Công tác kế toán trong một đơn vị hạch toán, đặc biệt là trong các doanh nghiệp thường nhiều và phức tạp không chỉ thể hiện ở số lượng các phần hành mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện, do vậy đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau.Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho đơn vị mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau.
Hiện nay có 5 hình thức ghi sổ:
-Hình thức Nhật ký chung. -Hình thức sổ Nhật ký- sổ cái -Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ -Hình thức sổ Nhật ký- chứng từ -Hình thức kế toán máy. * Hình thức Nhật ký chung:
Đây là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán và có nhiều thuận lợi khi ứng dụng máy tính trong xử lý thông tin kế toán trên sổ.
Ghi chú:
Các loại sổ sách sử dụng trong hình thức này gồm: sổ nhật ký, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết.
Ưu điểm : ghi chép nhanh, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế ở trình độ
cao, vì vậy đòi hỏi nghiệp vụ kế toán phải vững về chuyên môn và sử dụng thành thạo các phương tiện hạch toán.
Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ như: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các chứng từ khác để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào số hiệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK334. TK 338.
* Hình thức sổ nhật ký – sổ cái. Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung
Sổ chi tiết đối tượng
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
tài khoản
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế toán
Ghi ngày cuối kỳ
Ghi thường xuyên trong kỳ Đối chiếu số liệu cuối kỳ
Đây là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ cũng như đặc trưng về trình tự hạch toán.
Sơ đồ của hình thức sổ Nhật ký – sổ cái:
Ghi chú:
Số lượng sổ sử dụng: một sổ Nhật ký – sổ cái và số lượng sổ chi tiết cho một số đối tượng cần thiết
- Ưu điểm của hình thức nhật ký- sổ cái: đơn giản, số lượng ít, nên khối lượng ghi sổ ít, số liệu kế toán tập trung cho biết cả hai chỉ tiêu thời gian và phân loại theo đối tượng ngay trên một dòng ghi, kỳ ghi sổ trên một quyển sổ.
- Nhược điểm: ghi trùng lắp trên một dòng ghi tổng số, số tiền đối ứng
ghi trên các tài khoản quan hệ đối ứng, tài khoản được liệt kê ngang sổ vì vậy Chứng từ gốc Bảng kê chứng từ gốc Sổ, thẻ chi tiết Sổ Nhật ký – sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo kế toán
Ghi thường xuyên Ghi ngày cuối kỳ
khuôn khổ sổ sẽ cồng kềnh, khó bảo quản trong niên độ. Số lượng sổ tổng hợp chỉ có một quyển nên khó phân công lao động kế toán cho mục đích kiểm soát nội bộ.
* Hình thức sổ chứng từ ghi sổ.
Đây là hình thức ghi sổ được hình thành sau các hình thức Nhật ký chung và Nhật ký sổ cái, thể hiện bước phát triển cao hơn trong lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hóa cao nhất trong hạch toán kế toán trên các mặt.
Sơ đồ của hình thức chứng từ ghi sổ:
Ghi chú
- Số lượng và loại sổ dùng của chứng từ ghi sổ: Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ chi tiết tài khoản
Sổ đăng ký CT - GS Chứng từ ghi sổ
Sổ cái Bảng tổng hợp số liệu chi tiết
Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán
Chứng từ gốc
Ghi thường xuyên Ghi ngày cuối kỳ
+ Sổ chứng từ - ghi sổ - sổ Nhật ký tài khoản. + Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ- Nhật ký tổng quát. + Sổ cái tài khoản – sổ tổng hợp cho từng tài khoản, + Sổ chi tiết cho một số đối tượng.
- Ưu điểm của hình thức chứng từ ghi sổ: công việc ghi chép đơn giản,
kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cách thiết kế sổ Nhật ký và sổ cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra…
- Nhược điểm: chưa khắc phục được việc ghi chép trùng lắp của các hình thức sổ kế toán ra đời và sử dụng trước đó.
Áp dụng với công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các chứng từ thanh toán khác để lập chứng từ ghi sổ. Sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và cuối cùng dùng để ghi vào sổ cái TK 334, TK 338.
* Hình thức sổ Nhật ký- chứng từ.
Nguyên tắc kế toán cơ bản trong hình thức Nhật ký – chứng từ:
- Nguyên tắc 1: nguyên tắc phản ánh vào một bên của tài khoản trên Nhật ký và trên sổ cái.
- Nguyên tắc 2: kết hợp trong một bút toán ghi việc phản ánh nghiệp vụ theo thời gian phát sinh và theo hệ thống: hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
- Nguyên tắc 3: Nhật ký chứng từ và các sổ phụ của nó có thể mở chuyên dùng hoặc mở chung cho nhiều đối tượng khác nhau có quan hệ với nhau theo chỉ tiêu phản ánh.
- Nguyên tắc 4: sổ sách trong hình thức Nhật ký- chứng từ đều thiết kế theo mẫu có sẵn theo quan hệ đối ứng có thể cho đối tượng mở sổ.
Ghi chú:
- Ưu điểm: kế thừa ưu điểm của các hình thức trước, đảm bảo tính
chuyên môn hóa cao của sổ kế toán, thực hiện chuyên môn hóa và phân công chuyên môn hóa lao động kế toán.
- Nhược điểm: phức tạp về kết cấu, quy mô sổ lớn về số lượng và loại, đa
dạng kết cấu giữa các đối tượng trên loại sổ Nhật ký chính và sổ phụ nên khó vận dụng máy tính vào xử lý số liệu kế toán.
Chứng từ gốc và bảng phân bổ chi phí
Bảng kê Sổ chi tiết
Nhật ký – chứng từ
Sổ cái
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chứng từ và bảng phân phối hàng ngày Ghi ngày cuối kỳ
* Hình thức kế toán trên máy tính.
Sơ đồ hình thức kế toán máy: