9. Nội dung cấu trúc của đề tài
2.2.4Công tác thanh lý tài liệu
Hằng năm, trên cơ sở rà soát thanh lọc tài liệu trong các kho, TTTTTV lập danh mục những tài liệu không còn giá trị để làm thủ tục đề nghị thanh lý, loại bỏ ra khỏi kho TTTTTV nhằm nâng cao chất lượng kho tài liệu. 0 100 200 300 400 500 600 2008 2009 2010 2011 2012 Nov-13
72
Mục đích của việc làm này là tạo không gian cho tài liệu mới nhập về, giảm chi phí bảo quản tài liệu, tiết kiệm chi phí.
Trên đây là những vấn đề cơ bản về chính sách bổ sung tài liệu mà TTTTTV Trường CĐ TCHQ đã thực hiện trong những năm qua. Mặc dù chính sách mới chỉ là những quy ước không thành văn song nó sẽ là tiền đề quan trọng hướng tới việc soạn thảo một văn bản chính thức về việc phát triển nguồn lực cho TTTTTV Trường CĐ TCHQ trong thời gian tới.
Việc loại bỏ hoặc chuyển lưu kho những bản thừa, những tài liệu ít được sử dụng và không còn sử dụng được nữa là một phần trong công tác nghiệp vụ định kỳ hàng năm nhằm nâng cao chất lượng và phát triển nguồn lực thông tin của TTTTTV Trường CĐ TCHQ. Những năm qua, hoạt động chọn lựa bổ sung vốn tài liệu vào TTTTTV và thanh lý một số tài liệu không còn giá trị sử dụng ra khỏi TTTTTV là hai nội dung của công tác phát triển nguồn lực thông tin.
Hằng năm, qua việc kiểm kê tài liệu, TTTTTV Trường CĐ TCHQ đồng thời tiến hành thanh lọc những tài liệu lạc hậu, lỗi thời, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng… để đảm bảo chất lượng kho tài liệu. Hiện nay, các tài liệu Tài chính, Kế toán đang có nhiều thay đổi trong chính sách chung của nhà nước nên rất nhanh lỗi thời. Hàng năm, TTTTTV tiến hành rà soát, thẩm định tài liệu các môn thuộc chuyên ngành này (và một số lĩnh vực khác như Tin học, Thuế,…) có nội dung quá cũ, không còn phù hợp với chương trình giáo dục hiện tại của nhà Trường để đề nghị thanh lý.
Đến hết tháng 10 năm 2012, TTTTTV đã kê khai và lập danh mục tài liệu cần thanh lọc (gồm 1765 đầu tên với 2679 bản) để giải phóng kho chứa, nhằm tăng diện tích cho sách mới bổ sung. Danh mục sách này bao gồm những loại sách không còn giá trị sử dụng (lỗi thời về nội dung) hoặc quá rách nát và đã được TTTTTV mua bổ sung thay thế.
73