9. Nội dung cấu trúc của đề tài
2.1.3Đặc điểm theo phạm vi phổ biến thông tin
Căn cứ vào mức độ công bố của tài liệu, nguồn lực thông tin tại TTTTTV Trường CĐ TCHQđược chia thành hai dạng: tài liệu công bố và tài liệu không công bố. Trong đó, tài liệu công bố chủ yếu là sách và đã được trình bày ở phần trên.
Đối với tài liệu không công bố (hay còn gọi là tài liệu xám) là các nguồn tài liệu trong và ngoài nước, thu được qua các kênh đặc biệt và không thể thu được qua các kênh phát hành chính thức và kiểm soát thư mục thông thường.
Tài liệu xám, ngoài những hạn chế như do không có bán trên thị trường, thường không được chuẩn hóa về mặt hình thức trình bày; phần lớn tài liệu xám có hình thức là các tập mỏng, không có trang nhan đề, thậm chí đôi khi chúng còn không có cả bìa, không có tên tài liệu; tỉ lệ nhiễu/ thông tin trong tài liệu xám cũng rất khác nhau. Nhưng nhìn chung, tài liệu xám có độ tin cậy khá cao và là một nguồn cung cấp thông tin có giá trị cho các cơ quan thông tin, thư viện.
Trong quá trình hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của các trường đại học đã tạo ra một khối lượng tài liệu mà người ta gọi đó là nguồn
96.3% 3.7%
TỶ LỆ (%) THEO BẢN TÀI LIỆU
Tài liệu phục vụ giảng dạy Tài liệu chỉ đạo và tra cứu
50
tin nội sinh (là một loại trong tài liệu xám). Đó là các công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, sách giáo trình… đây là nguồn thông tin rất có giá trị, phục vụ đắc lực cho học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, HS SV các trường.
Theo tính chất của quá trình tạo ra nguồn tin nội sinh của các trường, một số chuyên gia đã chia chúng thành ba nhóm:
- Nguồn tin phản ánh các kết quả hoạt động học tập đào tạo
Loại này gồm các luận án, luận văn, các kết luận khoa học, các tư liệu điền dã, các tư liệu điều tra, các hồ sơ thí nghiệm, các chương trình đào tạo, giáo trình, đề cương, bài giảng…
- Nguồn tin phản ánh kết quả nghiên cứu khoa học
Loại này bao gồm các báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, các tư liệu trung gian được tạo nên từ việc triển khai các chương trình, các đề tài nghiên cứu khoa học, đề án, dự án sản xuất thử, hội thảo…
- Nguồn tin phản ánh tiềm lực đào tạo và nghiên cứu khoa học
Loại này bao gồm các tài liệu về cơ cấu, quy mô, trình độ đào tạo, nguồn nhân lực khoa học, cơ sở vật chất kỹ thuật để triển khai các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, các thông tin phản ánh định hướng phát triển của nhà trường
Qua xem xét tác giả thấy rằng số lượng tài liệu xám (đặc biệt là nguồn tài liệu nội sinh) của TTTTTV Trường CĐ TCHQ hiện chiếm tỷ lệ rất ít, đến thời điểm hiện nay chỉ có 31 giáo trình do Hội đồng khoa học nhà trường thẩm định và nghiệm thu. Số lượng này là không đáng kể trong cơ cấu vốn tài liệu. Lý do của hiện trạng này là do công tác thu thập loại hình tài liệu xám ngoài TTTTTV chủ động thu thập phục vụ cho hoạt động của mình thì đơn vị trực tiếp quản lý là Phòng quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế thực hiện. Do vậy tính đến năm 2013, TTTTTV mới chỉ tiếp nhận 31 giáo trình, 5 luận văn thạc sĩ, 1 đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường của HS SV, 105 bài báo cáo thực tế.
51
Với số lượng quá khiêm tốn của loại tài liệu này cho thấy công tác thu thập tài liệu xám của TTTTTV Trường CĐ TCHQ còn nhiều hạn chế. Đây là một hạn chế đòi hỏi TTTTTV cần tìm ra cách giải quyết trong thời gian tới.