2. 4.1 Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp
3.3.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo kế toán
Mục tiêu mà công tác tổ chức hệ thống kế toán luôn hướng ñến là cung cấp thông tin hữu ích cho các ñối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp thông qua các báo cáo và ñể ñạt ñược mục tiêu này với hiệu quả cao nhất rất cần có một công tác tổ chức và vận dụng tốt báo cáo kế toán cũng như sổ sách kế toán. Để tổ chức tốt công tác này chúng ta cần phải tuân thủ những nguyên tắc và nội dung, phương pháp tổ chức.
Về nguyên tắc, ñối với báo cáo tài chính, việc tổ chức vận dụng báo cáo kế toán cần tuân thủ yêu cầu chuẩn mực kế toán, chế ñộ kế toán về việc lập, trình bày và công bố các thông tin kế toán. Đối với báo cáo quản lý, việc tổ chức báo cáo phải căn cứ vào yêu cầu thông tin, xác ñịnh ñây ñủ các hình thức trình bày ñảm bảo phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trong ñiều kiện tin học hóa, việc tổ chức báo cáo cần phải căn cứ vào ñặc ñiểm của phần mềm kế toán, ñặc ñiểm về hình thức thu thập, xử lý dữ liệu.
Về nội dung, tổ chức hệ thống kế toán là quá trình xác ñịnh các báo cáo do hệ thống kế toán cung cấp ñược xử lý từ quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nội dung dữ liệu trên cơ sở ñảm bảo tuân thủ các yêu cầu kiểm soát của hệ thống. Quá trình ñó bao gồm các nội dung cần phải thực hiện như phân loại và xác ñịnh các báo cáo cần cung cấp cho các ñối tượng sử dụng, xác ñịnh nội dung thông tin cung cấp của từng báo cáo cung cấp, xác ñịnh thời gian và ñối tượng thực hiện cung cấp báo cáo, xác ñịnh ñối tượng sử dụng thông tin báo cáo, xác ñịnh phương thức cung cấp thông tin của báo cáo, phác thảo và minh họa các mẫu báo cáo cung cấp, xác ñịnh phương pháp xử lý và phương pháp lâp báo cáo.
Về phương pháp tổ chức, ñể thực hiện tốt các nội dung tổ chức hệ thống báo cáo, cần phải thực hiện các công việc theo trình tự. Trước tiên là công tác phân loại và xác ñịnh tên của các báo cáo bao gồm các công việc như phân nhóm các báo cáo thành báo cáo tài chính và các báo cáo quản lý, phân nhóm các báo cáo quản lý theo chu trình kinh doanh và phân nhóm và xác ñịnh các báo cáo quản lý theo từng chu trình. Sau khi phân loại và xác ñịnh tên của các báo cáo, công việc tiếp theo là xác ñịnh nội dung của từng báo cáo bao gồm các công việc như tiêu ñề, thời gian cung cấp và các nội dung chính như khoản mục chi phí, khoản mục theo quy ñịnh của pháp luật, các nội dung khác theo yêu cầu quản lý. Công việc tiếp theo nữa cần thực hiện ñó là xác ñịnh thời gian và ñối tượng cung cấp báo cáo. Đối với kế toán tài chính cần tuân thủ theo quy ñịnh của pháp luật, ñối với báo cáo quản trị thời gian cung cấp là ñịnh kỳ hàng ngày tuần, tháng …. tùy theo yêu cầu quản lý. Công việc kế ñến là phải
thức cung cấp thông tin của báo cáo ( In ra bằng văn bản hay xem trực tiếp từ phần mềm …)