Những vấn ñề trên ñã phân tích rất nhiều ñến mục ñích, yêu cầu tổ chức cũng như phân tích những nhân tố chi phối ñến việc tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hóa, trong phần này sẽ tập trung nghiên cứu ñến việc tổ chức công tác kế
toán nhằm ñảm bảo mục tiêu, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và tập trung vào hai nội dung chủ yếu là xây dựng chính sách kế toán áp dụng cho doanh nghiệp và tổ chức bộ máy kế toán trong ñiều kiện ứng dụng công nghệ thông tin. Để xây dựng chính sách kế toán áp dụng phù hợp với tình hình của mỗi doanh nghiệp, công tác tổ chức kế toán cần thực hiện qua các bước như sau:
1.3.3.1 Xác ñịnh yêu cầu thông tin
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần ñáp ứng việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và ñáng tin cậy cho các ñối tượng sử dụng thông tin, do ñó khi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác ñịnh nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng. Khi phân tích và xác ñịnh nhu cầu thông tin, cần xác ñịnh phạm vi, mục tiêu và ñối tượng sử dụng thông tin, ñặc ñiểm ngành nghề kinh doanh, ñặc ñiểm tổ chức quản lý trong doanh nghiệp cũng như mối quan hệ của doanh nghiệp với các ñối tượng khác.
1.3.3.2 Xây dựng danh mục ñối tượng kế toán
Đối tượng kế toán ñược hiểu một cách chung nhất là tất cả những gì kế toán phải theo dõi, phải ghi chép khi có biến ñộng và phải cung cấp thông tin. Đối tượng kế toán là tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp ñược xác ñịnh dựa trên cơ sở các yêu cầu thông tin mà kế toán phải cung cấp. Khi xây dựng danh mục ñối tượng kế toán cần lưu ý xây dựng theo mức ñộ từ tổng hợp ñến chi tiết, xác ñịnh các ñối tượng quản lý có liên quan và xây dựng hệ thống mã số cho các ñối tượng quản lý chi tiết.
Nếu tiếp cận dưới góc ñộ công việc cần ñược thực hiện, khi tiến hành xây dựng danh mục ñối tượng kế toán, cần tiến hành tổ chức thu thập dữ liệu ñầu vào cho tất cả các hoạt ñộng của doanh nghiệp, dữ liệu ñầu vào là thành phần quan trọng, quyết ñịnh rất nhiều ñến khả năng cung cấp thông tin của một hệ thống kế toán. Nếu quá trình tổ chức một hệ thống kế toán mà không quan tâm ñến việc thu thập ñầy ñủ và chính xác các dữ liệu cần thiết sẽ tạo ra những thông tin không hữu ích và không phù hợp. Hơn nữa, khi phát sinh các nhu cầu quản lý, nhu
cầu thông tin mới trong quá trình sử dụng hệ thống kế toán hiện hành sẽ rất khó phải thay ñổi hoặc thu thập thêm các dữ liệu ñầu vào dựa trên cách tổ chức thu thập dữ liệu cũ mà nhiều khi cần phải thay ñổi và tổ chức lại một hệ thống kế toán mới. Do ñó, quá trình tổ chức dữ liệu ñầu vào cho hệ thống kế toán sẽ phải phụ thuộc rất nhiều vào quá trình ñánh giá, nhận dạng các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý ñặt ra ñối với hệ thống kế toán trong hoạt ñộng hiện tại và phát triển tương lai của doanh nghiệp. Một trong những chức năng của kế toán là sự phản ánh và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho các ñối tượng sử dụng thông tin, do ñó quá trình tổ chức dữ liệu ñầu vào cho hệ thống kế toán chính là việc xác ñịnh các nội dung dữ liệu, tổ chức thu thập và tổ chức ghi nhận các nội dung liên quan ñến các hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vào hệ thống kế toán.
1.3.3.3 Xây dựng hệ thống chứng từ
Bên cạnh việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán như ñãt trình bày ở mục 1.2.1.2, trong ñiều kiện tin học hóa, khi xây dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ cần lưu ý ñến các ảnh hưởng của việc sử dụng phần mềm kế toán. Đồng thời có nhiều công việc ñược thực hiện riêng lẻ khi làm kế toán thủ công có thể gộp chung khi làm kế toán máy, ñiều này sẽ dẫn ñến việc ñiều chỉnh quy trình cho phù hợp. Bên cạnh ñó, khi tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hoá thay cho việc ghi sổ thủ công là việc nhập liệu vào phần mềm kế toán, do ñó sau khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần xác ñịnh các nội dung nhập liệu cần thiết vào phần mềm và các thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu liên quan.
1.3.3.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Tuân thủ những nội dung ñược trình bày ở khoản 1.2.1.2 .
1.3.3.5 Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán.
Việc vận dụng các hình thức kế toán cần tuân thủ chế ñộ sổ kế toán và phải phù hợp với quy mô, ñặc ñiểm sản xuất kinh doanh vày yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Khi tiến hành tổ chức kế toán trong ñiều kiện tin học hoá, sổ kế toán
là các kết quả cuối cùng do phần mềm kế toán in ra, do ñó cần ñáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức của sổ kế toán theo quy ñịnh của chế ñộ kế toán. Hình thức kế toán ñược áp dụng trong trường hợp tin học hoá công tác kế toán là hình thức kế toán trên máy tính, ñược quy ñịnh trong quyết ñịnh 15/2006/QĐ-BTC.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán ñược thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán ñược thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy ñịnh trên ñây. Phần mềm kế toán không hiển thị ñầy ñủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in ñược ñầy ñủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy ñịnh.
Như vậy, khi vận dụng hình thức kế toán trên máy tính ñiều cần quan tâm là bên cạnh những sổ kế toán sẵn có, doanh nghiệp cần thiết kế thêm các sổ kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý của mình và lựa chọn phần mềm kế toán có thể in ñược những sổ kế toán ñó, ngoài ra phần mềm kế toán cần ñáp ứng các yêu cầu của Luật Kế toán, của nghị ñịnh 129/2004/NĐ-CP và của thông tư 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 về việc ghi nhận, chỉnh sửa, lưu trữ dữ liệu trong ñiều kiện kế toán trên máy tính.
1.3.3.6 Các chính sách kế toán
Tổ chức công tác kế toán cũng cần quy ñịnh ñầy ñủ các phương pháp, các chính sách kế toán khác như phương pháp kê khai hàng tồn kho, phương pháp tính giá hàng tồn kho, … ñược sử dụng tại doanh nghiệp và cam kết thực hiện ñúng những chính sách, phương pháp kế toán mà trong ít nhất là 1 niên ñộ kế toán. Trong ñiều kiện tin học hóa công tác kế toán, các chính sách, phương pháp kế toán này cần ñược trình bày ñầy ñủ, rõ ràng nhằm thuận tiện cho việc lựa chọn ñánh giá phần mềm hoặc viết chương trình phần mềm kế toán.
1.3.3.7 Thiết lập các báo cáo ñặc thù
nhu cầu thông tin của mình. Do ñó khi tổ chức công tác kế toán trong ñiều kiện tin học hoá, cần căn cứ và nhu cầu thông tin ñể thiết kế chi tiết các báo cáo kế toán cần thiết, ñặc biệc là các báo cáo kế toán quản trị phục vụ nội bộ doanh nghiệp như các báo cáo dự toán, các báo cáo phân tích công nợ, … Ngoài ra hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp nếu ñược thiết kế tốt sẽ là căn cứ quan trọng khi ñánh giá, lựa chọn phần mềm kế toán.
1.3.3.8 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những công việc quan trọng khi tiến hành tổ chức công tác kế toán không chỉ trong ñiều kiện kế toán thủ công mà còn cả trong ñiều kiện kế toán trên máy tính. Tuy nhiên, do ñặc thù xử lý của hệ thống kế toán máy tính và các hỗ trợ khác của tiến bộ công nghệ thông tin mà tổ chức bộ máy kế toán trong ñiều kiện kế toán máy tính có những khác biệt rất cơ bản so với tổ chức bộ máy kế toán trong ñiều kiện thủ công. Những khác biệc ñó bắt nguồn từ khả năng cùng chia sẻ dữ liệu cho nhiều người, khả năng khắc phục những giới hạn về không gian, thời gian, vị trí ñịa lý, khả năng xử lý ñồng thời khối lượng nghiệp vụ rất lớn, khả năng kiểm tra, xét duyệt, tổng hợp, phân tích trên hệ thống mạng, … Bên cạnh ñó, công nghệ thông tin cũng mang lại những thách thức ảnh hưởng ñến việc tổ chức bộ máy kế toán, ñó là khả năng gian lận của nhân viên kế toán sẽ cao hơn, ñộ bảo mật, an toàn thông tin có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng do rất nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp ñược tổ chức khoa học, hợp lý sẽ giúp hệ thống thông tin kế toán ñáp ứng ñược các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong việc ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin và ñảm bảo an toàn cho tài sản. Để tổ chức thành công một bộ máy kế toán, người làm công tác tổ chức cần lưu ý ñến một số vấn ñề sau:
Thứ nhất là yêu cầu về nhân sự, nhân sự trong bộ phận kế toán cần ñáp ứng ñược các yêu cầu về trình ñộ chuyên môn nghiệp vụ và ñạo ñức nghề nghiệp, phải nắm vững, hiểu biết ñầy ñủ và tuân thủ luật pháp, chính sách chế ñộ kế toán và các quy ñịnh trong doanh nghiệp ñồng thời ñòi hỏi nhân sự trong bộ máy kế
toán phải có kiến thức về máy tính.
Thứ hai là yêu cầu về tổ chức và phân công công tác, khi tổ chức bộ máy kế toán và phân công công tác, cần ñảm bảo cho việc ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, ñảm bảo công bằng trong khối lượng công việc của mỗi nhân viên kế toán, ñảm bảo cho mối quan hệ chỉ ñạo từ trên xuống hay báo cáo từ dưới lên luôn ñược thông suốt. Do ñó cần lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp và bố trí cơ cấu nhân sự hợp lý. Việc phân công công tác cần rõ ràng, cụ thể cho từng chức danh, từng bộ phận, từng cá nhân.
Thứ ba là yêu cầu về quản lý và kiểm soát, ñây là vấn ñề ñảm bảo cung cấp thông tin trung thực và ñáng tin cậy, ñảm bảo an toàn tài sản của doanh nghiệp luôn là vấn ñề hàng ñầu khi tổ chức công tác kế toán. Cơ cấu tổ chức quản lý trong bộ phận kế toán phải rõ ràng, khoa học, có quy chế về lề lối làm việc và các quy ñịnh về quan hệ với nội bộ doanh nghiệp hay với các ñối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kế toán phải ñảm bảo tính kiểm soát cao, ñáp ứng tốt nhất các quy ñịnh và các yêu cầu của kiểm soát nội bộ, ñặc biệt là các thủ tục kiểm soát trong môi trường tin học hoá.
1.4 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán vững mạnh ñối với doanh nghiệp
Để có thêm những cơ sở vững chắc cho sự cần thiết phải xây dựng một hệ thống thông tin kế toán thật sự hiệu quả, trước khi ñi vào phân tích ñánh giá hệ thống kế toán ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, chúng ta cùng nghiên cứu tầm quan trọng của một hệ thống kế toán vững mạnh ñối với các doanh nghiệp hiện nay.
1.4.1 Tầm quan trọng của hệ thống kế toán khi phòng kế toán họat ñộng hiệu quả và ñáng tin cậy:
1.4.1.1Giảm sai sót nhờ quy trình kế toán rõ ràng:
Khi hệ thống kế toán có những quy trình kế toán ñược viết rõ ràng và áp dụng nhất quán cùng với việc ñối chiếu, kiểm tra số liệu ñược thực hiện thường xuyên sẽ
giảm bớt các giao dịch, nghiệp vụ kinh tế phát sinh hạch toán không chính xác hoặc không nhất quán.
1.4.1.2 Số liệu ñáng tin cậy hơn nhờ chính sách kế toán rõ ràng:
Các giao dịch và các chi phí khác nhau khi phát sinh sẽ ñược hạch toán nhất quán dựa trên các chính sách kế toán chung. Do vậy, chính sách kế toán ñược xác ñịnh rõ ràng cũng giúp cho việc cung cấp số liệu kế toán ñáng tin cậy.
1.4.1.3 Tiết kiệm ñược thời gian cho cấp lãnh ñạo kế toán:
Các quy trình kế toán ñược lập và vận dụng nhất quán, trách nhiệm kế toán ñược phân công rõ ràng và hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp cho các kế toán làm việc ñộc lập hơn, hiệu quả hơn, ít sai sót hơn. Điều này sẽ giải phóng cho kế toán trưởng hoặc giám ñốc tài chính khỏi các công việc hằng ngày và cho phép họ tập trung vào những công việc hay những phân tích tạo ra giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.
1.4.1.4 Giải quyết ñuợc các khó khăn trong trường hợp nhân viên nghỉ
việc:
Trong một bộ máy kế toán vấn ñề thuyên chuyển công tác ñể tránh tình trạng nhàm chán công việc cho nhân viên và tránh ñược sức ỳ của công việc hoặc vấn ñề thay ñổi nhân sự là một vấn ñề thường xuyên xảy ra, những thay ñổi này trong thời gian ñầu chắc chắn sẽ ảnh hưởng nhiều ñến công tác kế toán. Tuy nhiên, những khó khăn này sẽ không trở thành vấn ñề lớn cho lãnh ñạo phòng kế toán nếu như có ñược một hệ thống kế toán hiệu quả với phân công công việc và trách nhiệm rõ ràng.
1.4.2 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có một hệ thống kiểm soát nộ bộ tốt
1.4.2.1 Phát hiện gian lận và trộm cắp
Hệ thống kế toán có những báo cáo chính xác về những tài sản như tiền, hàng tồn kho và tài sản cố ñịnh cũng như việc ñối chiếu, kiểm tra thường xuyên sổ sách sẽ
giúp nhanh chóng tìm ra những chênh lệch trên sổ sách và thực tế và từ ñó nhanh chóng phát hiện ra những gian lận và trộm cấp nếu có.
1.4.2.2 Tách biệt nhiệm vụ
Hệ thống kế toán tách biệt nhiệm vụ rõ ràng sẽ không cho phép một cá nhân nào vừa hạch toán, vừa xử lý tất cả những công ñọan của một nghiệp vụ và do ñó sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra.
1.4.3 Tầm quan trọng của một hệ thống kế toán khi có một hệ thống chi phí tốt phí tốt
1.4.3.1 Tìm ra nguyên nhân lãi lỗ:
Một hệ thống chi phí tốt như hệ thống chi phí dựa trên họat ñộng cho phép các doanh nghiệp biết ñược những chi phí thực của những sản phẩm, phòng ban, khách hàng, … nhất ñịnh bằng cách phân bổ những chi phí như ñiện, nước, khấu hao, chi phí nhân công và tổng chi phí cho các sản phẩm, phòng ban và khách hàng ñó. Điều này giúp doanh nghiệp có những hiểu biết rõ ràng về những lĩnh vực nào kinh doanh có lãi, những lĩnh vực nào kinh doanh chưa có hiệu quả từ ñó có những chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm tối ña hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1.4.3.2 Định giá hiệu quả
Một hệ thống chi phí hiệu quả như hệ thống chi phí dựa trên họat ñộng sẽ cho biết giá thành của một ñơn vị sản phẩm ở các mức sản xuất khác nhau và từ ñó giúp doanh nghiệp ñịnh giá bán trên thị trường một cách chính xác, hợp lý nhất, ñiều này càng có ý nghĩa ñặc biệt ñối với những doanh nghiệp cạnh tranh chủ yếu bằng giá bán hoặc có một tỷ lệ chi phí cố ñịnh như khấu hao khá lớn trong tổng chi phí, ngoài ra nó còn giúp doanh nghiệp hiểu rõ chi phí của mình từ ñó sẽ có một lợi thế cạnh tranh