Sau khi bộ phận kiểm toán nội bộ đã đợc thiết lập và có đầy đủ các nhân tố để vận hành hệ thống thì việc tổ chức thực hiện kiểm toán nội bộ là mục đích kế tiếp và cũng là mục đích chính của việc tổ chức hệ thống kiểm toán nội bộ. Sau khi xác định những yêu cầu của Ban Giám đốc về kiểm toán nội bộ, bộ phận kiểm toán sẽ xác định khối lợng công việc cần thực hiện để tiến hành cuộc kiểm toán theo quy trình kiểm toán.
Quy trình kiểm toán là một hệ thống phơng pháp rõ ràng của quá trình tổ chức một cuộc kiểm toán nhằm giúp cho kiểm toán viên tập hợp đủ chứng cứ cần thiết để hoàn thành mục tiêu kiểm toán đã đề (hay khối lợng công việc cần thực hiện và mục đích công việc).
Quy trình của một cuộc kiểm toán bao gồm 4 bớc sau:
- Lập kế hoạch và thiết kế chơng trình kiểm toán.
- Tiến hành kiểm toán.
- Lập các báo cáo kiểm toán và đa ra các kiến nghị.
- Các công việc sau kiểm toán (theo dõi việc thực hiện kiến nghị...).
Lập kế hoạch làm việc và thiết kế chơng trình kiểm toán:
Kiểm toán viên phải lập kế hoạch kiểm toán để trợ giúp cho công việc kiểm toán tiến hành có hiệu quả, đúng thời hạn. Kế hoạch kiểm toán thích hợp sẽ giúp cho kiểm toán viên xác định đợc các vấn đề trọng tâm cần tập trung, chú ý để tránh sai sót và công việc đợc giải quyết nhanh chóng; đồng thời tạo
điều kiện tổ chức và phối hợp công việc giữa các thành viên tham gia kiểm toán cũng nh sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm của các chuyên gia.
Một kế hoạch làm việc là một kế hoạch hành động xác định phạm vi tổng thể và mức độ bao trùm của hoạt động kiểm toán nội bộ. Khi thiết lập kế hoạch làm việc cần xem xét các yếu tố:
Các mục đích cần đạt đợc của cuộc kiểm toán. Phạm vi hoạt động của công việc kiểm toán. Yêu cầu về nhân lực kiểm toán viên.
Chơng trình làm việc (thời gian - tiến độ).
Sau khi thiết lập kế hoạch làm việc, ngời phụ trách kiểm toán nội bộ xây dựng cho mỗi hoạt động một chơng trình kiểm toán thích hợp. Trong mỗi chơng trình kiểm toán chứa đựng các mục tiêu, các nội dung và các thủ tục cần thiết để đạt đợc các mục tiêu và mỗi mục tiêu thì có thể liên quan đến một số thủ tục. Ngời ta xây dựng chơng trình kiểm toán qua 2 bớc: Nghiên cứu và xây dựng các thủ tục kiểm toán.
Nghiên cứu: Là khái quát các trách nhiệm, chức năng và các hình thức kiểm tra trong lĩnh vực đợc kiểm toán.
Xây dựng các thủ tục kiểm toán: Đây là bớc cơ bản và là nhiệm vụ không dễ dàng trong việc lập một chơng trình kiểm toán. Nó đòi hỏi những kiến thức duy lý và những kỹ năng cơ bản về kế toán và kiểm toán. Trên cơ sở các mục tiêu đã đề ra, căn cứ vào tình hình thực tế, kiểm toán viên nội bộ xây dựng các thủ tục là hệ thống các phơng pháp, điều kiện cần thực hiện để đạt đ- ợc mục tiêu đã đề ra và hoàn thành cuộc kiểm toán. Thông thờng, trong một cuộc kiểm toán, các thủ tục đợc xây dựng thờng bao gồm hai vấn đề là xây dựng các trắc nghiệm kiểm toán và xây dựng các thủ tục phân tích.
Thực hiện kiểm toán:
Thực hiện kiểm toán là giai đoạn thứ hai của quá trình kiểm toán. Trong giai đoạn này, các kiểm toán viên áp dụng các phơng pháp kiểm toán để thu thập, đánh giá các bằng chứng kiểm toán.
Theo kế hoạch và chơng trình kiểm toán vạch ra, giai đoạn này gồm các công việc sau:
Khảo sát kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ. Kiểm tra chi tiết số d.
Khảo sát kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ. Mục đích của công việc này là để:
Thu thập bằng chứng chứng minh cho các chế độ và thể thức đặc thù có góp phần vào đánh giá mức rủi ro kiểm soát của kiểm toán viên (khảo sát kiểm soát).
Thu thập bằng chứng, chứng minh cho tính chính xác của các nghiệp vụ (khảo sát nghiệp vụ số d).
Ví dụ: Bảng tổng hợp các nghiệp vụ chi tiền mặt. Mục tiêu kiểm soát Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu Các khảo sát kiểm soát phổ biến. Các khảo sát nghiệp vụ chính thức phổ biến Các khoản chi tiền mặt ghi sổ là của hàng hóa và dịch vụ thực tế nhận đợc. Sự tách biệt thích hợp, trách nhiệm giữa kế toán ghi sổ các khoản các khoản phải trả với kế toán viết phiếu chi.
Kiểm tra các chứng từ chứng minh trớc khi ký phiếu chi cho một
Thảo luận với ngời liên quan và quan sát các hoạt động.
Thảo luận với ngời liên quan và quan sát các hoạt động.
Xem lại sổ Nhật ký tiền mặt, sổ cái và các sổ chi tiết. Thanh toán các khoản nợ phải trả.
Đối chiếu các phiếu chi đã lĩnh tiền với bút toán nhật ký mua và kiểm tra.
quyền thực hiện.
Có nghiệp vụ phải tiến hành đồng thời cả hai loại khảo sát trên.
Nếu quá trình kiểm soát không đợc xem là có hiệu lực thì lập tức đợc triển khai khảo sát chính thức (phơng pháp kiểm toán cơ bản).
Kết quả của khảo sát nghiệp vụ là yếu tố quyết định chủ yếu phạm vi của cuộc kiểm tra chi tiết số d.
Kiểm tra chi tiết số d:
Mục đích của kiểm tra chi tiết số d là để thu thêm bằng chứng cần thiết để xác định xem các số d cuối kỳ và các ghi chú trên báo cáo tài chính có đợc nêu trung thực hay không?
ở giai đoạn công việc này thờng áp dụng phơng pháp: Phân tích và khảo sát chi tiết số d. Ví dụ: Xác nhận các khoản nợ về khoản phải thu, phải trả, ý kiến xác nhận số d các khoản nợ là đúng.
Quan sát hoặc tham gia kiểm kê thực tế các loại tồn kho để xác định số d về hàng tồn kho, tài sản trên bảng cân đối kế toán là đúng.
Giai đoạn này rất quan trọng vì những bằng chứng thu đợc từ ngời thứ ba độc lập với đơn vị đợc kiểm toán hoặc trực tiếp do kiểm toán viên thu thập thì có giá trị cao hơn.
Toàn bộ công việc kiểm toán viên tiến hành trong giai đoạn thực hiện kiểm toán đợc thể hiện trên giấy tờ làm việc.
Giấy tờ làm việc phải thể hiện các nội dung sau:
- Mục đích kiểm toán.
- Phơng pháp kiểm toán.
- Kết quả kiểm toán.
- Kết luận
Sau khi đã thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán có đủ cơ sở đa ra ý kiến nhận xét về báo cáo tài chính, các hoạt động, tính tuân thủ... của đơn vị (bộ phận) đợc kiểm toán thì giai đoạn thực hiện kiểm toán kết thúc. Bằng chứng kiểm toán đợc lu trong hồ sơ tài liệu kiểm toán của đối tợng đợc kiểm toán (hồ sơ tài liệu năm).
Đối với các loại hình kiểm toán khác nh: kiểm toán tuân thủ, kiểm toán hoạt động thì công việc thực hiện kiểm toán có khác so với kiểm toán tài chính. ở hai loại hình kiểm toán này mục tiêu chủ yếu là đánh giá tính hiệu năng và hiệu quả, do đó công việc kiểm toán lại tập trung vào việc khảo sát nghiệp vụ và thực hiện các trắc nghiệm độ vững chãi và trắc nghiệm công việc, các thử nghiệm kiểm soát chứ không tập trung ở việc thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết số d, đồng thời phạm vi kiểm toán thực hiện có thể rộng hơn so với kiểm toán tài chính. Nh vậy, tùy theo mỗi loại hình kiểm toán thực hiện mà cuộc kiểm toán có những mục tiêu và công việc thực hiện khác nhau.
Lập báo cáo kiểm toán và đa ra các kiến nghị:
Báo cáo kiểm toán là sản phẩm cuối cùng của một cuộc kiểm toán, thể hiện ý kiến nhận xét của kiểm toán viên về các nội dung kiểm toán; là một thông điệp của các kiểm toán viên nội bộ gửi tới Ban giám đốc hoặc những quan chức cấp trên. Do đó, việc lập báo cáo là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các kiểm toán viên nội bộ ở tất cả các cấp, đặc biệt là ngời phụ trách bộ phận kiểm toán nội bộ - ngời chịu trách nhiệm sau cùng về hiệu quả của toàn bộ chơng trình kiểm toán nội bộ.
Các báo cáo đợc lập sau khi hoàn thành một nhiệm vụ kiểm toán. Nó có thể d- ới dạng nói miệng hay dới dạng văn bản nh báo cáo tạm thời, báo cáo kiểu
bảng câu hỏi, báo cáo viết hợp thức, báo cáo viết tóm tắt, phụ thuộc vào nội dung của thông tin báo cáo và yêu cầu của ngời nhận báo cáo. Trong các báo cáo trên thờng chứa đựng các khoản tìm ra trong quá trình kiểm toán nh các yếu điểm, những hoạt động không hiệu quả, những sai phạm và đa ra những kiến nghị tơng ứng để khắc phục.
Do đợc sử dụng trong phạm vi đơn vị nên báo cáo kiểm toán nội bộ không đợc chuẩn hóa nh báo cáo kiểm toán bảng khai tài chính của các kiểm toán viên độc lập. Tuy nhiên, một bản báo cáo kiểm toán nội bộ thờng bao
gồm các phần chủ yếu sau;
- Tiêu đề;
- Địa chỉ gửi báo cáo;
- Xác định đối tợng kiểm toán;
- Xác định nội dung công việc kiểm toán;
- ý kiến nhận xét và kiến nghị của kiểm toán viên;
- Ký tên;
- Ngày ký báo cáo;
Tiêu đề: Thờng ghi theo nội dung kiểm toán .
Ví dụ: Báo cáo kiểm toán hoạt động, hoặc báo cáo kiểm toán báo cáo
tài chính, hoặc báo cáo kiểm toán tuân thủ (đối với hoạt động kiểm toán nội bộ).
Địa chỉ gửi báo cáo: Nêu rõ đối tợng nhận báo cáo là ai? (Giám đốc, Tổng giám đốc doanh nghiệp, hoặc đối tợng khác trong doanh nghiệp nếu có).
Xác định đối tợng đợc kiểm toán: Ghi theo đúng tên trong kế hoạch đã duyệt (Ví dụ: Đơn vị số 1 - Phòng Marketing).
Xác định nội dung kiểm toán: Kiểm toán về nội dung gì?
Trong phần này cần nêu rõ các quy định về chế độ kiểm toán mà kiểm toán viên tuân theo, ghi rõ chế độ làm căn cứ để tiến hành đánh giá, đối chiếu trong quá trình kiểm toán,...
- ý kiến chấp nhận toàn phần (Đồng ý).
- ý kiến chấp nhận từng phần.
- ý kiến trái ngợc (Phản đối).
- ý kiến từ chối đa ra ý kiến.
Tùy theo các kết quả của kiểm toán để kiểm toán viên đa ra một trong bốn loại ý kiến trên.
Kiến nghị: Đây là nội dung quan trọng nhất của báo cáo kiểm toán nội bộ, nó giúp cho Giám đốc có cơ sở ra quyết định đúng đắn trong điều hành, quản lý doanh nghiệp.
Ký tên: Trởng kiểm toán và kiểm toán viên chịu trách nhiệm chính cùng ký sau khi lập xong báo cáo.
Ngày, tháng lập báo cáo: Sau khi hoàn tất công việc kiểm toán, báo cáo đợc lập xong, kiểm toán viên ghi rõ ngày, tháng, năm lập báo cáo kiểm toán.
Tóm lại trách nhiệm lập báo cáo kiểm toán thuộc về trởng nhóm kiểm toán.
Thời hạn lập: Kết thúc kiểm toán sau khi đã trao đổi các ý kiến thống nhất trong tổ kiểm toán, trao đổi và nhận đợc các ý kiến khẳng định lại của lãnh đạo các bộ phận (đơn vị) đợc kiểm toán.
Các công việc sau kiểm toán.
Bổn phận của các kiểm toán viên nội bộ cha kết thúc bằng việc đệ trình báo cáo kiểm toán. Các công việc tiếp theo của họ có thể là kiểm tra xu hớng các kết quả và kiến nghị đa ra trong báo cáo kiểm toán tại một thời điểm muộn hơn. Do kiểm toán viên nội bộ không có quyền trực tiếp đa ra các kiến nghị vào thực hiện nên việc này phụ thuộc vào các nhân viên chức năng hay Ban Giám đốc có ra các quyết định quản lý phù hợp hay không. Các công việc tiếp theo liên quan đến kiểm tra lại (còn gọi là phúc tra - phúc kiểm) có thể là bổn phận của kiểm toán viên hay Ban giám đốc hoặc cùng chia sẻ trách nhiệm.
Nhìn nhận chung ta thấy hoạt động kiểm toán nội bộ đã đạt đến trình độ chuyên môn nhà nghề và cung cấp những dịch vụ không thể thiếu cho các tổ chức. Nó đã tạo cho mình một chỗ một chỗ đứng vững chắc không chỉ trong các lĩnh vực kinh doanh và các ngành sản xuất mà còn ở trong các cơ quan Chính phủ và các tổ chức phi lợi nhuận. Sự phát triển của kiểm toán viên nội bộ không chỉ theo chiều rộng trong xã hội mà theo cả chiều sâu tại các cơ quan, đơn vị. Thật vậy, trong từng đơn vị cụ thể, kiểm toán nội bộ phát triển mạnh với xu hớng bao trùm lên toàn bộ các nghiệp vụ và các lĩnh vực hoạt động riêng lẻ. Sự phát triển không ngừng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu nói lên rằng cơ hội phát triển trong lĩnh vực này ngày càng mở rộng hơn theo thời gian. Hàng năm Viện các kiểm toán viên nội bộ và các phân viện nằm rải rác tại các châu lục tổ chức thi và cấp chứng chỉ cho các kiểm toán viên nội bộ. Khác với các kiểm toán viên công chứng (CPA), các kiểm toán viên nội bộ đã đợc cấp chứng chỉ (CIA) và đợc quyền hành nghề tại bất kỳ quốc gia nào trên thế giới.