(Tổ tổng hợp Hành chính)
2.2.3 Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầutư xây dựng cơ bản từ Ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Sơn La
Thực hiện cơ chế giao dịch “ một cửa” trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản từ Ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước theo quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/08/2007 của tổng giám đốc Kho bạc Nhà nước. Từ ngày 01/09/2007 các Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã áp dụng cơ chế giao dịch một cửa trong kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước. Thực hiện một cửa trong kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước là việc giải quyết công việc từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ và trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Kho bạc Nhà nước.
- Các nguyên tắc thực hiện một cửa trong kiểm soát chi vốn đầu tư xây dựng cơ bản từ Ngân sách Nhà nước:
+ Thủ tục hành chính đơn giản rõ ràng đúng quy trình, chế độ quy định;
+ Công khai các thủ tục, hồ sơ và thời hạn giải quyết công việc đối với từng loại nghiệp vụ kiểm soát chi vốn đầu tư xây dựng cơ bản;
+ Nhận yêu cầu và trả kết quả tại quầy giao dịch;
+ Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho chủ đầu tư; + Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa các bộ phận nghiệp vụ và
cán bộ có liên quan trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư.
- Về tổ chức bộ máy thực hiện cơ chế giao dịch một cửa trong kiểm soát
thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản:
- Đối với kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản tại Kho bạc Nhà nước Sơn La đã phân công cho Phòng ( bộ phận) kiểm soát chi thực hiện việc kiểm soát thanh toán vốn theo đúng chỉ đạo của Kho bạc Nhà nước. Tại Phòng kiểm soát chi Kho bạc Nhà nước tỉnh: về phân công nhiệm vụ trong phòng, trưởng phòng kiểm soát chi theo từng chương trình để thuận tiện cho việc thực hiện một cửa trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản. Phòng kiểm soát chi bao gồm 07 công chức gồm Trưởng phòng và 01 phó trưởng phòng, 05 công chức. Phòng đã bố trí, phân công 01 công chức thực hiện công việc giao dịch một cửa thực hiện công tác tiếp nhận và trả kết quả cho khách hàng giao dịch và có phường án bố trí phân công công chức dự phòng giao dịch một cửa để luân chuyển định kỳ. Bộ phận tiếp nhận, trả kết quả thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản gồm 01 công chức thuộc phòng kiểm soát chi được bố trí nơi làm việc tại quầy giao dịch của Kho bạc Nhà nước nơi thuận tiện cho khách hàng đến giao dịch. Tại Kho bạc Nhà nước Huyện: Bộ phận Kế hoạch hành chính gồm 2 cán bộ trực tiếp làm nhiệm vụ quản lý kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản; Do không đủ số công chức để thành lập bộ phận một cửa nên đã phân công công chức thực hiện nhiệm vụ giao dịch một cửa bằng cách hồ sơ chứng từ của công chức này sẽ do công chức kia thực hiện giao nhận với đơn vị.
Thực hiện Qui trình kiểm soát:
Công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả có trách nhiệm xem xét hồ sơ của các đơn vị giao dịch, thực hiện tiếp nhận hồ sơ, chứng từ của khách hàng theo đúng qui định hiện hành.
+ Đối với các loại công việc theo quy định giải quyết trong ngày làm việc không phải ghi giấy hẹn thì tiếp nhận và chuyển bộ phận nghiệp vụ giải quyết ngay, sau đó nhận lại kết quả từ bộ phận nghiệp vụ để trả cho đơn vị giao dịch.
+ Đối với các loại công việc theo quy định có thời hạn giải quyết thì viết Phiếu giao nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả, đồng thời chuyển bộ phận nghiệp vụ có liên quan để giải quyết và nhận kết quả từ bộ phận nghiệp vụ và trả lại cho đơn vị giao dịch.
Khi có vướng mắc trong thủ tục thanh toán, phối hợp chặt chẽ với bộ phận nghiệp vụ và khách hàng để báo cáo và tham mưu cho lãnh đạo bộ phận nghiệp vụ xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo lãnh đạo cơ quan để có biện pháp giải quyết kịp thời. Việc giao nhận, hồ sơ chứng từ tại bộ phận một cửa được thực hiện như sau:
+ Bộ phận một cửa nhận hồ sơ, chứng từ của khách hàng, các loại hồ sơ chứng từ của từng khoản chi theo đúng qui định hiện hành. Cán bộ giao dịch tại bộ phận một cửa nhận, kiểm tra hồ sơ, viết 02 Phiếu giao nhận hồ sơ (kiêm giấy hẹn) giao cho khách hàng 01 liên và 01 liên để giao cho cán bộ nghiệp vụ, đồng thời vào sổ theo dõi (Mẫu S1). Nếu hồ sơ, chứng từ chưa đúng, đủ theo qui định, cán bộ tại bộ phận một cửa hướng dẫn rõ cho khách hàng hoàn chỉnh, bổ sung kịp thời, chỉ khi hồ sơ đúng đủ theo qui định mới nhận hồ sơ.
Mẫu Phiếu giao nhận hồ sơ (kiêm giấy hẹn) tùy theo tính chất của khoản chi được thực hiện trên các mẫu biểu: 08/KBSL; 09/KBSL.
Thời gian hẹn giải quyết theo đúng các qui trình hiện hành: Trường hợp tạm ứng thời gian là 5 ngày; Trường hợp thanh toán thời gian là 7 ngày
Đối với các công việc phải giải quyết trong ngày, cán bộ tại bộ phận một cửa chỉ lập Phiếu giao nhận hồ sơ, không phải ghi hẹn ngày trả kết quả.
+ Bộ phận một cửa giao nhận hồ sơ cho bộ phận nghiệp vụ: Việc giao nhận chứng từ được thực hiện tại bộ phận một cửa, cán bộ giao dịch tại bộ phận một cửa khi nhận.được hồ sơ phải thông báo kịp thời cho Lãnh đạo bộ phận nghiệp vụ hoặc cán bộ nghiệp vụ (nếu khoản chi đã xác định được rõ cán bộ xử lý nghiệp vụ), nội dung thông báo gồm: nội dung khoản chi, tên dự án, tên chủ tài khoản. Theo nhiệm vụ được phân công, cán bộ nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa. Cán bộ
nghiệp vụ kiêm tra hồ sơ, nếu đúng, đủ sẽ ký nhận hồ sơ trên Phiếu giao nhận hồ sơ. Sau khi thực hiện xong việc giao nhận hồ sơ, chứng từ giữa bộ phận giao dịch một cửa và bộ phận nghiệp vụ, việc kiểm soát, luân chuyến chứng từ thực hiện theo các qui trình hiện hành, trong quá trình kiếm soát nếu bộ phận nghiệp vụ phát hiện chứng từ chưa đầy đủ hoặc chưa rõ ràng, bộ phận nghiệp vụ lập Phiếu yêu cầu hoàn thiện hồ sơ (Mẫu 10a/KBSL; 10b/KBSL) chuyến cho bộ phận một cửa đề nghị khách hàng bố sung hoặc làm rõ những nội dung trong hồ sơ thanh toán. Đối với trường họp hồ sơ, chứng từ không đúng các qui định hiện hành mà thẩm quyền của chủ đầu tư không tự giải quyết được, hoặc các trường hợp phức tạp ảnh hưởng lớn đến tiến độ giải ngân, ảnh hưởng đến thực hiện nhiệm vụ kinh tế - chính trị - xã hội, hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì bộ phận nghiệp vụ phải báo cáo Lãnh đạo cơ quan để có biện pháp chỉ đạo kịp thời.
+ Bộ phận nghiệp vụ trả kết quả cho bộ phận một cửa: Cán bộ nghiệp vụ giao chứng từ đã được xử lý xong cho bộ phận một cửa và ký giao nhận trên Phiếu giao nhận hồ sơ, ký trên sổ theo dõi Mẫu S1.
+ Bộ phận một cửa trả kết quả cho khách hàng và đề nghị khách hàng ký giao nhận trên phiếu giao nhận hồ sơ,ký trên sổ theo dõi Mẫu S1.
Kho bạc Nhà nước tỉnh Sơn La thành lập bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, bố trí tại quầy giao dịch, là nơi thuận tiện cho khách hàng đến giao dịch, bố trí cán bộ đủ năng lực để tiếp nhận hồ sơ và giải quyết công việc theo quy trình nghiệp vụ. Bên cạnh đó, Tại các Kho bạc Nhà nước huyện đã trang bị hòm thư góp ý kiến của khách hàng đến giao dịch, bố trí cán bộ đủ năng lực để tiếp nhận hồ sơ và giải quyết công việc theo quy trình nghiệp vụ. Tại các Kho bạc Nhà nước huyện đã trang bị hòm thư góp ý kiến của khách hàng, số điện thoại đường dây nóng để nhân dân, tổ chức, cá nhân thực hiện quyền giám sát, phản ảnh việc chấp hành quy trình và các quy định của cán bộ. Các quy trình nghiệp vụ và thủ tục về giao nhận hồ sơ, thời hạn giải quyết công việc đối với từng loại nghiệp vụ kiểm soát chi đã được niêm yết
công khai tại trụ sở các Kho bạc Nhà nước trên toàn địa bàn, trên các ki ốt thông tin đặt tại nơi giao dịch.
Theo đó, các chủ đầu tư, các ban quản lý dự án chỉ phải liên hệ, giao dịch với bộ phận này mà không phải liên hệ trực tiếp với cán bộ chuyên quản như trước đây. Tuy nhiên, do đặc điểm của hoạt đông kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản của Kho bạc Nhà nước rất đa dạng, phức tạp; hệ thống cơ chế, chính sách, chế độ, văn bản thường xuyên bổ sung thay đổi, nên trong thực tế thường phát sinh một số tình huống, trường hợp chưa được hướng dẫn đầy đủ, chi tiết trong các văn bản chế độ hiện hành. Từ đó đòi hỏi phải có sự trao đổi đề xuất giữa các đơn vị chủ đầu tư với Kho bạc Nhà nước để cùng thống nhất biện pháp giải quyết vướng mắc phát sinh, nên chủ đầu tư theo thói quen muốn giao dịch trực tiếp với cán bộ xử lý công việc để được giải thích thỏa đáng, bỏ qua khâu trung gian để rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả chi có thể kiểm tra sự đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ chứng từ gửi đến, không thể đối chiếu, phát hiện được sai sót chi tiết về nội dung hồ sơ, đến khi chuyển về bộ phận nghiệp vụ mới kiểm tra chi tiết, phát hiện sai sốt phải trả lại hồ sơ cho khách hàng, tạo tâm lý không tốt cho khách hàng vì phải đi lại nhiều lần và kéo dài thời gian hoàn chỉnh hồ sơ.
Khi thực hiện quy trình một cửa trong kiểm soát thanh toán, việc giao nhận hồ sơ cũng như trả kết quả phải thực hiện theo nhiều bước giữa khách hàng – cán bộ nhận hồ sơ – cán bộ xử lý nghiệp vụ, đều phải thực hiện đối chiếu, ký nhận hồ sơ giữa các bộ phận nên mất rất nhiều thời gian.
Nhận xét: Những cải cách về cơ chế kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản từ Ngân sách Nhà nước đã giúp cho công tác kiểm soát thanh toán vốn thực sự là một biện pháp tích cực để thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong lĩnh vực chi tiêu ngân sách. Thông qua kiểm soát thanh toán vốn theo dự toán, đã tạo điều kiện cho các đơn vị chấp hành việc sử dụng vốn đầu tư xây dựng cơ bản từ Ngân sách Nhà nước theo đúng dự toán được duyệt, đúng chế độ, định mức, tiêu chuẩn của Nhà nước quy định. Hiện tượng chạy kinh phí vào những ngày cuối năm
đã được hạn chế do các đơn vị sử dụng Ngân sách đã chủ động được kinh phí của mình. Đặc biệt là việc xây dựng mua sắm, sửa chữa của các đơn vị đã được quản lý một cách chặt chẽ. Vì vậy, hiệu quả sử dụng vốn đầu tư xây dựng cơ bản từ Ngân sách Nhà nước ngày càng cao. Cùng với việc kiểm soát thanh toán vốn chặt chẽ, Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã góp phần tạo lập và thay đổi cơ bản về tư duy, phương pháp quản lý và cách thức sử dụng kinh phí của các cấp, các ngành và nhất là các đơn vị thụ hưởng Ngân sách Nhà nước, nâng cao trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị trong việc sử dụng Ngân sách Nhà nước cho các khoản thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản.
2.3 Đánh giá kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản từNgân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Sơn La