Theo Kakoli Bandyopadhyay[6] hệ thống ERP giúp các tổ chức giảm chi phí điều hành và cải thiện quản lý quá trình kinh doanh thông qua việc tích hợp chức năng kinh doanh và thông tin lại với nhau.
Hệ thống ERP giúp giảm chi phí và nâng cao tính chính xác của quy trình kinh doanh. Vì vậy, khi hệ thống ERP thực hiện thành công ERP sẽ có tác động tích
cực về hiệu quả làm việc của nhân viên và ảnh hưởng tích cực lên năng suất của một tổ chức (Hisham Alhirz, Kamaljeet Sandhu, Sajeev)[7]
.
Theo Pythis, một trong những doanh nghiệp triển khai ERP hàng đầu ở Việt Nam, thì lợi ích mà ERP mang lại cho một doanh nghiệp như sau[21]
:
Truy cập thông tin nhanh chóng, an toàn và ổn định: hệ thống ERP cho phép người sử dụng truy cập nguồn dữ liệu của doanh nghiệp nhanh chóng. Có khả năng phân quyền sử dụng dữ liệu và dạng dữ liệu nào được phép sử dụng trong phạm vi quyền hạn được phân bổ.
Giúp đồng bộ các nguồn dữ liệu và quy trình xử lý trùng lặp: Các nguồn dữ liệu trong doanh nghiệp khi được đồng bộ sẽ làm giảm sự trùng lặp và tăng tính thống nhất cho dữ liệu
Giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng nhanh: Hệ thống ERP đảm bảo làm giảm thiểu thời gian chậm trễ trong việc chuyển thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Giảm chi phí vô lý: Hệ thống ERP giúp các quy trình xử lý dùng các nguồn lực có sẵn và các kết quả xử lý luôn được sẵn sàng cho một quy trình khác. Khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh: Hệ thống ERP đáp
ứng tốt cho việc thay đổi các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp.
Tăng cường khả năng bảo trì hệ thống: giúp nhà phân phối và triển khai bám sát các yêu cầu thay đổi hệ thống từ phía doanh nghiệp.
Tăng cường khả năng mở rộng hệ thống: Các hệ thống ERP thường được yêu cầu có khả năng tích hợp với những hệ thống có sẵn của doanh nghiệp hoặc những hệ thống được thêm vào như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng hay hệ thống quản lý chuỗi cung ứng.
Đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử và kinh doanh số: Nguồn dữ liệu của doanh nghiệp thông qua cơ chế bảo mật và phân quyền có thể đáp ứng trực
tiếp yêu cầu thương mại điện tử của doanh nghiệp. Hệ thống ERP còn giúp rút ngắn khoảng cách địa lý trong môi trường cộng tác
Kết quả nghiên cứu của Panorama đã chỉ ra những thách thức lớn nhất mà doanh nghiệp thường hay gặp phải trong quá trình triển khai một dự án ERP bao việc thiếu hụt nhân sự là vấn đề lớn nhất mà các đội dự án hay gặp phải (38%). 33% nhận thấy việc thiếu hụt kiến thức chuyên môn về ERP là thách thức lớn nhất, trong khi 19% cho rằng vấn đề là thiếu các nguồn lực cho dự án. 10% còn lại liên quan đến ngân sách. Ngoài ra, 98% dự án ERP bị kéo dài hơn dự kiến, chỉ 7% các dự án hoàn thành đúng thời gian đặt ra. 93% cho biết đã triển khai lâu hơn dự kiến, trong đó 68% “lâu hơn nhiều”. Ngoài ra, chỉ 21% doanh nghiệp hiện thực hóa được 50% các lợi ích mà họ mong chờ từ hệ thống ERP. Ngoài ra, hơn một nửa các doanh nghiệp (57%) vấp phải tình trạng các hoạt động nghiệp vụ bị xáo trộn khi go-live hệ thống. Tuy vậy ở mặt tích cực, 2/3 các doanh nghiệp được khảo sát (70%) nhận thấy việc tối ưu hóa được đội ngũ nhân sự của mình khi triển khai ERP[22],[19]
.
Như vậy, trong khi phải bỏ ra một khoản đầu tư lớn dành cho ERP thì hầu như không thể đảm bảo những lợi ích mà hệ thống có thể đem lại. Thêm vào đó, rủi ro trong quá trình triển khai còn có thể gây ra sự xáo trộn trong các hoạt động nghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp
Hình 2.2: Kết quả nghiên cứu của Panorama
(Nguồn: Tạp chí PCWord[15] )
Tuy nhiên, Rubina Adam (2010)[13] cho rằng các lợi ích của việc thực hiện một hệ thống ERP lớn hơn nhiều so với những thách thức thực hiện và sử dụng hệ thống ERP