7. Bố cục luận văn
2.2.1.Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị thư viện
TVĐT là một hệ thống TT-TV được thiết kế, triển khai và vận hành trên cơ sở áp dụng những thành tựu tiên tiến của CNTT và truyền thông. Ngoài ra, TVĐT sinh ra và phát triển để hoạt động trong môi trường nối mạng. Do vậy, các tiêu chí về CNTT và truyền thông được coi là các tiêu chí cơ bản cần được đáp ứng đối với hệ thống phần mềm cho TVĐT ở nước ta. Thứ nhất, phần mềm đó phải được thiết kế, xây dựng và vận hành trên nguyên tắc tính mở để đảm bảo khả năng nâng cấp, thay đổi, bổ sung, kết nối thêm các module mới mà không làm phá vỡ tính ổn định của hệ thống cũng như phải đảm bảo được sự kế thừa các thành quả đã đạt được.
Thứ hai, phần mềm xây dựng theo mô hình khách/ chủ. Trong mô hình mạng khách chủ có một hệ thống máy tính cung cấp các tài nguyên và dịch vụ cho cả hệ thống mạng sử dụng gọi là các máy chủ (server). Một hệ thống máy tính sử dụng các tài nguyên và dịch vụ này gọi là máy khách (client). Các server thường có cấu hình mạnh, tốc độ xử lý nhanh, kích thước lưu trữ lớn (trên 1 triệu biểu ghi) hoặc là các máy chuyên dụng. Yếu tố cơ bản trong mô hình khách chủ là trong hệ thống phải có các máy tính kết nối chung với nhau sử dụng một giao thức bất kỳ nhằm mục đích sử dụng các tài nguyên, dữ liệu của nhau. Ưu điểm của mô hình này là các dữ liệu được lưu trữ tập trung nên dễ bảo mật, đồng bộ với nhau. Tài nguyên và dịch vụ tập trung nên dễ dàng chia sẻ và quản lý, có thể phục vụ cho nhiều người.
Thứ ba, phần mềm phải hỗ trợ các giao thức TCP/IP để đảm bảo khả năng kết nối mạng toàn cầu và triển khai các dịch vụ liên quan tới chia sẻ và khai thác các nguồn tin điện tử trên thế giới. Bộ giao thức TCP/IP bao gồm một tập hợp của một số giao thức do Bộ Quốc phòng Mỹ phát triển. CP/IP hiện là giao thức mạng được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới, được sử dụng cho mạng Internet. Giao thức TCP/IP có khả năng cắt thông tin thành những gói dữ liệu để có thể dễ dàng đi qua bộ phận truyền tải trung gian, tương tác với phần cứng của adapter mạng, xác định địa chỉ nguồn và đích (Máy tính gửi thông tin đi phải xác định được nơi gửi đến. Máy tính đích phải nhận ra đâu là thông tin gửi cho mình), có khả năng hướng dữ liệu tới các tiểu mạng, cho dù tiểu mạng nguồn và đích khác nhau về mặt vật lý, kiểm tra lỗi, kiểm soát giao thông và xác nhận (máy tính gửi và nhận phải xác định và có thể sửa chữa lỗi trong quá trình vận chuyển dữ liệu).
Thứ tư, phần mềm làm việc trong môi trường Web. Thư viện điện tử hoạt động trên nền giao diện Web của môi trường mạng Internet, do đó nguồn tài liệu của TVĐT thường được trình bày định dạng bằng ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản HTML giúp kết nối với các tập tin khác thông qua các điểm kết nối siêu văn bản. Đồng thời, giải quyết triệt để vấn đề tiếng Việt và hỗ trợ đa ngôn ngữ như tiếng Anh, Pháp, Nga,...trong giao diện và sử dụng. Đối với tiếng Việt thống nhất sử dụng bảng mã Unicode TCVN 6909 làm chuẩn trong toàn bộ hệ thống.
Thứ năm, phần mềm có khả năng hỗ trợ công nghệ mã vạch để quản lý tài liệu và bạn đọc. Tính năng này cho phép in mã vạch trực tiếp theo số liệu trong CSDL theo các khuôn dạng mã vạch khác nhau. Sử dụng mã vạch trong các nghiệp vụ liên quan (bổ sung, lưu thông).
Để có thể vận hành tốt các chức năng quản lý của một thư viện từ khâu bổ sung tài liệu đến khâu lưu thông, trao đổi thông tin với các hệ thống khác các thư viện đại học Việt Nam nói riêng phải lựa chọn phần mềm tích hợp
gồm nhiều phân hệ đáp ứng nhu cầu điện tử hóa các khâu nghiệp vụ với những modul chính sau: Bổ sung; Biên mục; Quản lý Kho; Phục vụ bạn đọc; Mục lục trực tuyến; Phân hệ lưu hành; Quản lý tài liệu điện tử; Truy hồi và trình bày thông tin; Mượn liên thư viện; Quản trị hệ thống.
Một trong những đòi hỏi bắt buộc đối với một phần mềm TVĐT là phải đáp ứng các chuẩn nghiệp vụ TT-TV tiên tiến và các chuẩn hiện hành để đảm bảo sự tương thích khi trao đổi các sản phẩm, dịch vụ TT-TV trong môi trường nối mạng toàn cầu. Đó là các tiêu chí sau: phần mềm sử dụng khổ mẫu biên mục theo chuẩn MARC 21, MARC21VN; hỗ trợ chuẩn ISO 10161 cho nghiệp vụ mượn liên thư viện (Inter-library Loans), bao gồm cả việc tuân thủ cả giao thức và định dạng dữ liệu; hỗ trợ các khung phân loại đang được sử dụng phổ biến trên phạm vi quốc tế và tại Việt Nam như DDC, UDC, khung đề mục quốc gia; hỗ trợ đề mục chủ đề và hệ thống từ khóa không kiểm soát; tuân thủ các chuẩn ISBD, AACR-2, TCVN 4743-89; Trao đổi dữ liệu với các phần mềm hỗ trợ UNIMARC và MARC 217; trao đổi dữ liệu với phần mềm CDS/ISIS; trao đổi dữ liệu với các hệ quản lý siêu dữ liệu ( MetaData) theo chuẩn Dublin Core, RDF/XML, chuẩn truy cập các kho lưu trữ mở, ...
Trên đây là những yêu cầu chuyên môn để các cơ quan thông tin trong nước nói chung, Trung tâm Thông tin- thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng làm cơ sở khi tiến hành lựa chọn phần mềm thư viện điện tử phù hợp.