7. Bố cục luận văn
2.3.5.Người dùng tin trong thư viện hiện đại
Người dùng tin là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin. Người dùng tin vừa là người sử dụng các sản phẩm – dịch vụ thông tin vừa là người tạo ra thông tin. Họ là cơ sở định hướng phát triển của một cơ quan thông tin đồng thời họ tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền thông tin. Một cơ quan thông tin được đánh giá là hoạt động hiệu quả thì phải thu hút được nhiều người dùng tin chứ không giới hạn một nhóm người dùng tin.
Trường đại học là nơi mà thông tin được sử dụng một cách rộng rãi nhất, phổ biến nhất; mọi người dùng tin của trường đại học đều bình đẳng trong việc khai thác, truy nhập, sử dụng thông tin. Các tổ chức TTTV đại học có nghĩa vụ phải thực hiện điều đó, và như vậy là đảm nhận chức năng một cổng thông tin kết nối trường đại học với bên ngoài và ngược lại.
Giai đoạn 1 dự án thư viện điện tử kết thúc với những kết quả thu được khả quan. Trung tâm đã xây dựng cụm máy chủ gồm 4 máy chủ phục vụ, bước đầu đã đáp ứng được gần 30.000 lượt bạn đọc truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Trung tâm và gần 600.000 lượt phục vụ bạn đọc thông qua hệ
thống quản lý thư viện điện tử Libol 5.5. Xây dựng hệ thống tra cứu gồm 20 máy thin-client tại khu vực Thượng Đình, đáp ứng 100% nhu cầu tra cứu của bạn đọc tại khu vực này. Xây dựng được hệ thống an ninh, an toàn mạng và dữ liệu với khả năng phòng chống các cuộc tấn công, xâm nhập trái phép vào hệ thống mạng từ nội mạng của ĐHQGHN và từ mạng Internet. Thống nhất dùng chung CSDL trong toàn hệ thống. Tổ chức xây dựng một hệ thống tài nguyên điện tử với 68.000 biểu ghi tương đương với 68.000 bài tạp chí. Người dùng tin của Trung tâm có thể truy cập trực tuyến đến hơn 50.000 sách điện tử và hàng triệu bài đăng tạp chí trong và ngoài nước.
Với tiêu chí không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, Trung tâm đã luôn đổi mới phương pháp và tăng cường các điều kiện phục vụ bạn đọc. Để đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu của đông đảo sinh viên, học viên cao học... trong ĐHQGHN, Trung tâm đã tiến hành thử nghiệm tăng thời lượng phục vụ bạn đọc tại tất cả các khu vực phục vụ (từ 7h30 đến 22h, từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, thứ 7 và chủ nhật mở cửa từ 7h30 đến 16h30). Song song đó, nhằm mở rộng diện tích và tăng cường phục vụ chuyên sâu, Trung tâm đã phối hợp với trường ĐH Khoa học Tự nhiên triển khai đưa phòng Khai thác thông tin điện tử tại tầng 7 nhà T5, trường ĐHKHTN đi vào hoạt động (từ tháng 3/2010) và đã thu hút được khá đông bạn đọc đến để khai thác thông tin, tài liệu.
Bên cạnh các giải pháp về tăng cường mở rộng diện tích cũng như thời lượng phục vụ, thì Trung tâm cũng luôn chú trọng đến các giải pháp nhằm nâng cao ý thức, khả năng sử dụng thư viện đối với bạn đọc. Cụ thể, cải tiến phương pháp hướng dẫn sử dụng thư viện cho sinh viên năm thứ nhất như phát tài liệu hướng dẫn trực tiếp đồng thời chỉ cấp quyền sử dụng thư viện đối với những sinh viên đạt yêu cầu khi được kiểm tra kỹ năng sử dụng thư viện; phát tờ rơi giới thiệu nguồn lực thông tin, tổ chức bàn thông tin (thí điểm tại khu vực Thượng Đình)..., ban hành Quy định về công tác phục vụ bạn đọc
trong đó có những quy đi ̣nh chă ̣t chẽ đối với cán bộ thủ thư , nêu rõ nhiệm vụ, tư thế, tác phong... của cán bộ thủ thư nhằm nâng cao văn minh, văn hóa phục vụ.
Ngoài ra, Trung tâm cũng đã nghiên cứu và áp dụng giải pháp ưu tiên phục vụ sinh viên các hệ đào tạo chất lượng cao, sinh viên nhiệm vụ chiến lược như: bố trí khu vực phục vụ riêng, kho tài liệu riêng.
Kết quả trong năm học 2009-2010, toàn Trung tâm phục vụ trên 1.168.520 lượt bạn đọc và trên 1.580.720 lượt tài liệu
Tuy vậy, trình độ khai thác thông tin của người dùng tin tại Trung tâm không đồng đều. Trình độ thông tin của họ thể hiện ở khối lượng và chất lượng thông tin họ lĩnh hội được. Người dùng tin hiện đại là người hội tụ cả kỹ năng tìm, phân tích và sử dụng thông tin sao cho hợp lý và nhanh nhất. Chính vì thế, Trung tâm cần tác động một cách có hiệu quả đến người dùng tin thông qua giao tiếp để hiểu biết và nắm nhu cầu của họ, đào tạo, huấn luyện họ sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại để tiếp nhận thông tin. Qua điều tra thăm dò cho thấy khoảng 80% sinh viên sau khi tham gia các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện đã biết cách tìm tin trực tuyến qua hệ thống máy tính đặt ở các phòng đọc. Đối với các sinh viên năm thứ nhất, khả năng tìm tin còn rất hạn chế, các em có xu hướng sử dụng nhiều hơn công cụ tìm tin truyền thống qua mục lục, phích phiếu…
Để hoàn thành quá trình xây dựng thư viện điện tử đòi hỏi Trung tâm phải thực hiện rất nhiều công đoạn, từ nâng cấp cơ sở hạ tầng cho đến phương thức phục vụ và đào tạo người dùng tin. Dự án đầu tư chiều sâu đã tăng cường cơ sở vật chất, nâng cao điều kiện phục vụ bạn đọc và làm việc, góp phần thúc đẩy nhanh tiến trình hiện đại hóa thư viện. Cụ thể: tăng cường hạ tầng công nghệ thông tin gồm 55 máy tính, 06 máy chủ cấu hình; hệ thống máy số hóa tài liệu; hệ thống thiết bị âm thanh phục vụ hội nghị; hệ thống nội thất (bàn ghế, giá kệ...) cho các phòng làm việc, phòng họp, phòng PVBĐ; cải tạo
cảnh quan từ tầng 1-3, cải tạo nâng cấp và trang bị nội thất cho các phòng lớp học chuyên sâu thuộc nhiệm vụ chiến lược của ĐHQGHN tại Nhà C1, 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy. Hiện nay, Trung tâm đang chuẩn bị tiếp nhận và đưa hệ thống an ninh kho mở theo công nghệ RFID vào hoạt động. Đây là hệ thống an ninh thư viện hiện đại đang được sử dụng tại các thư viện tiên tiến trên thế giới.
Nói tóm lại, trải qua 13 năm xây dựng và trưởng thành, từ những biểu ghi thư mục đầu tiên với trang thiết bị điện tử thiếu thốn, lạc hậu, đến nay Trung tâm đã chuyển mình trở thành một trong những cơ quan thông tin thư viện dẫn đầu cả nước về mọi mặt từ cơ sở vật chất kỹ thuật đến công nghệ tiên tiến, phần mềm tích hợp hiện đại, đặc biệt là kho dữ liệu số phong phú với hàng ngàn biểu ghi thư mục, các CSDL toàn văn bao gồm sách điện tử, tạp chí chuyên ngành. Trung tâm đang số hóa dần tài liệu dạng in sang dạng số, có chính sách ưu tiên cho từng loại hình tài liệu. Đội ngũ cán bộ của Trung tâm được trẻ hóa, họ năng động hơn trong công việc, tự tin trong chuyên môn, luôn sẵn sàng định hướng và đào tạo người dùng tin trở thành NDT thông thái. Cán bộ thư viện từ người giữ sách thụ động chuyển sang vai trò chủ động của người cung cấp thông tin. Tuy nhiên, trên bước đường hoàn thiện thư viện điện tử, Trung tâm còn gặp không ít khó khăn, thách thức.
CHƢƠNG 3
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN THƢ VIỆN ĐIỆN TỬ TẠI TRUNG TÂM TRONG THỜI GIAN TỚI
3.1. Những khó khăn gặp phải trên bƣớc đƣờng hoàn thiện thƣ viện điện tử.
Bằng sự quan tâm, đầu tư kinh phí của ĐHQGHN đã làm thay đổi diện mạo của Trung tâm. Tiến trình xây dựng thư viện điện tử đang đi những bước đi vững chắc với những đề xuất có tính khả thi cao. Tuy vậy, Trung tâm vẫn còn gặp phải một số những khó khăn cần khắc phục. Cụ thể:
3.1.1. Ngân sách được cấp hàng năm còn hạn chế
Ngân sách chỉ mới đáp ứng được các hoạt động thường xuyên, chưa đảm bảo việc bổ sung, tăng cường nguồn tài nguyên thông tin và nâng cấp trang thiết bị tin học, truyền thông cũng như việc tổ chức sắp xếp lại kho tài liệu... Bởi vậy việc hiện đại hóa, tăng cường nguồn lực thông tin thư viện cũng như quá trình đổi mới và nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin gặp nhiều khó khăn (tổng kết trong 5 năm, từ 2005-2009, bổ sung được 76.568 cuốn tài liệu mới từ nguồn ngân sách. Hiện nay, giáo trình chỉ đáp ứng khoảng 70% nhu cầu sử dụng). Bên cạnh đó, việc xây dựng các bộ sưu tập số còn gặp nhiều khó khăn do chưa có cơ chế, chính sách và văn bản hướng dẫn thực hiện số hóa tài liệu
3.1.2. Diện tích, môi trường làm việc và phục vụ bạn đọc còn thiếu và không đảm bảo điều kiện cảnh quan. không đảm bảo điều kiện cảnh quan.
Phần lớn địa điểm các khu vực phục vụ nằm trên diện tích của các trường thành viên trực thuộc ĐHQGHN nên về kết cấu của các phòng phục vụ bạn đọc chưa thật sự hợp lý đối với chức năng của thư viện, gây khó khăn
trong sử dụng, tổ chức kho tài liệu. Bên cạnh đó, do số lượng bạn đọc sử dụng thư viện cũng như sự cần thiết trong việc mở rộng các kho tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc nên diện tích hiện có của Trung tâm đã trở nên chật chội, thường xuyên trong tình trạng quá tải về bạn đọc và kho sách. Tổng diện tích toàn Trung tâm là 5.871 m2, trong đó diện tích dành cho khu vực phục vụ bạn đọc và kho tài liệu là 4.678 m2. Hiện Trung tâm có 1.180 chỗ ngồi dành cho bạn đọc, trong khi số lượng bạn đọc thực tế sử dụng thư viện là gần 28.000 bạn đọc (tỉ lệ đáp ứng 1/24, do đó rất thiếu chỗ ngồi, đặc biệt vào các kỳ ôn thi). Theo thống kê, số lượng bạn đọc đến thư viện trung bình 3.000 bạn đọc/ngày, số lượt tài liệu phục vụ trung bình 6.300 tài liệu/ ngày.
3.1.3. Trình độ ngoại ngữ, tin học và kỹ năng làm việc
Trình độ ngoại ngữ, tin học và kỹ năng làm việc của một bộ phận cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu và xu thế phát triển của một thư viện hiện đại, đặc biệt là việc áp dụng và thực hiện những giải pháp công nghệ thông tin vào chuyên môn nghiệp vụ. Đối với những tài liệu chất lượng cao phục vụ chương trình 16 + 23, chương trình đào tạo tiên tiến, chất lượng cao... đòi hỏi cán bộ làm công tác bổ sung tài liệu phải có kiến thức sâu rộng về nhiều lĩnh vực, biết định hướng và chọn lọc nguồn thông tin, trên cơ sở đó lên kế hoạch bổ sung tài liệu phù hợp và sát thực với yêu cầu của các chương trình đào tạo. Bên cạnh đó, điều kiện làm việc còn khó khăn và thu nhập thấp nên chưa thu hút được cán bộ có trình độ cao và động viên được cán bộ yên tâm công tác.
3.1.4. Chưa nhận được sự phối hợp tích cực từ các đơn vị đào tạo trong các công tác chuyên môn trong các công tác chuyên môn
Trung tâm chưa nhận được sự hỗ trợ chấm chọn danh mục tài liệu theo yêu cầu, cung cấp thông tin về các ngành đào tạo mới, nộp lưu chiểu các ấn phẩm nội sinh (luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, sản phẩm xuất
bản) từ phía các khoa, các trường trực thuộc ĐHQGHN. Do vậy diện tài liệu bổ sung của các ngành thường giới hạn ở sách giáo trình và tài liệu tham khảo còn những tài liệu chuyên sâucòn rất hạn chế
3.1.5. Công tác tuyên truyền, quảng bá nguồn lực thông tin còn chưa thật phong phú, đa dạng thật phong phú, đa dạng
Do đó chưa nâng cao được hiệu quả khai thác và sử dụng tiềm lực thông tin hiện có của Trung tâm, đặc biệt là nguồn cơ sở dữ liệu trực tuyến. Cổng thông tin hiện nay của Trung tâm đã được quan tâm đầu tư nhằm giới thiệu về thư viện, hỗ trợ tra cứu cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục, CSDL toàn văn và các hoạt động khác của thư viện. Tuy nhiên, hiệu quả marketing chưa cao bởi các thông tin trên website chưa được cập nhật liên tục, thông điệp chưa thực sự hấp dẫn. Bên cạnh đó, việc đăng tải những thông tin quảng cáo cho website, các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm chưa thực sự thu hút được sự quan tâm của người sử dụng; … chính là những nguyên nhân dẫn đến việc không đạt được hiệu quả cao trong hoạt động marketing
3.1.6. Chưa thu hút được nhiều bạn đọc là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy trong ĐHQGHN.
Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi đã tiến hành điều tra nhu cầu tin của bạn đọc tại ĐHQGHN thông qua phiếu thăm dò và phỏng vấn trực tiếp sinh viên, học viên, cán bộ giảng dạy. Kết quả cho thấy 98% bạn đọc của Trung tâm là sinh viên, còn lại 2% là giảng viên và học viên cao học. Nguyên nhân mà nhóm đối tượng này đưa ra là dạng tài liệu nâng cao phục vụ nghiên cứu chuyên sâu chưa được bổ sung thích đáng, chủ yếu vẫn là sách giáo trình, sách tham khảo phục vụ học tập cho đối tượng sinh viên. Chúng tôi tiến hành phỏng vấn ngẫu nhiên một số học viên hiện đang tham gia khóa đào tạo sau đại học tại ĐHQGHN cho thấy họ không biết thông tin về một số CSDL (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chuyên ngành mà Trung tâm hiện đang đưa vào khai thác. Qua đó cho thấy công tác maketing của Trung tâm chưa thực sự phát huy hiệu quả.
3.2. Định hƣớng phát triển thƣ viện điện tử tại Trung tâm trong thời gian tới
Để thư viện điện tử của Trung tâm có thể đi đúng hướng, đạt được kết quả như dự kiến đòi hỏi Trung tâm cần có sự chuẩn bị sẵn sàng về mọi mặt.
3.3.1. Tiếp tục nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin là thành phần quan trọng của hệ thống thông tin thực hiện chức năng kết nối toàn bộ hệ thống, tạo môi trường và phương tiện hoạt động cho tất cả các phân hệ khác trong hệ thống. Cơ sở hạ tầng thông tin bao gồm hạ tầng mạng thông tin (mạng nội bộ, mạng không dây, mạng diện rộng, mạng kết nối Internet) hệ thống máy chủ, máy trạm, các trang thiết bị ngoại vi, ...Kết thúc giai đoạn 1 của dự án thư viện điện tử, Trung tâm đã được đầu tư tương đối đồng bộ hạ tầng kỹ thuật. Trong thời gian tới, một mặt Trung tâm cần phải đầu tư nâng cấp toàn diện hệ thống máy trạm các phòng phục vụ bạn đọc tại các đơn vị trực thuộc. Mặt khác, Trung tâm đã đầu tư được thiết bị số hóa tài liệu hiện đại (có khả năng scan 1200 trang/giờ) song chưa có thiết bị nào có đủ khả năng lưu trữ số lượng tài liệu này trước khi chúng được đi xử lý để đưa vào mạng chung của Trung tâm. Theo thông tin chúng tôi được biết, hợp phần bổ sung “Xây dựng Hệ thống thông tin tích hợp Địa chất, tài nguyên Việt nam và các phòng đọc chuyên sâu” với kinh phí đầu tư 12 tỉ đồng đã được Ban giám đốc ĐHQGHN phê duyệt và sẽ được triển khai từ cuối năm 2010. Trong hợp phần này Trung tâm đề xuất trang bị thiết bị lưu trữ NAS (Network Attached Storage) đặt tại phòng Tài nguyên số.
NAS là giải pháp lưu trữ thông qua các thiết bị hoạt động độc lập trên mạng LAN. Những thiết bị NAS có tổng giá trị đầu tư thấp nhưng hiệu suất, tính mềm dẻo và tính sẵn sàng cao, đảm bảo dữ liệu luôn được an toàn tối đa, loại bỏ tình trạng mất dữ liệu người dùng
3.3.2. Hoàn thiện phần mềm Virtual phù hợp với hoạt động của Trung tâm Trung tâm
Về cơ bản phần mềm này đã khắc phục được những nhược điểm và hạn chế mà phần mềm thư viện tích hợp Libol 5.5 gặp phải trong 10 năm Trung tâm sử dụng và khai thác. Tuy nhiên, trong quá trình chuyển đổi