- Bộ phận kiểm toán nội bộ:
2.1.2 Một số mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay.
nghiệp ở Việt Nam hiện nay.
Sau sự ra đời của các văn bản pháp quy về việc thành lập kiểm toán nội bộ tại các doanh nghiệp Nhà nớc, các Tổng Công ty, đặc biệt là các Tổng Công ty 90, 91 đã bớc đầu tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ. Thực tế khảo sát một số Tổng Công ty cho thấy việc tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ tại các doanh nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm về quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể chủ động lựa chọn cho mình một mô hình tổ chức thích hợp với hoạt động của doanh nghiệp mình. Qua khảo sát thực tế tại một số Tổng Công ty 90, 91 của Việt Nam có các mô hình tổ chức kiểm toán nội bộ cơ bản sau:
Mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tập trung:
Theo mô hình này thì tổ chức phòng (Ban) kiểm toán nội bộ tại đơn vị chính (Tổng Công ty) có đủ biên chế cần thiết để đảm bảo toàn bộ công tác kiểm toán tại đơn vị chính cũng nh các đơn vị thành viên. Tổ chức của Ban gồm có trởng ban, phó ban, các tổ trởng và các kiểm toán. ở các đơn vị thành viên của Tổng Công ty không tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ riêng mà chỉ có thể chỉ bổ nhiệm kiểm toán viên để giúp đơn vị thực hiện nhiệm vụ kiểm toán thờng xuyên theo kế hoạch mà phòng kiểm toán nội bộ đã xây dựng. Kiểm toán viên ở các đơn vị thành viên do Giám đốc doanh nghiệp thành viên và Giám đốc Công ty, Tổng Công ty bổ nhiệm. Về biên chế, các kiểm toán viên nội bộ này thuộc các đơn vị thành viên, về nghiệp vụ họ chịu sự chỉ đạo kiểm tra của Phòng (Ban) kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty.
Mô hình này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp độc lập, các đơn vị thành viên không có tổ chức bộ máy kế toán riêng, hoặc có tổ chức bộ máy kế toán riêng, nhng có t cách pháp nhân không đầy đủ. Theo mô hình này thì có thể
không bố trí kiểm toán viên ở các đơn vị thành viên mà tăng cờng biên chế cho Phòng kiểm toán tại đơn vị chính. Mô hình này thích hợp với Tổng Công ty Dợc, Tổng Công ty thiết bị y tế Việt Nam....
Mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ theo hình thức tập trung.
Mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phân tán:
Theo mô hình này thì ở đơn vị chính (Tổng Công ty) có tổ chức Phòng kiểm toán nội bộ từ 3-5 ngời, chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo các hoạt động kiểm toán nội bộ trong phạm vi toàn Tổng Công ty và trực tiếp kiểm toán báo cáo tài chính hợp nhất.
Tại các đơn vị thành viên của Tổng Công ty có t cách pháp nhân độc lập, có quy mô tơng đối lớn, có nhiều đơn vị thành viên và tổ chức hạch toán độc lập thì tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tơng tự nh tại Tổng Công ty, thực hiện kiểm toán tại các đơn vị này và các đơn vị trực thuộc không có tổ chức bộ máy kiểm toán riêng.
Mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ theo hình thức phân tán Tại Tổng Công ty.
Tổng Công ty ( Giám đốc) Hội đồng Quản trị Bộ phận KTNB Cán bộ quản lý cấp trung gian Các đơn vị trực thuộc Quan hệ trực thuộc Quan hệ kiểm tra Luồng thông tin phản hồi
Tổng Công ty ( Giám đốc) Hội đồng Quản trị ( HĐQT ) Bộ phận KTNB Cán bộ quản lý cấp
trung gian Quan hệ trực thuộc
Tại các đơn vị thành viên.
Mô hình này thích hợp với các Tổng Công ty nh Tổng Công ty Xây dựng Sông Đà, Tổng Công ty vật liệu xây dựng, Tổng Công ty gốm sứ thuỷ tinh....
Hiện nay, tại Tổng công ty Xây dựng Sông Đà, thực hiện theo QĐ số 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ tài chính về ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ Hội đồng quản trị Tổng công ty xây dựng Sông đà đã ra Quyết định số 04TCT/HĐQT ngày 06/01/1998 thành lập bộ máy kiểm toán nội bộ của Tổng công ty.
Năm 1999 Tổng công ty đã tiến hành xây dựng Quy chế kiểm toán nội bộ của riêng mình. Nội dung của Quy chế đợc soạn thảo căn cứ vào Quy chế kiểm toán nội bộ do Bộ tài chính đã ban hành trong quyết định số 832/TC/QĐ/CĐKT, có tính đến thực tế đa dạng nghành nghề sản xuất, kinh doanh của Tổng công ty trong đó quy định về chức năng, nhiệm vụ của phòng kiểm toán nội bộ.
Ngày 08/11/2003 Hội đồng quản trị của Tổng công ty Sông Đà ra QĐ số 21/TCT-TCĐT thành lập Công ty kiểm toán và dịch vụ tài chính kế toán, đơn vị phụ thuộc Tổng công ty (trên cơ sở sắp xếp và phát triển phòng kiểm toán nội bộ của Tổng công ty) kể từ ngày 01/12/2003.
Hoạt động của công ty kiểm toán và dịch vụ tài chính kế toán: thực hiện kiểm toán, t vấn (thuế, tài chính, kế toán và quyết toán vốn đầu t, cổ phần hoá, đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ kế toán, kiểm toán nội bộ...) theo kế hoạch của Tổng công ty giao cho và yêu cầu của các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty.
Giám đốc
Phòng (tổ) kiểm
Kiểm tra, xác nhận tính đúng đắn, trung thực hợp lý của các số liệu, tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán của các đơn vị đợc kiểm toán; trên cơ sở kết quả kiểm toán đa ra những kết luận đánh giá hiệu lực và hiệu quả trong hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh, việc tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, kế toán và hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Nhiệm vụ của công ty kiểm toán và dịch vụ tài chính kế toán:
- Xây dựng kế hoạch kiểm toán, t vấn thuế, tài chính, thực hiện quyết toán tài chính và quyết toán vốn đầu t... Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kiểm toán và t vấn tài chính kế toán cụ thể đối với các đơn vị để thực hiện theo kỳ và đột xuất.
- Thực hiện công tác kiểm toán và t vấn tài chính kế toán tại các đơn vị thành viên trực thuộc trên cơ sở hợp đồng kinh tế. Thực hiện công tác kiểm toán và t vấn tài chính kế toán để phục vụ tốt hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên trực thuộc.
- Phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật và Tổng công ty về kết quả, kết luận về công tác kiểm toán và tài chính kế toán. Thực hiện hạch toán kinh doanh lấy thu bù chi bảo toàn và phát triển vốn đợc giao. Định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết công tác kiểm toán và dịch vụ tài chính kế toán trong phạm vi Tổng công ty.
- Soạn thảo trình Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị ban hành các quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định và các văn bản hớng dẫn để thực hiện công tác kiểm toán nội bộ Tổng công ty.
- Kiểm tra tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm tra và xác nhận độ tin cây của thôg tin kinh tế, tài chính của Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trớc khi trình ký duyệt.
- Kiểm tra sự tuân thủ nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ, kế toán tài chính, chính sách nghị định của Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị.
- Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, bảo vệ tài chính của các đơn vị thành viên và Tổng công ty.
- Đề suất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai phạm (nếu có) và đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của các đơn vị thành viên và Tổng công ty.
Cơ cấu tổ chức Công ty kiểm toán và dịch vụ tài chính kế toán
Mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ theo hình thức hỗn hợp.
Theo mô hình này thì bộ máy kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty đợc tổ chức nh sau:
Tại Tổng Công ty tổ chức Phòng (Ban) kiểm toán nội bộ có số lợng nhân viên từ 5-7 ngời, phòng kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty có nhiệm vụ tổ chức và phối hợp hoạt động kiểm toán nội bộ tại các đơn vị thành viên và toàn Tổng Công ty.
Tại các đơn vị thành viên tuỳ thuộc vào đặc điểm về quy mô, nguồn vốn, cơ cấu tổ chức quản lý có hai loại:
- Các đơn vị thành viên có t cách pháp nhân độc lập và có quy mô hoạt động nhỏ, các hoạt động sản xuất kinh doanh đơn giản thì không cần tổ chức thành Phòng (ban) kiểm toán nội bộ mà chỉ cần kiểm toán viên nội bộ trực thuộc Giám đốc hoặc có thể là không cần có kiểm toán viên. Giám đốc Các phó giám đốc Kế toán trởng Phòng nghiệp vụ 1 Phòng nghiệp vụ 2 Phòng quản trị hành chính
- Các đơn vị thành viên có t cách pháp nhân độc lập, có quy mô tơng đối lớn, hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng và phức tạp thì phải tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ riêng.
Mô hình tổ chức này thích hợp với các Tổng Công ty có phơng pháp hạch toán toàn ngành nh các Tổng Công ty than, Tổng Công ty Bu chính - Viễn thông, Liên hiệp đờng sắt Việt Nam...
Ban kiểm soát nội bộ
Hiện nay, ngoài những tổng công ty lớn nh Tổng công ty xây dựng Sông Đà, tổng công ty xây dựng Hà Nội là thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ còn những công ty xây dựng có quy mô nhỏ hơn thì phần lớn không có bộ phận này. Khi các công ty chuyển đổi thành các công ty cổ phần thì theo quy định của Luật Doanh nghiệp các công ty đều có bộ phận kiểm soát nội bộ. Ban kiểm soát nội bộ có chức năng nhiệm vụ gần giống với kiểm toán nội bộ. Bộ phận này thờng có từ 3-5 ngời có trách nhiệm
- Thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý điều hành công ty chịu trách nhiệm trớc Đại hội đồng cổ đông trong việc thực hiện các nhiệm vụ đợc giao
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.
- Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị.
- Trình báo cáo thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh hằng năm của công ty và báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thờng niên.
- Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc
theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 79 của Luật này.
- Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 79 của Luật này, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận đợc yêu cầu. Trong thời hạn mời lăm ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề đợc yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu.
Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không đợc cản trở hoạt động bình thờng của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
- Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
- Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm nghĩa vụ của ngời quản lý công ty quy định tại Điều 119 của Luật này thì phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu ngời có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
- Thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này, Điều lệ công ty và quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
- Ban kiểm soát có quyền sử dụng t vấn độc lập để thực hiện các nhiệm vụ đợc giao.
Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trớc khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.
Ban kiểm soát có quyền:
- Thông báo mời họp, phiếu lấy ý kiến thành viên Hội đồng quản trị và các tài liệu kèm theo phải đợc gửi đến thành viên Ban kiểm soát cùng thời điểm và theo phơng thức nh đối với thành viên Hội đồng quản trị.
- Báo cáo của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị hoặc tài liệu khác do công ty phát hành đợc gửi đến thành viên Ban kiểm soát cùng thời điểm và theo phơng thức nh đối với thành viên Hội đồng quản trị. - Thành viên Ban kiểm soát có quyền tiếp cận các hồ sơ, tài liệu của công ty lu giữ tại trụ sở chính, chi nhánh và địa điểm khác; có quyền đến các địa điểm nơi ngời quản lý và nhân viên của công ty làm việc.
- Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, ngời quản lý khác phải cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin, tài liệu về công tác quản lý, điều hành và hoạt động kinh doanh của công ty theo yêu cầu của Ban kiểm soát.
Nghĩa vụ của thành viên Ban kiểm soát:
- Tuân thủ đúng pháp luật, Điều lệ công ty, quyết định của Đại hội đồng cổ đông và đạo đức nghề nghiệp trong thực hiện các quyền và nhiệm vụ đợc giao.
- Thực hiện các quyền và nhiệm vụ đợc giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty và cổ đông của công ty.
- Trung thành với lợi ích của công ty và cổ đông công ty; không đợc sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của công ty, lạm dụng địa vị, chức vụ và tài sản của công ty để t lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.
- Trờng hợp vi phạm nghĩa vụ đã quy định mà gây thiệt hại cho công ty hoặc ngời khác thì các thành viên Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm cá nhân hoặc liên đới bồi thờng thiệt hại đó.
Bên cạnh một số ít doanh nghiệp có quy mô cấp tổng công ty tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ theo một trong các mô hình nêu trên thì phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ thậm chí cả các tổng công ty ở Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp xây dựng nói riêng đều cha thực hiện công tác này. Đây là một thực trạng chung tại nớc ta.