- Bộ phận kiểm toán nội bộ:
3.3.1Xây dựng mô hình tổ chức kiểm toán nội bộ
Từ thực tế tìm hiểu đặc điểm tổ chức kiểm toán nội bộ tại một số doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay, căn cứ vào các Quyết định, Thông t của Nhà nớc và các hớng dẫn thành lập bộ máy kiểm toán nội bộ, từ đặc điểm tổ chức hoạt động của doanh nghiệp nhà nớc về xây dựng Việt Nam thờng có nhiều thành viên hạch toán độc lập và cả thành viên hạch toán phụ thuộc, trên kinh nghiệm tổ chức kiểm toán nội bộ tại một số doanh nghiệp thì bộ máy kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp nhà nớc về xây dựng đợc xây dựng theo mô hình “Bộ máy kiểm toán nội bộ trực thuộc sự chỉ đạo của Ban Giám đốc”.
Theo mô hình này thì tại doanh nghiệp tổ chức phòng kiểm toán nội bộ. Phòng đợc tổ chức độc lập với các Phòng, Ban chức năng khác của Doanh nghiệp và chịu sự chỉ đạo, lãnh đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc. Phòng kiểm toán nội bộ doanh nghiệp sẽ hoạt động bao quát chung các hoạt động kiểm
toán trong toàn doanh nghiệp. Điều này đợc thể hiện qua mô hình tổ chức kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp nhà nớc về xây dựng nh sau:
Mô hình III.1: Mô hình bộ máy kiểm toán nội bộ tại Doanh nghiệp nhà nớc về xây dựng Việt Nam.
Tại các đơn vị thành viên không tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ.
Điều này đợc lý giải bởi doanh nghiệp nhà nớc về xây dựng phần lớn gồm nhiều đơn vị thành viên hạch toán độc lập và hạch toán phụ thuộc, đợc phân cấp quản lý khác nhau, nhng mỗi đơn vị có quy mô nhỏ, số vốn cũng nh số l- ợng công nhân viên không nhiều, mỗi thành viên lại có xu hớng chuyên môn hóa hoặc một số lĩnh vực nhất định hoặc kinh doanh đơn giản không quá phức tạp, do đó nếu thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ ở các đơn vị thành viên thì công việc quá ít ỏi, sẽ gây lãng phí kinh phí hoạt động, mặt khác vấn đề nhân sự cho bộ máy này cũng không cho phép, bộ máy kiểm toán nội bộ ở doanh nghiệp sẽ đảm nhận công việc kiểm toán trên phạm vi toàn doanh nghiệp do tổng Giám đốc trực tiếp điều hành.
Bộ phận kiểm toán nội bộ đợc tổ chức thành Phòng kiểm toán nội bộ đứng đầu là Trởng phòng kiểm toán nội bộ do Tổng giám đốc bổ nhiệm, trởng phòng cũng nh các kiểm toán viên khác chỉ đảm nhận nhiệm vụ kiểm toán nội bộ, không kiêm nhiệm các công việc quản lý và điều hành khác trong Doanh
Tổng Giám đốc Hội đồng Quản trị ( HĐQT ) Bộ phận KTNB Các Phòng (Ban) khác. Các Phòng (Ban) tại các đơn vị kinh
tế cơ sở
Quan hệ chỉ đạo Quan hệ kiểm tra Luồng thông tin phản hồi
Tổ chức Phòng kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp xây dựng nh sau
Trởng phòng kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm quản lý chung các nhân viên kiểm toán nội bộ. Ngoài ra, để thực hiện tốt công tác kiểm toán thì bộ phận kiểm toán nội bộ có thể có các cộng tác viên là các chuyên gia, chuyên viên ở một số lĩnh vực cần thiết.
Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại Doanh nghiệp nhà nớc về xây dựng.
Trong tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ doanh nghiệp nhà nớc về xây dựng thì công việc xây dựng này chính là thiết lập “phần cứng” cho hệ thống. Một “phần cứng” tốt là yếu tố cơ bản đầu tiên quyết định cho tính hiệu quả của hệ thống.
Điều kiện cần và đủ để đánh giá một hệ thống kiểm toán nội bộ của một doanh nghiệp là sự tồn tại và vận hành liên tục của cơ chế hoạt động của chính hệ thống đó.
Cơ chế hoạt động của kiểm toán nội bộ đợc xem xét với các nội dung sau:
- Bộ máy kiểm toán nội bộ và các hình thức phân cấp hoạt động trong bộ máy kiểm toán nội bộ.
- Trách nhiệm, quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ.
- Quan hệ kiểm toán nội bộ với các hoạt động khác trong tổ chức.
- Quan hệ của kiểm toán nội bộ với các nhà quản lý.
- Quan hệ kiểm toán nội bộ với các kiểm toán viên bên ngoài.
- Các yếu tố ảnh hởng tới tính hiệu quả của hoạt động kiểm toán nội bộ. Tổng Giám đốc Trởng Phòng KTNB. Kiểm toán viên nội bộ Kiểm toán viên nội bộ Kiểm toán viên nội bộ Kiểm toán viên nội bộ
Theo mô hình kiểm toán nội bộ đã xây dựng ở trên thì bộ máy kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp nhà nớc về xây dựng đợc tổ chức thành Phòng kiểm toán nội bộ trực thuộc Tổng Giám đốc Doanh nghiệp. Theo đó, bộ máy kiểm toán nội bộ ở doanh nghiệp gồm: trởng phòng kiểm toán nội bộ, các kiểm toán viên nội bộ và các chuyên gia, chuyên viên ở một số lĩnh vực cụ thể cần thiết.
Bộ phận kiểm toán nội bộ đợc tổ chức độc lập với các bộ phận quản lý và kinh doanh trong doanh nghiệp, đơn vị thành viên (kể cả ban, phòng tài chính kế toán); chịu sự chỉ đạo và lãnh đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc.
Theo đề nghị của bộ phận kiểm toán nội bộ, Tổng giám đốc có thể cử chuyên gia thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác trong doanh nghiệp, các đơn vị thành viên hoặc thuê chuyên gia bên ngoài (nếu cần thiết) tham gia kiểm toán một số nội dung hoặc toàn bộ một cuộc kiểm toán.
Về cụ thể, tổ chức của bộ phận kiểm toán nội bộ doanh nghiệp nhà nớc về xây dựng đợc mô tả nh sau:
* Trởng Phòng kiểm toán nội bộ.
Đứng đầu bộ phận kiểm toán nội bộ là Trởng phòng kiểm toán nội bộ. Trởng phòng kiểm toán nội bộ doanh nghiệp do Tổng Giám đốc doanh nghiệp bổ nhiệm. Trởng Phòng kiểm toán nội bộ là ngời ký và chịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc và pháp luật về báo cáo kiểm toán nội bộ.
Trởng phòng kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ và quyền hạn:
- Chủ động xây dựng kế hoạch và lập chơng trình kiểm toán nội bộ hàng năm.
- Tổ chức các cuộc kiểm toán trong nội bộ doanh nghiệp, đơn vị thành viên theo nhiệm vụ kế hoạch và chơng trình kiểm toán nội bộ đã đợc Tổng Giám đốc phê duyệt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quản lý, bố trí, phân công công việc cho các kiểm toán viên, cán bộ làm công tác kiểm toán nội bộ và thực hiện các biện pháp đào tạo, huấn luyện kiểm toán viên, cán bộ làm công tác kiểm toán nội bộ, đảm bảo
không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm toán viên, cán bộ và bộ máy kiểm toán nội bộ.
- Đề xuất với tổng Giám đốc về việc thực hiện các cuộc kiểm toán nội bộ ở các đơn vị thành viên hoặc các bộ phận khác trong doanh nghiệp khi cần thiết.
- Đề nghị trng tập các chuyên viên các bộ phận khác trong doanh nghiệp để thực hiện các cuộc kiểm toán nội bộ khi cần thiết.
- Kiến nghị các thay đổi về chính sách, đờng lối nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý và điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và các đơn vị thành viên.
- Khi phát hiện thấy có hiện tợng vi phạm pháp luật hoặc những quyết định trái với chủ trơng, chính sách, chế độ quy định phải có trách nhiệm báo cáo các cấp có thẩm quyền để giải quyết kịp thời.
Sơ đồ minh hoạ nhiệm vụ và quyền hạn của Trởng phòng KTNB
Nhiệm vụ và quyền hạn của trởng phòng kiểm toán nội bộ
Xây dựng kế hoạch, lập chơng trình KTNB hàng năm Tổ chức các cuộc KTNB theo chơng trình đã đợc duyệt Quản lý, phân công công việc, đào tạo huấn luyện kiểm toán viên Đề xuất thực hiện KTNB tại doanh nghiệp khi cần thiết Đề nghị trng tập chuyên viên ở bộ phận khác khi cần thiết Kiến nghị thay đổi chính sách, đờng lối hoạt động Báo cáo những hiện tợng vi phạm pháp luật hoặc quy chế của DN
Với tổ chức nh trên, về cơ bản, bộ máy kiểm toán nội bộ đã có một cơ sở để hoạt động và một cơ cấu hợp lý, không quá lãng phí về nguồn lực và tiết kiệm
đợc kinh phí hoạt động, đồng thời phù hợp với tính chất công việc thực tế tại doanh nghiệp nhà nớc về xây dựng.
* Kiểm toán viên nội bộ.
Về tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ:
Theo mô hình tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ biên chế 5 thành viên trong đó gồm có một Trởng Phòng kiểm toán nội bộ và 4 nhân viên. Việc tuyển chọn nhân sự cho bộ phận kiểm toán nội bộ là một vấn đề không nhỏ. Để giải quyết vấn đề này cần có một chính sách tuyển chọn hợp lý. Theo đó, việc tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ cần thiết phải thực hiện tuyển chọn từ bên ngoài để tìm ngời có đủ trình độ, năng lực và đảm bảo tính khách quan đảm đ- ơng công việc này. Tuy nhiên do đặc tính của doanh nghiệp nhà nớc về xây dựng là doanh nghiệp kinh doanh về xây dựng đòi hỏi chuyên môn về kỹ thuật cao, công việc kinh doanh có những điểm khác so với các lĩnh vực khác cho nên trong đội ngũ kiểm toán viên nội bộ nhất quyết phải có cán bộ công nhân viên đã từng công tác trong doanh nghiệp. Vị trí Trởng Phòng kiểm toán nội bộ phải do cán bộ đang làm việc trong doanh nghiệp đảm nhiệm. Việc tuyển bên ngoài đối với các kiểm toán viên nội bộ có thể đợc tiến hành phổ thông thi tuyển dới sự giúp đỡ của Kiểm toán Nhà nớc và các chuyên gia của Bộ Tài chính. Đối với công tác tuyển chọn bên trong đơn vị có thể đợc thực hiện qua hình thức xét năng lực công tác, chuyên môn công tác và sự phù hợp của chuyên môn với bộ phận kiểm toán nội bộ, trong đó có kết hợp với việc thi tuyển nh những ngời tuyển chọn bên ngoài có lợc bớt một số phần thi không cần thiết.
Việc tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ đợc minh hoạ theo sơ đồ sau:
Tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ
Xét năng lực chuyên môn và sự phù hợp của chuyên môn với bộ phận KTNB
Thi tuyển Thi tuyển với sự giúp đỡ của KTNN và các chuyên gia của Bộ Tài chính
Về tiêu chuẩn đối với các kiểm toán viên nội bộ:
Lựa chọn đội ngũ kiểm toán viên nội bộ có quan hệ mật thiết và tối quan trọng đối với hoạt động của hệ thống kiểm toán nội bộ sau này. Một hệ thống kiểm toán nội bộ tốt phải xuất phát đầu tiên là một hệ thống kiểm toán viên nội bộ có đủ trình độ và năng lực kiểm toán, phải có đủ các tiêu chuẩn đặt ra về đạo đức nghề nghiệp cũng nh về trình độ chuyên môn. Theo đó, những ngời đợc bổ nhiệm hoặc đợc giao nhiệm vụ làm kiểm toán viên nội bộ cần phải có đủ các tiêu chuẩn sau:
- Có phẩm chất trung thực, khách quan, cha có tiền án và cha bị kỷ luật từ mức cảnh cáo trở lên do sai phạm trong quản lý kinh tế, tài chính, kế toán.
- Đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán hoặc quản trị kinh doanh.
- Đối với việc tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ từ bên trong đơn vị thì phải đảm bảo tiêu chí đã công tác thực tế trong lĩnh vực quản lý tài chính, kế toán từ 5 năm trở lên, trong đó có ít nhất 3 năm làm việc tại Doanh nghiệp hoặc tại các đơn vị thành viên trực thuộc Doanh nghiệp.
- Đã qua huấn luyện về nghiệp vụ kiểm toán, kiểm toán nội bộ theo nội dung chơng trình thống nhất của Bộ Tài chính và đợc cấp chứng chỉ.
- Đối với tuyển chọn bên ngoài, phải đảm bảo ngời dự tuyển phải tốt nghiệp chuyên ngành kiểm toán hệ Đại học chính quy tập trung với học lực khá trở lên.
Với những tiêu thức trên trong việc tuyển chọn đội ngũ kiểm toán viên nội bộ sẽ đảm bảo đợc một đội ngũ kiểm toán viên nội bộ có đủ trình độ về chuyên
môn và đạo đức nghề nghiệp để đảm đơng các nhiệm vụ kiểm toán đợc giao. Đồng thời, tiêu thức đặt ra cũng là hợp lý với tình hình doanh nghiệp nhà nớc về xây dựng hiện nay, vì việc tuyển chọn bao gồm cả tuyển chọn trong doanh nghiệp và cả bên ngoài doanh nghiệp. Bên trong doanh nghiệp hoàn toàn có các ứng viên đủ các tiêu chuẩn đề ra, đảm bảo đợc mục đích trong bộ máy kiểm toán nội bộ có cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Điều quan trọng ở đây là cần thiết Trởng Phòng kiểm toán nội bộ phải là cán bộ có đạo đức, kinh nghiệm, năng lực và trình độ chuyên môn và hiện đang công tác tại doanh nghiệp.
Về trách nhiệm của kiểm toán viên nội bộ:
Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải thực sự đem lại lợi ích thiết thực, hoạt động của kiểm toán nội bộ phải hiệu quả và hiệu năng. Muốn vậy, trong bộ máy kiểm toán nội bộ cần thiết phải gắn trách nhiệm về quyền hạn của các kiểm toán viên nội bộ, có nh thế mới đảm bảo đợc tính pháp lý cá nhân của các nghiệp vụ cũng nh nâng cao hiệu quả hoạt động chung của công việc kiểm toán. Theo đó, kiểm toán viên nội bộ có các trách nhiệm sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kiểm toán viên nội bộ phải thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đã đợc Tổng Giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc về chất lợng, về tính trung thực, hợp lý của báo cáo kiểm toán và về những thông tin tài chính, kế toán đã đợc kiểm toán.
- Trong quá trình thực hiện công việc, kiểm toán viên nội bộ phải tuân thủ luật pháp, tuân thủ các nguyên tăc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách, chế độ hiện hành của Nhà nớc.
- Kiểm toán viên nội bộ phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán. Không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn, cập nhật kiến thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp.
- Tuân thủ nguyên tắc bảo mật các số liệu, tài liệu đã đợc kiểm toán (ngoại trừ các trờng hợp khi có yêu cầu của tòa án, các cơ quan có thẩm quyền hoặc các nghĩa vụ liên quan đến tiêu chuẩn nghiệp vụ).
Về quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ: