- Bộ phận kiểm toán nội bộ:
3.3.2 Hình thức phân cấp hoạt động và quy chế hoạt động cho bộ phận kiểm toán nội bộ
nhân tố liên quan khác cho nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm toán của mình, kiểm toán viên nội bộ cần phải có những quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ kiểm toán đề ra. Bên cạnh chính sách đãi ngộ hợp lý về vật chất và tinh thần, kiểm toán viên nội bộ cần có các quyền hạn sau để thực hiện nhiệm vụ kiểm toán của mình một cách thuận lợi:
- Đợc độc lập về chuyên môn nghiệp vụ. Không bị chi phối, không bị can thiệp khi thực hiện hoạt động kiểm toán và trình bày ý kiến của mình trong báo cáo kiểm toán.
- Có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân đợc kiểm toán và các bộ phận có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm toán.
- Đợc ký xác nhận trên báo cáo kiểm toán nội bộ do cá nhân tiến hành, hoặc chịu trách nhiệm thực hiện theo nhiệm vụ kiểm toán đợc giao.
- Nêu các ý kiến đề xuất, các giải pháp, kiến nghị, các ý kiến t vấn cho việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh; ngăn ngừa các sai sót, gian lận, các việc làm sai trái trong đơn vị.
- Đợc bảo lu ý kiến đã trình bày trong báo cáo kiểm toán nội bộ. Đợc quyền đề nghị các cơ quan cấp trên, các cơ quan chức năng của Nhà nớc xem xét lại quyết định của Tổng Giám đốc về việc bãi nhiệm kiểm toán viên nội bộ.
Với các quyền hạn trên, kiểm toán viên nội bộ hoàn toàn có đủ mọi cơ sỏ pháp lý và các điều kiện để thực hiện công việc kiểm toán của mình một cách tốt nhất, đồng thời gắn với quyền lợi về kinh tế và vị trí của mình.
3.3.2 Hình thức phân cấp hoạt động và quy chế hoạt động cho bộ phận kiểm toán nội bộ kiểm toán nội bộ
Một hệ thống chỉ vận hành khi có đủ các yếu tố về “phần cứng” và “phần mềm”. Đối với hệ thống kiểm toán nội bộ thì Quy chế hoạt động của bộ máy chính là yếu tố “phần mềm” vận hành cho “phần cứng” về tổ chức bộ máy đã đợc xác lập ở trên.
Phân cấp hoạt động cho bộ phận kiểm toán nội bộ.
Thông thờng, bộ máy kiểm toán nội bộ hoạt động theo hai hình thức phân cấp chính:
- Phân cấp theo quyền hạn
- Phân cấp theo chức năng.
Bản chất phân cấp theo quyền hạn là các quyết định cá biệt hay những hành động cần thiết phải đợc đề ra ở cấp dới và đợc duyệt y (bác bỏ) ở cấp trên. Các loại quyết định và hành động này thờng liên quan đến các vấn đề nh: bổ khuyết các trình tự kiểm toán, sự cần thiết báo cáo về các sai sót, hình thức xử lý và báo cáo về những phát hiện kiểm toán, kết thúc báo cáo, ký duyệt báo cáo và tiếp tục sửa chữa những sai sót đã báo cáo.
Hình thức phân cấp hoạt động theo chức năng thờng đợc thực hiện khi có sự tham gia của các kiểm toán viên bên ngoài. Theo loại hình phân cấp trách nhiệm này, bộ phận kiểm toán nội bộ đợc chia thành nhiều nhóm theo các chức năng hoạt động khác nhau. Việc quản lý và điều phối hoạt động của các nhóm đợc thực hiện bởi một nhóm trung tâm do kiểm toán trởng phụ trách. Nh vậy, đối với một bộ máy kiểm toán nội bộ mới thì doanh nghiệp nên chọn hình thức phân cấp theo quyền hạn, vì sẽ khai thác và phát huy đợc tính năng động, sáng tạo trong công việc của các kiểm toán viên nội bộ không chuyên nghiệp.
Quy chế hoạt động bộ máy kiểm toán nội bộ doanh nghiệp nhà nớc về xây dựng.
Để kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu quả và đi vào nền nếp thì nhất thiết trong Quy chế hoạt động của kiểm toán nội bộ cần xác định: “Kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp nhà nớc về xây dựng là quá trình các kiểm toán viên
nội bộ, các chuyên gia độc lập và có thẩm quyền thu thập và đánh giá các bằng chứng về các thông tin của một đơn vị cụ thể trong doanh nghiệp, nhằm mục đích xác nhận và báo cáo về mức độ phù hợp giữa các thông tin này với các chuẩn mực đã đợc thiết lập”.
Theo đó, quy chế kiểm toán nội bộ bao gồm những quy định chung có tính cơ sở nh sau:
Số liệu, tài liệu kế toán, báo cáo tài chính của doanh nghiệp; các đơn vị thành viên hạch toán độc lập, các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và các Ban quản lý dự án, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc doanh nghiệp, các liên doanh góp vốn mà số vốn góp của doanh nghiệp chiếm trên 50% là căn cứ pháp lý để đánh giá tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; tình hình tuân thủ pháp luật, chế độ, chính sách và tình hình thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nớc của doanh nghiệp và các đơn vị.
Giám đốc các đơn vị thành viên chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc doanh nghiệp và trớc pháp luật về tính đầy đủ, trung thực, hợp lý của các số liệu kế toán; các thông tin trong báo cáo tài chính và các thông tin khác đã báo cáo doanh nghiệp hoặc đã đợc công bố.
Doanh nghiệp tổ chức và duy trì hệ thống kiểm toán nội bộ để thực hiện nhiệm vụ kiểm toán nội bộ chung tại doanh nghiệp và các đơn vị thành viên. - Về thực hiện kiểm toán nội bộ: Doanh nghiệp phải thờng xuyên tổ chức kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp và tại các đơn vị thành viên hạch toán độc lập và các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc, các ban quản lý dự án, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc nhằm đánh giá về chất lợng và độ tin cậy của các thông tin kinh tế, kỹ thuật, tài chính; về bảo vệ an toàn tài sản của Doanh nghiệp; về chấp hành luật pháp, chính sách chế độ Nhà nớc, cũng nh các Nghị quyết, quyết định của doanh nghiệp. Việc thực hiện kiểm toán nội bộ thờng xuyên này là nhân tố đảm bảo cho hệ thống kiểm toán nội bộ đợc lập ra có một ý nghĩa đích thực và nâng cao vai trò cũng nh hiệu quả của bộ phận trong hoạt động của tổ chức.
Doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm toán toàn diện hoặc một số nội dung, lĩnh vực tại các đơn vị thành viên, phục vụ cho yêu cầu quản lý chung của doanh nghiệp.
Thực hiện cuộc kiểm toán nội bộ phải hiện theo đúng tiến trình kế hoạch đã đề ra và dựa trên những chuẩn mực kiểm toán đã đợc xác lập với công việc đó. - Kết thúc cuộc kiểm toán nội bộ: Kết thúc cuộc kiểm toán, kiểm toán nội bộ phải lập báo cáo kiểm toán, đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai phạm (nếu có). Báo cáo kiểm toán nội bộ đợc gửi cho Tổng Giám đốc. Báo cáo tài chính hàng năm của doanh nghiệp, của các đơn vị thành viên hạch toán độc lập phải có báo cáo kiểm toán nội bộ đính kèm.
Đó là một số quy định chung nhất thiết phải có trong quy chế hoạt động của kiểm toán nội bộ để kiểm toán nội bộ thực sự đi vào hoạt động có hiệu quả và đi vào nề nếp, thờng xuyên, đóng vai trò là bộ phận tham vấn cho Tổng Giám đốc thực hiện các công tác quản lý.