- Cộng lũy kế từ đầu quý
Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
3.2.2 Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Xây dựng Tổng hợp Tiên
khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Xây dựng Tổng hợp Tiên Lãng.
Tùy theo tình hình thực tế của từng doanh nghiệp mà có phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp mình cho phù hợp. Doanh nghiệp cần áp dụng các chính sách, quyết định hiện hành của Nhà nước về chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương. Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, doanh nghiệp cũng quan tâm đến đội ngũ kế toán của doanh nghiệp, không những thế doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn để họ có thể hoàn thiện tốt công việc của mình và vận dụng kịp thời chế độ kế toán mới.
Giải pháp 1: Hoàn thiện bộ máy tổ chức và quản lý nhân sự trong công ty.
Với một doanh nghiệp xây lắp như Công ty thì lực lượng lao động trực tiếp luôn chiếm tỷ trọng cao nhất và là lực lượng tạo ra nguồn doanh thu chủ yếu cho công ty. Vì vậy quản lý số lượng và chất lượng lao động là một vấn đề thiết yếu và cần được chú trọng. Nếu công ty có một cơ cấu tổ chức nhân sự hợp lý, phân công đúng chuyên môn cho từng bộ phận sẽ giúp cho việc quản lý nhân sự và sử dụng nhân sự đạt hiệu quả cao nhất. Thực tế tại doanh nghiệp vẫn còn một số bộ phận lao động chưa có tinh thần trách nhiệm với công việc, các tổ trưởng tại các xí nghiệp vẫn còn quản lý nhân công tại bộ phận mình chưa tốt. Do vậy công ty cần phải xem xét và có những cải cách mới trong bộ máy hoạt động của mình.
- Lựa chọn những người có trình độ và chuyên môn cao, thường xuyên tổ chức những đợt tập huấn chuyên môn cho công nhân viên của công ty.
Vì công ty chủ yếu sử dụng lao động thời vụ, ký hợp đồng ngắn hạn. Đây cũng là nhược điềm của những công ty xây lắp, vì như vậy họ thường là những lao động chuyên môn không cao, không gắn bó lâu dài với công ty, nhiều khi làm ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng công trình. Vì vậy công ty nên có những chính sách tuyển dụng và đào tạo một đội ngũ nhân công để họ có thể gắn bó lâu dài với công ty, có trách nhiệm hơn với công ty, từ đó giúp công ty có thể tiết kiệm được những khoản chi phí cho việc đào tạo nguồn nhân sự. Để có thể thu hút được những lao động có chuyên môn và tinh thần trách nhiệm cao công ty nên xây dựng chính sách tiền lương hợp lý, có những ưu đãi và tạo điều kiện khen thưởng kịp thời để người lao động thấy họ được quan tâm và từ đó sẵn sàng tham gia bất cứ công việc của công ty.
- Vì xây dựng là một ngành liên quan tới kỹ thuật, đòi hỏi phải người có trình độ tay nghề cao, biết thiết kế và tính toán tốt và mục tiêu của công ty là phải ký kết được những hợp đồng có giá trị lớn để tạo ra nguồn doanh thu, nâng cao uy tín của công ty trên địa bàn. Do đó công ty phải xây dựng một lực lượng cán bộ kỹ thuật có tay nghề, có kinh nghiệm. Có như vậy, công ty mới có thể đứng vững trên thị trường và mạnh dạn tham gia đấu thầu các công trình lớn, trọng điểm.
- Xây dựng chính sách khen thưởng, kỷ luật nghiêm ngặt với đội ngũ cán bộ trong công ty.
Bên cạnh những cán bộ có ý thức kỷ luật tốt, có trình độ chuyên môn cao vẫn còn một số cán bộ công nhân, tổ trưởng và người lao động ở một số xí nghiệp chưa thực sự có tinh thần trách nhiệm. Nhiều khi một số dự án ở các xí nghiệp chưa hoàn thành đúng thời gian quy định trong hợp đồng, gây nên sự chậm chễ tiến độ làm ảnh hưởng tới uy tín của công ty. Vì vậy để khắc phục những nhược điểm này công ty nên có chế độ xử phạt hành chính dứt khoát (trừ trực tiếp vào lương, bắt bồi thường theo phần trăm giá trị thiệt hại của
hợp đồng do chính người đó gây ra…), từ đó mới thay đổi được suy nghĩ và ý thức của họ. Còn với những lao động phát huy hết năng lực của mình, có thành tích lao động tốt công ty sẵn sàng khen thưởng và tuyên dương trước toàn thể công ty để khích lệ tinh thần của họ.
- Phân loại lao động và sắp xếp lại lao động một cách hợp lý vào từng bộ phận, xí nghiệp sản xuất tùy theo tay nghề và chuyên môn của họ. Có như vậy mới phát huy được khả năng của mỗi người, đúng người đúng việc. Và từ đó việc trả lương theo tính chất mức độ công việc của người lao động mới thực sự hợp lý. Đồng thời công ty cũng phải hoàn thiện việc chấm công lao động tại công ty và tại các xí nghiệp, tránh việc theo dõi sự có mặt của lao động tại các xí nghiệp là không chính xác.
- Lập một hội đồng chuyên đánh giá, thẩm định lại chất lượng và kỹ thuật của công trình trước khi bàn giao cho đối tác.
Giải pháp 2: Áp dụng và đổi mới quy trình công nghệ sản xuất, sử dụng phần mềm kế toán để thay thế kế toán thủ công đang sử dụng hiện hành.
- Để nâng cao sức cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành, tạo ra được thế mạnh của riêng mình, công ty nên bỏ ra một khoản chi phí để đầu từ đổi mới những thiết bị, máy móc đang sử dụng tại các công trường. Mặc dù đã đi vào hoạt động được hơn 7 năm nhưng phần lớn công ty vẫn sử dụng hệ thống công nghệ cũ từ khi chưa chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần. Đây cũng là mặt hạn chế của công ty trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vì máy móc cũ chắc chắn năng suất hoạt động là kém, không tiết kiệm được nguyên vật liệu, thường xuyên phải sửa chữa và bảo dưỡng làm ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ công trình, tạo ra những khoản thất thoát hao hụt lớn cho công ty.
học hóa ngày càng phát triển, công ty cũng nên đổi mới hình thức kế toán của mình. Áp dụng phần mềm kế toán vào quá trình hạch toán kế toán sẽ giúp công ty có thể cắt giảm được một số nhân viên không cần thiết, tiết kiệm được thời gian, việc hạch toán được chính xác và đơn giản hơn, sổ sách kế toán gọn nhẹ, quá trình luân chuyển chứng từ cũng vì thế mà ngắn gọn hơn rất nhiều.
Giải pháp 3: Hoàn thiện hình thức trả lương tại công ty.
Có rất nhiều hình thức trả lương song hiện nay tại Công ty Cổ phần Xây dựng Tổng hợp Tiên Lãng đang áp dụng hai hình thức trả lương chủ yếu là trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm (lương khoán).
Thứ nhất việc trả lương theo thời gian áp dụng với bộ phận hành chính và một số kỹ sư thiết kế có trình độ chuyên môn tốt. Điều này cũng đã quán triệt được nguyên tắc phân phối theo lao động và đánh giá chất lượng công việc khi người lao động thực hiện đúng công việc của mình. Bên cạnh đó công ty cũng đã có những khoản phụ cấp sinh hoạt cho anh em trong công ty. Song thực tế nếu với hình thức là một công ty cổ phần như hiện nay thì việc trả lương theo thời gian công ty cũng nên có sự thay đổi. Vì lực lượng lao động sản xuất trực tiếp tại các công trường mới là nguồn tạo ra doanh thu cho công ty. Còn bộ phận cán bộ hành chính vẫn còn nhiều lúc chưa phát huy hết năng lực của mình, có khi chỉ làm 70- 80% thời gian làm việc. Như vậy vẫn còn một khoảng thời gian lãng phí, dẫn đến việc chi trả lương là không hợp lý. Công ty cũng nên có hình thức khoán, gắn quyền lợi của họ với năng suất của công ty để họ thực sự có tinh thần trách nhiệm hơn, giảm bớt thời gian thất thoát của công ty, và từ đó công ty sử dụng lao động có hiệu quả hơn.
Thứ hai việc trả lương khoán (lương tính theo sản phẩm) áp dụng với lao động sản xuất trực tiếp tại các công trường. Đây là lực lượng nòng cốt của công ty, họ có thể tạo ra uy tín cho công ty hay cũng có thể làm hình ảnh của
công ty bị ảnh hưởng. Chất lượng, tiến độ của công trình đạt được tới đâu là do họ quyết định. Khi công ty áp dụng hình thức trả lương khoán cho sản phẩm thì một điều rất dễ xảy ra là các tổ đội tại các xí nghiệp có thể chạy đua theo thành tích, chỉ quan tâm tới tiến độ hoàn thành mà bỏ quên mất chất lượng các công trình. Vì vậy công ty cần phải có một hội đồng giám sát, quản lý, thẩm định chất lượng công trình, phải thường xuyên theo dõi hoạt động của các tổ đội, việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, ý thức bảo quản máy móc thiết bị. Có như vậy mới đánh giá chính xác được công sức của các tổ đội, xí nghiệp và trả lương công bằng.
Giải pháp 4: Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Hoàn thiện hệ thống chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ: chứng từ đầu vào để hạch toán tiền lương là bảng chấm công, xong bảng chấm công của công ty vẫn còn một số thiếu sót là chưa có ký hiệu nghỉ phép hay nghỉ ốm hoặc nghỉ chế độ… ngoài ra công ty cũng nên thiết lập “Bảng chấm công làm thêm giờ và bảng thanh toán tiền làm thêm giờ’’ (trích mẫu phụ lục số 02 và 03), có như vậy công ty mới theo dõi chính xác được số giờ làm ngoài giờ và hạch toán được tiền lương ngoài giờ.
Bên cạnh đó, việc luân chuyển chứng từ trong công ty cũng có điểm cần lưu ý: kế toán thường sử dụng ngay bảng chấm công và bảng tính tiền lương tại các tổ, đội, xí nghiệp gửi lên để lập Bảng thanh toán tiền lương toàn công ty, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương mà không thông qua một bộ phận kiểm soát. Điều này có thể làm cho tính chính xác của thông tin bị ảnh hưởng. Do đó công ty cần có một bộ phận kiểm soát để đảm bảo quá trình luân chuyển chứng từ hợp lý và thông tin kế toán được đảm bảo.
- Công ty nên thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất.
Vì xây dựng thường diễn ra ở ngoài trời, chịu tác động trực tiếp của yếu tố thiên nhiên, thời tiết do đó việc xây dựng ở một mức độ nào đó vẫn có tính chất thời vụ. Và để tránh tình trạng số lượng công nhân trong một tháng nghỉ nhiều mà chi phí không được trích trước, đưa thẳng vào chi phí của tháng đó làm cho giá thành trong tháng đó tăng cao, không phản ánh đúng chi phí thực tế phát sinh. Vì vậy công ty nên thực hiện trích trước lương nghỉ phép của công nhân.
- Thực hiện đóng BHXH, BHTN cho những lao động ngắn hạn: đây cũng là một trong những nhân tố giúp lao động gắn bó lâu dài với công ty hơn bởi khi đó lợi ích của họ sẽ được đảm bảo.
- Thực hiện tính và trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm: quan tâm tới quyền lợi của người lao động ngay cả khi họ làm việc hay vì một lý do nào đó phải ngừng việc hoặc nghỉ việc cũng là một phương án tốt để thu hút, khuyến khích người lao động làm việc cho công ty. Vì thế công ty nên trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm cho người lao động. Khoản này được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Thời điểm trích lập quỹ là thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính.