9. Nội dung cấu trúc của đề tài
3.1.2 Tăng cường thu thập nguồn tài liệu xám
Nguồn tài liệu xám bao gồm các công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, báo cáo thực tập, tập bài giảng, đề cương môn học, tài liệu hội nghị, hội thảo… là nguồn thông tin rất có giá trị, phục vụ đắc lực cho học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, HS SV các trường đại học. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của các thư viện trường đại học là tiến hành thu thập được đầy đủ, kiểm soát và khai thác có hiệu quả nguồn thông tin đặc biệt này phục vụ nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Thực tế trong thời gian qua, công tác phát triển nguồn tài liệu xám chưa được quan tâm đúng mức ở TTTTTV Trường CĐ TCHQ. Hoạt động thu thập, lưu giữ, xử lý và phổ biến thông tin tài liệu xám mới chỉ được TTTTTV bắt đầu thực hiện từ năm 2011 một cách thụ động, tự phát, hoàn toàn chưa có quy định cụ thể nào từ lãnh đạo nhà trường. Vì thế, trong thời gian tới, khi xây dựng chính sách bổ sung cần quy định rõ các công trình NCKH, tập bài giảng, đề cương môn học, luận án, luận văn, báo cáo thực tập, tài liệu hội nghị, hội thảo sau khi đã được hội đồng bảo vệ thông qua phải nộp vào TTTTTV nhà Trường một bản. Do vậy, trong thời gian qua, TTTTTV chỉ tiếp nhận được rất ít một trong các loại tài liệu này.
Để đảm bảo hoạt động thu thập nguồn tài liệu xám có hiệu quả, đòi hỏi TTTTTV phải thực sự chủ động, tích cực trong việc quy định những nội
98
dung cụ thể của chính sách bổ sung tài liệu nói chung và tài liệu xám nói riêng, đồng thời với việc cử cán bộ chuyên trách, cũng như việc đầu tư kinh phí thỏa đáng,… Như vậy, để tăng cường nguồn tài liệu xám, trước hết TTTTTV cần đẩy mạnh việc thu thập nguồn tài liệu nội sinh (trong phạm vi nhà Trường) một cách chủ động, tích cực, cụ thể là:
- TTTTTV cần đề xuất với Ban Giám hiệu xem xét và ban hành các văn bản pháp quy về việc giao nộp tài liệu nội sinh như luận án, luận văn, đề tài NCKH,… của cán bộ giảng viên, HS SV nhà Trường. Trước hết TTTTTV cần nghiên cứu và xây dựng dự thảo văn bản trình Ban Giám hiệu xem xét và ban hành.
Cụ thể cần quy định các công trình NCKH, tập bài giảng, luận văn, luận án, báo cáo thực tập, đề tài NCKH,… phải nộp vào TTTTTV nhà Trường 1 bản in và 1 file (theo đúng quy định do TTTTTV đề ra nhằm đảm bảo cho việc lưu giữ và khai thác sử dụng).
- TTTTTV phối hợp với các Khoa, Phòng, Bộ môn chức năng (chủ yếu Phòng Quản lý Khoa học và Hợp tác quốc tế, Phòng Quản lý đào tạo, Phòng Công tác Học sinh Sinh viên và các Khoa, Bộ môn) tuyên truyền hướng dẫn các đối tượng NDT thực hiện các văn bản pháp quy về giao nộp tài liệu nội sinh, nhằm thu thập nguồn tài liệu nội sinh của nhà Trường.
- Đội ngũ cán bộ giảng viên, HS SV ở các Khoa, Bộ môn vừa là nơi có nhu cầu thông tin cao, vừa là nơi tập trung những sản phẩm thông tin có giá trị; vì thế TTTTTV phải thường xuyên có mối quan hệ mật thiết để việc thu thập tài liệu được thuận lợi và có hiệu quả. TTTTTV cần cử cán bộ chuyên trách, có năng lực nghiệp vụ, tâm huyết với công việc được giao, có khả năng giao tiếp đảm nhiệm công việc thu thập tài liệu xám để có thể thu thập tài liệu xám một cách thuận lợi, nhanh chóng, tránh bỏ sót nguồn tin.
- TTTTTV cần phải dành riêng một khoản kinh phí thỏa đáng cho việc chi trả chi phí để sở hữu những tài liệu quý, có giá trị cao.
99
- Để đảm bảo công tác thu thập đạt hiệu quả, TTTTTV cần xây dựng và đề xuất với Ban Giám hiệu biện pháp chế tài đối với việc giao nộp nguồn tài liệu xám như:
Đối với cán bộ, giảng viên: sau khi hoàn tất chương trình học bồi dưỡng (hoặc nâng cao trình độ) ở tất cả các hình thức đào tạo do nhà Trường cử và cấp kinh phí đi học phải giao nộp tất cả tài liệu được trang bị trong quá trình học. Nếu không giao nộp sẽ không giải quyết vấn đề kinh phí và các chế độ có liên quan khác.
Đối với HS SV: đưa vào tiêu chí trong kết quả đánh giá xếp loại thi đua hàng năm.
Một vấn đề mà TTTTTV cần phải thực hiện ngay sau khi thu thập tài liệu xám đó chính là việc nhanh chóng tiến hành số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn đối với nguồn tài liệu này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng của đông đảo NDT TTTTTV. TTTTTV có thể sử dụng phần mềm quản lý thư viện hiện có hoặc phần mềm thư viện số mã nguồn mở Greenstone để xây dựng bộ sưu tập số cho nguồn tài liệu xám nội sinh đã được thu thập.