Căn cứ tình hình biến động ngân quỹ qua KBNN và nhằm đảm bảo tính thanh khoản của hệ thống KBNN, công tác quản lý và điều hoà ngân quỹ qua KBNN được thực hiện như sau:
2.2.4.1. Nguyên tắc quản lý và điều hoà ngân quỹ
Việc quản lý và điều hòa ngân quỹ trong hệ thống KBNN được thực hiện theo các nguyên tắc sau:
- Thống nhất hoá về ngân quỹ: Ngân quỹ qua KBNN được sử dụng chung trong toàn hệ thống KBNN, thống nhất từ trung ương tới các địa
phương, không phân biệt nguồn hình thành và đối tượng sử dụng.
- Phân cấp trong quản lý ngân quỹ qua KBNN: Ngân quỹ được điều hoà chung trong cả nước từ trung ương đến các địa phương; từng đơn vị KBNN chịu trách nhiệm quản lý ngân quỹ theo phân cấp; trong đó KBNN quản lý ngân quỹ chung toàn hệ thống.
- Quản lý điều hoà ngân quỹ theo kế hoạch: Ngân quỹ qua KBNN được quản lý và điều hoà theo kế hoạch điều chuyển ngân quỹ; định mức tồn ngân quỹ tối thiểu; tình hình thu, chi và tồn ngân quỹ thực tế nhằm đảm bảo khả năng thanh toán, chi trả cho các đơn vị giao dịch với KBNN trong mọi địa điểm và thời điểm.
- Tự chịu trách nhiệm trong việc quản lý ngân quỹ: Thủ trưởng các đơn vị KBNN chịu trách nhiệm quản lý điều hoà ngân quỹ trong phạm vi được phân cấp, chịu trách nhiệm trước Giám đốc KBNN cấp trên về việc quản lý ngân quỹ trên địa bàn. Cụ thể, Tổng Giám đốc KBNN chịu trách nhiệm quản lý ngân quỹ chung trên phạm vi cả nước; Giám đốc KBNN tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm quản lý ngân quỹ trên địa bàn tỉnh, thành phố; Giám đốc KBNN quận, huyện chịu trách nhiệm quản lý ngân quỹ trên địa bàn quận, huyện.
2.2.4.2. Nội dung và phương thức điều hoà ngân quỹ
- Nội dung điều chuyển ngân quỹ: Là số thu hộ và số chi hộ giữa các đơn vị KBNN với nhau. Tuy nhiên, việc hoàn trả ngân quỹ (điều chuyển ngân quỹ) ở đây không diễn ra trực tiếp giữa các KBNN, mà thực hiện hoàn trả qua KBNN (nếu hai KBNN có thu hộ, chi hộ là hai đơn vị ở hai địa bàn cấp tỉnh khác nhau) hoặc thông qua KBNN cấp tỉnh (hai KBNN thu hộ, chi hộ là hai đơn vị KBNN ở cùng địa bàn cấp tỉnh); đồng thời, việc hoàn trả ngân quỹ được thực hiện theo nguyên tắc bù trừ giữa số thu hộ và số chi hộ, mà không tính theo từng lần nhờ thu hộ hoặc chi hộ. Phù hợp với các nguyên tắc trên và
phân cấp quản lý trong hệ thống KBNN, nội dung điều chuyển ngân quỹ bao gồm: điều chuyển giữa KBNN với KBNN tỉnh, thành phố và giữa KBNN tỉnh với KBNN huyện.
- Phương thức điều chuyển ngân quỹ, bao gồm:
+ Điều ngân quỹ lên: Là kênh điều ngân quỹ từ KBNN cấp dưới về KBNN cấp trên bằng lệnh (lệnh điều chuyển ngân quỹ từ KBNN quận, huyện lên KBNN tỉnh, thành phố và từ KBNN tỉnh thành phố lên KBNN).
+ Điều ngân quỹ xuống: Là kênh điều ngân quỹ từ KBNN cấp trên về KBNN cấp dưới bằng lệnh (lệnh điều chuyển ngân quỹ từ KBNN xuống KBNN tỉnh,thành phố và từ KBNN tỉnh, thành phố xuống KBNN quận, huyện trực thuộc).
Theo quy định thì nghiêm cấm các trường hợp điều chuyển ngân quỹ ngang cấp hoặc khác địa bàn, cụ thể: nghiêm cấm điều chuyển ngân quỹ giữa các KBNN cấp tỉnh với nhau hoặc giữa các KBNN cấp huyện hoặc từ KBNN cấp huyện này sang KBNN cấp tỉnh ở khác địa bàn tỉnh, thành phố.
Việc điều chuyển ngân quỹ được thực hiện dưới hai hình thức là điều chuyển qua ngân hàng và điều chuyển bằng tiền mặt.
2.2.4.3. Căn cứ điều chuyển ngân quỹ
- Định mức tồn ngân quỹ tối thiểu và mức ngân quỹ kế hoạch điều chuyển giữa KBNN cấp trên và KBNN cấp dưới: Trong đó, định mức tồn ngân quỹ tối thiểu là mức tồn ngân quỹ thấp nhất để đảm bảo khả năng thanh toán, chi trả của KBNN; được xác định trên cơ sở tổng nhu cầu thanh toán chi trả cho các đối tượng khác nhau trong quý kế hoạch, số ngày làm việc hàng quý và số ngày định mức vốn. Mức ngân quỹ kế hoạch điều chuyển giữa KBNN cấp trên và KBNN cấp dưới là phần chênh lệch giữa khả năng thu và nhu cầu chi của KBNN trong quý kế hoạch.
KBNN cấp dưới tại thời điểm tính vốn, bao gồm: chênh lệch về thu hộ và chi hộ thuộc ngân sách cấp trên, thanh toán liên kho bạc. Khi có kết quả dương là thể hiện ngân quỹ thừa của KBNN cấp trên tại KBNN cấp dưới và ngược lại; trong trường hợp này, KBNN cấp trên chưa chuyển ngân quỹ xuống cho KBNN cấp dưới và có thể điều ngân quỹ lên. Trường hợp kết quả là một số âm, thì KBNN cấp trên sẽ xem xét cụ thể và có thể điều chuyển ngân quỹ xuống.
- Tồn ngân quỹ thực tế: Tồn ngân quỹ thực tế bao gồm tổng số tiền mặt tại kho và số dư tài khoản tiền gửi tại ngân hàng. Khi thấy tồn ngân quỹ thực tế tại KBNN cấp dưới cao, KBNN cấp trên có thể chưa chuyển ngân quỹ xuống; ngược lại, khi thấy tồn ngân quỹ thấp thì KBNN cấp trên sẽ xem xét để chuyển xuống tùy thuộc vào tình hình cụ thể.
- Tốc độ thu, chi thực tế trên địa bàn: Căn cứ tốc độ thu chi thực tế, nếu tốc độ chi ra nhanh, thu vào chậm, tồn ngân quỹ giảm nhanh, thì cần tăng cường điều chuyển ngân quỹ xuống (tăng số lần và lượng điều chuyển); ngược lại, khi tốc độ chi ra chậm, thu vào nhanh, tồn ngân quỹ tăng cao thì hạn chế điều xuống và căn cứ tình hình cụ thể để ra quyết định điều ngân quỹ lên.