7. Bố cục luận văn
3.1.5. Công tác tuyên truyền, quảng bá nguồn lực thông tin còn chưa thật
thật phong phú, đa dạng
Do đó chưa nâng cao được hiệu quả khai thác và sử dụng tiềm lực thông tin hiện có của Trung tâm, đặc biệt là nguồn cơ sở dữ liệu trực tuyến. Cổng thông tin hiện nay của Trung tâm đã được quan tâm đầu tư nhằm giới thiệu về thư viện, hỗ trợ tra cứu cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục, CSDL toàn văn và các hoạt động khác của thư viện. Tuy nhiên, hiệu quả marketing chưa cao bởi các thông tin trên website chưa được cập nhật liên tục, thông điệp chưa thực sự hấp dẫn. Bên cạnh đó, việc đăng tải những thông tin quảng cáo cho website, các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm chưa thực sự thu hút được sự quan tâm của người sử dụng; … chính là những nguyên nhân dẫn đến việc không đạt được hiệu quả cao trong hoạt động marketing
3.1.6. Chưa thu hút được nhiều bạn đọc là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy trong ĐHQGHN.
Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi đã tiến hành điều tra nhu cầu tin của bạn đọc tại ĐHQGHN thông qua phiếu thăm dò và phỏng vấn trực tiếp sinh viên, học viên, cán bộ giảng dạy. Kết quả cho thấy 98% bạn đọc của Trung tâm là sinh viên, còn lại 2% là giảng viên và học viên cao học. Nguyên nhân mà nhóm đối tượng này đưa ra là dạng tài liệu nâng cao phục vụ nghiên cứu chuyên sâu chưa được bổ sung thích đáng, chủ yếu vẫn là sách giáo trình, sách tham khảo phục vụ học tập cho đối tượng sinh viên. Chúng tôi tiến hành phỏng vấn ngẫu nhiên một số học viên hiện đang tham gia khóa đào tạo sau đại học tại ĐHQGHN cho thấy họ không biết thông tin về một số CSDL
chuyên ngành mà Trung tâm hiện đang đưa vào khai thác. Qua đó cho thấy công tác maketing của Trung tâm chưa thực sự phát huy hiệu quả.
3.2. Định hƣớng phát triển thƣ viện điện tử tại Trung tâm trong thời gian tới
Để thư viện điện tử của Trung tâm có thể đi đúng hướng, đạt được kết quả như dự kiến đòi hỏi Trung tâm cần có sự chuẩn bị sẵn sàng về mọi mặt.
3.3.1. Tiếp tục nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin là thành phần quan trọng của hệ thống thông tin thực hiện chức năng kết nối toàn bộ hệ thống, tạo môi trường và phương tiện hoạt động cho tất cả các phân hệ khác trong hệ thống. Cơ sở hạ tầng thông tin bao gồm hạ tầng mạng thông tin (mạng nội bộ, mạng không dây, mạng diện rộng, mạng kết nối Internet) hệ thống máy chủ, máy trạm, các trang thiết bị ngoại vi, ...Kết thúc giai đoạn 1 của dự án thư viện điện tử, Trung tâm đã được đầu tư tương đối đồng bộ hạ tầng kỹ thuật. Trong thời gian tới, một mặt Trung tâm cần phải đầu tư nâng cấp toàn diện hệ thống máy trạm các phòng phục vụ bạn đọc tại các đơn vị trực thuộc. Mặt khác, Trung tâm đã đầu tư được thiết bị số hóa tài liệu hiện đại (có khả năng scan 1200 trang/giờ) song chưa có thiết bị nào có đủ khả năng lưu trữ số lượng tài liệu này trước khi chúng được đi xử lý để đưa vào mạng chung của Trung tâm. Theo thông tin chúng tôi được biết, hợp phần bổ sung “Xây dựng Hệ thống thông tin tích hợp Địa chất, tài nguyên Việt nam và các phòng đọc chuyên sâu” với kinh phí đầu tư 12 tỉ đồng đã được Ban giám đốc ĐHQGHN phê duyệt và sẽ được triển khai từ cuối năm 2010. Trong hợp phần này Trung tâm đề xuất trang bị thiết bị lưu trữ NAS (Network Attached Storage) đặt tại phòng Tài nguyên số.
NAS là giải pháp lưu trữ thông qua các thiết bị hoạt động độc lập trên mạng LAN. Những thiết bị NAS có tổng giá trị đầu tư thấp nhưng hiệu suất, tính mềm dẻo và tính sẵn sàng cao, đảm bảo dữ liệu luôn được an toàn tối đa, loại bỏ tình trạng mất dữ liệu người dùng
3.3.2. Hoàn thiện phần mềm Virtual phù hợp với hoạt động của Trung tâm Trung tâm
Về cơ bản phần mềm này đã khắc phục được những nhược điểm và hạn chế mà phần mềm thư viện tích hợp Libol 5.5 gặp phải trong 10 năm Trung tâm sử dụng và khai thác. Tuy nhiên, trong quá trình chuyển đổi công nghệ và dữ liệu từ môi trường làm việc cũ sang môi trường số hóa hoàn toàn cán bộ Trung tâm sẽ gặp phải không ít khó khăn. Cán bộ thư viện cần có thời gian làm quen, tiếp cận với công nghệ mới này. Chính vì vậy, trong thời gian sắp tới, Trung tâm tiếp tục vận hành song song hai phần mềm thư viện. Một mặt người dùng tin tiếp tục khai thác, tìm kiếm thông tin trên phần mềm Libol 5.5; mặt khác, cán bộ nghiệp vụ tại Trung tâm từng bước chuyển giao dữ liệu sang phần mềm Virtual. Trong quá trình chuyển đổi dữ liệu và làm việc với phần mềm mới, cần có sự trao đổi giữa nhà cung cấp và cán bộ nghiệp vụ của Trung tâm để điều chỉnh hoạt động của các modul cho phù hợp. Mặt khác, phần mềm Virtual là phần mềm thư viện điện tử của Mỹ, ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh, chưa hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt. Trong khi đó, trình độ ngoại ngữ của cán bộ Trung tâm cũng như người dùng tin tại ĐHQGHN chưa cao gây khó khăn cho việc tiếp cận để xử lý và tìm kiếm thông tin. Do đó, lãnh đạo Trung tâm cần đề xuất với nhà cung cấp Việt hóa phần mềm này để quá trình chạy thử nghiệm diễn ra dễ dàng hơn, cán bộ nghiệp vụ thuận lợi hơn trong việc phát hiện những điểm chưa phù hợp với hoạt động của đơn vị. Trung tâm cần hoàn chỉnh việc chuyển đổi toàn bộ dữ liệu hơn 100.000 biểu ghi sang
phần mềm quản trị thư viện Virtual; triển khai ứng dụng công nghệ RFID đối với toàn bộ kho tài liệu, đồng thời triển khai trạm mượn trả tự động tại tất cả khu vực phục vụ có tần xuất lưu thông tài liệu cao.
3.3.3. Phát triển nguồn nhân lực, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ nhằm đáp ứng yêu cầu công tác trong tình hình mới. bộ nhằm đáp ứng yêu cầu công tác trong tình hình mới.
Trong môi trường công nghệ thay đổi liên tục, cán bộ thư viện cần phải luôn được thông tin về những phát triển mới để cải thiện dịch vụ thư viện. Biết được các khuynh hướng sẽ giúp cán bộ thư viện có thể đưa các công nghệ mới và thông tin thích hợp vào thư viện. Cán bộ thư viện phải có khả năng làm việc với các chuyên gia tin học trong việc phát triển và đánh giá các hệ thống thư viện, cũng như hỗ trợ người dùng tin. Mặc dù xã hội thông tin sẽ phụ thuộc rất lớn vào công nghệ, nhưng tài sản có giá trị thực của thời đại này sẽ là nguồn nhân lực có kỹ năng cao mà có thể khai thác các nguồn tin một cách có năng suất và hiệu quả
Đối với đội ngũ cán bộ nghiệp vụ thư viện, Trung tâm cần quy hoạch và phát triển đội ngũ cán bộ phù hợp với yêu cầu phát triển của đơn vị. Đặc biệt tăng cường các nhóm chuyên gia có trình độ cao về nghiệp vụ, kỹ năng, công nghệ thông tin, ngoại ngữ ... Xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch về công tác bồi dưỡng, đào tạo và đào tạo lại cán bộ, viên chức nhằm nâng cao kỹ năng nghề nghiệp và ứng dụng thành thạo công nghệ thông tin vào lĩnh vực công tác…. Họ phải đáp ứng những đòi hỏi cơ bản của một thư viện điện tử:
-Quản trị thư viện điện tử;
-Tổ chức thông tin và tri thức số; -Phổ biến thông tin số;
-Cung cấp tri thức từ thông tin đang hình thành; -Xử lý, số hoá, lưu trữ và bảo quản thông tin số; -Tìm và phục vụ thông tin số cho người dùng tin; -Biên mục, phân loại thông tin và tri thức số.
Lãnh đạo Trung tâm nên xây dựng các chính sách đãi ngộ và thu hút cán bộ có năng lực; xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện nhằm phát huy tinh thần, khả năng của cán bộ viên chức cũng như nâng cao hiệu quả công tác.
Trong môi trường điện tử ngoài lòng yêu nghề, trách nhiệm nghề nghiệp và những kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn như phân loại, biên mục mô tả, phân tích xử lý tài liệu, cán bộ thư viện cần được trang bị nhiều kỹ năng mới bao gồm:
-Kỹ năng sử dụng các công nghệ đa phương tiện; -Kỹ năng thu thập và xử lý tài liệu trực tuyến; -Kỹ năng khai thác dữ liệu và tri thức;
-Kỹ năng tìm tin (gồm tìm tin siêu văn bản và tìm tin văn bản) Trong thời gian tới,
Bên cạnh đó, Trung tâm rất cần đào tạo bổ sung cán bộ quản trị mạng. Đội ngũ cán bộ này phải được trang bị những kiến thức và kỹ năng cần thiết để vận hành hệ thống thông tin mới một cách hiệu quả. Cụ thể, người quản trị cần cập nhật lý thuyết và chuẩn mới liên quan đến mạng máy tính và truyền thông dữ liệu; nắm rõ kiến trúc chi tiết hệ thống thông tin Đại học Quốc gia Hà Nội; có khả năng cài đặt và sử dụng các phần mềm quản trị mạng; thành thục trong vận hành và khắc phục sự cố; phát triển và đảm bảo thông tin
thống suốt trên mạng 24/24h. Để đạt được các yêu cầu đó, cán bộ quản trị cần tham gia các khóa đào tạo cơ bản của các hãng cung cấp thiết bị, về hệ thống mạng, hệ thống máy chủ và phần mềm hệ thống, phấn đấu trong thời gian tới lớp cán bộ này của Trung tâm đạt tiêu chuẩn CCNA. Cho nên, đối tượng tuyển dụng vào làm việc tại Trung tâm không còn bó hẹp trong lớp đối tượng trẻ được đào tạo bài bản về ngành thư viện mà còn mở ra cơ hội làm việc cho các cử nhân, kỹ sư công nghệ thông tin. Bằng sức trẻ và sự ham học hỏi, những cán bộ tương lai của Trung tâm dễ dàng tiếp cận với công nghệ mới, đưa chúng vào vận hành một cách khoa học, tương thích với cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện có tại Trung tâm và ĐHQGHN.
Trong một cơ quan thông tin thư viện, đội ngũ cán bộ quản lý đóng vai trò quyết định đến định hướng phát triển của đơn vị. Họ là những người có năng lực tổ chức và khả năng bao quát vấn đề. Làm việc trong môi trường điện tử, số hóa, người quản lý phải biết và sử dụng thành thạo các công cụ công nghệ thông tin điện tử và công tác thư viện. Họ phải tự trang bị kiến thức quản lý và điều hành một thư viện điện tử hiện đại; tích cực tham gia các lớp tập huấn và nghiên cứu các mô hình thư viện hiện đại tại các thư viện đại học đa ngành phát triển trong khu vực và thế giới. Vì vậy, Trung tâm cần hướng tới bồi dưỡng lớp cán bộ quản lý trẻ, tạo điều kiện về thời gian và tài chính để họ nâng cao trình độ. Cán bộ quản lý tương lai của Trung tâm phải có bằng thạc sĩ trở lên, được bồi dưỡng kiến thức quản lý hành chính, sử dụng thành thạo ít nhất một ngoại ngữ.
3.3.4. Phát triển nguồn thông tin đa dạng, phong phú phù hợp với yêu cầu, chương trình đào tạo của ĐHQGHN. yêu cầu, chương trình đào tạo của ĐHQGHN.
- Củng cố và phát triển kho tài liệu in ấn bằng cách tăng cường bổ sung sách, báo, tạp chí quốc văn và ngoại văn về các lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học của ĐHQGHN. Ưu tiên bổ sung tài liệu phục vụ chương trình đào
tạo cử nhân tài năng, chất lượng cao, những ngành học trong nhiệm vụ chiến lược của ĐHQGHN.
- Xây dựng và phát triển nguồn tin nội sinh bao gồm: sách giáo khoa, giáo trình, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học… của ĐHQGHN.
- Xây dựng các bộ sưu tập số, cơ sở dữ liệu đặc thù dưới dạng Learning Object theo chuẩn SCORM và các chuẩn khác, đảm bảo khả năng chia sẻ, tái sử dụng và tìm kiếm toàn văn các CSDL số.
Một trong những nội dung của hợp phần bổ sung được giám đốc ĐHQGHN phê duyệt là tiểu dự án “Xây dựng Hệ thống thông tin tích hợp địa chất và tài nguyên Việt Nam”. Theo dự kiến đến năm 2014 Trung tâm sẽ sở hữu bộ CSDL tích hợp lớn về “Địa chất và tài nguyên địa chất biển Việt Nam”. Bộ CSDL này cung cấp kiến thức về Địa chất và Tài nguyên có tính chất hệ thống hoàn chỉnh về các chủ đề và khái niệm khoa học. Nội dung của hệ thống thông tin địa chất này tương tự như một Bách khoa thư về địa chất và tài nguyên đầu tiên ở Việt Nam. Sau khi hoàn thành, sản phẩm của tiểu dự án sẽ tạo điều kiện cho thầy và trò của ĐHQGHN, các cơ sở đào tạo và nghiên cứu khác có thể truy cập trong và ngoài khuôn viên của Trung tâm TT-TV, là một kho học liệu chất lượng cao phục vụ công tác xây dựng bài giảng điện tử của các giảng viên ĐHQGHN,
Phấn đấu đến năm 2015, Trung tâm bổ sung, thu thập tài liệu đáp ứng 85% giáo trình bài giảng và tài liệu tham khảo phục vụ chương trình đào tạo theo tín chỉ; 90% tài liệu phục vụ chương trình đào tạo cử nhân tài năng, chất lượng cao, chương trình đào tạo các ngành trong nhiệm vụ chiến lược của ĐHQGHN. Đến năm 2020, kho tư liệu của Trung tâm đáp ứng 100% giáo trình, bài giảng cho các ngành đào tạo của ĐHQGHN.
3.3.5. Đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả công tác thông tin tuyên truyền và quảng bá nguồn lực thông tin. truyền và quảng bá nguồn lực thông tin.
Trong hoạt động thư viện và thông tin, khái niệm marketing không còn xa lạ song để thực hiện việc marketing hiệu quả những sản phẩm và dịch vụ của mình đến được với người sử dụng thì không phải cơ quan thư viện nào cũng đạt được kết quả như mong muốn. Vậy làm thế nào để có thể thu hút được người đang sử dụng cũng như những người sẽ là người sử dụng sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm? Bên cạnh các hoạt động tuyên truyền đã được triển khai, tăng số lượng và chất lượng bài viết trên Cổng thông tin, Trung tâm cần mạnh dạn áp dụng các phương thức quảng cáo mới. Ví dụ:
- Đưa các thông tin về các hoạt động, các sản phẩm và dịch vụ đa dạng của Trung tâm lên các công cụ tìm kiếm trên mạng Internet như Google, Yahoo… Khi đưa thông tin lên mạng, Trung tâm sẽ phải trả một khoản phí cố định cho các từ khóa liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Khi đó, nếu người sử dụng tìm kiếm thông tin qua các từ khóa liên quan. Họ sẽ tìm thấy thông tin về thư viện và về những sản phẩm dịch vụ của thư viện.
- Trung tâm có thể tham gia viết bài về các lĩnh vực, chủ đề thế mạnh của đơn vị; những sự kiện, nội dung triển lãm đang chuẩn bị tổ chức trong tương lai trên các tờ báo, tạp chí điện tử nổi tiếng mà nhiều người sử dụng.
- Các cán bộ của Trung tâm nên tích cực tham gia các diễn đàn thư viện tại các website thư viện trên Internet. Tại đây chúng ta có cơ hội quảng bá thông tin về thư viện thông qua hoạt động tư vấn, chỉ chỗ cho người dùng tin đến thăm quan, sử dụng dịch vụ của Trung tâm và giải đáp những khó khăn về nhu cầu tin. Với cách làm này Trung tâm sẽ tạo được ấn tượng tốt với người sử dụng. Đồng thời, Trung tâm có thể tranh thủ tiếp thu ý kiến đóng góp của người sử dụng, tham khảo các ý kiến hữu ích khác từ các chuyên gia về lĩnh vực thư viện có tham gia diễn đàn
3.3.6. Tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng phục vụ và nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc.