Tổ chức công tác kế toán cũng cần quy ñịnh ñầy ñủ các phương pháp, các chính sách kế toán khác như phương pháp kê khai hàng tồn kho, phương pháp tính giá hàng tồn kho, … ñược sử dụng tại doanh nghiệp và cam kết thực hiện ñúng những chính sách, phương pháp kế toán mà trong ít nhất là 1 niên ñộ kế toán. Trong ñiều kiện tin học hóa công tác kế toán, các chính sách, phương pháp kế toán này cần ñược trình bày ñầy ñủ, rõ ràng nhằm thuận tiện cho việc lựa chọn ñánh giá phần mềm hoặc viết chương trình phần mềm kế toán.
1.3.3.7 Thiết lập các báo cáo ñặc thù
nhu cầu thông tin của mình. Do ñó khi tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hoá, cần căn cứ và nhu cầu thông tin ñể thiết kế chi tiết các báo cáo kế toán cần thiết, ñặc biệc là các báo cáo kế toán quản trị phục vụ nội bộ doanh nghiệp như các báo cáo dự toán, các báo cáo phân tích công nợ, … Ngoài ra hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp nếu ñược thiết kế tốt sẽ là căn cứ quan trọng khi ñánh giá, lựa chọn phần mềm kế toán.
1.3.3.8 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những công việc quan trọng khi tiến hành tổ chức công tác kế toán không chỉ trong ñiều kiện kế toán thủ công mà còn cả trong ñiều kiện kế toán trên máy tính. Tuy nhiên, do ñặc thù xử lý của hệ thống kế toán máy tính và các hỗ trợ khác của tiến bộ công nghệ thông tin mà tổ chức bộ máy kế toán trong ñiều kiện kế toán máy tính có những khác biệt rất cơ bản so với tổ chức bộ máy kế toán trong ñiều kiện thủ công. Những khác biệc ñó bắt nguồn từ khả năng cùng chia sẻ dữ liệu cho nhiều người, khả năng khắc phục những giới hạn về không gian, thời gian, vị trí ñịa lý, khả năng xử lý ñồng thời khối lượng nghiệp vụ rất lớn, khả năng kiểm tra, xét duyệt, tổng hợp, phân tích trên hệ thống mạng, … Bên cạnh ñó, công nghệ thông tin cũng mang lại những thách thức ảnh hưởng ñến việc tổ chức bộ máy kế toán, ñó là khả năng gian lận của nhân viên kế toán sẽ cao hơn, ñộ bảo mật, an toàn thông tin có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng do rất nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp ñược tổ chức khoa học, hợp lý sẽ giúp hệ thống thông tin kế toán ñáp ứng ñược các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong việc ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin và ñảm bảo an toàn cho tài sản. Để tổ chức thành công một bộ máy kế toán, người làm công tác tổ chức cần lưu ý ñến một số vấn ñề sau:
Thứ nhất là yêu cầu về nhân sự, nhân sự trong bộ phận kế toán cần ñáp ứng ñược các yêu cầu về trình ñộ chuyên môn nghiệp vụ và ñạo ñức nghề nghiệp, phải nắm vững, hiểu biết ñầy ñủ và tuân thủ luật pháp, chính sách chế ñộ kế toán và các quy ñịnh trong doanh nghiệp ñồng thời ñòi hỏi nhân sự trong bộ máy kế
toán phải có kiến thức về máy tính.
Thứ hai là yêu cầu về tổ chức và phân công công tác, khi tổ chức bộ máy kế toán và phân công công tác, cần ñảm bảo cho việc ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, ñảm bảo công bằng trong khối lượng công việc của mỗi nhân viên kế toán, ñảm bảo cho mối quan hệ chỉ ñạo từ trên xuống hay báo cáo từ dưới lên luôn ñược thông suốt. Do ñó cần lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp và bố trí cơ cấu nhân sự hợp lý. Việc phân công công tác cần rõ ràng, cụ thể cho từng chức danh, từng bộ phận, từng cá nhân.
Thứ ba là yêu cầu về quản lý và kiểm soát, ñây là vấn ñề ñảm bảo cung cấp thông tin trung thực và ñáng tin cậy, ñảm bảo an toàn tài sản của doanh nghiệp luôn là vấn ñề hàng ñầu khi tổ chức công tác kế toán. Cơ cấu tổ chức quản lý trong bộ phận kế toán phải rõ ràng, khoa học, có quy chế về lề lối làm việc và các quy ñịnh về quan hệ với nội bộ doanh nghiệp hay với các ñối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kế toán phải ñảm bảo tính kiểm soát cao, ñáp ứng tốt nhất các quy ñịnh và các yêu cầu của kiểm soát nội bộ, ñặc biệt là các thủ tục kiểm soát trong môi trường tin học hoá.
1.4 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán vững mạnh ñối với doanh nghiệp
Để có thêm những cơ sở vững chắc cho sự cần thiết phải xây dựng một hệ thống thông tin kế toán thật sự hiệu quả, trước khi ñi vào phân tích ñánh giá hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, chúng ta cùng nghiên cứu tầm quan trọng của một hệ thống kế toán vững mạnh ñối với các doanh nghiệp hiện nay.
1.4.1 Tầm quan trọng của hệ thống kế toán khi phòng kế toán họat ñộng hiệu quả và ñáng tin cậy:
1.4.1.1Giảm sai sót nhờ quy trình kế toán rõ ràng:
Khi hệ thống kế toán có những quy trình kế toán ñược viết rõ ràng và áp dụng nhất quán cùng với việc ñối chiếu, kiểm tra số liệu ñược thực hiện thường xuyên sẽ
giảm bớt các giao dịch, nghiệp vụ kinh tế phát sinh hạch toán không chính xác hoặc không nhất quán.
1.4.1.2 Số liệu ñáng tin cậy hơn nhờ chính sách kế toán rõ ràng:
Các giao dịch và các chi phí khác nhau khi phát sinh sẽ ñược hạch toán nhất quán dựa trên các chính sách kế toán chung. Do vậy, chính sách kế toán ñược xác ñịnh rõ ràng cũng giúp cho việc cung cấp số liệu kế toán ñáng tin cậy.
1.4.1.3 Tiết kiệm ñược thời gian cho cấp lãnh ñạo kế toán:
Các quy trình kế toán ñược lập và vận dụng nhất quán, trách nhiệm kế toán ñược phân công rõ ràng và hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho các kế toán làm việc ñộc lập hơn, hiệu quả hơn, ít sai sót hơn. Điều này sẽ giải phóng cho kế toán trưởng hoặc giám ñốc tài chính khỏi các công việc hằng ngày và cho phép họ tập trung vào những công việc hay những phân tích tạo ra giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.
1.4.1.4 Giải quyết ñuợc các khó khăn trong trường hợp nhân viên nghỉ
việc:
Trong một bộ máy kế toán vấn ñề thuyên chuyển công tác ñể tránh tình trạng nhàm chán công việc cho nhân viên và tránh ñược sức ỳ của công việc hoặc vấn ñề thay ñổi nhân sự là một vấn ñề thường xuyên xảy ra, những thay ñổi này trong thời gian ñầu chắc chắn sẽ ảnh hưởng nhiều ñến công tác kế toán. Tuy nhiên, những khó khăn này sẽ không trở thành vấn ñề lớn cho lãnh ñạo phòng kế toán nếu như có ñược một hệ thống kế toán hiệu quả với phân công công việc và trách nhiệm rõ ràng.
1.4.2 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có một hệ thống kiểm soát nộ bộ tốt
1.4.2.1 Phát hiện gian lận và trộm cắp
Hệ thống kế toán có những báo cáo chính xác về những tài sản như tiền, hàng tồn kho và tài sản cố ñịnh cũng như việc ñối chiếu, kiểm tra thường xuyên sổ sách sẽ
giúp nhanh chóng tìm ra những chênh lệch trên sổ sách và thực tế và từ ñó nhanh chóng phát hiện ra những gian lận và trộm cấp nếu có.
1.4.2.2 Tách biệt nhiệm vụ
Hệ thống kế toán tách biệt nhiệm vụ rõ ràng sẽ không cho phép một cá nhân nào vừa hạch toán, vừa xử lý tất cả những công ñọan của một nghiệp vụ và do ñó sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra.
1.4.3 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có một hệ thống chi phí tốt phí tốt
1.4.3.1 Tìm ra nguyên nhân lãi lỗ:
Một hệ thống chi phí tốt như hệ thống chi phí dựa trên họat ñộng cho phép các doanh nghiệp biết ñược những chi phí thực của những sản phẩm, phòng ban, khách hàng, … nhất ñịnh bằng cách phân bổ những chi phí như ñiện, nước, khấu hao, chi phí nhân công và tổng chi phí cho các sản phẩm, phòng ban và khách hàng ñó. Điều này giúp doanh nghiệp có những hiểu biết rõ ràng về những lĩnh vực nào kinh doanh có lãi, những lĩnh vực nào kinh doanh chưa có hiệu quả từ ñó có những chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm tối ña hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1.4.3.2 Định giá hiệu quả
Một hệ thống chi phí hiệu quả như hệ thống chi phí dựa trên họat ñộng sẽ cho biết giá thành của một ñơn vị sản phẩm ở các mức sản xuất khác nhau và từ ñó giúp doanh nghiệp ñịnh giá bán trên thị trường một cách chính xác, hợp lý nhất, ñiều này càng có ý nghĩa ñặc biệt ñối với những doanh nghiệp cạnh tranh chủ yếu bằng giá bán hoặc có một tỷ lệ chi phí cố ñịnh như khấu hao khá lớn trong tổng chi phí, ngoài ra nó còn giúp doanh nghiệp hiểu rõ chi phí của mình từ ñó sẽ có một lợi thế cạnh tranh ñáng kể khi ñịnh giá bán.
1.4.3.3 Tìm ra lĩnh vực giảm chi phí
Một hệ thống chi phí hiệu quả sẽ không chỉ giúp cho doanh nghiệp ñịnh giá bán hợp lý nhằm nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường, xác ñịnh ñuợc những lĩnh vực, ngành hàng nào kinh doanh có hiệu quả ñể tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn là cơ sở ñể doanh nghiệp tìm ra những chi phí nào có thể giảm ñược ñể tiết kiệm nhất chi phí bỏ ra.
1.4.4 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có thông tin quản trị tốt tốt
1.4.4.1 Cung cấp thông tin hữu ích và cập nhật cho ban lãnh ñạo
Một hệ thống kế toán vững mạnh sẽ cung cấp thông tin hữu ích và ñáng tin cậy cho ban lãnh ñạo, chẳng hạn như các báo cáo quản trị hàng tháng. Các báo cáo này giúp cho ban lãnh ñạo ñưa ra quyết ñịnh quản lý ñúng ñắn và các báo cáo này thường ñưa ra các thông tin sau:
• Doanh thu, chi phí, lợi nhuận cho từng phòng ban, từng lĩnh vực kinh doanh, từng sản phẩm … ñể cho ban giám ñốc thấy ñược nguồn góc của lãi lỗ.
• So sánh kết quả kinh doanh thực tế với kế hoạch hoặc ngân sách ñề ra. • Xu hứơng biến ñộng chi phí theo thời gian.
• Phân tích các chỉ số ñể quản lý tài sản như khoản phải thu, tiền mặt, hàng tồn kho.
• Các phương pháp khác nhau ñể ño lường hiệu quả họat ñộng như tỷ số doanh thu trên nhân viên, doanh thu trên máy móc, giá trị phề phẩm trong từng giai ñọan sản xuất, tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho, hệ số vòng quay vốn lưu ñộng, tỷ suất lợi nhuận trên tài sản, tỷ suất lợi nhuận trên vốn ñầu tư. …
1.4.4.2 Cung cấp thông tin ñánh giá kết quả công việc
Khi doanh nghiệp có hệ thống kế toán có thể ñưa ra các báo cáo ñáng tin cậy và chi tiết ở cấp phòng ban, họat ñộng của các phòng ban hoặc trưởng các phòng ban
ñược ñánh giá dựa vào khả năng họ ñạt ñược mục tiêu lợi nhuận hoặc giảm ñuợc chi phí trong ngân sách ñược duyệt, ñiều này hổ trợ hệ thống ñánh giá kết quả công việc một cách hiệu quả.
1.4.4.3 Dự toán và lập kế hoạch tài chính
Các số liệu kế toán ñược cung cấp một cách chi tiết và ñáng tin cậy sẽ giúp doanh nghiệp tự lập dự toán và kế hoạch phát triển ñúng ñắn do họ có thể dự toán và phân bổ chi phí một cách có cơ sở và ñiều này sẽ giúp doanh nghiệp ñưa ra các quyết ñịnh ñầu tư ñúng ñắn.
1.4.5 Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin kế toán xét dưới góc ñộ của thuế của thuế
1.4.5.1 Giảm ñáng kể rủi ro tiền phạt tránh thuế
Một hệ thống kế toán vững mạnh và việc cung cấp thông tin chính xác cho cơ quan thuế sẽ làm giảm ñáng kể rủi ro liên quan ñến việc tránh thuế giúp cho ban giám ñốc doanh nghiệp không phải bị cơ quan thuế kiểm tra, giám sát chặt chẽ và yên tâm tập trung vào việc kinh doanh của mình.
1.4.5.2 Đảm bảo tuân thủ pháp luật nhưng tiết kiệm tốt nhất các khoản thuế phải nộp một cách hợp pháp thuế phải nộp một cách hợp pháp
Hệ thống kế toán hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp không chỉ tuân thủ ñúng theo các quy ñịnh của thuế mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu ñược những khoản thuế phải nộp bằng những cách thức hợp pháp.
1.4.6 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán vững mạnh ñối với việc huy ñộng vốn huy ñộng vốn
1.4.6.1 Giá trị tăng thêm
Các nhà ñầu tư vốn cổ phần sẽ chấp nhận trả giá cao hơn cho doanh nghiệp có hệ thống thông tin kế toán minh bạch vì rủi ro ñối với các nhà ñầu tư sẽ thấp hơn khi các nhà ñầu tư có thể tin tưởng vào vị thế tài chính của doanh nghiệp. Có ñược giá trị
tăng thêm rất quan trọng khi doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khóan. Ngoài ra việc công bố kịp thời và chi tiết các báo cáo tài chính cũng như những thông tin hữu ích khác cũng hấp dẫn ñối với các nhà ñầu tư giúp tạo ra giá trị tăng thêm cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp hiện ñang niêm yết trên thị trường chứng khóan Việt Nam có giá trị thị trường thấp một phần là do nhìn nhận của các nhà ñầu tư là các doanh nghiệp Việt nam nói chung là có mức ñộ minh bạch thấp và các tiêu chuẩn quản trị doanh nghiệp chưa cao.
1.4.6.2 Vay vốn ngân hàng dễ hơn:
Giống như các nước khác, doanh nghiệp ñược các ngân hàng cho vay vốn trung và dài hạn chủ yếu dựa trên khả năng doanh nghiệp tạo ra nguồn tiền trong tương lai, tuy nhiên, những doanh nghiệp nào có hệ thống kế toán minh bạch sẽ dễ vay vốn ngân hàng hơn vì ñộ tin cậy cao hơn khi dự toán nguồn tiền của những doanh nghiệp này.
KẾT LUẬN CHƯƠNG MỘT
Nội dung chương một là cơ sở lý luận, là lý thuyết chung về hệ thống kế toán, tiêu chuẩn ñánh giá hệ thống thông tin kế toán hữu ích và làm thế nào ñể xây dựng ñược hệ thống kế toán nhằm cung cấp các thông tin hữu ích ñó cho các ñối tượng sử dụng thông tin. Bắt ñầu từ lý thuyết tổng quát một số vấn ñề cơ bản sau ñó là lý thuyết tổng quát về nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghệp nói chung, ñặc biệt nghiên cứu sâu hơn về tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa và bên cạnh ñó, ñể cũng cố cơ sở lý luận trước khi ñi vào nghiên cứu tình hình tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, tác giả tập trung phân tích tầm quan trọng của một hệ thống kế toán vững mạnh ñối với doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN Ở CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Từ những cơ sở lý luận trong chương một, chương hai này sẽ tập trung vào việc khảo sát, tìm hiểu, ñánh giá về các ñặc ñiểm của hệ thống kế toán, cách thức tổ chức áp dụng, phân tích về những khó khăn mà các doanh nghiệp Việt Nam gặp phải khi tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa. Cơ sở ñể ñưa ra các nhận xét, ñánh giá là kết quả của việc khảo sát về công tác tổ chức hệ thống kế toán của các doanh nghiệp trên ñịa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và các vùng lân cận.
2.1 Đặc ñiểm của hệ thống kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay nay
Các nhân tố chi phối ñến công tác tổ chức hệ thống kế toán tác ñộng không