2. 4.1 Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp
3.3.5 Tổ chức xây dựng bộ máy kế toán
Trong ñiều kiện tin học hóa công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán không ñơn thuần là lựa chọn hình thức kế toán và tuyển dụng bố trí nhân sự mà còn phụ thuộc rất nhiều vào ñịnh hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp. Như ñã trình bày trong phần cơ sở lý luận, ñể xây dựng thành công công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa ñiều trước tiên cần lưu ý ñến những yêu cầu cần thiết như yêu cầu về nhân sự, yêu cầu về tổ chức và phân công công tác, yêu cầu về quản lý và kiểm soát. Bên cạnh ñó, bộ máy kế toán ñược xây dựng cần phù hợp với cơ cấu quản lý của doanh nghiệp; phù hợp và cân ñối giữa việc tuyển dụng và bố trí nhân sự với khối lượng và tính chất phức tạp của công việc.
Mục tiêu xây dựng cơ cấu phòng kế toán là xây dựng các phần hành kế toán hay các bộ phận, các tổ kế toán, phân công nhiệm vụ cho từng phần hành kế toán một cách khoa học và hợp lý. Khi tổ chức bộ máy kế toán cần quy ñịnh rõ ràng các mối quan hệ trong bộ phận kế toán trong việc chỉ ñạo, kiểm tra báo cáo; xây dựng các phần hành kế toán và quy ñịnh mối quan hệ giữa các phần hành kế toán trong quá trình xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin. Việc xác ñịnh các phần hành kế toán phụ thuộc vào các chu trình nghiệp vụ, khối lượng dữ liệu …Thông thường có hai cách tiếp cận ñể xây dựng cơ cấu phòng kế toán và mỗi cách có những ưu và nhược ñiểm khác nhau. Cách thứ nhất là tiếp cận theo quá trình xử lý các ñối tượng kế toán. Với cách tiếp cận này các phần hành kế toán sẽ ñược phân chia theo các ñối tượng kế toán
hay nhóm ñối tượng cùng loại và ñặt tên phần hành kế toán theo tên ñối tượng kế toán. Ví dụ: kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán nợ phải thu, kế toán nợ phải trả …Nhìn chung, cách tổ chức này dễ tiếp cận nhưng khi phân công công việc cần phải xác ñịnh rõ ràng các nghiệp vụ do phần hành kế toán nào ñảm nhiệm, các công việc của từng phần hành kế toán cần ñược trình bày ñầy ñủ và chi tiết trong bảng mô tả công việc của từng phần hành kế toán. Cách tiếp cận thứ hai, các phần hành kế toán ñược xây dựng theo các hoạt ñộng kinh doanh trong doanh nghiệp hoặc theo chu trình nghiệp vụ. Ví dụ doanh nghiệp có nhiều lĩnh vực hoạt ñộng khác nhau thì mỗi lĩnh vực hoạt ñộng có thể có kế toán chuyên trách theo dõi. Việc ñặt tên các phần hành kế toán trong trường hợp này có thể ñặt tên theo nội dung hoạt ñộng hay theo chu trình nghiệp vụ. Phạm vi công việc cho mỗi phần hành cũng ñược xác ñịnh ñầy ñủ trong bảng mô tả công việc. Với cách tiếp cận này, kế toán bộ phận sẽ có sự chuyên trách trong phạm vi hoạt ñộng của mình và có thể sẽ kiểm soát ñược tốt hơn các hoạt ñộng trong doanh nghiệp tuy nhiên cách tổ chức này nhiều khi dẫn ñến sự cồng kềnh của bộ máy kế toán và sự phân chia công việc không ñồng ñều giữa các phần hành hay các nhân viên kế toán do tính chất của từng loại hình hoạt ñộng trong doanh nghiệp khác nhau dẫn ñến có thể bộ phận này rất nhiều nghiệp vụ phát sinh nhưng bộ phận khác thì ít. Nhìn chung, tùy từng ñặc ñiểm hoạt ñộng mà bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần ñược tổ chức một cách phù hợp và dù lựa chọn theo cách tổ chức nào ñi chăng nữa thì cần phải có sự tổ chức cụ thể rõ ràng những vị trí công việc trong cơ cấu tổ chức và mỗi vị trí công việc ñó cần có một bảng mô tả công việc cụ thể. Bảng mô tả công việc cần trình bày ñầy ñủ và chi tiết các nội dung như phạm vi, trách nhiệm của từng vị trí, công việc thường xuyên, công việc ñịnh kỳ, trách nhiệm lập báo cáo, tiêu chuẩn ñánh giá. Để ví dụ cho một bảng mô tả công việc cụ thể, tác giả ñính kèm bảng mô tả công việc của một kế toán tiền mặt trong phụ lục 3 kèm theo luận văn này.