Bộ máy kiểm toán bao gồm con ngời và các phơng tiện chứa đựng các yếu tố cấu thành của kiểm toán để thực hiện chức năng của kiểm toán.
Tổ chức bộ máy kiểm toán chính là việc tạo ra các mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành kiểm toán, giữa các phân hệ trong hệ thống kiểm toán và chính giữa bản thân của hệ thống kiểm toán với các yếu tố khác trong môi trờng hoạt động của kiểm toán. Chính từ việc tổ chức bộ máy kiểm toán mà các mối liên hệ đợc duy trì đảm bảo cho hệ thống thực hiện tốt chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến.
Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải đảm bảo:
- Tính khoa học: Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải phù hợp với nguyên lý chung của lý thuyết kiểm toán. Tùy theo đặc điểm tổ chức của doanh nghiệp là tổ chức theo phơng pháp chức năng hay trực tuyến tham mu mà đa ra mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ cho phù hợp.
- Tính nghệ thuật: Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải chú ý tới nhân tố con ngời.
- Trong sơ đồ tổ chức bộ máy kiểm toán cần phải phân công rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của mỗi kiểm toán viên nhằm đạt hiệu quả và hiệu suất cao. - Phải bảo đảm đủ về số lợng nhân viên trong bộ phận kiểm toán cũng là một vấn đề quan trọng.
Số lợng nhân viên kiểm toán có thể đợc xác định qua công thức sau:
Số lợng nhân viên KTNB = k b t ai n i ∑ = + 1 * Trong đó:
+ ai: Thời gian cần thiết để tiến hành kiểm toán một hoạt động hoặc một bộ phần của doanh nghiệp bao gồm cả thời gian kiểm toán dự tính, thời gian đi lại nếu có.
+ t: Tần suất kiểm toán các bộ phận hoặc các hoạt động tơng ứng/năm.
+ b: Thời gian dự kiến phát sinh cho các hoạt động đào tạo, nghỉ phép, hội họp...
+ k: Thời gian làm việc trung bình của một kiểm toán viên /năm. + n: Tổng số bộ phận hoặc hoạt động cần đợc kiểm toán.
- Điều quan trọng trong tổ chức kiểm toán nội bộ là phải xác định quy mô của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thực sự cần bộ máy kiểm toán nội bộ hay không, quy mô của doanh nghiệp nh thế thì bộ máy kiểm toán nội bộ nên có quy mô nh thế nào thì thích hợp...
- Tùy theo cơ cấu của doanh nghiệp nh thế nào mà tổ chức kiểm toán nội bộ cho phù hợp sao cho đem lại hiệu quả cao nhất, tốn chi phí ít nhất.
- Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải quán triệt nguyên tắc tập trung dân chủ: Tập trung dân chủ thích ứng với từng bộ phận kiểm toán.
- Hệ hống bộ máy kiểm toán nội bộ bao gồm các mối liên hệ trong và ngoài khác nhau và phải phù hợp với nguyên lý chung của lý thuyết tổ chức và quy luật biện chứng về mối liên hệ.
Để tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ thì cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Phải xác định kiểu mô hình tổ chức phù hợp với đặc điểm, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
- Xác định kiểu liên hệ trong từng mô hình.
- Xây dựng mối liên hệ giữa các yếu tố cơ bản cấu thành nên hệ thống kiểm toán nội bộ với kiểm toán viên.
Đó là những nguyên tắc và nhiệm vụ cần phải tuân thủ khi tiến hành tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ.