2. 4.1 Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp
3.3.8 Tổ chức công tác kế toán cho một quy trình nghiệp vụ cụ thể
Trong công tác kế toán nói chung và kế toán trong ñiều kiện tin học hóa nói riêng có rất nhiều quy trình nghiệp vụ mà kế toán phải xử lý. Mỗi quy trình ñó, khi thiết lập hệ thống kế toán ñều phải tuân thủ theo theo các nội dung như xác ñịnh yêu cầu thông tin, xác ñịnh danh mục ñối tượng kế toán, xây dựng hệ thống chứng từ kế toán … và sau ñây là một ví dụ cụ thể quá trình tổ chức kế toán cho một quy trình bán hàng của công ty ABC.
3.3.8.1 Xác ñịnh yêu cầu thông tin:
• Chính sách bán hàng: Chỉ bán hàng qua ñại lý cấp 1 và có nhiều kênh phân phối, áp dụng mức cùng chiết khấu cụ thể theo từng mặt hàng cho tất cả các ñại lý, không cho phép công nợ, khách hàng có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
• Yều cầu báo cáo: báo cáo doanh số bán hàng hằng ngày theo khu vực,
theo từng nhân viên bán hàng, theo từng ngành hàng; theo báo cáo tiền thu ñược, báo cáo cân ñối nhập xuất tồn kho hằng ngày … Các báo cáo trên có thể vào xem ñể biết ñược doanh số bán hàng trong ngày tại thời ñiểm xem cũng như lũy kế theo từng kỳ khóa sổ và lũy kế theo niên ñộ kế toán.
• Yêu cầu kiểm soát: Đảm bảo thu tiền 100% trong ngày, không có chênh
lệch nhập xuất tồn kho, tiền thu ñược phải khớp ñúng với doanh số bán hàng ngày. Cập nhật thông tin tin thay ñổi chính sách bán hàng kịp thời và không có bất kỳ sự sai sót nào.
3.3.8.2 Xây dựng danh mục ñối tượng:
Các danh mục ñối tượng cho quy trình này theo yêu cầu quản lý trên bao gồm: • Danh mục ñại lý phân phối: theo yêu cầu quản lý cần phải xây dựng danh mục nhà cung cấp theo khu vực do vậy danh mục nhà cung cấp có thể xây dựng như sau: 10000001- Nhà phân phối A (Trong ñó 3 ký tự ñầu là phân chia theo khu vực, 5 ký tự tiếp theo là số thứ tự của nhà phân phối). Thông thường khi sử dụng phần mềm kế toán danh mục trên là trường mã khách hàng, việc dùng chữ số có thể sẽ khó khăn cho việc chọn nhanh chóng nhà phân phối nhưng vấn ñề này trong phần mềm thường có thêm một trường tên viết tắt phục vụ cho việc tìm kiếm nhanh thông tin.
• Danh mục nhân viên bán hàng: thông thường kế toán thường lấy mã quản lý của nhân sự ñể thống nhất việc tính toán các khoản phúc lợi cho nhân viên. Bênh cạnh việc ñặt mã quản lý, khi xây dựng danh mục nhân viên cần chú ý ñến việc tìm nhanh thông tin ñể thuận tiện cho bộ phận bán hàng thuận tiện khi nhập liệu.. Mã
nhân viên có thể ñặt là BH0001 ( BH là viết tắt của bộ phận bán hàng, bốn chữ số tiếp theo là số thứ tự của nhân viên), tên viết tắt của nhân viên có thể ñặt là thongnv – Nguyễn Văn Thông ( Nếu có 02 nhân viên Nguyễn Văn Thông thì có thể thêm số thứ tự vào ñể phân biệt như thongnv1, thongnv2).
• Danh mục hàng tồn kho: tương tự hàng tồn kho cũng cần phải ñược mã
hóa, phân loại ñể phục vụ cho công việc theo dõi và quản lý bán hàng hằng ngày. Thông thường hàng tồn kho ñược xây dựng phân tích theo ngành hàng, loại hàng, nhóm hàng, mặt hàng cụ thể. Mỗi ñối tượng phân tích ñều xây dựng thành danh mục ñối tượng phân tích nhằm mục tiêu phục vụ cho công tác lập báo cáo phân tích doanh số theo ngành hàng, nhóm hàng …
3.3.8.3 Xây dựng hệ thống chứng từ:
Chứng từ áp dụng cho quy trình bán hàng này bao gồm: Hóa ñơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu thu, phiếu chi, ….
3.3.8.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Tài khoản kế toán ñược thiết kế và xây dựng cho quy trình này phải phù hợp với chế ñộ kế toán hiện hành áp dụng cho doanh nghiệp và phải phù hợp với cấu trúc tài khoản sử dụng chung cho doanh nghiệp. Nếu như hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp có 08 ký tự thì các tài khoản liên quan ñến quy trình này có thể bao gồm như sau:
• Tài khoản 51111000- doanh thu bán hàng hóa – ngành hàng A ( 4 ký tự ñầu là quy ñịnh của bộ tài chính, ký tự tiếp theo là kênh bán hàng, …)
• Tài khoản 13110000 – Phải thu khách hàng
• Tài khoản: 33310000- Thuế giá trị gia tăng ñầu ra
• Tài khoản 63211000- Giá vốn hàng bán ( 4 ký tự ñầu là quy ñịnh của bộ tài chính, ký tự tiếp theo là kênh bán hàng, …)
• Tài khoản 15610000- Giá mua hàng hóa
• Tài khoản 11110001 – Tiền mặt ( 4 ký tự ñầu là theo quy ñịnh của bộ tài chính, 4 ký tự sau là số thứ tự cho các quỹ nhỏ thu tiền bán hàng – áp dụng cho trường hợp có nhiều quỹ thu tiền của khách hàng)
• Tài khoản 11210001- Tiền gửi ngân hàng ( 4 ký tự ñầu là theo quy ñịnh của bộ tài chính, 4 ký tự sau là số thứ tự cho các quỹ nhỏ thu tiền bán hàng – áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp mở nhiều ngân hàng ñể thuận tiện cho nhu cầu của các nhà phân phối thuận tiện khi thanh toán)
3.3.8.5 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán:
Tuân thủ theo sự lựa chọn hình thức kế toán ban ñầu khi thiết lập hệ thống.
3.3.8.6 Các chính sách kế toán:
Lựa chọn và tuân thủ pháp pháp kê khai hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và lựa chọn một phương pháp tính giá hàng tồn kho hợp lý, trong trường hợp này có thể lựa chọn phương pháp bình quân gia quyền.
3.3.8.7 Thiết lập báo cáo ñặc thù:
Theo yêu cầu quản lý, các báo cáo ñặc thù cần phải thiết lập bao gồm: • Báo cáo doanh số bán hàng theo ngành hàng
• Báo cáo doanh số bán hàng theo kênh bán hàng • Báo cáo doanh số bán hàng theo khu vực • Báo cáo bán hàng theo từng nhân viên bán hàng • Báo cáo nhập xuất tồn hằng ngày, tháng …
• Báo cáo công nợ hằng ngày ( bắt buộc số dư bằng O) • Sổ quỹ tiền mặt bán hàng
3.3.8.8 Tổ chức bộ máy kế toán:
Tùy theo quy mô bán hàng của ABC mà công tác kế toán cần ñược tổ chức sao cho hoạt ñộng hiệu quả nhất ñảm bảo cho yêu cầu quản lý và kiểm soát. Dù tổ chức với số lượng nhiều hay ít nhưng ñảm bảo tuân thủ người ñể thực hiện các công việc sau:
Thứ nhất, phải có nhân sự theo dõi việc thu tiền và xác nhận ñơn hàng nhằm ñảm bảo tuân thủ chính sách bán hàng không có công nợ.
Thứ hai, phải có nhân sự theo dõi việc thu tiền bán hàng và ñối chiếu với việc xuất nhập tồn kho hàng hóa của thủ kho.
Thứ ba, phải có nhân sự kế toán giám sát toàn bộ quy trình bán hàng. Người thực hiện chức năng này là người kiểm tra, cập nhật việc thay ñổi chính sách bán hàng ñể cập nhật thông tin kịp thời trên phần mềm kế toán ñồng thời là người chịu trách nhiệm với kế toán trưởng về toàn bộ các công việc kế toán liên quan ñến quy trình bán hàng này.
Thứ tư, thông thường các phân hệ liên quan ñến quy trình này bao gồm: vốn bằng tiền, công nợ phải thu, phân hệ bán hàng, phân hệ hàng tồn kho… Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm phân quyền truy cập cho các nhân viên tham gia vào các phân hệ của phần mềm kế toán liên quan ñến quy trình bán hàng này không chỉ ñảm bảo hổ trợ tốt cho việc bán hàng mà còn ñảm bảo cho việc kiểm soát nội bộ.