sở và báo cáo chưa đầy đủ, dẫn đến phải chỉnh sửa, điều chỉnh phê duyệt điều chỉnh hoặc phát sinh nhiều phần việc trong quá trình thiết kế bản vẽ thi công.
Một trong những nguyên tắc quan trọng của việc lập dự án đầu tư là nhà tư vấn phải đưa ra được nhiều phương án để lựa chọn phương án tối ưu, tư vấn cho chủ đầu tư lựa chọn phương án đầu tư có hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên thực tế cho thấy tư vấn thường đưa ra một phương án duy nhất theo tính chủ quan, hoặc nếu có thêm một số phương án thì các phương án đó chỉ tính toán một cách chiếu lệ, ít giá trị so sánh.
Một số dự án lớn chậm được triển khai do thời gian chuẩn bị đầu tư kéo dài, thu xếp vốn chưa đáp ứng yêu cầu dự án. Vốn đầu tư dàn trải, không tập trung, dẫn đến các dự án dở dang làm giảm hiệu quả đầu tư. Do việc xác định tổng mức đầu tư cũng như biến động của thị trường trong quá trình triển khai dự án chưa sát, dẫn đến khó khăn trong việc cân đối nguồn vốn hoặc làm tăng tổng mức đầu tư.
Thời gian thực hiện nhiều dự án chưa thực hiện đúng theo thời gian trong quyết định đầu tư, thậm chí có dự án hết thời gian thực hiện vẫn chưa khởi công xây dựng. Nguyên nhân của việc kéo dài thời gian thực hiện dự án là: Khả năng nguồn vốn cho các dự án không đáp ứng được; Số lượng dự án bố trí trong kế hoạch chuẩn bị đầu tư và cho phép lập dự án của cấp có thẩm quyền quá nhiều; một số dự án do yêu cầu của các nhà tài trợ vốn phải lập và phê duyệt dự án trước; đã gây không ít khó khăn cho công tác thẩm định.
Kế hoạch dự án lập ra còn chứa đựng nhiều sai sót, đặc biệt là trong khâu chất lượng và dự toán chi phí, vì thế gây mất thời gian cũng như chi phí trong việc điều
chỉnh các công việc cho hợp lý.
- Tồn tại trong công tác thẩm định dự án đầu tư
Độ chính xác của công tác thẩm định chưa cao do chất lượng hồ sơ dự án cũng như thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán thấp, chưa đề cập hết các nội dung của một dự án như quy định (Ví dụ: Số liệu khảo sát, nghiên cứu hiện trạng và dự báo không chính xác,...).
Thời gian qua ở Công ty việc thẩm định dự án chưa thực sự được quan tâm, sau một thời gian triển khai cho thấy việcthẩm định dự án còn nhiều hạn chế. Chất lượng công tác thẩm định dự án chưa cao, nhất là thẩm định về khảo sát thiết kế không phát hiện được những bất cập dẫn đến việc thực hiện một loạt hậu quả phía sau. Một phần do chất lượng lập dự án thấp, phần do năng lực, trình độ, kinh nghiệm, phương pháp tổ chức thực hiện của cán bộ thực thi còn bất cập.
Thời gian thẩm định của một số dự án kéo dài so với quy định do việc phối hợp giữa các cơ quan có liên quan thiếu chặt chẽ, chưa thực hiện nghiêm về thời gian theo quy định.
Về suất đầu tư tại nhiều trường hợp phải được sử dụng các loại vật liệu đắt tiền hơn, do đó suất đầu tư phải cao hơn.Mặt khác với các vật liệu có tính năng kỹ thuật và tính thẩm mỹ tương tự nhưng qua thẩm định, không phát hiện ra để yêu cầu sửa đổi, giảm chi phí đầu tư.
Quy trình quản lý quá trình thẩm định được lập ra chi tiết nhưng lại thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận có liên quan.
- Tồn tại trong công tác thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công và tổng dự toán
Đối với công tác thiết kế kỹ thuật và lập tổng dự toán tại nhiều công trình không khảo sát thực địa một cách cẩn thận dẫn đến khi triển khai thực hiện nảy sinh nhiều vấn đề do đó, phải thay đổi thiết kế, tổng dự toán cũng thay đổi theo dẫn đến sự lãng phí trong quản lý đầu tư dự án.
Hồ sơ thiết kế của nhiều dự án có chất lượng thấp, giải pháp thiết kế, sử dụng thiết bị, dây chuyền chưa hợp lý, biện pháp thi công chưa đề cập đầy đủ đã gây khó khăn cho công tác triển khai thi công.
Đồng thời công tác lập thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán vẫn còn tình trạng chưa tuân thủ các quy định về nội dung: áp dụng định mức, đơn giá không cập nhật là nguyên nhân dẫn đến những sai sót trong quá trình lập tổng dự toán.
Việc thiết kế kỹ thuật phụ thuộc rất nhiều vào kết quả điều tra khảo sát, khảo sát xây dựng. Tại một số dự án nhỏ, việc thực hiện khảo sát do phòng Trắc địa và phòng Địa chất phối hợp thực hiện, đối với các dự án có quy mô lớn, Công ty thường ký hợp đồng với các đơn vị tư vấn có chức năng hoạt động khảo sát để giúp chủ đầu tư thực hiện. Nhưng qua các dự án cho thấy, số liệu đo vẽ, kết quả quan trắc chưa chính xác dẫn đến thiết kế chưa phù hợp, khi triển khai thực hiện còn phải điều chỉnh hoặc khảo sát bổ sung, làm tiến độ dự án không đảm bảo. Đã cho thấy công tác quản lý công tác khảo sát kỹ thuật, năng lực các đơn vị khảo sát trong bước chuẩn bị đầu tư của Công ty chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra.
Tái bước thiết kế kỹ thuật, nhất là tại các dự án khai thác mỏ, dự án sàn tuyển, các đơn vị tư vấn chưa đưa ra được phương án tối ưu, công nghệ lựa chọn tại nhiều dự án còn chưa phù hợp (công nghệ đã lạc hậu, công nghệ không phù hợp với công suất khai thác…) dẫn đến những hệ lụy hiệu suất hoạt động của nhà máy, khu khai mỏ chưa đạt kế hoạch.
- Tồn tại trong công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án
Nhiều dự án trong Công ty không hoàn thành đúng thời gian hoặc vượt giá thành dự tính ban đầu hoặc không đáp ứng về mặt tiêu chuẩn. Tất cả những điều này đều liên quan trực tiếp đến việc lên kế hoạch trước khi thực hiện dự án chưa sát sao, thực tế.
Năng lực cán bộ điều hành dự án chưa tương xứng với yêu cầu dự án, quá trình chuẩn bị đầu tư chưa được nghiên cứu kỹ lưỡng về tính khả thi của thị trường, kỹ thuật, công nghệ.
Chuyên môn của cán bộ quản lý nhiều khi chưa đáp ứng được các kỹ năng cần thiết để quản lý dự án hoặc khả năng quản lý chưa được trau dồi để phù hợp với tính chất, quy mô của dự án.
Trong quá trình thi công có thể hàm chứa nhiều yếu tố rủi ro và bất trắc không lường trước được. Điều đó làm ảnh hưởng đến tiến độ của dự án. Vì vậy cần có sự giám sát chặt chẽ từng hạng mục công trình, tránh sai sót đáng tiếc có thể xảy ra. Nếu phát hiện sai sót thì phải lập tức tìm biện pháp xử lý kịp thời. Song song với việc thi công công trình là việc mua sắm máy móc thiết bị và lắp đặt chúng. Thời gian đặt mua và lắp đặt máy móc thiết bị phụ thuộc vào phía nhà cung cấp và yếu tố công nghệ, tính chất phức tạp hiện đại của từng loại máy móc. Một số đơn vị nhận thầu mua sắm thiết bị không có năng lực, dẫn đến việc bàn giao trang thiết bị, máy móc không đúng tiến độ, làm ảnh hưởng toàn bộ dự án.
Vấn đề vốn và giải ngân vốn cho đầu tư còn nhiều bất cập làm chậm tiến độ dự án do thiếu vốn, kế hoạch vay vốn không hợp lý làm cho chi phí vốn cao, chưa đa dạng hoáđược các nguồn vốn,...
Chi phí của các dự án vẫn tăng lên đáng kể so với dự tính. Rất ít dự án mà chi phí giảm đi. Chậm tiến độ là nguyên nhân dễ thấy nhất. Chậm tiến độ trong điều kiện lạm phát đội chi phí tăng. Ngoài ra, công tác đền bù giải phóng mặt bằng, đấu thầu vượt giá trị được duyệt, các vấn đề phát sinh trong thi công,…cũng làm dự án chậm tiến độ vàgiảm hiệu quả kinh tế.
- Tồn tại trong công tác lựa chọn nhà thầu
Công ty thường áp dụng phương pháp đấu thầu rộng rãi nhằm mục đích lựa chọn được nhà thầu có giải pháp tối ưu. Độ phức tạp của dự án cũng như trình độ của nhà thầu sẽ quyết định chính tới thời gian đấu thầu dài hay ngắn. Trong quá trình đấu thầu có thể xảy ra rất nhiều rủi ro không lường trước được như quân xanh quân đỏ, gian lận để nâng giá thầu,... gây thiệt hại cho Công ty, nhưng tại thời điểm hiện tại do năng lực cán bộ làm công tác đầu thầu của Công ty còn yếu kém, đảm trách nhiều nhiệm vụ. Do đó hồ sơ mời thầu chưa chặt chẽ, do thiếu thông tin để đưa vào tiêu chuẩn đánh giá và yêu cầu về phạm vi cung cấp của gói thầu và tổ chức đấu thầu chưa đảm bảo được tiến độ, còn lúng túng trong khâu tổ chức chuẩn bị hồ sơ mời thầu: tình trạng này còn khá phổ biến.
Công tác đấu thầu mua sắm thiết bị cho các dự án phát triển mỏ còn chậm cùng với sự quá tải của các nhà cung cấp thiết bị dẫn đến việc thực hiện đầu tư mua sắm các thiết bị của một số đơn vị sản xuất không thực hiện được tiến độ yêu cầu.
Một số dự án mua sắm thiết bị được lập không phù hợp với yêu cầu thực tế, không thực sự xuất phát từ yêu cầu sản xuất.
Một số dự án đã và đang tổ chức đấu thầu nhưng phải dừng lại không thực hiện được do thiếu vốn, và kể cả trường hợp không xác định được chủ đầu tư do ảnh hưởng của công tác cổ phần hóa.
Hệ thống pháp luật về quản lý đầu tư, xây dựng còn nhiều điều bất cập; các biện pháp chế tài đối với sai phạm thực tế trong đầu tư, xây dựng chưa được pháp luật quy định đầy đủ và cụ thể.
Văn bản hướng dẫn còn ban hành chậm, nhiều khi chưa sát với thời điểm thực hiện, thậm chí có những văn bản khó hiểu, văn bản tham chiếu còn quá nhiều gây khó khăn khi vận dụng chính sách. Ngoài ra, hiệu lực và hiệu quả thực thi pháp luật
rất yếu, vẫn còn nhiều cá nhân coi thường và vi phạm pháp luật không được xử lý nghiêm và kịp thời.
- Tồn tại trong công tác quản lý chất lượng các công trình
Thực trạng về công tác quản lý chất lượng của các công trình xây dựng của tỉnh những năm qua còn không ít những bất cập dẫn đến chất lượng kỹ, mỹ thuật một số công trình chưa được đảm bảo.
Chất lượng các công trình chưa đảm bảo đặc biệt là các công trình quy mô lớn, kỹ thuật phức tạp. Do thiết kế kĩ thuật không phù hợp với thực tế, nhà thầu không đủ tinh thần trách nhiệm cũng như năng lực thực hiện, công tác giám sát còn lơi lỏng, công tác nghiệm thu chưa nghiêm túc, việc nắm bắt, xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh lớn còn chưa kịp thời.
Các nội dung trong quản lý chất lượng mang tính sát thực cao nhưng việc áp dụng vào thực tế lại không đạt yêu cầu. Trong khi đó, việc hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện lại ít được đề cập, trách nhiệm của người hướng dẫn, thực hiện lại không được rõ ràng.
Bước kiểm tra, đánh giá thường tiến hành chậm chạp, nghiệm thu số lượng, chất lượng sản phẩm chưa sát sao gây ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ dự án cũng như chất lượng thi công.
Cán bộ giám sát của Chủ đầu tư phần lớn tuổi đời còn trẻ, thiếu kinh nghiệm, trình độ không đồng đều, trách nhiệm trước công việc được giao chưa cao nên việc quản lý tư vấn giám sát và quản lý tiến độ, chất lượng thi công chưa chặt chẽ.
Hệ thống báo cáo chất lượng, tiến độ từ công trường đến lãnh đạo chưa được thực hiện tốt, báo cáo còn nhiều sai xót nên nhiều công trình diễn tra tình trạng thi công kém chất lượng.
Cơ chế phối hợp giữa các phòng ban với nhau và giữa các đơn vị nhân thầu