3.1. Xây dựng quy trình áp dụng BSC và KPI vào ựánh giá nhân viên
Căn cứ vào quy trình ựề xuất áp dụng BSC/KPI ở chương 1, sau khi xem xét
ựặc thù ở Tổng công ty Liksin, chúng tôi ựề xuất quy trình áp dụng phương pháp BSC/KPI vào ựánh giá nhân viên tại Tổng công ty Liksin gồm có 6 bước như sau:
Hình 3.1: Quy trình áp dụng BSC và KPI vào ựánh giá nhân viên (chắnh thức)
Nguồn: đề xuất của tác giả
B1: Xây dựng BSC Tổng Cty: KPI tài chắnh KPI khách hàng KPI quy trình nội bộ KPI học hỏi và phát triển B2: Triển khai BSC các cấp:
KPI Phòng Ban/ Xắ nghiệp KPI bộ phận/ nhóm
B3: Phân tắch và mô tả công
việc dựa trên BSC và KPI (KPI
cá nhân)
B4: Thiết lập tiêu chắ và quy
chếựánh giá
Tiêu chắ năng lực
Tiêu chắ kết quả công việc (KPI)
B5: Tổ chức thực hiện ựánh giá
Nhân viên tự ựánh giá Quản lý trực tiếp ựánh giá Quản lý gián tiếp duyệt kết quả
B6: Báo cáo kết quảựánh giá và
lưu hồ sơ K ên h t h ô n g t in p h ả n h ồ i, ự i ề u c h ỉ n h
Thực tế nội dung liên quan ựến ựánh giá nhân viên chỉ bắt ựầu từ bước số 3, nhưng ựể bảo ựảm tắnh kết nối liên tục từ BSC Tổng công ty nên quy trình bắt ựầu từ bước 1.
Bước 1: Xây dựng BSC Tổng Công ty
Ban tổng giám ựốc công ty chịu trách nhiệm chắnh trong việc lập BSC Tổng công ty. Trưởng các phòng ban, xắ nghiệp tham gia vào quá trình thảo luận, góp ý hoàn thiện BSC cấp Tổng Công ty. BSC Tổng Công ty ựược soát xét hàng năm.
Bước 2: Triển khai BSC các cấp
Trưởng các phòng, xắ nghiệp xây dựng BSC của ựơn vị với sự tham gia của
cán bộ và nhân viên chủ chốt trực thuộc phòng/xắ nghiệp. Ngoài ra, ựối với xắ
nghiệp, phải lập thêm BSC cấp phòng thuộc xắ nghiệp (do trưởng phòng thuộc xắ
nghiệp chịu trách nhiệm). BSC của các cấp cũng ựược soát xét hàng năm.
Bước 3: Phân tắch và mô tả công việc dựa trên BSC và KPI
Trưởng các bộ phận triển khai xây dựng MTCV cho nhân viên trực thuộc. Nhân viên tự phân tắch và viết MTCV trên cơ sở ựược hướng dẫn; trưởng các bộ
phận trực tiếp xem xét và phê duyệt bởi cấp trên gián tiếp.
đối với công nhân trực tiếp, các tổ trưởng/ nhóm trưởng phân tắch công việc,
thảo luận cùng công nhân ựể viết MTCV. Trưởng bộ phận sản xuất sẽ duyệt các
bảng MTCV của công nhân.
MTCV cá nhân cần dựa trên BSC của Bộ phận và hoạch ựịnh các chỉ tiêu cá
nhân hợp lý gồm cả 4 viễn cảnh tài chắnh, khách hàng, quy trình nội bộ, học hỏi và phát triển.
MTCV là cơ sở ựể giao việc cho nhân viên với những tiêu chắ ựánh giá cụ
thể, rõ ràng.
Bước 4: Thiết lập tiêu chắ và quy chế ựánh giá
Ban Tổng Giám ựốc cùng Phòng Nhân sự xây dựng tiêu chắ ựánh giá nhân viên. Tiêu chắ ựánh giá gồm hai nhóm là năng lực và kết quả công việc. Kết quả
công việc ựược ựánh giá dựa trên KPI cá nhân trong từng kỳ.
Bước 5: Tổ chức thực hiện ựánh giá
Sau khi ban hành quy chế ựánh giá, tiến hành tổ chức thực hiện ựánh giá
theo quy chế. Nội dung cơ bản về tổ chức thực hiện ựánh giá xem ở mục về tổ chức
ựánh giá.
Bước 6: Báo cáo kết quả ựánh giá và lưu hồ sơ
Phòng nhân sự tổng hợp kết quả báo cáo trình Ban TGđ duyệt, thông báo
chắnh thức cho các ựơn vị và lưu hồ sơ.
Phòng nhân sự cập nhật kết quả ựánh giá vào phần mềm quản trị nhân sự ựể theo dõi quá trình ựánh giá một cách liên tục, cung cấp thông tin cho các cấp
quản lý khi cần; phục vụ cho công tác bình xét thi ựua, hoạch ựịnh nhu cầu nguồn nhân lực, ựào tạo,Ầ
Sau khi xây dựng quy trình áp dụng BSC/KPI vào ựánh giá nhân viên, chúng ta lần lượt triển khai thực hiện các bước của quy ựịnh ựã ựược xây dựng như
các phần tiếp theo sau ựây.
3.2. Xây dựng BSC các cấp và mô tả công việc theo BSC/KPI 3.2.1. Xây dựng BSC của Tổng công ty Liksin 3.2.1. Xây dựng BSC của Tổng công ty Liksin
3.2.1.1. Kỹ thuật xây dựng BSC Công ty
Theo hình 3.1 về quy trình áp dụng BSC và KPI, bước ựầu tiên là chúng ta cần xây dựng BSC cấp Tổng công ty. Kỹ thuật xây dựng BSC Tổng công ty Liksin
ựược thực hiện qua các nội dung chắnh sau ựây:
Lãnh ựạo cấp cao công ty (HđTV, Ban TGđ) rà soát lại sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu chiến lược Công ty. Hiện nay, sứ mệnh, tầm nhìn công ty ựến 2020 và mục tiêu cơ bản ựã ựược xác ựịnh (xem chương 2). Sau ựó, Lãnh ựạo cấp cao Tổng công ty chủ trì hội thảo mở rộng thành phần tham dự từ cấp phó phòng ban trở lên ựể phổ
biến sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu chiến lược Công ty và thảo luận xác ựịnh các yếu tố thành công then chốt của Tổng công ty cũng như kỹ thuật xây dựng BSC.
Tác giả dự thảo BSC Tổng công ty và phát cho các thành viên cấp phó phòng trở
lên góp ý. Tiến hành hội thảo nội bộ về xây dựng BSC Tổng công ty với sự tham gia hướng dẫn của tác giả.
Tác giả tổng hợp các ý kiến thảo luận và hoàn thiện BSC Tổng công ty sau ựó cùng Ban Tổng giám ựốc kiểm tra lại BSC Tổng công ty trước khi ban hành. Việc kiểm tra dựa trên các tiêu chắ như:
+ Có sự hài hòa, ựầy ựủở các viễn cảnh chiến lược Tổng công ty + Có sự gắn kết với các yếu tố thành công của Tổng công ty + Các chỉ số cụ thể, ựo lường ựược
Mục tiêu trong BSC ựược xây dựng cho 3 năm. Sau khi xây dựng xong, ban hành BSC Tổng công ty ựến các phòng ban, ựơn vị trực thuộc. Hàng năm, Ban TGđ Tổng công ty cần rà soát/ bổ sung BSC cho phù hợp.
3.2.1.2. Xác ựịnh các yếu tố thành công then chốt của Tổng công ty
Việc xác ựịnh các yếu tố thành công then chốt là cần thiết khi xây dựng BSC cấp tổ chức. Các yếu tố thành công then chốt là căn cứ quan trọng ựể xây dựng các KPIs. Các yếu tố thành công then chốt phụ thuộc ựặc thù từng tổ chức với các ựặc
ựiểm chắnh sau:
+ Các yếu tố thành công theo chốt xác ựịnh tình trạng sức khỏe của tổ chức + Các yếu tố thành công theo chốt ựịnh hướng hoàn thành mục tiêu của tổ chức + Các yếu tố thành công theo chốt tạo ra lợi thế cạnh tranh của tổ chức
+ Các yếu tố thành công theo chốt ựịnh hướng mỗi nhân viên trong tổ chức phải hành ựộng như thế nào ựể nhất quán với sứ mệnh, ựồng ựiệu với lộ trình hướng tới tầm nhìn của tổ chức.
Hiểu rõ ựặc ựiểm của các yếu tố thành công then chốt giúp xác ựịnh chúng chắnh xác hơn. Tác giả cùng các thành viên Ban lãnh ựạo Tổng công ty thảo luận ựể
chọn ra 10 yếu tố quyết ựịnh thành công then chốt nhất của Tổng công ty dựa trên mẫu xác ựịnh các yếu tố thành công then chốt (phụ lục 06). Kết quả các yếu tố
quyết ựịnh thành công then chốt của Tổng công ty ựã ựược xác ựịnh như sau: 1. Tăng lãi gộp
2. Tận dụng tối ựa tài sản và nguồn lực 3. Cân ựối nguồn vốn
4. Mức ựộ hài lòng của các khách hàng chủ chốt tăng lên (phục vụ kịp thời, ựáng tin cậy, có chất lượng, giá cả hợp lý)
6. Giao hàng ựầy ựủ, ựúng hạn 7. Cải tiến chất lượng sản phẩm
8. Không ngừng ựổi mới sáng tạo, có biện pháp làm việc hiệu quả hơn 9. Hỗ trợ nhân viên phát triển trên nhiều phương diện
10. Giữựược nhân viên chủ chốt
3.2.1.3. BSC Tổng công ty
Áp dụng kỹ thuật xây dựng BSC như ựã ựề cập, tác giả cùng Ban lãnh ựạo Tổng công ty và trưởng các bộ phận thảo luận ựể xây dựng BSC Tổng công ty. Các chỉ tiêu thuộc viễn cảnh sự hài lòng của nhân viên ựược gộp chung vào viễn cảnh học hỏi và phát triển. Các chỉ tiêu thuộc viễn cảnh môi trường và cộng ựồng ựược trình bày chung trong viễn cảnh khách hàng.
BSC Tổng công ty gồm 2 phần, ựó là bản ựồ chiến lược và các chỉ tiêu KPIs. Bản ựồ chiến lược cho thấy mối liên hệ nhân quả trong các viễn cảnh chiến lược. Bản ựồ chiến lược như một công cụ trực quan trong việc biến chiến lược Tổng công ty thành hành ựộng. Các thước ựo hiệu suất về tài chắnh (F), về khách hàng (C), về
quy trình nội bộ (I), học hỏi và phát triển (T) thể hiện các nội dung mà Tổng công ty Liksin cần tập trung vào ựể thực hiện ựược tầm nhìn Ộluôn ở hàng ựầu trong lĩnh vực in Ờ bao bìỢ.
Các phép ựo lường hiệu suất theo các viễn cảnh ựược thể hiện thông qua các chỉ tiêu ựo lường cụ thể (bảng 3.1). Các phép ựo lường này có mối quan hệ chặt chẽ
với các yếu tố thành công then chốt. Vắ dụ như, một trong những yếu tố thành công then chốt ựã xác ựịnh là mức ựộ hài lòng của các khách hàng chủ chốt tăng lên ựược cụ thể hóa trong bản ựồ chiến lược thông qua thước ựo gia tăng mức ựộ thỏa mãn bạn hàng (thước ựo C2). Thước ựo này ựược ựo lường bằng bốn chỉ số như: Tổng khiếu nại của bạn hàng về chất lượng / Tổng lệnh sản xuất ban hành; giá trị sản phẩm không phù hợp/ doanh thu sản xuất; tỷ lệ giao hàng ựúng hạn (Số hợp ựồng
ựược giao hàng ựúng hạn/ tổng số hợp ựồng) và mức ựộ hài lòng của bạn hàng. đạt
ựược các chỉ tiêu này sẽ góp phần quan trọng giúp Tổng công ty thực hiện chiến lược tăng thị phần và xâm nhập thị trường mới.
Sau ựây là BSC của Tổng công ty Liksin với các chỉ tiêu trong 3 năm (2010 - 2012). Các chỉ tiêu này ựảm bảo tắnh SMART (cụ thể, ựo lường ựược, khả thi, có ý nghĩa và có thời hạn). Ngoài việc hướng ựến tương lai, các chỉ tiêu này cũng có tham chiếu các số liệu thống kê trong hiện tại quá khứựể ựảm tắnh khả thi.
C1: XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU BAO BÌ LIKSIN
F3: TẬN DỤNG TỐI đA NGUỒN LỰC F2: đẢM BẢO CÂN đỐI NGUỒN VỐN F1: đẢM BẢO LỢI NHUẬN T1: đÀO TẠO KỸ NĂNG CHUYÊN MÔN Ờ NGHIỆP VỤ CHO NV I1: XÂY DỰNG VÀ DUY TRÌ HỆ THỐNG ISO 9001:2008, 14001:2004