7. Bố cục luận văn
2.2.2. Triển khai áp dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol tạ
tại Trung tâm
Trước năm 2002 Trung tâm là một trong những đơn vị được hưởng nguồn đầu tư từ dự án QIC A dành cho giáo dục ĐH với mục tiêu cải cách, củng cố và nâng cao chất lượng giáo dục đại học Việt Nam. Với nguồn kinh phí 500.000 USD, ban lãnh đạo Trung tâm đã lập dự án, thành lập hội đồng bao gồm các chuyên gia đầu ngành trong lĩnh vực công nghệ thông tin và thư
viện để đánh giá và lựa chọn phần mềm thư viện trong nước đáp ứng đủ các yếu tố trên. Đến tháng 3 năm 2002 Trung tâm đã nghiên cứu và quyết định mua phần mềm thư viện điện tử Libol 5.0. Đến năm 2004 Trung tâm đã chuyển sang sử dụng phiên bản mới Libol 5.5.
Libol (LIBrary OnLine), bộ phần mềm giải pháp Thư viện điện tử - Thư viện số được Tinh Vân nghiên cứu và phát triển từ năm 1997, là sản phẩm phần mềm thư viện điện tử và quản lý tích hợp nghiệp vụ thư viện thành công nhất ở Việt Nam. Libol có thể được triển khai trên nhiều mô hình thư viện khác nhau. Các thư viện này có thể là thư viện đóng hoặc mở, là những thư viện truyền thống như những thư viện công cộng, thư viện của các trường đại học, các trung tâm thông tin, các thư viện chuyên ngành ... cho đến những thư viện điện tử quy mô lớn.
Hình 3: Giao diện phần mềm Libol 5.5 tại Trung tâm
Libol gồm các phân hệ được tích hợp trong một cơ sở dữ liệu chung và có cơ chế vận hành thống nhất. Từ mọi điểm trong chương trình, người dùng luôn luôn có thể hoán chuyển vị trí làm việc giữa các phân hệ. Các phân hệ
mới sẽ được tiếp tục cập nhật thêm vào chương trình và các phân hệ hiện có cũng sẽ luôn được cập nhật để đáp ứng được những nhu cầu thực tế của thư viện cũng như tận dụng được những công nghệ mới của ngành công nghệ thông tin.
Libol có khả năng quản lý được các loại ấn phẩm đa dạng với số lượng lớn, có thể tới hàng triệu bản ghi. Với những tính năng trên, phần mềm Libol hoàn toàn đáp ứng được các yêu cầu của một phần mềm quản lý thư viện tích hợp, phù hợp với số lượng tài liệu hiện có tại Trung tâm và giá thành hợp lý.
Phần mềm quản trị thư viện Libol 5.0 được Trung tâm TT-TV, Đại học Quốc gia Hà Nội xem xét nghiên cứu và đưa vào cài đặt sử dụng từ tháng 3/2002. Như đã nói ở trên, phiên bản này gồm 10 phân hệ chức năng, có khả năng quản lý được nhiều dạng tài liệu, hỗ trợ tiếng Việt và khả năng chuyển đổi dữ liệu từ CDS/ISIS khá tốt. Đến năm 2004, phần mềm này được nâng cấp lên 5.5.
Phiên bản Libol 5.5 sử dụng tại Trung tâm có các phân hệ cơ bản sau: Phân hệ bổ sung: Cán bộ phòng bổ sung sử dụng phân hệ này để thực hiện việc tạo lập đơn đặt hàng gồm các thông tin như nhan đề, tên tác giả, thông tin xuất bản, số lượng cần đặt, giá tiền, trình duyệt đơn đặt và gửi tới nhà cung cấp hoàn toàn thông qua máy tính điện tử. Phân hệ này sau thời gian thử nghiệm và chỉnh sửa phù hợp với điều kiện của Trung tâm đã chứng tỏ được những ưu điểm vượt trội hơn so với các phần mềm trước đó là, trong quá trình lập danh sách ấn phẩm cần mua có thể tra trùng những tài liệu đã có trong kho bằng cách tìm kiếm ngay trong màn hình đơn đặt qua nhan đề tài liệu, khắc phục tình trạng bổ sung trùng lặp gây lãng phí. Tận dụng các thông tin về tài liệu thông qua đơn đặt, cán bộ bổ sung phân kho và dán ĐKCB, xử lý hình thức ban đầu cho ấn phẩm. Nhãn ĐKCB được in tự động trên giấy in mã vạch chuyên dụng. Các thông tin in trên mã vạch do cán bộ xử lý khai báo tham số và số ĐKCB do chương trình tự động sinh theo thứ tự tăng dần, giảm
thiểu được vấn đề nhầm lẫn, tránh tối đa việc gây xáo trộn kho tàng do Trung tâm có khá nhiều kho tại các địa điểm khác nhau.
Diện tài liệu bổ sung, xử lý của Trung tâm không chỉ có tài liệu tiếng Việt mà các ngôn ngữ khác trong đó chủ yếu là tiếng Anh chiếm tỉ lệ không nhỏ. Nắm bắt được nhu cầu chia sẻ bản ghi thư mục từ các CSDL lớn trên thế giới, phần mềm Libol đã tích hợp giao thức Z39.50. Các biểu ghi tài liệu nước ngoài sẵn có từ các CSDL khác là những biểu ghi được xử lý tương đối chuẩn mực, tuân theo các chuẩn biên mục như MARC 21, khung phân loại DDC, áp dụng quy tắc biên mục Anh-Mỹ (AACR2),…Khi download các biểu ghi này về, cán bộ biên mục chỉ cần bổ sung thêm một số thông tin đặc trưng của Trung tâm như chỉ số định danh, người biên mục, chỉ số phân loại BBK.
Hình 4. Giao diện phân hệ bổ sung
Phân hệ này còn có chức năng thống kê dựa trên số liệu tính toán, phân loại dưới dạng bảng biểu và đồ thị, cho phép báo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng năm. Cũng nhờ việc sử dụng phần mềm Libol 5.5 mà công tác kiểm kê hàng năm của Trung tâm tiến hành một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn. Để thống kê được tài liệu hiện có trong kho, tài liệu nào thất thoát thì người kiểm kê chỉ cần tra số tài liệu đang cho mượn, sau đó dùng máy
gom dữ liệu di động đến các kho sách, thu thập tất cả các nhãn mã vạch của tài liệu trong kho rồi đổ dữ liệu vào máy tính. Chương trình sẽ tự động thống kê, so sánh và đưa ra kết quả chính xác thông tin tài liệu nào mất, nhầm vị trí và cho phép in các báo cáo đó.
Tóm lại, phân hệ bổ sung của phần mềm Libol 5.5 tại Trung tâm có đầy đủ các tính năng giúp thực hiện tất cả các công việc của phòng Bổ sung một cách nhanh gọn, tiết kiệm công sức cho cán bộ trong quá trình xử lý sơ bộ tài liệu.
Hình 5: Cửa sổ làm việc chức năng báo cáo bổ sung
Phân hệ Biên mục:
Phân hệ biên mục là một thế mạnh cạnh tranh của Libol 5.5 so với các phần mềm thư viện trong nước khác. Phân hệ này chuyển đổi hoàn toàn mọi khâu trong quy trình biên mục truyền thống sang xử lý tự động, từ nhập mới, xử lý biểu ghi theo khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 21, chỉnh sửa, tái sử dụng biểu ghi cho đến thiết lập các giá trị mặc định cho biểu ghi. Biên mục theo khổ mẫu MARC cho phép thư viện mô tả nguồn tin theo khổ mẫu để in, hiển thị chính xác các biểu ghi mục lục; tìm kiếm và truy tìm một số loại thông tin từ những trường dữ liệu đặc thù; có một khuôn dạng chung để chia
sẻ các nguồn tin thư mục với các thư viện khác có thể và dễ dàng chuyển đổi sang hệ thống thư viện khác mà không cần mã hoá lại các biểu ghi.
Các chức năng chính được tích hợp trong modul Biên mục khá linh hoạt. Bên cạnh khả năng thực hiện biên mục hoàn thiện một tài liệu, modul biên mục cung cấp tiện ích xuất nhập dữ liệu dưới dạng các biểu ghi có cấu trúc định nghĩa theo chuẩn ISO 2709 để chia sẻ thông tin với các phần mềm thư viện sử dụng MARC 21 hoặc UNIMARC và nhất là với các CSDL được xây dựng trên nền CDS/ISIS. Chức năng này góp phần quan trọng trong việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng biên mục máy đọc được CCF hiện có của Trung tâm ở giai đoạn trước sang dạng biên mục đọc máy hiện đại MARC.
Libol 5.5 hỗ trợ xây dựng từ điển tham chiếu cho trường tác giả, nhà xuất bản, khung phân loại khác nhau như BBK, DDC, UDC, LC …nhằm đảm bảo tính thống nhất trong công tác biên mục. Với mục tiêu mở rộng các chủ đề Phương Đông nói chung và Việt Nam nói riêng, đáp ứng yêu cầu phân loại các sưu tập tài liệu với các chủ đề đa dạng đặc thù cho Việt nam, giúp các thư viện Việt Nam nhanh chóng hội nhập với khu vực và thế giới, khung phân loại DDC 14 bản dịch tiếng Việt đã hoàn thành, bổ sung những mục phân loại chi tiết liên quan tới Việt Nam lấy từ nguyên bản DDC 22 và được áp dụng triển khai tại Trung tâm từ năm 2007. Trung tâm đã áp dụng thí điểm tại phòng PVBĐ Chung: Xử lý hồi cố và chuyển đổi sang DDC 14 đối với các mục Chủ nghĩa Mác-Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh, Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn học Việt Nam, Lịch sử Việt Nam.
Hình 6: Giao diện phân hệ biên mục
Khắc phục nhược điểm của các phần mềm trước đó mà Trung tâm đã sử dụng, các thao tác trong modul biên mục là sự tiếp nối và hoàn thiện các bước xử lý sơ lược về hình thức mà phòng Bổ sung đã thực hiện. Tài liệu sau khi nhập về, cán bộ phòng Bổ sung có trách nhiệm xử lý sơ bộ về hình thức tài liệu như: tên tác giả, tên tài liệu, nhà xuất bản,… và nhập vào biểu ghi trong CSDL, sau đó hệ thống tự động chuyển qua phần Hàng đợi của modul Biên mục để cán bộ tiếp tục xử lý chi tiết tài liệu. Nhằm mục đích giúp cán bộ khi biên mục chi tiết không bị nhầm lẫn giữa biểu đã xử lý và những biểu mới qua biên mục sơ lược, phần mềm đã đặt trạng thái khác nhau của biểu ghi để phân biệt. Cụ thể, những biểu ghi chuyển sang màu xanh là hoàn thành xử lý chi tiết, những biểu ghi có màu đen là mới xử lý sơ lược tại phòng Bổ sung.
Đối với một đơn vị lưu trữ nhiều loại hình tài liệu như tại Trung tâm(sách, luận án- luận văn, tạp chí,…) thì việc lựa chọn mẫu biên mục là vô cùng cần thiết. Ở mỗi loại hình tài liệu, cán bộ biên mục lựa chọn linh hoạt mẫu biên mục tại màn hình Hàng đợi để có các trường dữ liệu phù hợp từ khổ mẫu MARC 21, thiết lập các mẫu biểu ghi cho phù hợp với yêu cầu của Trung tâm, đồng thời phản ánh được đầy đủ nhất thông tin về nội dung và
hình thức giúp bạn đọc tra cứu được toàn diện hơn. Ví như, tài liệu Luận văn thì trong biểu ghi biên mục sẽ bổ sung thêm trường 915$a là cấp luận văn, $b là chuyên ngành luận văn,..
Căn cứ theo chức năng nhiệm vụ của phòng Biên mục thì công việc in phích và dán nhãn xếp giá tài liệu được thực hiện tại đây trước khi chuyển cho phòng PVBĐ, do đó, trong quá trình sử dụng phần mềm Libol Trung tâm đã đề xuất với nhà cung cấp bổ sung trường 090$b- chỉ số cutter vào biểu ghi biên mục chi tiết. Chỉ số này cung cấp thông tin về tên tác giả, năm xuất bản của tài liệu để in lên nhãn xếp giá phục vụ cho tổ chức kho mở. Ví dụ như tài liệu của tác giả Nguyễn Huy Chương xuất bản năm 1997 sẽ có chỉ số cutter in trên nhãn là: NG-C 1997.
Hình 7: Bản ghi hoàn chỉnh dữ liệu biên mục sách giáo trình
Không chỉ có tính năng in nhãn xếp giá, phân hệ này tích hợp chức năng in phích phục vụ cho việc tra cứu bằng mục lục truyền thống của bạn đọc tại Trung tâm. Bằng cách định dạng sẵn mẫu phích nên phích thuộc chủ
đề nào thì lại được mô tả theo chủ đề đó dựa trên quy tắc mô tả ISBD và AACR2.
Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC
OPAC là một mục lục điện tử. Nó tương đương với mục lục phiếu nhưng có khả năng tìm kiếm trực tuyến. OPAC cũng có thể là chạy trên Web và được gọi là Web OPAC. Web OPAC dùng cho các thư viện để chia sẻ thông tin thư mục.
Hình 8: Giao diện phân hệ OPAC
OPAC là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân; là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với nhau, giữa bạn đọc và thư viện và giữa bạn đọc với các thư viện khác. Phân hệ tra cứu của Libol 5.5 tại Trung tâm có nhiệm vụ chuyển tải toàn bộ biểu ghi đã được xử lý biên mục chi tiết ở modul Biên mục, chọn lọc và kết xuất thông tin từ phân hệ Bổ sung, Lưu thông cùng với thực hiện những phép tính toán
thống kê để đưa ra những thông tin chính xác, bao quát nhất yêu cầu tin nhằm tạo ra không gian thân thiện thu hút sự quan tâm của độc giả đến với các sản phẩm và dịch vụ Trung tâm cung cấp mọi lúc, mọi nơi thông qua mạng Internet, Intranet.
Với thiết kế chi tiết, khoa học và thân thiện với người dùng tin, phân hệ OPAC tại Trung tâm đã phần nào thỏa mãn nhu cầu tra cứu của bạn đọc ĐHQGHN đồng thời cũng là nơi quảng bá nguồn tài nguyên phong phú mà Trung tâm đã và đang xây dựng từ khi thành lập cho đến nay. Thông qua giao diện chính của phân hệ bạn đọc dễ dàng cập nhật được tổng số tên sách, tổng số ấn phẩm định kỳ,... hiện có tại Trung tâm. Phân hệ này đưa ra các sự lựa chọn tìm kiếm tùy thuộc vào từng đối tượng, gồm có Tìm đơn giản dành cho bạn đọc mới sử dụng thư viện cùng với các điểm truy cập nhan đề- tên tác giả- dạng tài liệu; Tìm chi tiết OPAC bổ sung thêm một số thông tin về nhà xuất bản, ngôn ngữ, năm xuất bản giúp thu gọn hơn phạm vi kết quả tìm; Tìm nâng cao chủ yếu dành cho bạn đọc đã qua lớp tập huấn sử dụng thư viện và là độc giả quen thuộc của Trung tâm, được trang bị kỹ năng sử dụng kết hợp toán tử logic Bool (and, or, not). Phương thức tìm này rất linh hoạt, bạn đọc có thể thu hẹp hay mở rộng phạm vi tìm kiếm tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng.
Với mục đích định hướng cho người đọc cách tìm kiếm tài liệu nhanh nhất, Trung tâm đã xây dựng các giao diện tìm kiếm khác nhau theo từng dạng tài liệu với các thông tin đặc thù của chúng. Ví dụ như tìm kiếm luận văn, luận án ngoài cách tìm theo tên tác giả, bạn đọc có thể tìm theo tên giáo viên hướng dẫn, ngành bảo vệ,...
Hình 9. Giao diện tìm kiếm tài liệu luận án
Sau khi đã lựa chọn được đúng tài liệu theo yêu cầu từ danh sách kết quả tìm, bạn đọc có thể xem những thông tin đã được biên mục chi tiết dưới dạng biên mục mô tả và ký hiệu xếp giá hoặc có thể xem dưới dạng MARC 21
Nét ưu việt nữa của phân hệ này là khả năng hỗ trợ liên kết với tài liệu số đính kèm theo thông tin thư mục. Từ màn hình hiển thị kết quả biểu ghi, bạn đọc dễ dàng link tới tài liệu toàn văn dưới dạng điện tử.
Phân hệ bạn đọc:
Do đặc thù là cơ quan thông tin thư viện của một đơn vị đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, bao gồm nhiều chuyên ngành nằm phân bố rải rác tại các địa điểm khác nhau trên địa bàn Hà Nội, nên mỗi phòng phục vụ bạn đọc của Trung tâm tại từng địa điểm lại có phạm vi bao quát nội dung đặc thù. Ví như phòng phục vụ bạn đọc khu vực Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn cung cấp chủ yếu các tài liệu về khoa học xã hội,…Mặt khác, số lượng học sinh, sinh viên, học viên và giảng viên tại mỗi trường thành viên rất lớn do đó mỗi địa điểm phục vụ phải có trách nhiệm quản lý tốt bạn đọc của mình. Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc giúp thư viện áp dụng được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành các xử lý nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân. Phân hệ này trợ giúp thư viện quản
