2. 4.1 Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp
3.3.4.1 Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và ñặc ñiểm hoạt
ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Như sự phân tích ở chương hai, lựa chọn một phần mềm kế toán ứng dụng cho doanh nghiệp quả thật không phải là một công việc dễ dàng, do vậy, chúng ta rất cần một số giải pháp ñể lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và ñặc ñiểm hoạt ñộng kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua kết quả khảo sát, cũng như từ mộ số tài liệu có ñược, tác giả ñưa ra một số những vấn ñề cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp. Những vấn ñề này ñã giải quyết ñược phần nào những khó khăn mà người mua thường gặp phải và ñược cụ thể như sau:
Một là, tùy theo quy mô kinh doanh mà chúng ta lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp. Một doanh nghiệp có doanh số bán hàng một tỷ ñồng một năm sẽ có nhu cầu hòan tòan khác so với công ty có doanh số hàng trăm tỷ ñồng, nếu một công ty quy mô nhỏ thì chúng ta không nên lựa chọn mua một phần mềm hiện ñại, có nhiều tính năng ña dạng bở vì chúng ta sẽ gặp phải những vấn ñề phức tạp hơn so với nhu cầu thực tế của mình lại vừa tốn kém không cần thiết.
Hai là, tùy từng lĩnh vực kinh doanh mà lựa chọn phần mềm kế toán sao cho phù hợp. Một vài lĩnh vực kinh doanh có những phần mềm chuyên biệt mà chúng ta có thể cần ñến vì nó ñược thiết kế phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, một số trường hợp phần mềm chuyên biệt theo từng lĩnh vực kinh doanh có thể sẽ ñắt tiền hơn nhưng các lợi ích mà những phần mềm này mang lại sẽ bù ñắp lại cho những chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra. Do ñó, chúng ta cần chắc chắn rằng chúng ta ñã nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi mua bất cứ phần mềm kế toán nào.
Ba là, nghiên cứu kỹ các phân hệ nào cần dùng ñể lựa chọn phần mềm kế toán cho phù hợp. Trong thị trường có rất nhiều phần mềm có những tính năng lưu trữ, tính toán dữ liệu ñơn giản nhưng cũng có những phần mềm có nhiều tính năng như
tính toán ngân quỹ, giao diện ngân hàng trực tuyến, xử lý thẻ tín dụng và thậm chí có những phần mềm còn phân tích ñược sự dao ñộng của giá cả và các yếu tố ảnh hưởng ñến sự dao ñộng này, từ ñó giúp chúng ta có ñược những cái nhìn cụ thể hơn về sự biến ñộng của thị trường …. Như vậy, tùy theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp về các chức năng của phân hệ kế toán mà lựa chọn phần mềm kế toán sao cho phù hợp.
Bốn là, cần quan tâm ñến dịch vụ hổ trợ sau bán hàng ñể lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp. Việc mua sắm phần mềm kế toán chỉ là bước ñầu tiên trong một quy trình tổng thể, mua ñuợc một phần mềm tốt nhưng triển khai không tốt thì cũng xem như thất bại, một trong những vấn ñề quyết ñịnh sự thành công của việc triển khai là dịch vụ hổ trợ của nhà cung cấp phần mềm. Do ñó, ñây là một vấn ñề rất quan trọng cho doanh ngiệp khi lựa chọn mua một phần mềm kế toán.
Năm là, cân ñối nguồn lực tài chính ñể chọn mua phần mềm phù hợp. Tất cả các khoản ñầu tư của doanh nghiệp ñều cần ñến sự phân tích mối quan hệ giữa lợi nhuận và chi phí, do vậy, khi chọn mua phần mềm kế toán chúng ta cần quan tâm ñến vấn ñề lợi ích mà phần mềm mang lại tương xứng với chi phí mà doanh nghiệp ñã bỏ ra.
Sáu là, tham khảo ý kiến của chuyên gia, ñồng nghiệp … trước khi quyết ñịnh lựa chọn phần mềm kế toán. Những ý kiến của chuyên gia, ñồng nghiệp và thậm chí là những nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán … sẽ giúp chúng ta tự tin hơn khi lựa chọn phần mềm kế toán. Bởi lẻ, căn cứ vào tình hình thực tế hiện nay, trước khi mua phần mềm nhiều doanh nghiệp sẽ ñề nghị một số công ty cúng cấp phần mềm ñến trình bày giới thiệu về những tính năng của phần mềm và ñề nghị một mức giá mà họ có thể cung cấp. Tuy nhiên, những buổi giới thiệu này có thời gian không nhiều, thường là một buổi, một ngày, thời gian này, quá ngắn ñể có thể hình dung ñược hết những tính năng của phần mềm có phù hợp với tình hình công ty hay không.
Bảy là, phần mềm kế toán lựa chọn phải ñảm bảo cho việc dễ dàng sử dụng. Chúng ta không nên mua những phần mềm khó sử dụng cho người dùng mặc dù nó có những tính năng ưu việt. Bởi lẻ, những tính năng ưu việt ñó chỉ có thể phát huy khi
nó ñược người sử dụng dùng ñúng theo những yêu cầu nhập liệu của nó. Nếu không thực hiện ñược ñúng theo những yêu cầu này thì có thể phần mềm sẽ bị thất bại. Do vậy, khi lựa chọn phần mềm kế toán cần quan tâm ñến việc phần mềm phải dễ dàng sử dụng, phù hợp với ñội ngũ nhân lực kế toán ñang có.
Tám là, phần mềm kế toán chọn mua phải phù hợp tương thích với hệ thống kỹ thuật hiện tại của doanh nghiệp và có khả năng liên kết với những phần mềm khác khi có nhu cầu triển khai sử dụng cho những phần mềm quản lý theo yêu cầu của doanh nghiệp. Trong thực tế hiện nay, một số công ty có riêng hẳn một bộ phận kỹ thuật quản lý tòan bộ hệ thống của doanh nghiệp. Bộ phận này thường có những quy trình và tiêu chuẩn quản lý, do vậy, khi lựa chọn phần mềm kế toán chúng ta cần quan tâm ñến việc phần mềm kế toán phải tương thích với yêu cầu quản lý hệ thống nội bộ. Đồng thời, hiện nay có một số doanh nghiệp ñang hướng tới việc xây dựng và quản lý theo hệ thống ERP. Để quản lý theo hệ thống này, có một số doanh nghiệp không chọn giải pháp mua hẳn một phần mềm ERP ñể triển khai cho tòan hệ thống mà có thể sẽ thuê hẳn một ñội ngũ kỹ thuật ñể viết riêng cho doanh nghiệp. Do vậy, khi lựa chọn phần mềm kế toán chúng ta cũng cần quan tâm ñến vấn ñề phần mềm có khả năng tích hợp với những phần mềm khác.