7. Bố cục luận văn
2.1.Giai đoạn thí điểm ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm (199 7-
2.1.1. Những ngày đầu thành lập Trung tâm (1997): Áp dụng CDS/ISIS
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các thư viện nói chung và thư viện trường học nói riêng là rất quan trọng và cần thiết. Nó mang lại những kết quả tốt nhất trong công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác và giao lưu thông tin, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ của người dùng tin trong các thư viện nhà trường. Nhìn lại những năm đầu thành lập ĐHQGHN (năm 1993), trong bối cảnh nền kinh tế đất nước còn gặp rất nhiều khó khăn, cơ sở vật chất kỹ thuật dành cho Thư viện còn rất nghèo nàn, song Ban giám đốc ĐHQGHN đã mạnh dạn đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho tài liệu. Từ những máy tính PC đầu tiên, một cơ sở dữ liệu thư mục sách được xây dựng dựa trên phần mềm quản trị dữ liệu được áp dụng là CDS/ISIS 3.0 do Trung tâm Thông tin Tư liệu khoa học và công nghệ quốc gia chuyển giao. Như chúng ta đã biết, phần mềm tư liệu là phần mềm dùng để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu, đồng thời tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục. Đó là bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa- giai đoạn đầu của quá trình tin học hóa thư viện.
CDS/ISIS là phần mềm tư liệu do UNESCO phát triển và phổ biến từ năm 1985. Ở Việt Nam, CDS/ISIS được Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Việt hóa để sử dụng với bộ mã chuẩn quốc gia và được đưa vào sử dụng từ cuối những năm 1980 ở một số thư viện lớn để xây dựng,
quản lý và khai thác các CSDL tài liệu của mình. Trong những năm 1993, 1994 hầu hết các thư viện của trường đại học ở Hà Nội đều triển khai ứng dụng phần mềm tư liệu này, trong đó có thư viện Đại học Tổng hợp, ĐHQGHN. Năm 1997 Trung tâm được thành lập trên cơ sở hợp nhất 3 thư viện thành viên trực thuộc ĐHQGHN, Trung tâm đã tiếp quản toàn bộ số biểu ghi mà các đơn vị đã thực hiện và tiếp tục bổ sung các biểu ghi mới với khoảng 43.000 biểu ghi thư mục sách sử dụng phần mềm tư liệu này. Đây là lần đầu tiên các dữ liệu của Trung tâm sau khi xử lý được lưu trữ trong máy tính điện tử, tạo lập các CSDL giúp người dùng tin tra cứu tìm tin hiện đại với các toán tử logic and, or, not. Việc sử dụng phần mềm này đánh dấu bước đi đầu tiên của công tác tin học hóa tại Trung tâm. Sau này, khi đã chuyển sang sử dụng các phần mềm thư viện ưu việt khác, CSDL này vẫn phát huy được tác dụng của nó bởi chúng được chuyển đổi sang cấu trúc khác phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Trung tâm.
CDS/ISIS có những tính năng sau:
Nhập các biểu ghi mới trong CSDL cho trước Thay đổi, chỉnh sửa hoặc xóa các biểu ghi
Tự động xây dựng và duy trì khả năng truy cập nhanh nhất trong mỗi CSDL
Truy lục các biểu ghi theo nội dung bằng cách sử dụng ngôn ngữ tìm kiếm tinh xảo
Sắp xếp các biểu ghi theo thứ tự mong muốn
In một phần hoặc toàn bộ catalog và/hoặc các chỉ mục Trao đổi dữ liệu
Song phần mềm này rất bị hạn chế về mặt phát triển hệ thống thông tin thư viện. Như chúng ta đã biết, một phần mềm quản lý thư viện gồm có hai phần:
- Hệ quản trị CSDL thương mại (như MS SQL server, Oracle, Linux post gratesSQL…) được bán rộng rãi trên thị trường, có khả năng thay đổi tính năng cho phù hợp với nội dung, nhu cầu quản lý thông tin và do các chuyên gia tin học lĩnh vực đó lựa chọn.
- Hệ quản trị thư viện, bao gồm: quản lý thư tịch, giao tiếp (có thể kết nối, liên thông với các hệ thống khác về mặt kỹ thuật) và giao diện người sử dụng. Trong khi đó, phần mềm CDS/ISIS hệ quản trị CSDL và phần giao tiếp không tách biệt nhau. Khi người dùng tin muốn tra cứu thông tin thì cần phải có một hệ quản trị CSDL khác hỗ trợ như Access hay Foxpro.
Mặt khác, CDS/ISIS sử dụng dạng biên mục máy đọc được đầu tiên trên thế giới CCF (Common Communication Format) do UNESCO phát triển từ rất lâu và nay không còn được cập nhật mà thay vào đó là xu hướng sử dụng dạng MARC và đỉnh cao là MARC 21
Mặc dù đã có sự thay đổi cấu trúc để đáp ứng xu thế phát triển dữ liệu số trên thế giới bằng việc cải biên phần giao tiếp, có thể chạy trên môi trường DOS, Window và Web song không đáp ứng được mọi yêu cầu quản lý thư viện ngày càng tăng. Do vậy, nhu cầu tất yếu là phải lựa chọn một phần mềm thư viện khác, phù hợp hơn với nhu cầu cập nhật, lưu trữ và trao đổi dữ liệu.