2. 4.1 Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp
3.3.6 Giải pháp kiểm soát nội bộ trong ñiều kiện tin học hóa
Kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt ñộng, biện pháp, kế hoạch, quan ñiểm, nội quy chính sách và nổ lực của mọi thành viên trong tổ chức ñể ñảm bảo cho tổ
chức ñó hoạt ñộng hiệu quả và ñạt ñược mục tiêu ñặt ra một cách hợp lý. Hệ thống kiểm soát nội bộ không ño ñiếm kết quả trên các con số tăng trưởng mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty ñang vận hành ra sao và nếu giữ nguyên như vậy thì sẽ có ảnh hưởng gì ñến hoạt ñộng của tổ chức. Hệ thống kiểm soát nội bộ của một tổ chức hoạt ñộng hữu hiệu sẽ hạn chế ñến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản của tổ chức ñó.
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ ñược quản lý theo kiểu gia ñình, còn những công ty lớn lại phân quyền ñiều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra ñầy ñủ. Cả hai mô hình này ñều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận ñể phòng ngừa gian lận. Chính vì vậy, thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là thiết lập một cơ chế giám sát mà ở ñó không quản lý bằng lòng tin mà bằng những quy ñịnh rõ ràng nhằm giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh; bảo vệ tài sản khỏi bi hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận; ñảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính; ñảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy ñịnh của pháp luật; ñảm bảo sử dụng tối ña các nguồn lực và ñạt ñược các mục tiêu ñề ra; ñảm bảo quyền lợi của nhà ñầu tư, cổ ñông và gây dựng lòng tin ñối với họ.
Trong thực tế, rất khó ñể tìm ra một công thức chung ñể giúp doanh nghiệp khắc phục những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Tùy từng công ty, tùy từng khuyết ñiểm mà những doanh nghiệp khác nhau sẽ có những biện pháp khác nhau. Khi ứng dụng tin học hóa công tác kế toán, tùy theo mức ñộ tin học hóa mà từng công ty sẽ thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau. Đối với những doanh nghiệp mà mức ñộ tin học hóa chưa phát triển và áp dụng cho toàn bộ công ty thì rất cần việc thiết lập một hệ thống quản lý chặt chẽ với với một số ñặc ñiểm như sau:
Thứ nhất, cần có các thủ tục kiểm soát cần thiết ñể sớm phát hiện ra những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ ñể có những biện pháp ñiều chỉnh kịp thời.
Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát thường có một số biểu hiện như không có quy trình quản lý bằng văn bản rõ ràng, công việc chỉ ñược ñiều hành theo khẩu lệnh, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quyên thì lại thôi; công việc có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao ñổi thông tin, khi có sai sót thì các bộ phận ñùng ñẩy trách nhiệm cho nhau, …..
Thứ hai, ñối với những tài sản dễ bị thất thoát như tiền, hàng hóa …, cần có biện pháp chặt chẽ ñể hạn chế thấp nhất sai sót hoặc gian lận có thể xảy ra. Đối với những vấn ñề này, một nguyên tắc cần phải áp dụng triệt ñể ñó là nguyên tắc bất kiêm nhiệm, theo nhiều chuyên gia tài chính thì ñừng bao giờ ñể kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách. Công ty cần phải lập một quy trình quản lý chặt chẽ và không nên có ngoại lệ mà cụ thể là bất kỳ phòng ban nào trong công ty muốn chi ñều phải lập ñề nghị chi và chuyển ñến người có trách nhiệm duyệt. Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi và sau ñó quỹ mới chi tiền. Còn ñối với hoạt ñộng giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả ñể hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp là hai biện pháp song song ñó là kiểm tra ñột xuất và trả lương cao. Công ty trả lương cao cho những người làm ở bộ phận này ñồng thời quy ñịnh rõ rằng nếu công ty phát hiện người ñó có những dấu hiệu vi phạm gian lận hay ăn chênh lệch với nhà cung cấp anh ta sẽ bị cho thôi việc ngay. Như vậy họ sẽ mất ñi công việc tốt nếu ñể lòng tham làm mờ mắt. Bên cạnh ñó, công ty nhất thiết phải có những kênh thông tin riêng của mình ñể giám sát hoạt ñộng xuất nhập nguyên vật liệu.
Thứ ba, trong hoạt ñộng kinh doanh hằng ngày, cần có quy trình kiểm tra chéo hằng ngày giữa hệ thống bán hàng và kế toán và thủ kho. Bộ phận bán hàng là nơi thống nhất giá với khách ñặt hàng. Để công việc này ñược thuận tiện, công ty cần quy ñịnh rõ khung giá bán cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám ñốc quản lý phê duyệt. Sau ñó nhân viên bán hàng viết phiếu xuất chuyển qua thủ kho. Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng ñược ủy quyền nào ñó thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào ñó. Tờ phiếu này có ba liên phòng bán hàng giữ liên một ñể theo dõi, ñôn ñốc việc thu nợ, thủ kho giữ liên
hai ñể theo dõi việc xuất nhập và liên ba ñược chuyển sang phòng kế toán ñể ghi vào sổ sách và theo dõi công nợ.
Thứ tư, về phía các nhà quản lý trong công ty, họ có trách nhiệm thành lập, ñiều hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty. Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số những nguyên tắc như xây dựng môi trường văn hóa chú trọng ñến sự liêm chính, ñạo ñức nghề nghiệp cùng với những quy ñịnh rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác ñịnh rõ hoạt ñộng tiềm ẩn, nguy cơ cao; bất kỳ thành viên nào trong công ty cũng ñề phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy ñịnh rõ trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành ñịnh kỳ các biện pháp kiểm tra ñộc lập …
Thứ năm, ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang – dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban ñiều hành, kiểm tra các hợp ñồng có ñúng thủ tục, ñủ ñiều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ ñể biết tiền có bị chiếm dụng hay không…. nhằm ngăn ngừa thấp nhất những rủi ro.
Đối với những công ty có mức ñộ tin học hóa cao, sử dụng giáp pháp mở rộng ERP vào công tác quản lý thì ngoài việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho ñảm bảo ñược những yêu cầu trên công ty cần chú ñến ñến một số những vấn ñề nhằm ñảm bảo cho việc kiểm soát trên hệ thống máy tính. Những vấn ñề ñó cụ thể là:
Thứ nhất cần ñặc biệt chú trọng công tác phân quyền truy cập vào hệ thống máy tính. Trong ñiều kiện tin hoc hóa cao ñộ công tác kế toán, những quy trình thay vì trước ñây làm bằng tay cần phải có những thủ tục giấy tờ thì giờ ñược thay thế bằng những thao tác trên những quy trình ñược quy ñịnh chặt chẽ trên máy tính. Mỗi một công ñoạn là một khâu quan trọng và ñược thực hiện bởi một người sử dụng. Để ñảm bảo ñược cho công tác kiểm soát rất cần thiết phải có một sự phân quyền và quy ñịnh trách nhiệm hết sức rõ ràng. Mỗi nhân viên sẽ ñược cấp một hay một số quyền truy cập vào hệ thống tùy theo cấp bậc và trách nhiệm của họ và chỉ ñược quyền thao tác trên cơ sở quyền mà họ ñược cấp. Bên cạnh việc cấp quyền là người quản trị hệ
thống cần xây dựng những báo cáo cần thiết ñể khi có sự cố xảy ra, báo cáo có thể chỉ ra ñược nhân viên nào ñã làm thao tác sai ñó và quy trách nhiệm rõ ràng. Trong trường hợp một nếu có xảy ra trường hợp một phần hành mà có nhiều người có thể truy cập và thao tác thì cần cấp quyền sao cho mỗi người chỉ thấy ñược phần việc của mình làm.
Thứ hai, gắn liền với vấn ñề cấp quyền, khi thiết lập hệ thống kế toán trong ñiều kiện tin học hóa cần quan tâm ñến vấn ñề bảo mật thông tin. Khi mỗi nhân viên ñược cấp một tên người dùng và mật mã và ñi liền là những quyền tương ứng ñược cấp thì nhân viên ñó chỉ ñược phép sử dụng tên người dùng và mật khẩu của mình ñể truy cập vào hệ thống. Để ngăn chặn những trường hợp nhân viên cố tình dùng tên người dùng của người khác ñể truy cập vào hệ thống nhằm thực hiện những ý ñồ xấu, người quản trị hệ thống cần áp dụng chính sách giới hạn số lần nhập sai khi ñăng nhập hệ thống. Quá giới hạn nhập cho phép mà tên người dùng ñó không truy cập ñược vào hệ thống thì sẽ bị khóa ….
Thứ ba, khi thiết lập hệ thống cần ñặc biệt quan tâm ñến những công cụ cảnh báo giúp cho người sử dụng tránh ñược những thao tác nhập liệu sai hoặc tránh ñược việc nhập trùng hóa ñơn, chứng từ …. Hệ thống cảnh báo ñó có thể là cảnh báo về việc trùng phiếu chi, trùng hóa ñơn …. hoặc co thể là những cảnh báo số liệu ghi nhận chưa cân ñối và sẽ không cho phép ghi nhận vào hệ thống ….
Thứ tư, khi thiết lập hệ thống rất cần có cơ chế kiểm tra việc nhập liệu, ñảm bảo nguyên tắc một người nhập liệu cần có một người kiểm tra ñể tránh ñược những trường hợp sai sót ñáng tiếc xảy ra.