2. 4.1 Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp
3.3.3 Tổ chức vận dụng các bộ phận cấu thành bộ máy kế toán
3.3.3.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức và vận dụng hiệu quả hệ thống chứng từ kế toán là cơ sở quan trọng mang ñến thành công của hệ thống kế toán trong việc cung cấp thông tin kế toán hữu ích ñặc biệt là những thông tin kế toán phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. Thông tin kế toán hữu ích là kết quả của công tác tổ chức nhập liệu chính xác và ñầy ñủ. Tuy nhiên công việc nhập liệu chính xác và ñầy ñủ là một công việc không phải dễ dàng do những khó khăn trong việc phối hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán tài chính chỉ ñòi hỏi chứng từ theo ñúng chuẩn mực quy ñịnh nhưng kế toán quản trị ñòi hỏi chứng không những tuân thủ theo chuẩn mực quy ñịnh mà còn phải thể hiện ñược những thông tin cụ thể cho công tác quản lý theo những ñặc thù riêng của doanh nghiệp như chứng từ ñó phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại phòng ban nào, phục vụ cho dự án hay sản phẩm nào, ... Do vậy, tổ chức và vận dụng tốt hệ thống chứng từ kế toán sẽ giải quyết ñược một trong những khó khăn mà hệ thống kế toán gặp phải khi kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Để tổ chức và vận dụng tốt hế thống chứng từ kế toán cần quán triệt một số nội dung sau:
Một là, nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một doanh nghiệp gồm nhiều loại và liên quan ñến nhiều ñối tượng, thời gian và ñịa ñiểm khác nhau, do vậy doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ qua các bộ phận có liên quan ñể tổ chức ghi nhận và xử lý thông tin. Để xây dựng ñược quy trình hiệu quả khi tổ chức xây dựng quy trình cần phải căn cứ vào ñặc ñiểm tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế
toán , yêu cầu quản lý ñối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, ñảm bảo chứng từ vận ñộng qua các bộ phận một cách khoa học, hợp lý, tránh trường hợp bỏ sót, trùng lắp hoặc luân chuyển lòng vòng … Sau khi ñược ghi sổ, chứng từ ñược lưu trữ theo luật quy ñịnh.
Hai là, xây dựng hệ thống chứng từ ñầy ñủ và khoa học trên cở sở chế ñộ chứng từ kế toán, ñặc ñiểm vận ñộng của các ñối tượng kê toán, ñặc ñiểm hoạt ñộng sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Có nhiều cách ñể tiếp cận và xây dựng hệ thống chứng từ kế toán nhưng cách tiếp cận thường ñược áp dụng hiện nay là cách tiếp cận theo chu trình kinh doanh. Trong mỗi chu trình kinh doanh, sau khi phân tích các hoạt ñộng thực hiện, các bộ phận có liên quan và các ñối tượng có tham gia vào quá trình hoạt ñộng từ ñó xác ñịnh các chứng từ cần ñược lập và hình thành nên các danh mục chứng từ kế toán.
Ba là, xác ñịnh rõ các nội dung cần thể hiện trên chứng từ nhằm phục vụ công tác cung cấp thông tin cho hệ thống báo cáo quản trị. Ngoài những chứng từ mà doanh nghiệp phải tuân thủ theo quy ñịnh của pháp luật, tùy theo ñặc ñiểm kinh doanh và yêu cầu quản lý mà mỗi doanh nghiệp còn có những chứng từ ñặc thù riêng ñể phản ánh những thông tin cần phải có phục vụ cho công tác quản lý. Do vậy, khi xây dựng những chứng từ này, doanh nghiệp cần xác ñịnh rõ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp kết hợp với ñặc ñiểm tổ chức quản lý của hệ thống kế toán ñể xác ñịnh ñúng, ñầy ñủ những thông tin cần thiết phải thể hiện, tránh việc thể hiện những thông tin dư thừa, không cần thiết nhưng thiếu ñi những thông tin cần phải có.
Bốn là, cần phải có công tác tổ chức, hướng dẫn các phòng ban trong doanh nghiệp có liên quan về công tác áp dụng và thực hiện các quy trình về luân chuyển chứng từ cũng như việc ghi nhận các thông tin cần phải có trong một chứng từ cụ thể. Đây là một công việc có ý nghĩa hết sức quan trọng bởi lẻ việc doanh nghiệp có hệ thống chứng từ tốt, có quy trình luân chuyển ñầy ñủ không có nghĩa là các chứng từ ñều ñược tất cả các ñối tượng có liên quan biết và áp dụng ñúng. Thực tế, trong quá trình làm việc, mặc dù doanh nghiệp có rất nhiều quy trình ñược ban hành và thậm
chí những quy trình ñược lập một cách rất cụ thể và chi tiết nhưng hiếm có những thành viên trong doanh nghiệp hiểu hết và vận dụng ñúng. Do vậy, công tác hướng dẫn thực hiện quy trình và ñiền ñúng thông tin theo yêu cầu quản lý là công việc rất cần phải quan tâm và thực hiện trong doanh nghiệp.
3.3.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Khi tổ chức công tác kế toán dù dưới bất kỳ hình thức nào, kế toán theo phương pháp thủ công hay kế toán sử dụng excel hay kế toán sử dụng phần mềm, hệ thống tài khoản ñều luôn ñược ñặc biệt quan tâm hàng ñầu. Hệ thống tài khoản kế toán ñóng vai trò rất quan trọng trong hệ thống kế toán, có thể gọi là “ xương sống” của hệ thống kế toán, nó ñảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng. Do vậy, khi sử dụng hệ thống tài khoản cần ñảm bảo ñộ ổn ñịnh và sử dụng lâu dài trong quá trình hoạt ñộng của doanh nghiệp, tránh tình trạng thêm, bớt, ñiều chỉnh tài khoản khi ñã có dữ liệu phát sinh liên quan ñến tài khoản ñó, ñồng thời cũng không nên mở thêm những tài khoản không cần thiết hay không sử dụng lâu dài. Hệ thống tài khoản kế toán cần ñược xây dựng phù hợp với ñối tượng kế toán và ñối tượng quản lý chi tiết cũng như phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và ñồng thời hệ thống tài khoản cũng cần ñược xây dựng ñảm bảo cho việc dễ dàng cho công tác nhập liệu chi tiết của nhân viên kế toán.
Hiện nay, căn cứ ñể tiến hành xây dựng hệ thống tài khoản kế toán là hệ thống tài khoản kế toán theo quy ñịnh của chế ñộ kế toán; ñối tượng kế toán và ñối tượng quản lý chi tiết; yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và ñặc ñiểm hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để xây dựng một hệ thống tài khoản tốt cần tiến hành các bước thực hiện sau:
Một là, căn cứ vào danh mục ñối tượng kế toán và hệ thống tài khoản thống nhất theo quy ñịnh của chế ñộ kế toán, xác ñịnh tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3 cần ñược sử dụng, loại bỏ các tài khoản không cần thiết hay không phù hợp với ñặc ñiểm hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hai là, xây dựng thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3, …và tài khoản chi tiết theo ñặc ñiểm ñối tượng kế toán và ñối tượng quản lý chi tiết. Việc xây dựng tài khoản kế toán cấp 2, cấp 3, … phụ thuộc vào việc phân cấp ñối tượng kế toán và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Một ñối tượng kế toán có thể cần theo dõi theo một hay nhiều ñối tượng quản lý chi tiết hay cũng có thể không theo dõi chi tiết. Trong trường hợp ñối tượng kế toán cần theo dõi nhiều ñối tượng quản lý chi tiết , cần phân cấp ñối tượng kế toán ñó và mở các tài khoản cấp tương ứng cho từng ñối tượng kế toán.
Trong ñiều kiện tin học hóa, việc mở tài khoản chi tiết có hai cách thực hiện, mỗi cách thực hiện có những ưu và nhược ñiểm khác nhau, tùy từng ñặc ñiểm hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và tùy thuộc vào phần mềm kế toán mà doanh nghiệp lựa chọn cách thức phù hợp. Theo cách thứ nhất, kế toán tổ chức không xây dựng tất cả các ñối tượng quản lý chi tiết mà mở tài khoản chi tiết cho từng ñối tượng cần quản lý. Ví dụ: 131001- phải thu khách hàng Công Ty Cổ Phần Dữ Liệu Công Nghệ Thông Tin VINA; 131002- phải thu khách hàng Công ty TNHH Truyền Thông Bút Trẻ …. Cách tổ chức này dễ thực hiện nhưng hệ thống tài khoản rất cồng kềnh, chỉ có thêm tài khoản mới khi có ñối tượng mới mà không thể xóa bỏ các tài khoản không còn sử dụng khi một ñối tượng không còn tồn tại ñồng thời khi doanh nghiệp thay ñổi yêu cầu quản lý sẽ rất có thể phải thay ñổi hệ thống tài khoản, ñiều này không chỉ ảnh hưởng ñến toàn bộ hệ thống kế toán mà còn gây khó khăn cho công tác nhập liệu. Cách tổ chức này chỉ có thể phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ có ít ñối tượng quản lý chi tiết và ít sự thay ñổi trong quá trình hoạt ñộng sản xuất kinh doanh. Cách thứ hai, các danh mục quản lý chi tiết cần ñược xây dựng riêng, ñộc lập với hệ thống tài khoản kế toán. Mở thêm các tài khoản cấp thấp hơn và tài khoản chi tiết nếu cần thiết, dựa vào mối quan hệ giữa ñối tượng kế toán và ñối tượng quản lý chi tiết ñể xác lập cách thức theo dõi chi tiết cho từng tài khoản. Cách làm này khó thực hiện hơn nhưng sẽ giúp doanh nghiệp có ñược hệ thống tài khoản gọn nhẹ, ổn ñịnh. Cách thức này phù hợp với những doanh nghiệp quy mô lớn, có nhiều ñối tượng quản lý chi tiết và cũng áp dụng ñược với nhiều yêu cầu quản lý thay ñổi. Sau ñây là một ví dụ cụ thể cho việc mở tài khoản theo cách thức này: Công ty
ABCD có 4 nhà máy hoạt ñộng, mỗi nhà máy cần phải ñược theo chi tiết hoạt ñộng sản xuất kinh doanh, cần phải theo dõi chi phí theo khoản mục, cần phải thống kê hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của từng loại sản phẩm, chi phí hoạt ñộng của từng bộ phận trong nhà máy. Trong trường hợp này hệ thống tài khoản có thể ñược xây dựng như sau:
- Tài khoản kế toán ñược xây dựng trên cơ sở gọn nhẹ tuân thủ theo chế ñộ kế toán và thiết kế tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ví dụ: 64211- Chi phí quản lý doanh nghiệp ( Lương); 64212- Chi phí quản lý doanh nghiệp ( chi phí ngoài giờ)…..
- Xây dựng danh mục ñối tượng cần phân tích và mã hóa các ñối tượng
cần phân tích:
+ Danh mục nhà máy: A- nhà máy A; B- nhà máy B; C- Nhà máy C; D- nhà máy D.
+ Danh mục sản phẩm cần theo dõi: P1 – sản phầm 1; P2 – Sản phẩm 1; P3 – Sản phẩm 3 ….
+ Danh mục các bộ phận hoạt ñộng trong nhà máy: SX- Bộ phận sản xuất; KH – Bộ phận kế hoạch …..
Như vậy, khi nhìn bảng cân ñối phát sinh có tài khoản 64211AP1SX chúng ta có thể biết ngay ñó là chí phí lương cho nhà máy A, phục vụ cho sản phẩm 1, phát sinh tại bộ phận sản xuất.
3.3.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo kế toán.
Mục tiêu mà công tác tổ chức hệ thống kế toán luôn hướng ñến là cung cấp thông tin hữu ích cho các ñối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp thông qua các báo cáo và ñể ñạt ñược mục tiêu này với hiệu quả cao nhất rất cần có một công tác tổ chức và vận dụng tốt báo cáo kế toán cũng như sổ sách kế toán. Để tổ chức tốt công tác này chúng ta cần phải tuân thủ những nguyên tắc và nội dung, phương pháp tổ chức.
Về nguyên tắc, ñối với báo cáo tài chính, việc tổ chức vận dụng báo cáo kế toán cần tuân thủ yêu cầu chuẩn mực kế toán, chế ñộ kế toán về việc lập, trình bày và công bố các thông tin kế toán. Đối với báo cáo quản lý, việc tổ chức báo cáo phải căn cứ vào yêu cầu thông tin, xác ñịnh ñây ñủ các hình thức trình bày ñảm bảo phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trong ñiều kiện tin học hóa, việc tổ chức báo cáo cần phải căn cứ vào ñặc ñiểm của phần mềm kế toán, ñặc ñiểm về hình thức thu thập, xử lý dữ liệu.
Về nội dung, tổ chức hệ thống kế toán là quá trình xác ñịnh các báo cáo do hệ thống kế toán cung cấp ñược xử lý từ quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nội dung dữ liệu trên cơ sở ñảm bảo tuân thủ các yêu cầu kiểm soát của hệ thống. Quá trình ñó bao gồm các nội dung cần phải thực hiện như phân loại và xác ñịnh các báo cáo cần cung cấp cho các ñối tượng sử dụng, xác ñịnh nội dung thông tin cung cấp của từng báo cáo cung cấp, xác ñịnh thời gian và ñối tượng thực hiện cung cấp báo cáo, xác ñịnh ñối tượng sử dụng thông tin báo cáo, xác ñịnh phương thức cung cấp thông tin của báo cáo, phác thảo và minh họa các mẫu báo cáo cung cấp, xác ñịnh phương pháp xử lý và phương pháp lâp báo cáo.
Về phương pháp tổ chức, ñể thực hiện tốt các nội dung tổ chức hệ thống báo cáo, cần phải thực hiện các công việc theo trình tự. Trước tiên là công tác phân loại và xác ñịnh tên của các báo cáo bao gồm các công việc như phân nhóm các báo cáo thành báo cáo tài chính và các báo cáo quản lý, phân nhóm các báo cáo quản lý theo chu trình kinh doanh và phân nhóm và xác ñịnh các báo cáo quản lý theo từng chu trình. Sau khi phân loại và xác ñịnh tên của các báo cáo, công việc tiếp theo là xác ñịnh nội dung của từng báo cáo bao gồm các công việc như tiêu ñề, thời gian cung cấp và các nội dung chính như khoản mục chi phí, khoản mục theo quy ñịnh của pháp luật, các nội dung khác theo yêu cầu quản lý. Công việc tiếp theo nữa cần thực hiện ñó là xác ñịnh thời gian và ñối tượng cung cấp báo cáo. Đối với kế toán tài chính cần tuân thủ theo quy ñịnh của pháp luật, ñối với báo cáo quản trị thời gian cung cấp là ñịnh kỳ hàng ngày tuần, tháng …. tùy theo yêu cầu quản lý. Công việc kế ñến là phải
thức cung cấp thông tin của báo cáo ( In ra bằng văn bản hay xem trực tiếp từ phần mềm …)
3.3.4 Giải pháp về phần mềm kế toán, phần cứng và hạ tầng mạng.
3.3.4.1 Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và ñặc ñiểm hoạt
ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Như sự phân tích ở chương hai, lựa chọn một phần mềm kế toán ứng dụng cho doanh nghiệp quả thật không phải là một công việc dễ dàng, do vậy, chúng ta rất cần một số giải pháp ñể lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và ñặc ñiểm hoạt ñộng kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua kết quả khảo sát, cũng như từ mộ số tài liệu có ñược, tác giả ñưa ra một số những vấn ñề cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp. Những vấn ñề này ñã giải quyết ñược phần nào những khó khăn mà người mua thường gặp phải và ñược cụ thể như sau:
Một là, tùy theo quy mô kinh doanh mà chúng ta lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp. Một doanh nghiệp có doanh số bán hàng một tỷ ñồng một năm sẽ có nhu cầu hòan tòan khác so với công ty có doanh số hàng trăm tỷ ñồng, nếu một công ty quy mô nhỏ thì chúng ta không nên lựa chọn mua một phần mềm hiện ñại, có nhiều tính năng ña dạng bở vì chúng ta sẽ gặp phải những vấn ñề phức tạp hơn so với nhu cầu thực tế của mình lại vừa tốn kém không cần thiết.
Hai là, tùy từng lĩnh vực kinh doanh mà lựa chọn phần mềm kế toán sao cho phù hợp. Một vài lĩnh vực kinh doanh có những phần mềm chuyên biệt mà chúng ta